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フローボット活用術

2025-11-10

【簡単設定】WrikeのデータをGoogleドキュメントに自動的に連携する方法

Mahiro Kiriya
Mahiro Kiriya

■概要

Wrikeで管理しているタスク情報を、議事録やレポートを作成しているGoogle ドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした手作業による更新は、対応に時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスク作成をきっかけに指定のドキュメントへ自動でテキストを追加するため、情報の集約を効率化し、更新の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeで管理しているタスク情報を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
  • WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスクの記録や情報の集約を自動化したい方
  • タスク管理とドキュメント作成間の二度手間をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると、自動でGoogle ドキュメントへテキストが追記されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
  • 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google ドキュメントへテキストを追加する際に、Wrikeから取得したタスクのタイトル、説明、期日など、どの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • WrikeとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Wrikeで管理しているタスク情報を、関連するGoogleドキュメントに手動でコピー&ペーストしていませんか?
あるいは、プロジェクトの議事録やメモをドキュメントに残す際に、Wrikeのタスクと手作業で紐付けている、といった状況もあるでしょう。
これらの作業は、一つひとつは小さくても積み重なると大きな負担となり、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

そこで便利なのが、Wrikeで新しいタスクが作成されたら、その内容が自動で指定のGoogleドキュメントに追記される自動化の仕組みです。

こうした手作業を削減し、最新の情報が一元化された状態を保てることで、チーム全体の生産性向上にも繋がるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、手間や時間もあまりかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはWrikeとGoogleドキュメントを連携し、様々な業務フローを自動化できるテンプレートが多数用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう!


■概要

Wrikeで管理しているタスク情報を、議事録やレポートを作成しているGoogle ドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした手作業による更新は、対応に時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスク作成をきっかけに指定のドキュメントへ自動でテキストを追加するため、情報の集約を効率化し、更新の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeで管理しているタスク情報を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
  • WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスクの記録や情報の集約を自動化したい方
  • タスク管理とドキュメント作成間の二度手間をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると、自動でGoogle ドキュメントへテキストが追記されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
  • 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google ドキュメントへテキストを追加する際に、Wrikeから取得したタスクのタイトル、説明、期日など、どの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • WrikeとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

WrikeとGoogleドキュメントを連携してできること

WrikeとGoogleドキュメントのAPIを連携すれば、Wrike上のタスク情報をGoogleドキュメントに自動で反映させるといった作業の自動化が可能になります。
これまで手作業で行っていた情報転記やドキュメント更新の手間が省け、正確な情報に基づいた業務遂行の実現をサポートします。

ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね!

Wrikeでタスクが作成されたら、Googleドキュメントの文末にテキストを追加する

Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、そのタスク名や詳細などを手動でGoogleドキュメントに転記している作業を自動化できるフローです。

この連携により、タスク情報をタイムリーに指定のドキュメントに集約し、転記の手間やミスの削減に期待できます。

プロジェクトの進捗報告書や議事録など、関連ドキュメントを最新の状態に保つのに役立つでしょう。


■概要

Wrikeで管理しているタスク情報を、議事録やレポートを作成しているGoogle ドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした手作業による更新は、対応に時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスク作成をきっかけに指定のドキュメントへ自動でテキストを追加するため、情報の集約を効率化し、更新の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeで管理しているタスク情報を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
  • WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスクの記録や情報の集約を自動化したい方
  • タスク管理とドキュメント作成間の二度手間をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると、自動でGoogle ドキュメントへテキストが追記されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
  • 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google ドキュメントへテキストを追加する際に、Wrikeから取得したタスクのタイトル、説明、期日など、どの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • WrikeとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Wrikeで特定条件に合うタスクが作成されたら、Googleドキュメントの文末にテキストを追加する

Wrikeで作成されるすべてのタスクではなく、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクの情報のみをGoogleドキュメントに自動で追加するフローです。

この連携は分岐処理を含むため、必要な情報だけを自動でフィルタリングしてドキュメントに反映させ、情報の整理・管理を効率化したい場合にオススメです。


■概要

Wrikeで管理しているタスク情報を、別途Google ドキュメントに手動で転記する作業に手間を感じていませんか。こうした定期的な転記作業は、重要な情報の記載漏れといったミスにも繋がりがちです。このワークフローは、Wrikeで特定のタスクが作成されたら、指定したGoogle ドキュメントの文末へテキストを自動で追加し、WrikeとGoogle ドキュメントの連携を自動化することで、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeでプロジェクト管理を行い、議事録などをGoogle ドキュメントで作成している方
  • Wrikeのタスク情報をGoogle ドキュメントへ手作業で転記し、非効率を感じている方
  • WrikeとGoogle ドキュメントの連携を通じて、タスクの記録や共有を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると、自動でGoogle ドキュメントに情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
  • 手作業による転記がなくなることで、タスク情報の記載漏れや入力内容の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致するタスクのみを処理するようにします。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、タスク情報を指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能の設定では、タスクのタイトルや担当者、フォルダなど、自動化の対象としたい任意の条件を設定してください。
  • Google ドキュメントに追加するテキスト内容は、Wrikeのタスクから取得できるタイトルや詳細情報などを元に、自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

  • WrikeとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

WrikeとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にWrikeとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Wrikeでタスクが作成されたら、Googleドキュメントの文末にテキストを追加する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • WrikeとGoogleドキュメントをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • Wrikeのトリガー設定およびGoogleドキュメントのテキスト追加設定
  • トリガーをONにしてフローの動作確認

■概要

Wrikeで管理しているタスク情報を、議事録やレポートを作成しているGoogle ドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした手作業による更新は、対応に時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスク作成をきっかけに指定のドキュメントへ自動でテキストを追加するため、情報の集約を効率化し、更新の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeで管理しているタスク情報を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
  • WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスクの記録や情報の集約を自動化したい方
  • タスク管理とドキュメント作成間の二度手間をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると、自動でGoogle ドキュメントへテキストが追記されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
  • 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google ドキュメントへテキストを追加する際に、Wrikeから取得したタスクのタイトル、説明、期日など、どの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • WrikeとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:WrikeとGoogleドキュメントをマイアプリ登録

はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ!

基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。

それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。

【Wrikeのマイアプリ登録】

検索窓にWrikeと入力し、表示された候補からアプリを選択します。

Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントにログインしましょう。

ログインしたらYoomとの連携を「承認」し、連携完了です!

【Googleドキュメントのマイアプリ登録】

先ほどと同様に検索窓にGoogleドキュメントと入力し、表示された候補から選択します。

「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう!

Googleのアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね!

YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です!

※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。

ステップ2:テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを使用していますので、以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。


■概要

Wrikeで管理しているタスク情報を、議事録やレポートを作成しているGoogle ドキュメントへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。こうした手作業による更新は、対応に時間がかかるだけでなく、コピー&ペーストのミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスク作成をきっかけに指定のドキュメントへ自動でテキストを追加するため、情報の集約を効率化し、更新の手間を省くことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Wrikeで管理しているタスク情報を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
  • WrikeとGoogle ドキュメントを連携させ、タスクの記録や情報の集約を自動化したい方
  • タスク管理とドキュメント作成間の二度手間をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると、自動でGoogle ドキュメントへテキストが追記されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
  • 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで取得したタスク情報を指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google ドキュメントへテキストを追加する際に、Wrikeから取得したタスクのタイトル、説明、期日など、どの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • WrikeとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう!

ステップ3:Wrikeのトリガー設定

最初の設定です!
まずは、Wrikeにタスクが作成された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレート「タスクが作成されたら」をクリックしてください。

タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて使いやすい名前に変更してくださいね!
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを再度確認しておきましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。

次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです。

プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、一旦Wrikeの画面に移り、テスト用のタスクを作成しましょう。
この時に作成するタスクは「Sampleプロジェクト」や「Demo案件」など、架空の情報でOKです!

作成後はYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したタスクの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してください。

※アウトプットとは?
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。

確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。

ステップ4:Googleドキュメントのテキスト追加

続いて、Wrikeに作成されたタスク情報を、特定のGoogleドキュメントの文末に追加する設定を行います。
「文末にテキストを追加」をクリックしてください。

タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。

最後に、API接続設定です。
「ドキュメントID」は、フローで使用するGoogleドキュメントを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から該当のものを選択しましょう。

「追加するテキスト」には、先ほど「ドキュメントID」に設定したGoogleドキュメントの文末に追加するテキストを設定していきます。
毎回同じテキストを使用する定型的な内容は直接入力し、「タイトル」や「タスクID」など、Wrikeの情報を引用する部分はアウトプットを使って設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、指定したGoogleドキュメントの文末に、実際にテキストが追加されていることを確認しましょう。

確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押せば設定完了です!

ステップ5:トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するか確認しましょう!

以上が、「Wrikeでタスクが作成されたら、Googleドキュメントの文末にテキストを追加する」フローの作成手順でした!

WrikeやGoogleドキュメントのAPIを使ったその他の自動化例

WrikeやGoogleドキュメントのAPIを活用することで、タスク管理や書類作成の作業を大幅に効率化できます。
Yoomには業務自動化に役立つテンプレートが揃っているので、ぜひチェックしてみてください!

Wrikeを使った自動化例

Wrikeを中心にすることで、プロジェクトのタスク登録や更新を他ツールと連携して管理できます。
たとえば、SlackやDiscordへの通知でチーム内共有を自動化したり、Google スプレッドシートやTrelloに連携することで進捗管理や個別タスクの把握を簡単に行えます!
さらに、SharePointのファイル格納をトリガーにタスクを作成することで、ドキュメント管理とタスク管理を一体化できます。


■概要

Wrikeにタスクが登録されたらDiscordに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Wrikeでタスク管理しDiscordでコミュニケーションを行っている部署

・WrikeとDiscordの情報連携を強化してプロジェクト管理におけるコミュニケーションを円滑化したい方

2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー

・Discordの気軽にコミュニケーションできる環境を通してタスクに関する情報共有をスムーズに行いたい方

・チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握できるようにしたい方

3.Discordを主に利用するチームメンバー

・Wrikeで登録されたタスクをDiscord上で確認したい方

・WrikeとDiscordを連携することで情報共有の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

Wrikeはプロジェクト管理の効率化に欠かせないツールですが、タスクの発生をいち早く把握するためには、Wrikeの画面を常にチェックする必要があり、担当者の負担が大きくなってしまうことがあります。

このフローを使用することで、Wrikeにタスクが登録されるとDiscordへ通知され、担当者はWrikeを開く必要がなくタスクの発生をスピーディー把握することが可能になります。例えば、外出先でスマートフォンを見ていても、新しいタスクが登録されたことを直ぐに把握でき、タスクの内容や期日などを確認して必要があればすぐに対応することができます。

■注意事項

・Wrike、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

Wrikeにタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Wrikeでタスク管理しGoogle スプレッドシートでデータ管理を行っている方

・Wrikeのタスク情報をGoogle スプレッドシートに自動で集約して一元管理したい方

・タスクの進捗や状況をGoogle スプレッドシートで可視化して分析に活用したい方

2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー

・Wrikeでタスク情報を管理したい方

3.Google スプレッドシートを主に利用するチームメンバー

・Wrikeで登録されたタスクをGoogle スプレッドシート上で確認したい方

・WrikeとGoogle スプレッドシートの連携によって情報共有の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

Wrikeはプロジェクト管理に優れたツールです。
しかし登録されたタスクをGoogle スプレッドシートのデータベースに手動で転記するのは、情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。

このフローを活用すれることで、Wrikeでタスクが登録された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ追加されます。
これにより、プロジェクトメンバーはWrikeとGoogle スプレッドシートの両方を確認する必要がなくなり最新の情報を効率的に共有することができます。

■注意事項

・Wrike、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

Wrikeで管理しているタスクの中から、特定のものだけをTrelloでチームに共有する際、手作業での転記に手間を感じていないでしょうか。単純な作業ですが、コピー&ペーストによる入力ミスや、重要なタスクの共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、WrikeとTrelloの連携を自動化し、Wrikeで特定の条件を満たすタスクが作成された際に、自動でTrelloにカードが作成されるため、手作業による手間やミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • WrikeとTrelloを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている方
  • WrikeからTrelloへの情報共有を自動化して、作業の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
  • 複数のツールをまたぐ手作業をなくし、プロジェクト管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Wrikeでタスクが作成されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
  • システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、WrikeとTrelloをYoomと連携します。
  2. トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定して、フローボットが起動する条件を定めます。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたWrikeのタスクが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定します。これにより、条件に一致したタスク情報をもとにTrelloへカードが自動で作成されます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、Trelloにカードを作成する条件を任意で設定してください。例えば、Wrikeタスクの担当者やステータス、タイトルに含まれるキーワードなど、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるように設定が可能です。
  • Trelloでカードを作成するアクションでは、カードのタイトルや説明文などを任意で設定してください。Wrikeのタスク名や説明文といった情報を引用し、Trelloのカードに自動で反映させることができます。

■注意事項

  • WrikeとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

Wrikeにタスクが登録されたらSlackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Wrikeでタスク管理しSlackでコミュニケーションを行っている部署

・タスクの発生をSlack上でスピーディーに共有して迅速な対応を促したい方

・WrikeとSlackの情報連携を強化してプロジェクト管理におけるコミュニケーションを円滑化したい方

2.Wrikeを主に利用するプロジェクトマネージャー

・Slackの気軽にコミュニケーションできる環境を通してタスクに関する情報共有をスムーズに行いたい方

・チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握できるようにしたい方

3.Slackを主に利用するチームメンバー

・Wrikeで登録されたタスクをSlack上で確認したい方

・WrikeとSlackを連携することで情報共有の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

Wrikeはプロジェクト管理に役立つツールです。
しかしながら、Slackと併用する場合においてタスク登録のたびに情報を手動でSlack通知するのはミスも起こりやすいです。

このフローを使用することで、Wrikeでタスクが登録されると自動的にSlackへタスク内容を通知します。
これにより、プロジェクトメンバーはWrikeとSlackの両方を見る必要がなくなり常に最新の情報に把握することができます。
また、手動転記の手間と人的なミスを軽減することで業務効率の向上を図ることができます。

■注意事項

・Wrike、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Googleドキュメントを使った自動化例

Googleドキュメントを活用すれば、書類作成や見積書発行の作業を自動化できます。
たとえば、NotionやGoogleフォームのデータをもとに書類を作成し、Gmailで送信すれば、営業や採用業務の効率化に直結します。
また、OutlookやGoogleカレンダーと連携して書類を生成することで、予定や受信メールに応じた書類発行を自動化でき、業務の抜け漏れを防げます!


■概要

Googleフォームで受け付けた申込内容やアンケート回答をもとに、手作業でGoogle ドキュメントの書類を作成していませんか?この作業は定型的でありながら、コピー&ペーストによる入力ミスや対応漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、指定したテンプレートからGoogle ドキュメントの書類を自動で発行でき、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • GoogleフォームとGoogle ドキュメントを使い、手作業で書類作成をしている方
  • 申込書やアンケート回答後の御礼状など、定型書類の発行業務を効率化したい方
  • フォームからのアクションに対し、迅速かつ正確な書類送付を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー&ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GoogleフォームとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、対象のフォームを指定します。
  3. 最後に、Google ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここで、あらかじめ用意したテンプレートと、フォームの回答内容を差し込む箇所を指定することで書類が自動で生成されます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • トリガーに設定するGoogleフォームは、申込受付やアンケートなど、ユーザーの業務に合わせて任意のもので設定が可能です。
  • オペレーションで設定するGoogle ドキュメントのテンプレートや、フォームの回答内容を反映させる箇所は、発行したい書類に合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

  • GoogleフォームとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

採用候補者からGmailで履歴書を受け取るたびに、添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で別の書類に転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、添付された履歴書からOCRで情報を自動抽出し、Google ドキュメントで書類を自動発行するため、採用業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受け取った履歴書をもとに、手作業で書類を作成している採用担当者の方
  • Google ドキュメントを活用した書類作成業務の効率化を検討している方
  • 採用フローにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 履歴書メールの受信から書類発行までが自動化されるため、手作業での情報転記や書類作成に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記が不要になることで、名前や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したメールに添付された履歴書から必要な情報を抽出します。
  4. さらに、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、抽出した情報をもとに書類を作成します。
  5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「作成した書類を送る」アクションで、完成した書類を指定のアドレスにメールで送付します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • OCR機能では、読み取るPDFや画像ファイルから抽出したい項目(氏名、連絡先など)を任意で設定できます。
  • 書類を発行する機能では、ベースとなるGoogle ドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、OCRで読み取った情報を差し込む箇所なども設定可能です。
  • Gmailで書類を送付するアクションでは、送信先のアドレスや件名、本文を自由に設定でき、本文にはOCRで取得した氏名などを変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

・GmailとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Google カレンダーで会議の予定を作成した後、議事録用のGoogle ドキュメントを手作業で準備していませんか?この作業は繰り返し発生するため手間がかかり、都度フォーマットを整えるなどの非効率が生じがちです。このワークフローを活用すれば、Google カレンダーに予定が作成されると同時に、議事録用のGoogle ドキュメントが自動で生成され、こうした準備の手間を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google カレンダーでの予定作成後、手動で議事録用のドキュメントを作成している方
  • 会議準備の効率化を図り、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
  • 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、チームの生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Google カレンダーに予定が入ると自動でドキュメントが作成されるため、これまで手作業で行っていた準備時間を短縮することができます。
  • 手作業によるドキュメントの作成漏れや、タイトル・フォーマットの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google カレンダーとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGoogle カレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、カレンダーの予定情報からドキュメントのタイトルや本文などを生成するようデータを変換します。
  4. その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、前のステップで生成した内容でドキュメントを作成します。
  5. 最後に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成したドキュメントのURLなどを予定の説明欄に追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能によるデータ変換では、ドキュメントに含めたい内容を自由に設定できます。固定の文章に加え、Google カレンダーから取得した予定のタイトルや日時といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
  • Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、予定の件名を使ったり、特定の接頭辞を付けたりと、任意の内容にカスタマイズできます。
  • Google カレンダーの予定を更新する際、説明欄に作成したGoogle ドキュメントのURLを埋め込むなど、記載内容を自由に変更できます。

■注意事項

・GoogleカレンダーとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionを業務に活用している企業

・データベースを活用して顧客情報や商品情報を登録している方

・商談に関する詳細情報を登録している方

2.Google ドキュメントを業務に活用している企業

・帳票類の雛形を作成し、業務に活用している方

3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業

・顧客企業との情報伝達手段に活用している方

■このテンプレートを使うメリット

Notionは顧客に関連する情報の一元管理によって、業務を効率化することのできるツールです。
しかし、Notionの情報を使用して見積書を作成するたびに情報を手入力するのは、意思決定の遅延を招く可能性があります。

このフローを活用することで、見積書の雛形にNotionに登録されている情報を自動で追加し見積書を作成して、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書の作成を行うため、正確性の高い見積書を作成することができます。
また見積書を送付する際のメールも任意で設定できるため、迅速な見積書送付ができ、業務の効率化を行います。


■概要

Outlookで受信した問い合わせやアンケートの回答などを、一つひとつ確認してGoogle ドキュメントに転記する作業に時間を要していませんか。手作業による転記は、コピー&ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動で必要な情報のみを抽出し、指定のGoogle ドキュメントに追記します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Outlookで受信する問い合わせやアンケート回答の管理に手間を感じている方
  • 受信メールの内容を手作業でGoogle ドキュメントに転記しており、ミスを減らしたい方
  • AIを活用して、メールからの情報抽出とデータ蓄積業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle ドキュメントへの追記までが自動化され、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
  • 人の手による情報の転記が不要になるため、コピー&ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点となるメールの件名を指定します。
  3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のドキュメントに追記します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメールの本文からどの情報を抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。
  • Google ドキュメントにテキストを追加するアクションでは、固定の文言を入れたり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として組み込んだりするなど、出力内容を自由に設定できます。

注意事項

  • Outlook、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

まとめ

いかがでしたか?

WrikeとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたWrikeからGoogleドキュメントへの情報転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。

これにより、担当者はタスク管理とドキュメント作成の分断から解放され、正確で最新の情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。

今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで簡単に実現できるのも利点!
「本当に簡単に設定できる?」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了!その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大!
まずは本記事を参考にWrikeとGoogleドキュメントの連携を試してみて、日々の業務効率がどれだけ改善されるのか、この機会に体験してみてください。

よくあるご質問

Q:文末への追記ではなく、ドキュメントを新規作成できますか?

A:はい、可能です。Googleドキュメントを使ったオペレーションは、主に以下のとおりです。「新しいドキュメントを作成する」オペレーションを使うことで実現できます。

  • 文末にテキストを追加
  • 値を置換
  • 新しいドキュメントを作成
  • ドキュメントのコンテンツを取得
  • カスタムコネクト

Q:Googleドキュメント上の情報をWrikeに反映できますか?

A:はい、できます。「Chrome拡張機能トリガー」を使い、Googleドキュメント上からフローを起動することで実現可能です。
たとえば、トリガー直下に「ドキュメントのコンテンツを取得する」オペレーションを追加してコンテンツ情報を取得し、「テキスト抽出」のオペレーションを使って、コンテンツ情報からWrikeにタスクを作成する際に必要な情報を抽出します。その後、抽出したテキストデータを使ってWrikeにタスクを作成する、といった運用ができますよ!

Chrome拡張機能によるトリガーを使えば、Googleドキュメントの画面上からワンクリックでトリガーを起動できるようになり、アプリページに戻らなくても簡単に操作できるので、よりスムーズに業務を進めていただけるでしょう。

※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。

Q:連携が失敗した場合、通知されたり再実行されたりしますか?

A:Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗している旨の通知が届きます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Mahiro Kiriya
Mahiro Kiriya
医療事務からweb制作ディレクターへ転身し、web制作に携わる中でwebコラムなどの記事制作に興味を持ち、Yoomに出会いました。 Yoomを活用することで自動化できる業務の多さにはとても驚いたとともに、最先端の技術に触れることができるワクワク感を感じました。 Yoomを活用して業務効率化を図るにあたり、「あると便利」なお役立ちコンテンツを、わかりやすくお届けしていきます!
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