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架電、訪問、商談、契約など、営業の仕事は様々な段階があると言えます。これらの全てはもちろん大切な業務ですが、中でも忘れずに的確に行いたいのは顧客管理ではないでしょうか。
特に新規顧客の管理の漏れや抜けがあるとチャンスを逃す可能性があります。また、場合によっては先方に失礼になることも考えられるでしょう。しかし、管理すべき新規顧客が多い場合には対応が後回しになることもあるはずです。
そこで今回はHubSpotとcyzenを連携し、スポットの登録が簡略化可能なアプリ連携をご紹介します。
登録作業が簡略できれば、今よりも時間に余裕が生まれるかもしれません。業務効率の向上にお役立てください。
今回の連携を導入すれば、HubSpotに新しい会社が登録されると、cyzenに新規のスポット情報が登録されます。これにより登録作業が簡略化でき、作業効率が向上するはずです。
例えば、これまではHubSpotに新しい会社を登録した際、同一の内容をcyzenにも登録しなければならず、同じ作業を繰り返す必要がありました。
今回の連携により、HubSpotに登録した会社情報がそのままcyzenにも登録されるため、入力作業が1度で完結可能です。そのため、登録作業にかかる時間を削減でき、効率の向上が見込めます。
HubSpotに新しい会社情報を登録するとcyzenにも登録されるようになるため、HubSpotを活用するチームとcyzenを活用するチームの連携がスムーズになるかもしれません。
例えば、HubSpotを活用しているマーケティングチームが新規顧客を獲得した際、新しい会社情報として登録したデータがそのままcyzenのスポットにも追加されることで、マーケティングチームから営業チームへのデータ共有が素早く行いやすくなるはずです。
これにより営業チームは架電や訪問などのアクションにスピーディーに移行でき、サービスや商品などの案内に繋げるチャンスが増える可能性があります。
今回の連携によって新しい会社情報の登録プロセスが統一され、登録漏れやミスなどを回避できる可能性が増すでしょう。
例えば、マーケティングチームから受け取った新しい会社情報をcyzenに登録したいけれど、他の業務が立て込んでいて事務作業が後回しになることはありませんか？
これでは営業のチャンスを逃してしまうことも考えられるため、できるかぎり素早く登録したいですよね。
そのような場合に今回の連携を導入すれば、新規会社情報の登録は自動化できるため、これらの対応漏れやミスなどを削減できるのではないでしょうか。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「HubSpotで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、HubSpotに新しい会社情報が登録されると、HubSpotのAPIを利用してそのデータを取得します。
そして、cyzenのAPIを用いて会社データを受け取り、新しいスポットとして登録することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・HubSpotとcyzenをマイアプリ連携
・HubSpotを起動する設定
・cyzenのスポットに登録する設定
・トリガーボタンをONにして、HubSpotとcyzenの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
HubSpotに新しい取引先情報を登録した後、cyzenにも同じ内容を手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されたタイミングで、自動的にcyzenへスポットとして情報が登録できます。これにより、営業活動の生産性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
HubSpotのアイコンをクリックします。
2.ログインする
ログインを行います。
既に使用しているアカウントを連携する場合は、赤枠をクリックしてください。
3.メールアドレスとパスワードの入力
表示通りに入力しましょう。
4.Yoomに接続
上記の画面に移行します。アカウントを選択してください。
5.連携完了
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
cyzenのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
アカウント名は会社名や担当者名などの任意の名前を入力してください。
アクセストークンに関しては、cyzenの担当者様へご確認をお願いいたします。
3.連携完了
必須項目を入力後、追加ボタンをクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
HubSpotに新しい取引先情報を登録した後、cyzenにも同じ内容を手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されたタイミングで、自動的にcyzenへスポットとして情報が登録できます。これにより、営業活動の生産性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】HubSpotで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録する」をクリックします。
3.アプリトリガー
HubSpotのアイコンの「新しい会社が作成されたら」を選択してください。次へを押します。
4.起動間隔の指定
画像のページに移行します。
起動間隔を設定しましょう。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.テストの実行
テスト用の会社を新規登録し、赤枠のボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
cyzenのアイコンの「スポット情報の登録」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の入力
ボックス下部の補足に従い、必須項目を入力します。
3.その他の項目の入力
その他の項目を埋めていきます。
まずは郵便番号のボタンをクリックしましょう。
ボックスをクリックし、HubSpotのアイコンを選択します。
HubSpotに登録した会社データが一覧表示されます。
ボックスの項目名に該当するものをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
4.テストの実行
必要な項目を入力し終えたらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
HubSpotで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録する
■概要
HubSpotに新しい取引先情報を登録した後、cyzenにも同じ内容を手作業で入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されたタイミングで、自動的にcyzenへスポットとして情報が登録できます。これにより、営業活動の生産性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にも、HubSpotやcyzenを使った自動化の例がYoomにはあるので、いくつか紹介します。
1.cyzenに報告書が登録されたらSlackに通知する
報告書の登録を素早く把握できる上、報告書提出時の連絡が自動化されるようになるため、提出側も受け取り側もメリットを感じられるはずです。
■概要
営業や現場担当者がcyzenに登録した報告書を、都度確認して関係者にSlackで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業による共有では、通知の遅延や報告漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、cyzenに報告書が登録されると同時に、指定したSlackチャンネルへ内容が自動で通知されるため、情報共有の迅速化と効率化を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.cyzenで勤怠が登録されたらHRMOS勤怠に打刻する
HRMOS勤怠と連携することで、cyzenとHRMOS勤怠の各ツールへの打刻漏れを回避することも可能です。
■概要
cyzenで勤怠情報を登録した後、HRMOS勤怠にも同じ内容を手作業で入力しており、手間や二重管理に課題を感じていないでしょうか？
このワークフローは、cyzenに勤怠情報が登録されると、その情報を基にHRMOS勤怠へ自動で打刻処理を行います。
手作業による勤怠管理の負担を軽減し、入力ミスを防ぐことで、より正確で効率的な業務体制の構築を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.名刺情報をOCRで読み取り、HubSpotにコンタクトを登録する
名刺情報を自動で読み取り、名刺の情報をHubSpotに登録できます。入力作業が削減でき作業負担の軽減になるはずです。
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、Hubspotにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用している営業担当者・マーケティング担当者
・展示会やイベントで収集した名刺情報を効率的にHubSpotに登録したい方
・手作業での名刺情報入力の手間を削減し、リード管理を効率化したい方
・名刺情報をデジタル化し、顧客データベースを充実させたい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業活動の効率化を図り、リード獲得数を増やしたい方
・名刺情報のデジタル化によるコスト削減を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
・OCRによる正確な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を高めます。
・名刺情報をOCRで自動読み取りし、HubSpotに登録するため、手入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubspotとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回の連携を導入することで、マーケティングチームと営業チームの連携がスムーズになることが予想されます。これにより新規顧客へのアクションをスピーディーに行いやすくなる可能性が高まるでしょう。
また、入力作業が簡略化できるため、作業負担の軽減にも繋がるはずです。大切な顧客情報の登録ミスを防ぐ上でも有効ではないでしょうか。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。これまで自動化を導入したいけれど、プログラミングの対応が難しかった方でも気軽にお試しいただけます。ぜひこの機会にご活用ください。
