HubspotとGoogle スプレッドシートを連携して、Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行する方法

・HubSpotとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

(1)まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。

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HubSpotのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)アプリアイコンをクリックすると、上記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）

(3)［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。

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(4)認証後、上記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。
まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。

(5)次に、Google スプレッドシートのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様に、Google スプレッドシートを選択します。

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(6)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて3つです。

・Hubspotの起動設定

(1)まず、Hubspotのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)設定後は［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・分岐オペレーションの確認

(1)次に、2つ目のステップ「コマンドオペレーション」をクリックして内容を確認します。

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(2)オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。

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(3)今回のフローでは、『作成または更新されたコンタクト情報のうち、「ライフサイクルステージ」が【customer】となったら分岐する』ように設定を行っていきます。

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(4)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐については、こちらのページもご確認ください。

・書類を発行するGoogle スプレッドシートの設定

(1)最後に、3つ目のステップ「書類を発行する」をクリックします。

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(2)次の画面で、連携するアカウント情報を入力します。

(3)「雛形書類の連携」の項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のようにアカウントから取得した内容が「候補」として展開され、この中から該当する情報を選択できます。

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(4)「発行書類」の項目にも情報を入力し、［次へ］をクリックします。

(5)「書類を発行する」を利用するには、Googleスプレッドシート側で書類の雛形（テンプレート）を作成しておく必要があります。
雛形書類をこちらの設定方法に従って、作成しておきましょう。
もし、書類発行オペレーションが実行できない場合、こちらのページを参考に問題解消をお試しください。

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(6)雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。

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(7)問題なく置換条件を取得できたら、［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

HubspotとGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にもHubspotとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する

まず、HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動します。
その後、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成してGmailで送付するフローボットです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を入力フォームで設定すると、請求書が自動で作成されます。

Hubspotにフォームが送信されたら、Google スプレッドシートに格納する

HubSpotのフォーム送信データをGoogle スプレッドシートで一元管理して活用したい方におすすめのフローボットです。
HubSpotのフォーム送信データが自動でGoogle スプレッドシートに反映されるため、最新の情報を把握しやすくなるかもしれません。
Google スプレッドシートで共有することで、チーム間の情報連携がスムーズに行えるはずです。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、HubSpotのコンタクト情報も更新する

Google スプレッドシートの情報が更新されると、HubSpotのコンタクト情報を自動で更新するため、情報の更新を毎回把握する必要がなくなるかもしれません。
HubSpotの情報を最新に保つ運用が実現できるでしょう。‍

HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと具体例

1.手動作業を削減する

HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携することで、ステータス更新後の書類の発行作業を自動化できるので、手作業による業務負担をなくせるかもしれません。
例えば、HubSpotでステータス変更後に自動で書類が作成されることで、Google スプレッドシートを開いて作業していた従来の手間が省けるはずです。
自動化フローの導入で、担当スタッフはその他の業務に集中できる時間を確保でき、業務プロセスの改善が図れます。

2.人的ミスを軽減できる

この自動化フローを取り入れてHubSpotのデータをGoogle スプレッドシートに自動で反映させることで、情報の正確性維持とヒューマンエラーのリスク軽減が期待できます。
例えば、書類を作成する際に個人データや金額の部分を誤ってしまうと、後に大きなトラブルを引き起こす可能性があります。
作業の自動化で、人の手を介さずにGoogle スプレッドシートにデータが反映されれば、誤転記や情報の記載漏れの発生を抑えて正確に書類を作成できるはずです。
正確なデータ入力が求められる場面で役立つツールとなるでしょう。

3.後続対応へスムーズに移行できる

従来の手作業では、書類の作成にかかるプロセスが複数あり、発行までに時間がかかることがありますが、この連携を活用することで業務スピードの向上が期待できます。
例えば、Hubspotのステータスを更新する際、正確なデータを書類に記載するために新しい情報が反映されるのを待つ必要がありますよね。
この時間がもったいないな、と感じる方も少なくないと思います。
作業の自動化によって、ステータス更新をトリガーにしてGoogle スプレッドシートで書類を発行するため、待機時間なく作業が完結できるかもしれません。
後続作業へ速やかに移行することで、顧客へ充分なアプローチが行えたり、対応品質の向上にもつなげられるでしょう。

まとめ

今回紹介したHubSpotとGoogle スプレッドシートのアプリ連携を取り入れることで、書類発行にかかる業務を効率的にこなせるようになるでしょう。
自動で作業が完結するので、ヒューマンエラーの発生防止にもつながり、正確性の高いデータ管理を実現できるはずです。
シームレスに行われる作業で待機時間を短く抑えて、書類発行後の対応を後押しします。
日々の業務負担を軽減するために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。