HubSpotとGoogle スプレッドシートをノーコード連携して、顧客管理を効率化！

HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載する方法

今回は「HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載する」といった以下のようなフローを作成していきます。
ステップは以下のように2つしかありませんので、誰でも簡単に作成が可能です。

1. HubSpotに新規コンタクト情報が登録されたら起動するトリガーの設定
2. Google スプレッドシートに情報を記載するアクションの設定

画面左側にある「プロジェクト一覧」から作成したいプロジェクトを選択するか、新規にプロジェクトを作成してください。
新規にプロジェクトを作成する際は、「プロジェクト一覧」横にある「+」から作成が可能です。
「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成してみましょう。

「タイトル」と「説明」は任意で設定し、「フローボットを起動する条件」を「特定のアプリイベントを受信したとき」にしてください。

「アプリトリガーのタイトル」を任意で設定し、「トリガーアクション」を「新しいコンタクトが作成されたら」にします。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を「5分」にしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

（トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。）

次にGoogle スプレッドシートに記載するアクションを設定していきます。
HubSpotのアプリトリガー下にある「+」をクリックしてください。
「オペレーションタイプの選択」では「データベースを操作する」を選択し、「Google スプレッドシート」をクリックします。

「タイトル」を任意で設定し、「実行アクション」を「レコードを追加する」にしてください。

ここからはGoogle スプレッドシートの設定を行っていきます。
レコードを追加するGoogle スプレッドシートを開き、以下のように設定してください。
以下は例になりますので、HubSpotから引用するデータ名などを任意で設定しましょう。

設定が完了したら、Yoom画面に戻ってデータベースの連携をします。
先ほど設定したスプレッドシートの「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択し、「テーブル範囲」を設定してください。
連携が上手くできない場合はこちらをご覧ください。

以下の画面に移行したら、Google スプレッドシートで入力した項目が表示されます。
その下のHubSpotのアウトプット欄から引用する項目を選択してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。

アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定が完了します。

HubSpotやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもHubSpotやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

HubSpotやGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

HubSpotで新しい会社が作成されたらGoogle スプレッドシートに追加したり、HubSpotのフォームで送信された内容をGoogle スプレッドシートに追加したりする連携も可能です。
さらに、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogle スプレッドシートで書類を発行することもできます。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotでアクションがあったことをチャットツールに通知する

HubSpotでフォームが送信されたり、コンタクトや新規取引が登録されたりしたことをSlackなどに自動で通知します。

HubSpotに情報が登録されたらカレンダーに予定を登録する

HubSpotの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する

HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで期限が今日に該当するタスクを取得して毎日一括でチャットツールに通知する

Google スプレッドシートで期限が今日のタスクを取得して毎日一括でSlackやChatworkなどに自動で通知します。

ワークフローが承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに登録する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、クラウドストレージにフォルダを作成する

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携するメリットと自動化例

HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携するメリットは以下の通りです。

1.データを一元で管理できる

‍HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携させると、複数のデータを一元管理することが可能です。
情報更新を待たずに、チーム全体が最新の情報を取得することができます。
そして、データが欠損したり重複したりすることなく、データ品質も維持できてしまいます！

2.顧客情報の管理が容易になる‍

HubSpotとGoogle スプレッドシートの連携によって、HubSpot上で保存された顧客情報をGoogle スプレッドシートに反映できます。
手動でデータを入力する手間が省けるので、他の作業に集中することが可能です。
また、Google スプレッドシートにあるフィルタリング機能を活用すれば、顧客の絞り込みがしやすくなります。

‍3.情報更新をスムーズに行える‍

HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携させることで、顧客情報をスムーズに更新可能です。
これにより、セールスやマーケティングの効果をいち早く感じられるでしょう。
また、チーム全体への共有がしやすくなるため、チームの生産性も高まるはずです。

次に、HubSpotとGoogle スプレッドシートの具体的な自動化例も以下に並べてみました。

1.HubSpotからGoogle スプレッドシートへの自動化‍

営業活動の記録や顧客情報がHubSpotに登録されたら、Google スプレッドシートにデータを入力することが可能です。
メリットでもご紹介した通り、手動入力の手間も省けるし、人的なミスも防ぐことができます。
また、定期的に行われるデータ更新も最新の状態を保てるという点は大きなメリットです。

2.Google スプレッドシートからHubSpotへの自動化‍

Google スプレッドシートに入力された顧客情報をHubSpotに反映するといった設定もできます。
たとえば、顧客情報をGoogle スプレッドシートで管理して特定の条件と合致した際には、HubSpotの顧客情報を更新することが可能です。
よって、セールスやマーケティングに必要な情報だけを抜粋することができます。

3.双方向のデータ同期‍

上記のように「HubSpot→Google スプレッドシート」、「Google スプレッドシート→HubSpot」と双方向のデータを同期することができます。
両方のアプリで最新の情報を得られるため、データ管理がしやすいです。
よって、チーム全体の意思決定もスムーズに行えます。

まとめ

本記事では「HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載する」といったフローをご紹介しました。
HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携させると、顧客情報の管理が容易になったり、情報更新がスムーズに行えます。
このテンプレートを活用することによって、日々の業務の負担が減少するはずです！

Yoomでは他にも連携できるアプリがあるので、確認してみてくださいね。
2週間の無料体験も実施しているので、ぜひご活用ください。