2024/07/10
アプリ同士の連携方法

HubSpotとGoogleスプレッドシートをノーコード連携して、顧客管理を効率化!

m.wadazumi

目次

HubSpot上で登録された情報をGoogleスプレッドシートで管理するといったこの作業を自動化できたら時間短縮になりますよね。
このようなアプリの連携や自動化に便利なのがYoomです。
Yoomはノーコードでササッと自動化できるので、機械を触るのが苦手…という方にもオススメです。
本記事では「HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載する」フローをご紹介します。

HubSpotとGoogleスプレッドシートを連携するメリットと自動化例

HubSpotとGoogleスプレッドシートを連携するメリットは以下の通りです。

1.データを一元で管理できる

HubSpotとGoogleスプレッドシートを連携させると、複数のデータを一元で管理することが可能です。
情報更新を待たずに、チーム全体が最新の情報を取得することができます。
そして、データが欠損したり重複したりすることなく、データ品質も維持できてしまいます!

2.顧客情報の管理が容易になる

HubSpotとGoogleスプレッドシートの連携によって、HubSpot上で保存された顧客情報をGoogleスプレッドシートに反映できます。
手動でデータを入力する手間が省けるので、他の作業に集中することが可能です。
また、Googleスプレッドシートにあるフィルタリング機能を活用すれば、顧客の絞り込みがしやすくなります。

3.情報更新をリアルタイムで行える

HubSpotとGoogleスプレッドシートを連携させることで、顧客情報をリアルタイムで更新可能です。
これにより、セールスやマーケティングの効果をいち早く感じられます。
また、チーム全体への共有がしやすくなるため、チームの生産性も高まるはずです。

また、HubSpotとGoogleスプレッドシートの具体的な自動化例も以下に並べてみました。

1.HubSpotからGoogleスプレッドシートへの自動化

営業活動の記録や顧客情報がHubSpotに登録されたら、Googleスプレッドシートにデータを入力することが可能です。
メリットでもご紹介した通り、手動入力の手間も省けるし、人的なミスも防ぐことができます。
また、定期的に行われるデータ更新も最新の状態を保てるという点は大きなメリットです。

2.GoogleスプレッドシートからHubSpotへの自動化

Googleスプレッドシートに入力された顧客情報をHubSpotに反映するといった設定もできます。
たとえば、顧客情報をGoogleスプレッドシートで管理して特定の条件と合致した際には、HubSpotの顧客情報を更新することが可能です。
よって、セールスやマーケティングに必要な情報だけを抜粋することができます。

3.双方向のデータ同期

上記のように「HubSpot→Googleスプレッドシート」、「Googleスプレッドシート→HubSpot」と双方向のデータを同期することができます。
両方のアプリで最新の情報を得られるため、データ管理がしやすいです。
よって、チーム全体の意思決定もスムーズに行えます。

HubSpotとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

‍ここまではメリットと自動化についてご紹介しましたが、ここからはアプリ連携の方法をお伝えします。

アプリ連携に欠かせない便利なツールがYoomです。
Yoomを用いるとアプリの連携も簡単で、作成してすぐに自動化を担ってくれます。
すでにYoomのアカウントを発行されている方は、ログインしてください。
まだアカウントを発行していない方は、こちらから発行してください。

今回は「HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載」といった以下のフローを一緒に作成しましょう。

HubSpotとGoogleスプレッドシートをYoomに接続する方法

YoomでHubSpotとGoogleスプレッドシートを連携させるには、Yoomとそれぞれのアカウントを連携させるマイアプリ登録が必要です。

HubSpotのマイアプリ登録はこちらをご覧になって登録してください。

次にGoogleスプレッドシートのマイアプリ登録をしましょう。
Yoomにログイン後、左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogleスプレッドシートを探すか、アプリ一覧より探します。

以下のページに移行したら、サインインをしてください。

Yoomのマイアプリ欄にHubSpotとGoogleスプレッドシートが表示されていたら、マイアプリ登録は完了しています。

HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載する方法

今回は「HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載する」といった以下のようなフローを作成していきます。
ステップは以下のように2つしかありませんので、誰でも簡単に作成が可能です。

  1. HubSpotに新規コンタクト情報が登録されたら起動するトリガーの設定
  2. Googleスプレッドシートに情報を記載するアクションの設定

画面左側にある「プロジェクト一覧」から作成したいプロジェクトを選択するか、新規にプロジェクトを作成してください。
新規にプロジェクトを作成する際は、「プロジェクト一覧」横にある「+」から作成が可能です。
「新規作成」→「はじめから作成」でフローを作成してみましょう。

「タイトル」と「説明」は任意で設定し、「フローボットを起動する条件」を「特定のアプリイベントを受信したとき」にしてください。

「アプリトリガーのタイトル」を任意で設定し、「トリガーアクション」を「新しいコンタクトが作成されたら」にします。

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を「5分」にしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

(トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。)

次にGoogleスプレッドシートに記載するアクションを設定していきます。
HubSpotのアプリトリガー下にある「+」をクリックしてください。
「オペレーションタイプの選択」では「データベースを操作する」を選択し、「Googleスプレッドシート」をクリックします。

「タイトル」を任意で設定し、「実行アクション」を「レコードを追加する」にしてください。

ここからはGoogleスプレッドシートの設定を行っていきます。
レコードを追加するGoogleスプレッドシートを開き、以下のように設定してください。
以下は例になりますので、HubSpotから引用するデータ名などを任意で設定しましょう。


設定が完了したら、Yoom画面に戻ってデータベースの連携をします。
先ほど設定したスプレッドシートの「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択し、「テーブル範囲」を設定してください。
連携が上手くできない場合はこちらをご覧ください。


以下の画面に移行したら、Googleスプレッドシートで入力した項目が表示されます。
その下のHubSpotのアウトプット欄から引用する項目を選択してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。


アプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定が完了します。

HubSpotとGoogleスプレッドシートの連携フロー応用編

今回は「HubSpotに新規コンタクト情報を登録」→「Googleスプレッドシートに記載する」といったフローを解説しました。
応用編としてHubSpotとGoogleスプレッドシートを利用したテンプレートを1つずつご紹介します。
まずは、HubSpotを利用した以下のテンプレートです。

こちらのテンプレートは以下のようなフローとなっています。

  1. HubSpotに新規コンタクトが追加されたら
  2. Kintoneにコンタクト情報を登録
  3. Google Chatに通知する

このテンプレートを利用することで、個々のアプリを操作する必要がないため、効率よく作業ができます。
次にご紹介するのは、Googleスプレッドシートを利用した以下のテンプレートです。

こちらのテンプレートは以下のようなフローとなっています。

  1. Googleフォームに回答があったら
  2. オフィスステーション従業員台帳の登録
  3. Googleスプレッドシートに従業員情報を登録する

こちらのテンプレートは頻繁に従業員情報が変更になる方にオススメです。
手動での入力がなくなるので、打ち間違いといったミスもなくなります。

まとめ

本記事では「HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載する」といったフローをご紹介しました。
HubSpotとGoogleスプレッドシートを連携させると、顧客情報の管理が容易になったり、情報更新がリアルタイムで行えます。
このテンプレートを活用することによって、日々の業務の負担が減少します。

Yoomでは他にも連携できるアプリがあるので、確認してみてくださいね。
2週間の無料体験も実施しているので、ぜひご活用ください。

この記事を書いた人
m.wadazumi
Yoomのブログ執筆を通して、Yoomの魅力を発信していきたいと思います。 みなさまのお役に立てるよう、サポートしていきます。
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