連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• HubSpotとOutlookをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、HubSpotとOutlookの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:HubSpotとOutlookをマイアプリ登録

HubSpotとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておけば、自動化設定がスムーズに進みます。

HubSpotとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

OutlookとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

両方のアプリがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下のページから変更できます。
最初にHubSpotのWebページを開いた状態で、拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うので、「コンタクト詳細ページから起動」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能を利用するので、こちらからインストールしてください。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらを確認しましょう。

スクロールして、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→コンタクト詳細ページから起動
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。

スクロールして、「起動ページのURLサンプル」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Outlookの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  

スクロールし、「メール内容」の設定を行いましょう。
「To」は、HubSpotのアウトプットを使用して設定します。
Chrome拡張機能トリガーで先ほど取得したアウトプットからメールアドレスを設定します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、選択できます。

次に、「件名」を任意で設定しましょう。
今回はイベント案内の定型メールを例として作成するので、以下のように設定しました。

スクロールし、「本文」の設定に移ります。
「コンタクト詳細ページから起動」のアウトプットを活用し、以下のように設定します。
以下のようにアウトプットを設定することで、HubSpotのコンタクトに登録されたリードの名前をそのまま活用できます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、メールの送信内容を確認しましょう。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、HubSpotとOutlookの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

HubSpot・Outlookを使ったその他の自動化例

1.HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを自動送付するフローです。
‍今回ご紹介したHubSpotのコンタクトページから自動的に請求書を作成し、メールを送信することができます。
手作業での請求書作成や送付が不要になり、手間が省けます。

2.HubSpotに新しい取引が作成されたら、自動的にMicrosoft Teamsにチャネルを作成するフローです。
取引ごとにMicrosoft Teamsでチャネルが作成されるので、Webミーティングなどの設定がしやすくなるでしょう。
特に取引先企業とやり取りしている営業アシスタントや営業担当者におすすめです。

3.Hubspotにフォームが送信されたら、自動的にMicrosoft Excelに格納するフローです。
回答されたフォーム内容をMicrosoft Excelに保存できるので、データ管理にぴったりです。
手入力をしなくていいので、転記作業に手間を取られることはありません。

まとめ

手作業によるメール送信は、手間も時間もかかりますが、HubSpotとOutlookを連携すればその問題を解消できるかもしれません。
HubSpotのコンタクトページから直接フローボットを起動することで、定型メールの送信が簡単に行えます。
これにより、メール送信にかかる作業時間を大幅に短縮でき、担当者の負担を軽減できます。
また、リードに対して定型メールを送信することで、統一性のあるメッセージを送信できる点も大きなメリットでしょう。

このような自動化はYoomを活用すれば、簡単に導入できます。
難しい設定は一切ありませんので、ぜひ活用してみてください。

関連記事：HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する方法

よくあるご質問

Q：自動送信したメールの履歴はどこで確認できますか？

A：送信したメールの履歴は、Outlookの送信済みアイテムからご確認いただけます。
なお、送信したメールの履歴は、Outlookと連携するアカウント情報で設定したアカウントの送信済みアイテム内に保存されています。

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Q：メールアドレス間違いなどで送信に失敗した場合どうなりますか？

A：ご使用中にメール送信失敗など、エラーが出てフローボットが停止している場合は、Yoomにご登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内容の中にエラーの原因などが記載されていますのでご確認ください。対処方法が分からずお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。

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Q：メール本文に名前以外の情報も差し込めますか？

A：はい。可能です。
メール本文に{{姓}}{{名}}以外に、HubSpotから取得した「会社名」や「役職」なども含めて送信することができます。