HubSpotとOutlookを連携して、HubSpotでコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを自動送信する方法

リードに対するメールの送信を自動化して、もっと効率的に作業しませんか？
今回は、HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してOutlookで定型メールを送信する自動化フローをご紹介します。
これにより、限られた作業時間の中で多数のリードへの対応が可能になるでしょう。
また、定型メールによりメールのトーンが一貫するので、より専門性をアピールできるかもしれません。

こんな方におすすめ

‍日常的にOutlookで対応を行っていて、作業負担を軽減したい方
マーケティングや営業チームの業務を効率化したい方
リードに対するフォローアップ漏れを防ぎたい方

HubSpotとOutlookの連携メリットと具体例

メリット1:時短につながる

手作業でメールを作成し、送信を行っていると、リードが多ければ多いほど時間がかかります。
そこで、HubSpotのコンタクト情報を活用し、Outlookでメールを送信する自動化を活用すれば作業時間を短縮できそうです。
たとえば、ウェビナー参加者を増やしたいと考えている場合、HubSpotに登録されたリード宛にOutlookでイベント案内メールを送信することで、ウェビナーに関心を持っているリードに参加を促すことができるでしょう。
これにより、HubSpotに登録されたリード情報を探して、メールを作成する手間から解放されます。

メリット2:一貫性を保ちながら対応できる

Outlookで定型メールを自動送信することで、全てのリードに対して一貫したメッセージを送信できるでしょう。
たとえば、イベント参加後にHubSpotにリードが登録されると、そのリード情報を基に自社コンテンツの紹介メールをOutlookで送信できます。
これにより、メールのトーンが一貫するため、他社にはない強みをよりアピールできるかもしれません。
また、それぞれのリードが同じメッセージやコンテンツ内容を受信できるため、信頼性強化も見込めます。

メリット3:フォローアップ漏れを防ぐ

リードを管理しているのに、フォローアップを忘れてしまうこともあるでしょう。
しかし、HubSpotとOutlookを連携して自動化すれば、そういったリスクを回避できるかもしれません。
たとえば、資料請求を行ったリードに対して自動的にOutlookでメールを送信できます。
これにより、HubSpotのコンタクト詳細ページから自動的にメールを送信できるため、スムーズなフォローアップが可能になるでしょう。
特に手作業で行うフォローアップは、誤送信や送信漏れのリスクがありますが、そういった事態を防ぐことが期待できます。

HubSpotとOutlookを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

HubSpotとOutlookの連携フローの作り方

今回は「HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

HubSpotとOutlookをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、HubSpotとOutlookの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:HubSpotとOutlookをマイアプリ登録

HubSpotとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておけば、自動化設定がスムーズに進みます。

まずHubSpotのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

「アプリ名で検索」でHubSpotを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、HubSpotにサインインしてください。

次に、Outlookのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様にOutlookを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Outlookにサインインしましょう。

両方のアプリがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下のページから変更できます。
最初にHubSpotのWebページを開いた状態で、拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うので、「コンタクト詳細ページから起動」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるHubSpotのトリガー設定とその後に続くOutlookのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能を利用するので、こちらからインストールしてください。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらを確認しましょう。

スクロールして、設定を確認してください。

「タイトル」→お好みで変更可能
「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」→コンタクト詳細ページから起動

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。

スクロールして、「起動ページのURLサンプル」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Outlookの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→お好みで変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

スクロールし、「メール内容」の設定を行いましょう。
「To」は、HubSpotのアウトプットを使用して設定します。
Chrome拡張機能トリガーで先ほど取得したアウトプットからメールアドレスを設定します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、選択できます。

次に、「件名」を任意で設定しましょう。
今回はイベント案内の定型メールを例として作成するので、以下のように設定しました。

スクロールし、「本文」の設定に移ります。
「コンタクト詳細ページから起動」のアウトプットを活用し、以下のように設定します。
以下のようにアウトプットを設定することで、HubSpotのコンタクトに登録されたリードの名前をそのまま活用できます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、メールの送信内容を確認しましょう。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、HubSpotとOutlookの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

HubSpot・Outlookを使ったその他の自動化例

1.HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを自動送付するフローです。
‍今回ご紹介したHubSpotのコンタクトページから自動的に請求書を作成し、メールを送信することができます。
手作業での請求書作成や送付が不要になり、手間が省けます。

2.HubSpotに新しい取引が作成されたら、自動的にMicrosoft Teamsにチャネルを作成するフローです。
取引ごとにMicrosoft Teamsでチャネルが作成されるので、Webミーティングなどの設定がしやすくなるでしょう。
特に取引先企業とやり取りしている営業アシスタントや営業担当者におすすめです。

3.Hubspotにフォームが送信されたら、自動的にMicrosoft Excelに格納するフローです。
回答されたフォーム内容をMicrosoft Excelに保存できるので、データ管理にぴったりです。
手入力をしなくていいので、転記作業に手間を取られることはありません。

まとめ

手作業によるメール送信は、手間も時間もかかりますが、HubSpotとOutlookを連携すればその問題を解消できるかもしれません。
HubSpotのコンタクトページから直接フローボットを起動することで、定型メールの送信が簡単に行えます。
これにより、メール送信にかかる作業時間を大幅に短縮でき、担当者の負担を軽減できます。
また、リードに対して定型メールを送信することで、統一性のあるメッセージを送信できる点も大きなメリットでしょう。

このような自動化はYoomを活用すれば、簡単に導入できます。
難しい設定は一切ありませんので、ぜひ活用してみてください。