HubspotとZendeskを連携して、Hubspotから受けた問い合わせをZendeskのチケットに追加する方法

HubSpotとZendeskの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・HubSpotとZendeskをマイアプリ連携
・HubSpotを起動する設定
・Zendeskにチケットを作成する設定
・トリガーボタンをONにして、HubSpotとZendeskの連携動作を確認

ステップ1：HubSpotとZendeskをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

HubSpotとYoomの連携

1.検索する

HubSpotのアイコンをクリックします。

2.ログインする

ログインを行います。
既に使用しているアカウントを連携する場合は、赤枠をクリックしてください。

3.メールアドレスとパスワードの入力

表示通りに入力しましょう。

4.Yoomに接続

上記の画面に移行します。アカウントを選択してください。

5.連携完了

上記の表示がされれば連携完了です。

ZendeskとYoomの連携

1.検索する

Zendeskのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

Base64エンコードを用いて必須項目の入力を行います。

Zendeskに管理者権限でログインしましょう。
詳しくは、Zendeskのマイアプリ登録方法をご確認ください。
また、Base64エンコードにつきましてはこちらをご確認ください。

3.追加する
‍必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：HubSpotを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】HubSpotで送信されたフォーム情報をもとにZendeskにチケットを作成する」をクリックします。

3.アプリトリガー

HubSpotのアイコンの「フォームが送信されたら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.起動間隔の指定

画像のページに移行します。

起動間隔を設定しましょう。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.フォームID

続いてフォームIDの入力です。ボックスをクリックすることで一覧表示されるため、Zendeskに追加したい問い合わせを受け付けるフォームを選択してください。‍

6.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
※テスト用にHubSpotへ問い合わせを送信しておくことをおすすめします。

ステップ4：Zendeskのチケットに追加する設定

※Zendeskは一部有料プランでのみご利用いただけます。
※有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

1.アプリと連携する

Zendeskのアイコンの「チケットを作成」を選択してください。
次へを押します。‍

2.サブドメインの入力

ボックス下部の補足に従い、サブドメインを入力してください。

3.件名と詳細の入力

どのような件名でチケットを作成するか決めましょう。

ボックスをクリックし、HubSpotのアイコンを選択します。

HubSpotのからテスト用の問い合わせを送信している場合、画像の部分に問い合わせデータが一覧表示されます。
問い合わせデータから件名に該当するものをクリックすれば、件名として挿入することも可能です。

後に続く詳細も設定の方法は同様となります。
詳細につきましてはアウトプットについてのページをご確認ください。‍

4.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。‍

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
‍HubSpotで送信されたフォーム情報をもとにZendeskにチケットを作成する

HubSpot・Zendeskを使ったその他の自動化例

Yoomには他にも、HubSpotとZendeskを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！

1.HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する

コンタクトが追加されるとチケットを作成することもできます。見込み顧客への対応漏れなどが防ぎやすくなるかもしれません。

2.Hubspotにフォームが送信されたら、Slackに通知する

問い合わせがあったことをSlackに通知することもできます。素早い対応がとりやすくなることが期待できるでしょう。

3.Hubspotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納

コンタクトが登録されるとそのデータをNotionに追加できます。手動での転記作業が省けるため効率の向上が見込めるでしょう。

まとめ

HubSpotとZendeskの連携により、問い合わせへの対応がとりやすくなるかもしれません。Zendeskのチケットとして追加されるため視認性が上がり、確認漏れが防げたり、優先順位に基づいた対応がとりやすくなる可能性もあります。
さらに、今回の連携を行うことでHubSpotを活用する部署とZendeskを活用する部署間の連携もスムーズになるはずです。
Yoomはプログラミングが不要でもアプリ連携が導入可能です。ぜひこの機会にお試しください！