Backlogで課題を追加したら自動でGoogle Driveにフォルダを作成する方法

‍

‍

右上の「編集する」をクリックすると、各オペレーションの編集に進みます。

ステップ2 アプリトリガーを設定「Backlog 新しい課題が追加されたら」

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

アプリトリガーのタイトル→新しい課題が追加されたら

アプリ→Backlog
Backlogと連携するアカウント情報→連携アカウントを追加から、下記のようにマイアプリ登録をしてください。

ドメインを入力し、「追加」します。

「許可する」をクリックするとマイアプリに登録完了です。

→次へ

‍

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔→5分〜選べます。（プランによって、選択できる時間が異なります。基本的に短い設定がおすすめです）

ドメイン→Backlogのプロジェクトのドメインを記入します。URL内の「https://●●●●●/」部分

プロジェクトID→課題一覧ページのURL内から取得が可能です。URL内の「projectId=●●●●」部分がプロジェクトIDとなります。

→テストをクリック！

→成功

アウトプットにはBacklogの課題から抽出できる内容がラインナップされています。これは、後ほどGoogle Driveの連携の設定のときに使います。

→保存する

ステップ3 アプリを連携する「Google Driveフォルダを作成する」

フローボットの２番めのフローをクリック。

(1/2)連携アカウントとアクションを設定

タイトル→フォルダを作成する

アプリ→Google Drive

フォルダ→フォルダを作成する（デフォルトのままでOK）

Google Driveと連携するアカウント情報→連携アカウントを追加から、下記の手順でマイアプリ連携をしてください。

Sign in with Googleをクリックします。

「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

‍

‍

(2/2)API接続設定

フォルダ名→編集欄をクリック。
先程Backlogのアウトプットから、フォルダ名に使用したい項目を選択します。私は「件名」を選択しました。

作成先のフォルダID→編集欄をクリック。
事前に作成しておいたフォルダ名が表示されたら選択してください。
もしくは親となるフォルダのIDを入力してください。URL内の「/drive/folders/●●●●」部分がフォルダIDとなります。

→テストをクリック

→成功

→保存して次へ

ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする

‍

フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。

Backlogに「＜更新＞バナー追加」という課題を作ってみました。

すると…。Google Driveに「＜更新＞バナー追加」というフォルダが自動で作成されました！

大成功です。慣れると10分程度で連携作業ができそうです。

BacklogやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBacklogやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BacklogとGoogle Driveを連携した自動化例

Backlogの課題が更新されたらGoogle Driveのファイル名を変更したり、Google Driveに新しくファイルが作成されたらBacklogに課題を追加したりすることもできます。

Backlogを活用した自動化例

Backlogに課題が登録されたらタスク管理アプリに追加する

Backlogに課題が登録されたら、AsanaやTrelloなどに自動で追加します。

Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。

フォームに回答があったらBacklogに課題を追加する

Googleフォームなどに回答があったら、Backlogに課題を自動で追加します。

Google Driveを活用した自動化例

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやDiscordなどに自動で通知します。

BacklogとGoogle Driveのアプリ連携でできる自動化例とメリット３選

その1:Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

Backlogで新規課題を追加すると、自動でGoogle Driveに新規フォルダを作成することができます。

メリット：課題ごとに専用フォルダが作成されるため、課題に必要な関連ファイルを紐づけて管理しやすくなります。また、共同作業者もファイルの管理パターンがわかりやすくなるため「ファイルはどこにありますか？」のやりとりがなくなりそうです。

その2:Backlogの課題が完了するとGoogleドライブに自動的にレポートを生成

Backlogの課題を完了にすると、自動でレポートを生成、それをGoogle Driveに格納します。

メリット：課題完了時の報告書作成が自動化され、任意のGoogle Driveに格納されるので、手間を大幅に削減できるはずです！

その3:Google Driveにファイルが作成されたら、Backlogに課題を追加する

Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Backlogに課題を自動で追加します。

メリット：自動で課題が追加されることで、プロジェクト管理のスピードアップが期待できますね。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はBacklogとGoogle Driveの連携でできる自動化をご紹介しました。Backlogは個人的に使いやすいツールでとっても気に入っています。
BacklogとGoogle Driveの連携は公式のサービスで連携可能になりました。それに加えYoomを使うことで自動化でき、よりカスタマイズ性が高いフローを組むことが可能なんです。
‍連携することで、これまで手動で行ってきた作業の負担を軽減し、よりタイムリーに進行ができるようになりそうですね。

社内では同じツールを使っていても、今はアウトソーシングが活発な時代。部分的に作業を社外の人に依頼するケースも多いと思います。
つい発注先への連絡が遅くなってしまって知らない間にコミュニケーションのギャップが生じてしまいがちなのも、見えない課題だったりします。
連携によって劇的に減る業務もあれば、こういった小さな連携でも積み重ねで時間短縮になり、その分コミュニケーションをしっかり行って関係性が良くなる場合もあるのではないでしょうか。

Yoomではノーコードでアプリの連携を行うことができ、日常的な作業を自動化することができます。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。
‍Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪
‍まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。

では、また〜！