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プロジェクトプロデューサー、ディレクター必見！
BacklogとGoogle Driveの連携で、これまで手作業でしていたフォルダ作成を自動化することができるようになります！
これにより正確でスピーディーな進行管理が実現するはずです。
本記事では、BacklogとGoogle Driveをノーコードで連携し、Backlogで課題が作成されたら自動でGoogle Driveにフォルダを作成する方法を、わかりやすく解説します！
ぜひ試してみてくださいね！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
[Yoomとは]
Backlogで課題を追加したらGoogle Driveにフォルダを作成する方法
それでは、「 Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローボットをYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
こちらのテンプレートとフローボットは、フリープランのご登録でを試せます。まずはご登録から進んでくださいね。
事前に準備するもの
・Backlogのアカウント、プロジェクト、課題
・Google Driveの親フォルダ
今回はBacklogテストというフォルダを用意しました
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
こちらのバナーをクリックすると、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
右上の「編集する」をクリックすると、各オペレーションの編集に進みます。
ステップ2 アプリトリガーを設定「Backlog 新しい課題が追加されたら」
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
アプリトリガーのタイトル→新しい課題が追加されたら
アプリ→Backlog
Backlogと連携するアカウント情報→連携アカウントを追加から、下記のようにマイアプリ登録をしてください。
ドメインを入力し、「追加」します。
「許可する」をクリックするとマイアプリに登録完了です。
→次へ
(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔→5分〜選べます。（プランによって、選択できる時間が異なります。基本的に短い設定がおすすめです）
ドメイン→Backlogのプロジェクトのドメインを記入します。URL内の「https://●●●●●/」部分
プロジェクトID→課題一覧ページのURL内から取得が可能です。URL内の「projectId=●●●●」部分がプロジェクトIDとなります。
→テストをクリック！
→成功
アウトプットにはBacklogの課題から抽出できる内容がラインナップされています。これは、後ほどGoogle Driveの連携の設定のときに使います。
→保存する
ステップ3 アプリを連携する「Google Driveフォルダを作成する」
フローボットの２番めのフローをクリック。
(1/2)連携アカウントとアクションを設定
タイトル→フォルダを作成する
アプリ→Google Drive
フォルダ→フォルダを作成する（デフォルトのままでOK）
Google Driveと連携するアカウント情報→連携アカウントを追加から、下記の手順でマイアプリ連携をしてください。
Sign in with Googleをクリックします。
「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
(2/2)API接続設定
フォルダ名→編集欄をクリック。
先程Backlogのアウトプットから、フォルダ名に使用したい項目を選択します。私は「件名」を選択しました。
作成先のフォルダID→編集欄をクリック。
事前に作成しておいたフォルダ名が表示されたら選択してください。
もしくは親となるフォルダのIDを入力してください。URL内の「/drive/folders/●●●●」部分がフォルダIDとなります。
→テストをクリック
→成功
→保存して次へ
ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする
フローボットのメールトリガーを【ON】にしてフローボットを動かしてみましょう。
Backlogに「＜更新＞バナー追加」という課題を作ってみました。
すると…。Google Driveに「＜更新＞バナー追加」というフォルダが自動で作成されました！
大成功です。慣れると10分程度で連携作業ができそうです。
Backlogに新しい課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
BacklogやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもBacklogやGoogle DriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
BacklogとGoogle Driveを連携した自動化例
Backlogの課題が更新されたらGoogle Driveのファイル名を変更したり、Google Driveに新しくファイルが作成されたらBacklogに課題を追加したりすることもできます。
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogの課題が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更するフローです。
Backlogを活用した自動化例
Backlogに課題が登録されたらタスク管理アプリに追加する
Backlogに課題が登録されたら、AsanaやTrelloなどに自動で追加します。
■概要
プロジェクト管理でBacklogとGitHubを併用していると、課題の二重登録や転記の手間が発生しがちではないでしょうか。
手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると自動でGitHubにもIssueが作成されるため、こうした課題を解消し、開発プロジェクトの管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・BacklogとGitHubの両方で課題管理を行っている開発チームの方
・課題の二重登録による手間やヒューマンエラーをなくしたいプロジェクトリーダーの方
・複数のツールをまたぐ開発ワークフローの効率化を検討している方
■注意事項
・Backlog、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BacklogとTrelloを連携し、Backlogで課題が追加されたらTrelloに連携するフローボットです。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。
■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をBacklogに追加するフローです。
フォームに回答があったらBacklogに課題を追加する
Googleフォームなどに回答があったら、Backlogに課題を自動で追加します。
Wixでフォームが送信されたらBacklogに追加するフローです。
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
Yoomフォームに新しい回答が送信されたら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
Google Driveを活用した自動化例
メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。
データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する
Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する
Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、Discordなどに自動で通知します。
Google DriveでファイルがアップロードされたらDiscordに通知するフローです。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
BacklogとGoogle Driveのアプリ連携でできる自動化例とメリット３選
その1:Backlogに課題が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
Backlogで新規課題を追加すると、自動でGoogle Driveに新規フォルダを作成することができます。
メリット：課題ごとに専用フォルダが作成されるため、課題に必要な関連ファイルを紐づけて管理しやすくなります。また、共同作業者もファイルの管理パターンがわかりやすくなるため「ファイルはどこにありますか？」のやりとりがなくなりそうです。
その2:Backlogの課題が完了するとGoogleドライブに自動的にレポートを生成
Backlogの課題を完了にすると、自動でレポートを生成、それをGoogle Driveに格納します。
メリット：課題完了時の報告書作成が自動化され、任意のGoogle Driveに格納されるので、手間を大幅に削減できるはずです！
その3:Google Driveにファイルが作成されたら、Backlogに課題を追加する
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Backlogに課題を自動で追加します。
メリット：自動で課題が追加されることで、プロジェクト管理のスピードアップが期待できますね。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はBacklogとGoogle Driveの連携でできる自動化をご紹介しました。Backlogは個人的に使いやすいツールでとっても気に入っています。
BacklogとGoogle Driveの連携は公式のサービスで連携可能になりました。それに加えYoomを使うことで自動化でき、よりカスタマイズ性が高いフローを組むことが可能なんです。
連携することで、これまで手動で行ってきた作業の負担を軽減し、よりタイムリーに進行ができるようになりそうですね。
社内では同じツールを使っていても、今はアウトソーシングが活発な時代。部分的に作業を社外の人に依頼するケースも多いと思います。
つい発注先への連絡が遅くなってしまって知らない間にコミュニケーションのギャップが生じてしまいがちなのも、見えない課題だったりします。
連携によって劇的に減る業務もあれば、こういった小さな連携でも積み重ねで時間短縮になり、その分コミュニケーションをしっかり行って関係性が良くなる場合もあるのではないでしょうか。
Yoomではノーコードでアプリの連携を行うことができ、日常的な作業を自動化することができます。
作業を自動化することで、勉強する時間や仲間とのディスカッション、コミュニケーションの時間を作ることに貢献できます。
Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪
まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。
では、また〜！
