2024/06/21
アプリ同士の連携方法

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携してスケジュール管理を効率化!

a.ohta

目次

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogleフォームとGoogleカレンダーの連携が可能です。

YoomにはあらかじめGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。

Google フォームとGoogle カレンダーはそれぞれ便利なツールです。しかし、例えばGoogle フォームを予約フォームとして使っている場合、回答された日時をGoogle カレンダーに入れる作業を手間などに手間を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

本記事では、Googleフォームに送信された回答を元にGoogleカレンダーに予定を作成する方法を紹介します。この連携により、フォームに回答が送信された瞬間に自動でカレンダーに予定が追加されるため、手動でスケジュールを入力する手間が省け、時間の節約につながります。また、手動入力によるミスを防ぐことができ、常に正確なスケジュール管理が可能になります。

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するメリット

まずはGoogle フォームとGoogle カレンダーを連携することにより得られるメリットをみていきましょう。

時間の節約と業務効率の向上

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携することで、スケジュール管理が自動化され、手動でのスケジュール入力が不要になります。これにより、予定の入力や管理にかかる時間を大幅に節約でき、業務全体の効率を向上させることが可能です。節約できた時間で他の重要な業務に集中する時間を確保できるので、業務全体の効率化も期待できるでしょう。

入力ミスの防止とスケジュールの正確な反映

手動でスケジュールを入力すると、しばしば日時の記入ミスが発生することがありますが、Googleフォームから自動でスケジュール作成するようにすれば、こうしたミスを防ぐことができます。さらに、スケジュールの変更がスピーディにカレンダーに反映されるため、常に最新の情報で予定を確認できるようになります。ダブルブッキングなどのリスクを抑えて、確実なスケジュール管理が可能になります。

[Yoomとは]

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携する方法

今回は「Googleフォームに送信された回答を元にGoogleカレンダーに予定を作成する」というフローボットを作っていきましょう!
とてもシンプルなのでYoomサービスを利用するのが初めての方にもおすすめです。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!

それでは、「Googleフォームに送信された回答を元にGoogleカレンダーに予定を作成する」フローの作り方を説明していきます。

以下の3ステップで簡単に設定できます!

ステップ1:GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
ステップ2:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
ステップ3:Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

ステップ1:GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まずはGoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomサービスと連携させます。難しいことはないのでご安心を!すぐに終わります。

左側にある「マイアプリ」をクリック

       ↓

右上の「+新規接続」をクリック

       ↓

検索バーに「Googleフォーム」と入力

そうするとGoogleフォームのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。

                           

あとは赤枠の部分を押して、Yoomサービスで連携させたいGoogleフォームで使用するGoogleアカウントを選択してください。

全く同じ手順でGoogleカレンダーもYoomと連携しましょう。

ステップ2:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定

GoogleフォームとGoogleカレンダーのマイアプリ連携が終わったら、実際にフローボットを作成していきます。

まずはGoogleフォームを作りましょう。

ここで回答してもらった内容がGoogleカレンダーに反映されるものになるので、カレンダーに盛り込みたい内容は項目として作成してください。今回は画像のようにしました。

赤枠の部分が今回の肝です。Googleカレンダーは仕様上、終了時間を設定しなければなりません。そのため回答フォームにあらかじめ終了予定時間を設けておきます。
特に希望がない場合は「開始1時間後をご指定ください」などの説明を補足しておくのがおすすめです。

作成が終わったら自分のアドレスに送信しテスト回答をしてみましょう!
このテスト回答は後ほどの設定で必要になるものなので、実際の回答と同じように答えるとスムーズです。

次にYoomの画面に戻ります。画面左の「プロジェクト一覧」から「マイプロジェクト」をクリック

     ↓

Googleカレンダーのアイコンの「【コピー】Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するをクリック

     ↓

右上のペンマーク「編集する」をクリック

     ↓

アプリトリガー「Googleフォームに回答が送信されたら」をクリック

     ↓

Googleフォームと連携するアカウント情報を選択

     ↓

トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択して次へ

     ↓

フォームIDにGoogleフォームのIDを入力

ここまで終わったらすぐ下にあるテストを押します。そうすると…

         

このような画面になります。
これはイチバン初めにGoogleフォームで回答した内容が反映された状態です。

そのまま画面を下にスクロールすると「アウトプット」という画面が出てきますよね。この「アウトプット」を選択すると、それがGoogleカレンダーに登録されます。
でも、まだこの画面のままではGoogleカレンダーに登録すべき日付などがありません。なのでテスト送信して反映された項目を追加していきましょう。

下部にある「取得する値を追加」という部分があるのでクリック

     ↓

valueと書かれている部分がテスト送信したGoogleフォームでの回答です。回答したものをすべて選択しましょう。+マークを押すことでアウトプットに追加できます

     ↓

追加が終わったら×マークを押して前の画面にもどります。
そうすると赤い「!」が出ている部分があるので、それをクリックして、任意の名前に変換しましょう。

この次のステップで名前を変更したこれらの項目を選択する必要があるのですが、「開始時間」「希望日」などだとわかりやすいです!
今回は以下のように名前を変更しました。

Googleフォームで回答した内容をすべてアウトプットに追加し名前を変更したら、保存をクリック!
次のステップにいきます。

ステップ3:Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

ここまできたらもうゴールは目の前です!

Googleカレンダーのアイコンの「予定を作成する」をクリック

     ↓   

アクションは「予定を作成」

     ↓

カレンダーIDを記入

     ↓

予定のタイトルを入力

     ↓

最後に予定の開始日~予定の説明までを入力します

上記のような画面になるので、「Googleフォームに回答がされたら」を押してみましょう。
そうすると先ほど追加したアウトプットがズラリと出てきます。該当するものをクリック!

入力がすべて終わると以下のようになります↓

画像のようにすべて入力し終えたら、すぐ下にあるテストをクリック!
青くテスト成功と出ていたら保存を押して、Googleカレンダーを見てみましょう。

【カレンダーに自動でスケジュールされています】

これでGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携してスケジュール管理をするフローボットの完成です!!

Google フォーム・Google カレンダーを使ったその他のフロー

1.Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送るフローです。フォーム送信者に確認メールなどを送る手間が省けます。

2.Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知するフローです。チームチャンネルに素早く通知することで情報共有漏れや遅延を防げます。

まとめ

以上のように、Yoomを使えば、GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携がノーコードで簡単にできます。Yoomはコピーして使える便利なテンプレートを用意しているので、GASなどのIT知識がなくてもすぐに自動化できます。フォームの回答がカレンダーに自動反映されるため、手動でのスケジュール入力が不要となり、入力ミスも防げ、常に最新のスケジュールを正確に管理できます。ぜひこのフローをお試しください!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
タグ
自動化
Googleフォーム
連携
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.