GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携してスケジュール管理を効率化！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

それでは、「Googleフォームに送信された回答を元にGoogleカレンダーに予定を作成する」フローの作り方を説明していきます。

以下の3ステップで簡単に設定できます！

ステップ1：GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
ステップ2：Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定
ステップ3：Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

ステップ1:GoogleフォームとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まずはGoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomサービスと連携させます。難しいことはないのでご安心を！すぐに終わります。

‍

‍

‍

左側にある「マイアプリ」をクリック

　　　　　　　↓

右上の「+新規接続」をクリック

　　　　　　　↓

検索バーに「Googleフォーム」と入力

そうするとGoogleフォームのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。

‍

‍

あとは赤枠の部分を押して、Yoomサービスで連携させたいGoogleフォームで使用するGoogleアカウントを選択してください。

全く同じ手順でGoogleカレンダーもYoomと連携しましょう。

ステップ2:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーを設定

GoogleフォームとGoogleカレンダーのマイアプリ連携が終わったら、実際にフローボットを作成していきます。

まずはGoogleフォームを作りましょう。

ここで回答してもらった内容がGoogleカレンダーに反映されるものになるので、カレンダーに盛り込みたい内容は項目として作成してください。今回は画像のようにしました。

‍

‍

赤枠の部分が今回の肝です。Googleカレンダーは仕様上、終了時間を設定しなければなりません。そのため回答フォームにあらかじめ終了予定時間を設けておきます。
特に希望がない場合は「開始1時間後をご指定ください」などの説明を補足しておくのがおすすめです。

作成が終わったら自分のアドレスに送信しテスト回答をしてみましょう！
このテスト回答は後ほどの設定で必要になるものなので、実際の回答と同じように答えるとスムーズです。

次にYoomの画面に戻ります。画面左の「プロジェクト一覧」から「マイプロジェクト」をクリック

　　　　　↓

Googleカレンダーのアイコンの「【コピー】Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を追加するをクリック

　　　　　↓

右上のペンマーク「編集する」をクリック

　　　　　↓

アプリトリガー「Googleフォームに回答が送信されたら」をクリック

　　　　　↓

Googleフォームと連携するアカウント情報を選択

　　　　　↓

トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択して次へ‍

　　　　　↓

フォームIDにGoogleフォームのIDを入力

ここまで終わったらすぐ下にあるテストを押します。そうすると…

‍

‍

このような画面になります。
これはイチバン初めにGoogleフォームで回答した内容が反映された状態です。

そのまま画面を下にスクロールすると「アウトプット」という画面が出てきますよね。この「アウトプット」を選択すると、それがGoogleカレンダーに登録されます。
でも、まだこの画面のままではGoogleカレンダーに登録すべき日付などがありません。なのでテスト送信して反映された項目を追加していきましょう。

下部にある「取得する値を追加」という部分があるのでクリック

‍

‍

　　　　　↓

valueと書かれている部分がテスト送信したGoogleフォームでの回答です。回答したものをすべて選択しましょう。+マークを押すことでアウトプットに追加できます

‍

‍

　　　　　↓

追加が終わったら×マークを押して前の画面にもどります。
そうすると赤い「！」が出ている部分があるので、それをクリックして、任意の名前に変換しましょう。

この次のステップで名前を変更したこれらの項目を選択する必要があるのですが、「開始時間」「希望日」などだとわかりやすいです！
今回は以下のように名前を変更しました。

‍

‍

‍

Googleフォームで回答した内容をすべてアウトプットに追加し名前を変更したら、保存をクリック！
次のステップにいきます。

ステップ3:Googleカレンダーに予定を追加するアクションを設定

ここまできたらもうゴールは目の前です！

Googleカレンダーのアイコンの「予定を作成する」をクリック

　　　　　↓　　　

アクションは「予定を作成」

　　　　　↓

カレンダーIDを記入

　　　　　↓

予定のタイトルを入力

　　　　　↓

最後に予定の開始日～予定の説明までを入力します

‍

‍

上記のような画面になるので、「Googleフォームに回答がされたら」を押してみましょう。
そうすると先ほど追加したアウトプットがズラリと出てきます。該当するものをクリック！

‍

‍

入力がすべて終わると以下のようになります↓

‍

‍

画像のようにすべて入力し終えたら、すぐ下にあるテストをクリック！
青くテスト成功と出ていたら保存を押して、Googleカレンダーを見てみましょう。

【カレンダーに自動でスケジュールされています】

‍

これでGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携してスケジュール管理をするフローボットの完成です！！

Google フォーム・Google カレンダーを使ったその他のフロー

1.Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送るフローです。フォーム送信者に確認メールなどを送る手間が省けます。

2.Googleフォームで回答が送信されたらSlackに通知するフローです。チームチャンネルに素早く通知することで情報共有漏れや遅延を防げます。

まとめ

以上のように、Yoomを使えば、GoogleフォームとGoogleカレンダーの連携がノーコードで簡単にできます。Yoomはコピーして使える便利なテンプレートを用意しているので、GASなどのIT知識がなくてもすぐに自動化できます。フォームの回答がカレンダーに自動反映されるため、手動でのスケジュール入力が不要となり、入力ミスも防げ、常に最新のスケジュールを正確に管理できます。ぜひこのフローをお試しください！