Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する方法

[Yoomとは]

SalesforceとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

それでは、2つのツールの連携と自動化できる業務フローを、実際に1つ作成してみましょう。
こちらはSalesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する業務フローです。

むずかしそうだと感じる方もいるかもしれませんが、Yoomがあればプログラミングなどの専門知識がなくても、誰でも設定可能です！
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をお願いします。

※注意1
今回のご紹介するMicrosoft Excelに関する業務フローは、OneDriveもしくはSharePointに保存されたファイルが対象となります。
ローカルファイルでは利用できません。

※注意2
SalesforceはYoomのチームプラン・サクセスプランでのみご利用可能です。
フリープラン・ミニプランでは、動作エラーとなりますのでご注意ください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランについては、制限対象のアプリが使用できる2週間の無料トライアルがありますので、機能を確かめてみたいという場合は、ぜひお試しください。

はじめる前に

Microsoft Excelで商談情報を管理するファイルを作成し、OneDriveもしくはSharePointに保存してください。‍

ステップ1:SalesforceとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、SalesforceとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Microsoft 365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があります。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

アプリの接続が完了したら、下記のテンプレートの「試してみる」をクリックしてコピーしましょう！

‍ステップ2:Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートは、必要に応じてタイトルを変更してください。
　※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックしてください。

4.フローボットから「アプリトリガー 商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択しましょう。

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
　・マイドメインURL：欄下部の注記を参考に入力してください。

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3:Salesforceから取引先情報を取得するアクションを設定

8.フローボットから「データベースを操作する 取引先情報を取得する」を選択してください。

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・データベースの連携(マイドメインURL、オブジェクトのAPI参照名):欄下部の注記を参考に入力、または、候補から選択してください。

10.「次へ」をクリックします。

11.データベース操作の詳細設定をします。
　注記を参考に、取得したいレコードの条件を選択・入力してください。
　※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。

12.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Microsoft Excelをにレコードを追加するアクションを設定

13.フローボットから「データをベースを操作する レコードを追加する」を選択します。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。(下図は入力例です。)

15.「次へ」をクリックします。

16.データベース操作の詳細設定をします。
　注記を参考に、追加するレコードの値をそれぞれ入力してください。
　※ステップ2-手順7やステップ3-手順12で取得したアウトプットからも情報の参照が可能です。
　※下図は入力例です。

17.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローの完成です！

SalesforceやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSalesforceやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

SalesforceとMicrosoft Excelのその他の自動化例

Salesforceで商談フェーズが更新されたらMicrosoft Excelで書類を作成したり、取引先オブジェクトが登録されたら契約書を発行して追加することもできます。
さらに、Slackと追加で連携して、Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成することも可能です。

Salesforceを活用した自動化例

Salesforceで取引先が登録されたらフォルダを作成する

フォルダが自動的で作成されるため、作成忘れや作成フォルダ名の誤りなどのヒューマンエラーを減らせる可能性があります。

Salesforceの商談情報が登録されたら課題やタスクを追加する

登録された商談情報を自動追加できるので、情報管理の抜け漏れをなくせるかもしれません。

Salesforceにリードが作成されたら、コンタクトを作成する

Salesforceにリードが登録されるたびに自動でコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。

Microsoft Excelを活用した自動化例

タスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加する

Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となる他、ヒューマンエラーの発生防止にも役立ちそうです。

指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得して通知する

予算情報を定期的に通知することで、確認作業が効率化され、予算超過の兆候を未然に把握できるようになるでしょう。

SalesforceとMicrosoft Excelを連携するメリット

1.手動作業を減らせる

SalesforceとMicrosoft Excelを連携することで作業が自動で進むため、手動操作を最小限に抑えられるようになるはずです。
例えば、Salesforce上で顧客情報が更新されるたびに、対応するMicrosoft Excelのデータベースにその情報を自動追加することができます。
入力作業の負担が少なくなるほか、最新の情報をリアルタイムで把握し、その情報を元にレポート作成や分析を効率的に行えそうですね！

2.データの正確性維持につながる

SalesforceのデータをもとにMicrosoft Excelへ情報を追加するので、手作業で発生しがちな登録ミスが減るかもしれません。
例えば、Salesforceの商談に関する情報から商品データを取得する際、Microsoft Excel側への追加データに食い違いがあっては後の作業に響くでしょう。
作業の自動化で、このような心配から解放されると予想されます！
入力や確認の作業が不要となり、安心して業務を進められそうです。

まとめ

いかがでしたか？

SalesforceとMicrosoft Excelの連携によって、データの自動同期が実現できるのがお分かりいただけたかと思います。
自動化フローによって、管理データの精度向上や手作業の負担削減にもつながりそうですね！

Yoomを活用すれば、誰でも簡単に自動化フローを取り入れられるので、この機会にぜひ業務に導入してみてください！