データ管理効率化のためにSalesforceとMicrosoft Excelの連携を！

SalesforceとMicrosoft Excelを連携するメリットと自動化例

SalesforceはCRM(顧客管理)とSFA(営業支援)の機能を持つ世界的にも有名なツールのひとつです。
見込み客を含む顧客情報を軸として、マーケティングから商談、営業、カスタマーサポートなど多岐に渡る情報を管理できるため、営業活動の効率化を目指して導入している企業も多いのではないでしょうか。

今回は、そのSalesforceを表計算ソフトMicrosoft Excelと連携することで生まれるメリット、そして、可能となる自動化業務フローについてお伝えします。
Salesforceを既に導入しているがデータベース管理にはExcelを使っているという場合や、Salesforceの導入を検討中であるもののExcelでできることはExcelでそのまま運用したいという場合は、ぜひ参考にしてみてください。

それぞれ個別に使うよりも、連携して業務フローを自動化することをおすすめします！

では、SalesforceとMicrosoft Excelを連携した場合に自動化できる業務フローと実行するメリットについて見ていきましょう。

まず、SalesforceのデータをMicrosoft Excelへ自動反映させることができます。
例えば、Salesforce上で顧客情報が更新されるたびに、対応するExcelのデータベースにその情報を自動追加することができます。
入力作業の負担が少なくなり業務が効率化されるほか、最新の情報をリアルタイムで把握し、その情報を元にレポート作成や分析を行うことができます。

また、SalesforceのデータをもとにMicrosoft Excelで帳票類を自動作成することができます。
例えば、Salesforceの商談に関する情報から商品データを取得し、見積書を作成することができます。
入力や確認の作業が不要となるほか、必要であれば作成した帳票類をメールやチャットツールで送付する作業までを自動化できることから、スムーズに業務を進められます。

SalesforceとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

それでは、2つのツールの連携と自動化できる業務フローを、実際に1つ作成してみましょう。
こちらはSalesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する業務フローです。
商談に関する情報を一覧で確認したり、報告用にまとめ直したりする場合に便利です。

むずかしそうだと感じる方もいるかもしれませんが、Yoomがあればプログラミングなどの専門知識がなくても、誰でも設定可能です！
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をお願いします。

更に、以下のテンプレートがあれば、もっと簡単に業務フローを作成することができます。
リンク先から「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

※注意1
今回のご紹介するMicrosoft Excelに関する業務フローは、OneDriveもしくはSharePointに保存されたファイルが対象となります。
ローカルファイルでは利用できません。

※注意2
SalesforceはYoomのチームプラン・サクセスプランでのみご利用可能です。
フリープラン・ミニプランでは、動作エラーとなりますのでご注意ください。
なお、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランについては、制限対象のアプリが使用できる2週間の無料トライアルがありますので、機能を確かめてみたいという場合は、ぜひお試しください。

はじめる前に

Microsoft Excelで商談情報を管理するファイルを作成し、OneDriveもしくはSharePointに保存してください。‍

ステップ1:SalesforceとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、SalesforceとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※Microsoft 365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があります。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

‍ステップ2:Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開き、必要に応じてタイトルを変更してください。
　※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックしてください。

4.フローボットから「アプリトリガー 商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択してください。

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
　・マイドメインURL：欄下部の注記を参考に入力してください。

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Salesforceから取引先情報を取得するアクションを設定

8.フローボットから「データベースを操作する 取引先情報を取得する」を選択してください。

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・データベースの連携(マイドメインURL、オブジェクトのAPI参照名):欄下部の注記を参考に入力、または、候補から選択してください。

10.「次へ」をクリックします。

11.データベース操作の詳細設定をします。
　注記を参考に、取得したいレコードの条件を選択・入力してください。
　※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。

12.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Microsoft Excelをにレコードを追加するアクションを設定

13.フローボットから「データをベースを操作する レコードを追加する」を選択してください。

14.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。(下図は入力例です。)

15.「次へ」をクリックします。

16.データベース操作の詳細設定をします。
　注記を参考に、追加するレコードの値をそれぞれ入力してください。
　※ステップ2-手順7やステップ3-手順12で取得したアウトプットからも情報の参照が可能です。
　※下図は入力例です。

17.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する」フローの完成です！

【応用編】SalesforceとMicrosoft Excelの連携で自動化が可能になる業務フロー

先ほどお伝えしたもの以外にも、Yoomなら簡単に連携させることで自動化できる業務フローはたくさんあります。
ここでは、その中から厳選した2つをテンプレートとともにご紹介します。

Salesforceの商談情報が登録・更新されたらMicrosoft Excelに情報を転記する

Salesforceの商談オブジェクトのレコードが登録または更新されたらMicrosoft Excelに商談情報を自動同期するフローボットです。

追加・更新された商談情報に紐づく取引先をExcel上で検索し、既に情報があれば情報を更新、なければ情報を追加します。
管理職の方が一度にまとめて複数の商談情報を確認する場合などに用いることができます。

Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成する

自動化例とそれにおけるメリットとして2番目にお伝えした内容のものです。

Chromeの拡張機能を用いて、Salesforceの商談情報をもとにMicrosoft Excel上で見積書や請求書を自動作成し、その書面をSlackで共有することができます。
Excelでの帳票の雛形作成やSalesforce上での商品情報を商談情報へ関連付けることなどが事前準備として必要ですが、一度設定しておけば、帳票作成にかかる業務負担がなくなります。
また、テンプレートでは作成した帳票をSlackで送信することになっていますが、TeamsやChatworkなどの任意のチャットツール、もしくはメール送信への置き換えが可能です。

まとめ

SalesforceとMicrosoft Excelの連携によってデータの自動同期や帳票の自動作成が可能となり、業務の効率化につながります。顧客や商談に関するデータの管理方法を見直して業務フローの自動化を進めましょう！