kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知する方法

[Yoomとは]

Slackとkintoneを連携させる方法

では、国産ノーコードツールのYoomを使って、Slackとkintoneを連携させてみます！
コードを入力する必要はないのでプログラミングの知識がなくても大丈夫です。誰でもすぐに始められます。

今回は「kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知」というテンプレートを使って、実際の業務フローをイメージしながら自動化しましょう。
Yoomではテンプレートがたくさん用意されているので、希望のフローボットがノーコードで作れちゃいます。

まずは、Yoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です！

Slackとkintoneのマイアプリ設定

画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択して、右上の新規作成をクリックします。

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まずはSlackをマイアプリ連携させましょう。
検索窓に「Slack」といれるとSlackのアイコンが出てくるのでクリック！

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上記のように表示されたら、kintoneの情報を通知するチャンネルを選択して「許可する」をクリック！
次はkintoneのマイアプリ連携ですが、ここから先はヘルプページがあるのでぜひご覧ください。

kintoneとのマイアプリ連携ヘルプページ

マイアプリ連携が終わったら次はフローボットを作成していきましょう！

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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kintoneのトリガー設定

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリックします。
Slackアイコンの「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知」を押して、右上の編集するを押して進みましょう！

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kintoneのアイコンの「レコードが登録されたら(即時起動）」をクリック！
ページが移動したら連携するアカウント情報を選択します。
1番下の「トリガーアクション」が「レコードが登録されたら(Webhook起動）」になっているか確認しましょう。

アプリトリガーのタイトルもトリガーアクションと同じにした方がわかりやすいので、なるべく揃えることをおすすめします。
とはいえ、テンプレートを使用していれば既に入力されているはずなので、確認だけして問題なければ「次へ」を押すだけです。

ここまでできたら次へをクリック！

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アプリトリガーのWebhookイベント受信設定というページに移行するので、手順にそって登録していきましょう。

kintoneでのWebhook設定はコチラ

kintoneのWebhook設定はコピペするだけなのですぐに終わります！
入力できたら下にある「テスト」を押すのですが、kintoneで課題が作成されないと反映されないため、テストする課題を追加します。
今回は下記の画像のように問い合わせアプリを作成してみます。

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kintoneでレコードを追加したら、Yoomの画面に戻ってテストを押しましょう！
青くテスト成功と表示されたらOKです。次に「アウトプット」を設定します。

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上記の画像の「取得する値を追加」をクリック！
そうすると下記のような画面になります。

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たくさんの文字列が表示されますが、これは先ほどkintoneに追加したレコードの内容に依存しています。
その中からSlackに通知したい内容をクリックし「アウトプット」として追加しましょう。アウトプットは、valueと書かれている横の青い+マークをクリックすると追加できます。
そうすると画面左側にvalueが追加され「赤い！マーク」が表示されるので、直していきましょう！

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valueと表示されている部分にカーソルを合わせると右側にペンマークが出てくるのでクリック！
上記のような画面が表示されるので、項目名を任意のものに変更していきましょう。変更が終わったら保存を忘れずに…！

今回は以下のような感じにしました。

この「アウトプット」に追加した項目をSlackで送信できるようになります。この後Slackの設定をするのですが、その際に追加したアウトプットが何なのか一発でわかるように、項目名は明確にしておくのがおすすめです。
項目名を変更したら保存！トリガーの設定はこれにて完了です！

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次へkintoneに登録した情報を取得する、という設定を行います。
今回はテンプレートを使用しているので特に入力するものは何もありません。すぐに終わるので安心してくださいね！

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kintoneのアイコンの「‍レコードを取得する」をクリックして、先ほどと同じくタイトルと実行アクションが同じようになっているかチェック！
そしてデータベースの連携にはアプリIDという項目が入力してあればOKです！次へを押しましょう。

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すると何やら既に入力されている画面に移行しますが、気にせずそのままテストを押します。

画像のようにテスト成功と表示されればkintoneの設定は終了です。テンプレートは本当に便利ですね…！

Slackの設定

次はいよいよ最後の設定です。Slackにどんなメッセージを通知するのかを決めていきましょう！
まずは「チャンネルにメッセージを送る」をクリックして、こちらも同様に、タイトルとアクションをそろえておきましょう。
次へをクリック！

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投稿先のチャンネルIDを決めます。
ボックス内をクリックするとSlackのチャンネルが全て表示されるので、kintoneの情報を通知したいチャンネルをチョイスしてくださいね。

チャンネルを選び終えたら今度は内容を決めていきましょう。
メッセージボックスには既に入力されていますが今回はアレンジして下記のようにしてみました。

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アレンジの仕方は簡単です！メッセージボックス内をクリックすると先ほど追加したアウトプットが一覧表示されるのでチョイスすればいいだけです。
見やすくなるように改行や記号をはさむのがコツでもあります。

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ではこれをSlackに送ってみましょう。
下にあるテストを押すと…

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きました！しかも綺麗で読みやすいですね。

このように1発でうまくいくとハッピーな気持ちになれるのがフローボット作成時の楽しみでもあります。

忘れずに保存を押したら作成完了です。お疲れ様でした！

Slackやkintoneを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSlackやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Slackとkintoneのその他の自動化例

Slackでファイルが投稿されたらkintoneに保管したり、受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加して通知することができます。
また、問い合わせ内容を指定したテキストデータをAIを用いて抽出しkintoneに格納することも可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneでコメントが投稿されたら通知する

kintone上でコメントがあった際に、その内容をリアルタイムで関係者に共有することで迅速な意思決定と対応を促進します。

契約が完了したらkintoneの情報を更新する

契約が完了するごとに、自動でkintoneのレコードの更新を行うため、作業の手間を省ける可能性があります。

Slackを活用した自動化例

リードが登録されたら、Slackに通知する

リード情報が追加された際に自動でSlackに通知されるため、情報把握の迅速化につながるでしょう。

Slackで送信されたファイルを格納・保存する

手動でのファイル保存の手間を削減することで、人為的なミスを防ぐことができます。

Slackとkintoneを連携するメリット

1.リアルタイムで通知が来る！

Slackとkintoneを連携することによりkintoneで追加、変更されたアプリの内容を即座に感知できるようになります。
通知が来た時だけkintoneを確認しに行けばいいため、異なるアプリを何度もチェックする必要もなくなるでしょう。

2.細かいタスク管理が可能になる！

Slackの即時通知という機能を活かせばkintoneで追加、変更されたアプリの内容に対してすぐに気が付くことができるようになるでしょう。
そのため、ひとつひとつのタスクに対しての指示が出しやすくなり、丁寧なタスク管理がしやすくなります。
特に、忘れがちなタスクや頻繁に変更のあるタスクとの相性は抜群と言えるでしょう。

3.kintoneの情報を共有しやすくなる！‍

チームで動いている限り全員が同じ情報を同じタイミングで得るのは難しいもの。
でも、Slackに通知が行くようになれば確認漏れが格段に減ると予想されます。
情報管理の徹底ができるようになればチームの連携もうまく行くことでしょう。

まとめ：Slackとkintoneを連携して効率アップを目指そう！

Slackとkintoneはどちらも手軽に使用できることが魅力のアプリのため、導入している企業も多いのではないでしょうか。
この2つのアプリを連携して業務フローを自動化できれば、より効率的にデータ管理ができるようになるかもしれませんね！

Yoomで連携できるアプリは他にもたくさんあります。もちろんプログラミングの知識は不要なのでノーコードで簡単に連携可能です。ぜひ色々と試してみてくださいね！