IntercomとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方
はじめる前に
まず、Yoomアカウントを持っていない方はYoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
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現代のビジネス環境では、顧客とのコミュニケーションを効率的に管理することが重要です。また、顧客満足度を上げるには、問題解決に繋がる迅速なフロー構築も必須です。IntercomとGoogle スプレッドシートを連携することで、顧客からの問い合わせや会話情報を自動的にタスクとして追加し、迅速に対応することが可能になります。本記事では、プログラミング不要でこの連携を実現する方法を紹介します。
顧客の満足度向上のために、タスク管理は迅速に行いたいものですよね。ただし、顧客との会話が発生するたびに手動でタスクを追加していると、時間も労力もかかってしまいます。特に顧客対応が立て込んでいるときは、タスク管理が滞りがちではないでしょうか。顧客管理とタスク管理を両立できてこそ、顧客からの要望に迅速に対応できます。この連携を使えば、会話情報を自動的にGoogleスプレッドシートに追加することで、タスク管理を効率化できます。タスク追加の自動化によって全体像の把握が迅速にできるので、それ以降に発生する問題解決のフェーズへスピーディーに移行できそうです。
顧客対応に限ったことではありませんが、取り組むべきタスクに対して複数のツールを使っている場合、データが分散しがちです。顧客対応を行う上で常に最新の情報にアップデートされていないと、誤った情報やデータを顧客に伝えてしまい顧客からの不信感を招く原因になります。IntercomとGoogleスプレッドシートを連携することで、会話情報を一元管理できるというメリットがあります。さらに、データの整合性が保たれるため、現場の混乱を防ぐ効果や、データの伝達ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぐことが期待できるでしょう。
ここからは実際にYoomのテンプレートを使った設定手順を紹介します。
[Yoomとは]
まず、Yoomアカウントを持っていない方はYoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
今回使用する「Intercom」と「Googleスプレッドシート」をマイアプリ登録します。
それぞれをYoomアカウントと連携することでフローボットの作成ができます。
(1)まずは、IntercomとYoomを連携します。左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Intercomを選択してください。
(2)Intercomのアカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
アクセストークンについてはこちらをご覧ください。
(1)GoogleスプレッドシートもIntercomと同様に、マイアプリから新規登録しましょう。
(2)「Sign in with Google」をクリックします。
(3)アカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択し、クリックします。
(4)Yoomのログイン画面で連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリックします。
(5)「YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています」で「続行」をクリックすると完了です。
連携が完了したら以下のテンプレートをクリックして、フローボットをコピーしてみましょう。
続いて、IntercomとGoogleスプレッドシートの連携設定をします。
(1)アプリトリガーの「新しく会話が作成されたら」をクリックします。
(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
確認が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分の中から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(4)次に、フローに戻って「レコードを追加する」をクリックします。
(5)以下の画面が表示されるので、必須項目を選択して入力し、「次へ」をクリックします。
(6)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがなければ、「保存する」をクリックします。
最後に保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動準備完了です！
以上で、「Intercomで新しい会話が作成されたらGoogleスプレッドシートに会話情報をタスクとして追加する」フローの完成です。
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Mazricaで案件アクションが登録されたらGoogleスプレッドシートにも追加する
営業活動の効率化が図れるMazricaに案件が追加されたら、Googleスプレッドシートの案件一覧にも自動追加されるフローです。案件をチーム間で迅速に共有し、分析することに役立ちます。
2.楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をGoogle スプレッドシートのデータベースに追加しSlackに通知する
楽楽明細の新しい帳票情報をGoogle スプレッドシートに自動追加し、Slackにも通知するフローです。データ管理とチーム間の情報共有が手間なくスピーディーに行えるので、さらなる業務効率化が図れます。
3.フォーム回答があったら、ChatGPTを使って回答種別を分け、Googleスプレッドシートに追加する
ChatGPTを活用してアンケートの種別を切り分け、Googleスプレッドシートに情報を自動追加することができます。データの判別と蓄積を一元化でき、便利です。
IntercomとGoogleスプレッドシートを連携すると、Intercomの新たな会話情報を自動でGoogleスプレッドシートにタスク化することができます。これまで手作業で行っていた時間や労力を削減し、顧客管理を効率化できるだけでなく、手動で発生するよるヒューマンエラーの防止も期待できるでしょう。
また、顧客からの要望や指摘された問題点などをチーム全体で迅速に共有できるため、要望実現までの時間短縮や、問題点の改善に必要な工程を素早く把握する効果も期待できます。
結果として顧客満足度の向上に一役買ってくれるかもしれません。
Yoomは難しいプログラミングなしで容易に連携設定が可能ですので、ぜひこの記事を参考にアプリを連携してみてください。
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