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Intercomの会話情報をBacklogに自動追加できたら便利だと思いませんか？
特に、以下のような運用をしている方におすすめです。
お問い合わせが少ないうちは手動でBacklogに追加することもできますが、お問い合わせが増えると、その分入力の負担が大きくなると思います。
入力作業が増えると、その分人為的なミスも増え、正確なデータ管理ができなくなってしまうかもしれません。
本記事では、そんな課題を解決するために、IntercomとBacklogを連携して会話情報を自動追加する方法を解説します。
入力作業を削減し、タスク管理を効率化したい方におすすめです。
興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
本記事の連携を活用すると、Intercomの会話情報と連動してBacklogにタスクを自動追加することができます。
これまでIntercomの会話履歴を参照しながらタスクを追加していた方は、この作業が不要になり、手入力の手間が削減されます。
これにより、他の業務に費やせる時間が増え、一時間当たりにこなせる仕事量の増加につながるでしょう。
また、手動だとタスクを追加し忘れるリスクがありますが、自動追加されることで、そのようなミスを防ぐことにもつながります。
その結果、対応する必要のある課題を見逃すリスクを最小限に抑えられるでしょう。
お問い合わせ経由でいただいた顧客からの意見は、カスタマサポートのチーム内だけにとどめるのではなく、他のチームにも共有して有効活用したいですよね。
この自動連携を導入すると、Intercomを業務の中で利用していない他のチームもBacklog上で顧客からのフィードバックをスピーディに把握できるようになります。
これにより、プロダクトマネージャーやエンジニアなどの開発に関わるチームも顧客からのフィードバックを参照しやすくなり、サービスの改善案として効果的に利用できるでしょう。
その結果、顧客体験が向上し、売り上げアップに貢献するかもしれません。
[Yoomとは]
では、実際にIntercomとBacklogを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Intercomで新しい会話が作成されたらBacklogに会話情報をタスクとして追加する】というフローです。
連携のステップは以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらBacklogに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomを活用しサポート業務を行っている方
・顧客からの問い合わせ対応をしている方
・顧客への製品やサービスの説明を行うセールスサポートの方
2.Backlogでタスク管理をしている方
・Backlogへのタスク追加を自動化したい方
・Backlogをプロジェクトで活用しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客とのやり取りを一元化することができ、対応を効率化することができます。
しかし、顧客とのやり取りを進める中でタスクとして追加したい事項が発生した場合、別途タスク管理ツールに登録する必要があるため手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をBacklogにタスクとして追加することができるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
手動によるタスク追加が不要となるため、タスク管理を効率的に進めることができます。
また、チャットツールと連携することでBacklogに追加されたタスクをスピーディーにメンバー間で共有することが可能です。
■注意事項
・Intercom、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてIntercomとBacklogをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力
マイアプリ一覧にIntercomとBacklogが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、サイドバーにある「マイプロジェクト」から先ほどコピーしたフローを開きましょう。
次に、アプリトリガー「新しく会話が作成されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックしてください。
※なお、「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
次に、「課題を追加」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、課題を追加するための設定をします。
アウトプットされた情報などを活用して、必須項目をすべて入力してください。
その他は任意項目なので、必要に応じて入力しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローが実行されます。
Yoomには、IntercomとBacklogを利用した自動化例が多数あります。
いろんなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.Intercomで新しい会話が作成されたらkintoneに会話情報をタスクとして追加する
kintoneでタスク管理をしたい方は、以下のテンプレートも参考にしてみてください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらkintoneに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomで顧客の問い合わせ対応を担当している方
・顧客への製品やサービスのサポートを行う方
・業務でIntercomを使用して対応を進めている方
2.kintoneでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスク管理ツールとしてkintoneを使用しているチーム
・kintoneへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客への製品やサービスのサポートを行うことができ、サポート業務に適したツールです。
しかし、顧客との会話情報をkintoneに毎回追加している場合、他のタスクへの集中を妨げる可能性があります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をkintoneに自動で追加することができ、手動による追加作業を軽減することができます。
kintoneへの追加作業がスピーディーに行われることで、顧客対応をスムーズに行うことができ、顧客対応を効率化することができます。
また、チャットツールと連携することで、追加されたタスクをチームメンバーに通知することも可能です。
■注意事項
・Intercom、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Intercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方は、Intercomと連携することで、会話作成時に自動通知を受け取ることができます。
確認漏れを防ぎたい方におすすめです。
■概要
Intercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に顧客とのコミュニケーションを行う必要がある方
2.手動での会話確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.IntercomとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新しい会話が作成されるたびに即座にMicrosoft Teamsに通知されるため、チーム内での情報共有が迅速に行えます。
・顧客対応とチームコミュニケーションを一元管理でき、業務の透明性が高まります。
■注意事項
・Intercom、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Notionに新しいデータが更新されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
今回紹介した自動連携は比較的シンプルなフローでしたが、連携するアプリ数を増やして、より高度なフローを作成することも可能です。
こちらのテンプレートは、Notion・Backlog・Outlookを利用している方におすすめです。
いかがでしたか？
本記事では、Intercomの会話情報をBacklogにタスクとして自動追加する方法を解説しました。
この連携により、手作業の負担が軽減され、他の業務に費やせる時間が増えそうですね。
また、顧客からのフィードバックを自動でタスクとして追加できるため、抜け漏れなく情報を管理することができ、サービスの成長を促進できるかもしれません。
その結果、顧客満足度が向上し、解約率の減少や売上の向上に寄与するでしょう。
今回紹介したように、Yoomはプログラミング不要で簡単に連携することが可能です。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
