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IntercomとBacklogを連携して、Intercomで新しい会話が作成されたらBacklogに会話情報をタスクとして追加する方法
Intercomの会話情報をBacklogに自動追加できたら便利だと思いませんか？
特に、以下のような運用をしている方におすすめです。
- Intercomの会話情報をもとにBacklogにタスクを登録している
- Intercomを利用していない他のチームのために、情報共有用としてBacklogに会話を登録している
お問い合わせが少ないうちは手動でBacklogに追加することもできますが、お問い合わせが増えると、その分入力の負担が大きくなると思います。
入力作業が増えると、その分人為的なミスも増え、正確なデータ管理ができなくなってしまうかもしれません。
本記事では、そんな課題を解決するために、IntercomとBacklogを連携して会話情報を自動追加する方法を解説します。
入力作業を削減し、タスク管理を効率化したい方におすすめです。
興味をお持ちいただけましたら、以下の手順を参考にして、Yoomで自動連携を試してみてください！
IntercomとBacklogを連携するメリット
メリット1.作業時間の節約
本記事の連携を活用すると、Intercomの会話情報と連動してBacklogにタスクを自動追加することができます。
これまでIntercomの会話履歴を参照しながらタスクを追加していた方は、この作業が不要になり、手入力の手間が削減されます。
これにより、他の業務に費やせる時間が増え、一時間当たりにこなせる仕事量の増加につながるでしょう。
また、手動だとタスクを追加し忘れるリスクがありますが、自動追加されることで、そのようなミスを防ぐことにもつながります。
その結果、対応する必要のある課題を見逃すリスクを最小限に抑えられるでしょう。
メリット2.顧客体験の向上
お問い合わせ経由でいただいた顧客からの意見は、カスタマサポートのチーム内だけにとどめるのではなく、他のチームにも共有して有効活用したいですよね。
この自動連携を導入すると、Intercomを業務の中で利用していない他のチームもBacklog上で顧客からのフィードバックをスピーディに把握できるようになります。
これにより、プロダクトマネージャーやエンジニアなどの開発に関わるチームも顧客からのフィードバックを参照しやすくなり、サービスの改善案として効果的に利用できるでしょう。
その結果、顧客体験が向上し、売り上げアップに貢献するかもしれません。
[Yoomとは]
IntercomとBacklogの連携フロー
では、実際にIntercomとBacklogを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Intercomで新しい会話が作成されたらBacklogに会話情報をタスクとして追加する】というフローです。
連携のステップは以下の通りです。
- Intercomでアプリトリガーの設定
- Backlogに課題を追加
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらBacklogに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomを活用しサポート業務を行っている方
・顧客からの問い合わせ対応をしている方
・顧客への製品やサービスの説明を行うセールスサポートの方
2.Backlogでタスク管理をしている方
・Backlogへのタスク追加を自動化したい方
・Backlogをプロジェクトで活用しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客とのやり取りを一元化することができ、対応を効率化することができます。
しかし、顧客とのやり取りを進める中でタスクとして追加したい事項が発生した場合、別途タスク管理ツールに登録する必要があるため手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をBacklogにタスクとして追加することができるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
手動によるタスク追加が不要となるため、タスク管理を効率的に進めることができます。
また、チャットツールと連携することでBacklogに追加されたタスクをスピーディーにメンバー間で共有することが可能です。
■注意事項
・Intercom、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらBacklogに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomを活用しサポート業務を行っている方
・顧客からの問い合わせ対応をしている方
・顧客への製品やサービスの説明を行うセールスサポートの方
2.Backlogでタスク管理をしている方
・Backlogへのタスク追加を自動化したい方
・Backlogをプロジェクトで活用しているプロジェクトマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客とのやり取りを一元化することができ、対応を効率化することができます。
しかし、顧客とのやり取りを進める中でタスクとして追加したい事項が発生した場合、別途タスク管理ツールに登録する必要があるため手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をBacklogにタスクとして追加することができるため、タスク追加をシームレスに行うことができます。
手動によるタスク追加が不要となるため、タスク管理を効率的に進めることができます。
また、チャットツールと連携することでBacklogに追加されたタスクをスピーディーにメンバー間で共有することが可能です。
■注意事項
・Intercom、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
IntercomとBacklogのマイアプリ連携
テンプレートをコピーしたら、事前準備としてIntercomとBacklogをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック
2.アプリ名を検索して必要な情報を入力
マイアプリ一覧にIntercomとBacklogが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
ステップ1.アプリトリガーの設定
まずは、サイドバーにある「マイプロジェクト」から先ほどコピーしたフローを開きましょう。
次に、アプリトリガー「新しく会話が作成されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックしてください。
※なお、「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
ステップ2.課題を追加
次に、「課題を追加」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、課題を追加するための設定をします。
アウトプットされた情報などを活用して、必須項目をすべて入力してください。
その他は任意項目なので、必要に応じて入力しましょう。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにすると、フローが実行されます。
その他IntercomとBacklogを使った自動化例
Yoomには、IntercomとBacklogを利用した自動化例が多数あります。
いろんなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。
1.Intercomで新しい会話が作成されたらkintoneに会話情報をタスクとして追加する
kintoneでタスク管理をしたい方は、以下のテンプレートも参考にしてみてください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらkintoneに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomで顧客の問い合わせ対応を担当している方
・顧客への製品やサービスのサポートを行う方
・業務でIntercomを使用して対応を進めている方
2.kintoneでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスク管理ツールとしてkintoneを使用しているチーム
・kintoneへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客への製品やサービスのサポートを行うことができ、サポート業務に適したツールです。
しかし、顧客との会話情報をkintoneに毎回追加している場合、他のタスクへの集中を妨げる可能性があります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をkintoneに自動で追加することができ、手動による追加作業を軽減することができます。
kintoneへの追加作業がスピーディーに行われることで、顧客対応をスムーズに行うことができ、顧客対応を効率化することができます。
また、チャットツールと連携することで、追加されたタスクをチームメンバーに通知することも可能です。
■注意事項
・Intercom、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Intercomで新しい会話が作成されたらkintoneに会話情報をタスクとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Intercomで顧客の問い合わせ対応を担当している方
・顧客への製品やサービスのサポートを行う方
・業務でIntercomを使用して対応を進めている方
2.kintoneでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスク管理ツールとしてkintoneを使用しているチーム
・kintoneへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Intercomは顧客への製品やサービスのサポートを行うことができ、サポート業務に適したツールです。
しかし、顧客との会話情報をkintoneに毎回追加している場合、他のタスクへの集中を妨げる可能性があります。
このテンプレートは、Intercomの会話情報をkintoneに自動で追加することができ、手動による追加作業を軽減することができます。
kintoneへの追加作業がスピーディーに行われることで、顧客対応をスムーズに行うことができ、顧客対応を効率化することができます。
また、チャットツールと連携することで、追加されたタスクをチームメンバーに通知することも可能です。
■注意事項
・Intercom、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Intercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方は、Intercomと連携することで、会話作成時に自動通知を受け取ることができます。
確認漏れを防ぎたい方におすすめです。
■概要顧客からの問い合わせ対応で、Intercomに新しい会話が作成されたことに気づくのが遅れたり、チームへの共有が漏れてしまったりすることはないでしょうか。手動での確認や連絡には、どうしてもタイムラグや見落としのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成された際に、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ自動で通知できます。これにより、問い合わせへの迅速な初動対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Intercomで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダーの方
- 問い合わせ対応のスピードを上げ、サービス品質の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Intercomでの新規の会話をMicrosoft Teamsに即時通知するため、確認漏れや共有の遅れを防ぎ、対応の迅速化に繋がります。
- 手動での確認やコピペによる転記作業が不要になるため、担当者の作業負担を減らし、ヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ- はじめに、IntercomとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでIntercomを選択し、「新しく会話が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送信したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。Intercomから取得した顧客名や問い合わせ内容などを本文に含めることで、通知を受け取ったメンバーが状況をすぐに把握できます。
■注意事項- Intercom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Intercomはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Intercomのマイアプリ連携方法は「Intercomのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Intercomで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
- Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダーの方
- 問い合わせ対応のスピードを上げ、サービス品質の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Intercomでの新規の会話をMicrosoft Teamsに即時通知するため、確認漏れや共有の遅れを防ぎ、対応の迅速化に繋がります。
- 手動での確認やコピペによる転記作業が不要になるため、担当者の作業負担を減らし、ヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、IntercomとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでIntercomを選択し、「新しく会話が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記載します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送信したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
- 送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。Intercomから取得した顧客名や問い合わせ内容などを本文に含めることで、通知を受け取ったメンバーが状況をすぐに把握できます。
- Intercom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Intercomはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Intercomのマイアプリ連携方法は「Intercomのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Notionに新しいデータが更新されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
今回紹介した自動連携は比較的シンプルなフローでしたが、連携するアプリ数を増やして、より高度なフローを作成することも可能です。
こちらのテンプレートは、Notion・Backlog・Outlookを利用している方におすすめです。
■概要Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Backlogはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
いかがでしたか？
本記事では、Intercomの会話情報をBacklogにタスクとして自動追加する方法を解説しました。
この連携により、手作業の負担が軽減され、他の業務に費やせる時間が増えそうですね。
また、顧客からのフィードバックを自動でタスクとして追加できるため、抜け漏れなく情報を管理することができ、サービスの成長を促進できるかもしれません。
その結果、顧客満足度が向上し、解約率の減少や売上の向上に寄与するでしょう。
今回紹介したように、Yoomはプログラミング不要で簡単に連携することが可能です。
興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
