IntercomとMicrosoft Teamsを連携して、Intercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1：IntercomとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まず、IntercomとMicrosoft Teamsをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、左側の「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からIntercomを検索してください。

「アカウント名」には、Intercomに登録しているアカウントのメールアドレスなどを入力してください。
「アクセストークン」は、Intercomのマイアプリ登録方法を参考にし、取得したアクセストークンを入力してください。
項目を入力後、「追加」をクリックすると、Intercomの連携が完了します。

次に、「+新規接続」からMicrosoft Teamsを検索してください。

Microsoft アカウントのサインイン画面が表示されます。
利用したいアカウントでサインインすることで、Microsoft Teamsの連携が完了します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

次に、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。

ステップ2：Intercomで新しく会話が作成されたことを読み込む

Intercomで新しく会話が作成されたことを読み込む設定を行います。
「新しく会話が作成されたら」をクリックしてください。

次のページで「Account Information Connected to Intercom」にて、正しいアカウントが選択されているか確認してください。
Titleは編集可能ですが、Trigger Actionは変更せず「Next」をクリックしてください。

API接続の設定を進めましょう。
「Trigger Interval」は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
選択後に「Test」をクリックしてください。

アウトプットにて、最新の会話データが取得できていることを確認し、「Save」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft Teamsにメッセージを送信する

次にMicrosoft Teamsにメッセージを送信する設定を行います。
「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしてください。

Titleの任意編集と「Microsoft TeamsAccount information linked with」で、正しいアカウントが選択されているか確認し、「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を進めましょう。
「チームID」と「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示された候補から通知先を選択してください。
「メッセージ」は、任意で編集可能です。入力欄をクリックすると、Intercomの情報を引用することができます。今回は「件名」、「メッセージ内容」、「優先順位」をメッセージ内容に含めました。
また、改行を行う場合は<br>と入力してください。
メッセージにて、メンションやファイルの添付を行いたい場合は、注釈を参照にして設定を行なってください。

ページ下には「メンション情報」と「添付ファイル情報」の設定項目があります。
メッセージにメンションやファイルの添付を行いたい場合は、注釈を参照して設定してください。
各項目の設定後に、「Test」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが送信されたか確認しましょう。
問題なく送信されたことを確認したら「Save」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックすれば、フロー稼働の準備が完了です！
これで、Intercomで新しく会話が作成されたらMicrosoft Teamsに通知されます。

IntercomやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもIntercomやMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！

1. Intercomで新しい会話が作成されたら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

Intercomの会話に基づき、Difyで作成された回答内容がMicrosoft Teamsに通知され、チーム内で効率的に共有されます。これにより、問い合わせの内容と、回答候補を素早く把握し、円滑な情報共有と顧客対応をサポートします。

2. Intercomでユーザーが返信したらMicrosoft Teamsに通知する

Intercomにおけるユーザーからの返信内容がMicrosoft Teamsに通知されることで、チームメンバーがすぐに状況を確認できます。これにより、対応漏れを防ぎながら適切なフォローアップが行えると予想されます。

3. Intercomで新しい会話が作成されたらMicrosoft Excelに会話情報をタスクとして追加する

Intercomにおける新規の会話情報を基にMicrosoft Excelにタスクとして自動追加され、管理の効率化に貢献します。これにより、タスク整理と進捗確認がより簡単になるかもしれません。

IntercomとMicrosoft Teamsを連携するメリットと具体例

メリット1：顧客対応の効率化

Intercomで作成された会話がMicrosoft Teamsに通知されることで、サポートチーム全体が状況を把握しやすくなると予想されます。
この仕組みを導入することで、個々の担当者が会話内容を確認し、素早く顧客対応を開始できるようサポートされるでしょう。
特に、問い合わせの内容が多岐にわたる場合や複数のチャネルを通じて問い合わせが入る場合には、その効果がさらに顕著になると考えられます。
また、Microsoft Teamsの通知機能により対応の優先順位を決定しやすくなるため、業務の進行も円滑になるはずです。

メリット2：チーム間の連携強化

Intercomで新しい会話が作成された際にMicrosoft Teamsに通知を送ることで、他部署とも円滑に情報を共有できると予想されます。
たとえば、サポートチームが受け取った顧客の技術的な問い合わせをすぐに技術部門と共有することで、問題解決に向けた連携がスムーズに進むかもしれません。
また、営業チームが顧客の要望を適切に把握し、次期のマーケティング活動に反映するなど、部門間の垣根を超えた協力体制が整うようにサポートされます。
このように、Intercomでの会話情報を活用することで社内全体の対応力向上が期待され、顧客満足度の向上に寄与すると考えられます。

メリット3：問い合わせ対応の優先順位付け

Microsoft Teamsの通知を通じて全ての問い合わせを素早く確認できる仕組みは、対応の優先順位を決定する上で役立つかもしれません。
たとえば、製品に関する技術的な問題を訴える顧客や契約に関する問い合わせなど、緊急度の高い内容を他の一般的な質問と区別し、早急に対応できると予想されます。
このように、問い合わせ内容に応じたスピード感で対応できるようサポートされ、時間と人的リソースを効率的に活用できるでしょう。
結果としてチームの作業負担を軽減すると同時に、顧客対応の品質も保たれると考えられます。

まとめ

顧客対応において新規問い合わせに対しスピーディーに対応するには、関連情報を手動で素早く確認する必要がありました。
ただし、顧客の複数対応時やマルチタスク時には、手動による情報確認が手間に感じることもあったかと思います。
そこで本記事で紹介したIntercomとMicrosoft Teamsの連携を活用することで、顧客対応の効率化やチーム間の情報共有がサポートされます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会にアプリ連携を活用して、業務の生産性と顧客満足度の向上を目指してはいかがでしょうか。