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毎月大量に送られてくる請求書の山、その一枚一枚を手作業で確認して内容を入力する作業に多くの時間を費やしていませんか？
あるいは、入力ミスによる手戻りや、担当者間の確認作業の煩雑さに頭を悩ませているかもしれません。
特に、請求書の情報を手動で管理している場合、転記作業は時間がかかる上にヒューマンエラーのリスクも常に付きまといます。
もし、<span class="mark-yellow">AIが請求書の内容を自動で読み取り、そのデータを正確かつ迅速に記録してくれる仕組み</span>を導入できれば、これらの定型的ながらも重要な業務から解放され、経理担当者やバックオフィス部門の負担を大幅に軽減し、より分析的で付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々の請求書処理にかかる手間や時間を大幅に減らせるかもしれません。
ぜひこの機会にAIを活用した業務自動化を導入し、請求書管理をもっとスマートに進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">YoomにはAI機能を利用して請求書の情報を読み取り、自動で転記する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、AIを活用して請求書処理を自動化し、その結果を様々なツールで効率的に管理するための具体的な連携パターンを、Yoomのテンプレートを例にご紹介します。
これらの自動化は、請求書の受け取り方や管理方法に合わせて柔軟に設定できるので、日々の業務フローを改善し、生産性を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Dropboxなどのストレージサービスに請求書ファイルがアップロードされると、AI機能がその内容を自動で読み取り、抽出したデータを<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートなどのデータベースへスムーズに追加</span>できます。
これまで手作業で行っていたデータ入力の手間や転記ミスを大幅に削減し、月次処理などの業務効率も向上するでしょう。
Googleフォームなどのオンラインフォームを通じて請求書情報やファイルが提出された際に、添付された請求書の内容を自動でAI機能で読み取り、そのデータを<span class="mark-yellow">Notionのデータベースなどに整理して追加</span>できます。
請求書の受付からデータ管理までの一連のプロセスを自動化し、担当者の作業負荷を軽減しながら対応漏れや遅延のリスクを最小限に抑えます。
Outlookなどのメールで請求書ファイル（PDFや画像など）を受信した際に、添付ファイルを自動でAI機能で読み取り、抽出した情報を<span class="mark-yellow">Microsoft Excelなどのデータベースにデータを自動で追加・整理</span>できます。
メールの見落としや手作業による入力ミスといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、迅速かつ正確な請求処理を実現して経理業務のスピードアップに貢献するでしょう。
それではここから代表的な例として、Dropboxに新しい請求書ファイルが格納された際に、YoomのAI機能がその内容（請求金額、支払期日、取引先名など）を自動で読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定した場所へ自動的に記録するフローを解説していきます！
この設定はノーコードで直感的に行えるので、専門知識は不要です。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のDropboxとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Dropboxと検索し、ログインしましょう。
以下の画面になるので、ご利用の情報でログインしてください。
続いてGoogle スプレッドシートと検索し、ログインしましょう。
アカウントが複数ある場合は、連携したいアカウントを選択します。
その後この画面になるので、問題なければ続行をクリックし操作を進めてください。
Dropbox・Google スプレッドシートの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでDropboxに請求書というキーワードが含まれるファイルを追加します。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにファイル情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に利用します！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、下記のように必須項目を設定します。
こちらもテストし、アウトプットにダウンロードしたファイルが表示されたら保存します。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
アクションは、()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に進み、下記のように項目を設定します。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
続いて「レコードを追加する」をクリックします。
こちらもタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
データベースの連携を行ないます。
次に進み、追加するレコードの値を下記のようにアウトプットから設定します。
設定が完了したらテストし、保存します。
※テストを行うと、Google スプレッドシートに追加されるのでご注意ください。
Google スプレッドシートを確認します。
無事に追加されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Dropboxに請求書が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Dropboxに請求書が格納されたら、AI OCRで内容を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」方法でした。
今回ご紹介した請求書のデータ追加以外でも、OCRやAIを使用して請求書・領収書の管理業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
請求書の処理業務にAI機能を導入し、Google スプレッドシートへのデータ集約を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた煩雑なデータ入力や確認作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できます。</span>
これにより、経理担当者は請求書処理にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、月次決算の早期化や、より戦略的な財務分析といったコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上にも繋がるでしょう。
今回ご紹介したような請求書処理の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の請求書対応の効率化や、DX推進の一環として業務自動化にご興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomが実現するスマートな業務自動化の世界を体験してみてください！
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