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ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを自動追加する方法
申請後のタスク追加を手動で行っていると、タスクの追加漏れやミスが起こりやすくなるでしょう。
そこで今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを連携し、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請が発生した際に、Asanaにタスクを追加する自動化をご紹介します。
この自動化により、Asana上でジョブカン経費精算・ワークフローの申請情報を確認できるため、システム間の移動を減らせます。
また、申請後のタスクのみをAsanaに追加できるため、タスクを一目で確認できるでしょう。
こんな方におすすめ
- ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを併用していて、タスクを追加する手間を省きたい方
- 申請フローの管理を効率化させ、対応漏れを防ぎたい方
- 申請後のタスクを可視化したい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaの連携フローの作り方
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請をAPIを介して受け取り、AsanaのAPIを通じてタスクを追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くAsanaのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaをマイアプリ登録
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、ジョブカン経費精算・ワークフローを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。
こちらからマイアプリ登録の方法を確認してください。
次に、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、Asanaを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにログインします。
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックしましょう。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うため、「新しく申請が作成されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定とその後に続くAsanaのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→新しく申請が作成されたら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Asanaの設定を行うので、「タスクを追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「Asanaと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→タスクを追加
以下の画面が表示されたら、「タスク名」を設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを活用して設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
スクロールし、以下の必須項目を説明に従って設定してください。
「タスクの説明」部分にジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを活用して設定を行えば、申請情報を確認できます。
設定は任意です。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
その他のジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを使った自動化の例
他にもジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
Slackでジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータを確認することができます。
スピーディーに承認後の内容を確認したい方におすすめです。
■概要ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、関係者への連絡やステータスの確認を手作業で行っていませんか？ 承認されたことを見逃してしまい、次のアクションが遅れてしまうケースも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーとして、自動でSlackへ通知を送信できます。これにより、手動での確認作業を減らし、迅速な業務進行をサポートします。■このテンプレートをおすすめする方- ジョブカン経費精算・ワークフローの承認状況をSlackでリアルタイムに把握したい方
- 申請の承認後に発生する後続業務の対応漏れや遅延を防ぎたいと考えているマネージャーの方
- 手動での確認や連絡作業を自動化し、コミュニケーションコストを削減したい経理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると自動でSlackに通知が飛ぶため、都度システムを確認しにいく手間を減らすことができます。
- 関係者への連絡漏れや、承認の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「ワークフロー申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、承認内容を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Slackのオペレーション設定において、通知を送信するチャンネルは経理部や特定のプロジェクトチームなど、用途に応じて任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した申請内容のデータなどを盛り込むことで、分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの承認状況をSlackでリアルタイムに把握したい方
- 申請の承認後に発生する後続業務の対応漏れや遅延を防ぎたいと考えているマネージャーの方
- 手動での確認や連絡作業を自動化し、コミュニケーションコストを削減したい経理担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると自動でSlackに通知が飛ぶため、都度システムを確認しにいく手間を減らすことができます。
- 関係者への連絡漏れや、承認の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「ワークフロー申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、承認内容を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーション設定において、通知を送信するチャンネルは経理部や特定のプロジェクトチームなど、用途に応じて任意で設定してください。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した申請内容のデータなどを盛り込むことで、分かりやすい通知を作成できます。
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
承認データをMicrosoft Excelに自動転記できるため、手動登録の手間が省けます。
Microsoft Excelに承認データを追加できるので、記録に役立ちます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・経費精算業務の効率化に使用している方
・ワークフローの可視化によって進捗状況の把握を行う方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・ワークフローの情報を追加し、確実なタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは円滑な経費精算業務に活用できるツールです。
承認されたワークフローの詳細情報をMicrosoft Excelに蓄積していくことで情報の可視化ができ、チーム内に状況を共有することができます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されるごとに、毎回手入力でMicrosoft Excelに情報を追加するのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、承認された申請の内容を自動でMicrosoft Excelに追加することができ、手作業を省きます。
手入力によるヒューマンエラーを回避し、共有する情報の正確性を高く保つことができ、業務効率化につなげます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・経費精算業務の効率化に使用している方
・ワークフローの可視化によって進捗状況の把握を行う方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・ワークフローの情報を追加し、確実なタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは円滑な経費精算業務に活用できるツールです。
承認されたワークフローの詳細情報をMicrosoft Excelに蓄積していくことで情報の可視化ができ、チーム内に状況を共有することができます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されるごとに、毎回手入力でMicrosoft Excelに情報を追加するのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、承認された申請の内容を自動でMicrosoft Excelに追加することができ、手作業を省きます。
手入力によるヒューマンエラーを回避し、共有する情報の正確性を高く保つことができ、業務効率化につなげます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveに自動アップロードするフローです。
申請承認後のファイル格納が自動化され、保存漏れを防止します。
ファイルデータがGoogle Driveに確実に保存されるため、データ紛失を防ぎます。
■概要ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書の添付ファイルは、どのように管理されていますか？承認の都度、手動でファイルをダウンロードしてGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると、添付ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の煩わしさから解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後のファイル管理を手作業で行っている経理担当者の方
- Google Driveを活用して、承認済みの申請書に添付されたファイルを一元管理したいと考えている方
- 申請承認フローにおける定型的な作業をなくし、バックオフィス業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット- ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、添付ファイルが自動でGoogle Driveへ保存されるため、ファイル移行にかかる時間を短縮します。
- 承認済みファイルの保存先がGoogle Driveに一元化されることで管理が容易になり、必要な時にすぐにファイルを探し出すことが可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム） 」アクションを設定します。
- さらに、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認された申請に添付されているファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ジョブカン経費精算・ワークフローの各アクションでは、トリガーで取得した申請情報などを変数として設定し、処理対象の申請を特定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを任意に指定したり、ファイル名に申請日や申請者名など、前段のステップで取得した情報を変数として組み込んだりすることができます。
■注意事項- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後のファイル管理を手作業で行っている経理担当者の方
- Google Driveを活用して、承認済みの申請書に添付されたファイルを一元管理したいと考えている方
- 申請承認フローにおける定型的な作業をなくし、バックオフィス業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、添付ファイルが自動でGoogle Driveへ保存されるため、ファイル移行にかかる時間を短縮します。
- 承認済みファイルの保存先がGoogle Driveに一元化されることで管理が容易になり、必要な時にすぐにファイルを探し出すことが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム） 」アクションを設定します。
- さらに、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認された申請に添付されているファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローの各アクションでは、トリガーで取得した申請情報などを変数として設定し、処理対象の申請を特定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを任意に指定したり、ファイル名に申請日や申請者名など、前段のステップで取得した情報を変数として組み込んだりすることができます。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaの連携メリットと具体例
メリット1:タスクを追加する手間が省ける
申請後にタスク管理を手動で行っている場合、申請が多ければ多いほど時間がかかるものです。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請有無を確認する必要があり、手間がかかります。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請後に、Asanaにタスクを追加する自動化の導入により、手間が省けるでしょう。
たとえば、出張経費の申請が行われた場合に、Asanaに金額や申請者の名前を追加できるため、経費処理や申請確認に活用できます。
メリット2:タスクの追加漏れを防ぐ
経理担当者は月末になると業務が忙しくなるため、経費申請の確認を後回しにしてしまうことも少なくないでしょう。
特に、手動でタスクを追加している場合、タスクの追加漏れが起こり、対応が遅れることもあります。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請をトリガーに、Asanaにタスクを自動追加すれば、うっかり処理を忘れてしまうといった事態を避けられるかもしれません。
これにより、申請後のタスクが確実にAsanaに追加されるため、業務の漏れを未然に防げます。
メリット3:申請後のタスクを可視化できる
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請後にAsanaにタスクを追加する自動化を活用すれば、申請後のタスクを可視化しやすくなります。
たとえば、Asanaのタスクを確認するだけで、申請されたタスクのみを確認できるため、申請後の作業がスムーズに進められるでしょう。
これにより、上司は申請中のタスクをAsanaで確認できるため、ジョブカン経費精算・ワークフローを立ち上げる必要がなくなります。
さらに、タスクを可視化することで、業務の遅延を防ぐことができるでしょう。
まとめ
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請情報からAsanaにタスクを追加する作業を手動で行っている場合、タスクの追加漏れやミスが発生します。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われた際に、Asanaにタスクを自動追加することで、その問題を防止できるかもしれません。
これにより、ジョブカン経費精算・ワークフローを立ち上げなくても、Asana上でタスクを確認できるので、便利です。
また、申請者や金額等を自動追加する設定にすれば、申請情報を細かく確認できます。
必要に応じて自由にテンプレートの設定を行い、効率化を図りましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
