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申請後のタスク追加を手動で行っていると、タスクの追加漏れやミスが起こりやすくなるでしょう。
そこで今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを連携し、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請が発生した際に、Asanaにタスクを追加する自動化をご紹介します。
この自動化により、Asana上でジョブカン経費精算・ワークフローの申請情報を確認できるため、システム間の移動を減らせます。
また、申請後のタスクのみをAsanaに追加できるため、タスクを一目で確認できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請をAPIを介して受け取り、AsanaのAPIを通じてタスクを追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、ジョブカン経費精算・ワークフローを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。
こちらからマイアプリ登録の方法を確認してください。
次に、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、Asanaを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにログインします。
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックしましょう。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うため、「新しく申請が作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Asanaの設定を行うので、「タスクを追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、「タスク名」を設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを活用して設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
スクロールし、以下の必須項目を説明に従って設定してください。
「タスクの説明」部分にジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを活用して設定を行えば、申請情報を確認できます。
設定は任意です。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・経費申請や承認処理を自動化している担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー
2.Asanaによるタスク管理を行う企業
・プロジェクトのタスク管理に活用しているチーム
・タスクの優先度や進捗状況を可視化し活用している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは承認状況をリアルタイムで確認できるため、精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
同時にAsanaを活用することで、チーム全体のタスクの管理の精度を向上させます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの情報をAsanaに手入力してタスク追加するのは、情報の最新性を保つことを困難にします。
チーム内の共有情報を常に最新に保ちたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を基に自動でAsanaにタスク追加を行い、手入力を待つことなく即座に情報を共有することができます。
また引用した情報で登録を行うことで、情報の正確性を保つことにもつながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
Slackでジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータを確認することができます。
スピーディーに承認後の内容を確認したい方におすすめです。
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、自動的に申請された旨を展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：申請が承認されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
承認データをMicrosoft Excelに自動転記できるため、手動登録の手間が省けます。
Microsoft Excelに承認データを追加できるので、記録に役立ちます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・経費精算業務の効率化に使用している方
・ワークフローの可視化によって進捗状況の把握を行う方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・ワークフローの情報を追加し、確実なタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは円滑な経費精算業務に活用できるツールです。
承認されたワークフローの詳細情報をMicrosoft Excelに蓄積していくことで情報の可視化ができ、チーム内に状況を共有することができます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されるごとに、毎回手入力でMicrosoft Excelに情報を追加するのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、承認された申請の内容を自動でMicrosoft Excelに追加することができ、手作業を省きます。
手入力によるヒューマンエラーを回避し、共有する情報の正確性を高く保つことができ、業務効率化につなげます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveに自動アップロードするフローです。
申請承認後のファイル格納が自動化され、保存漏れを防止します。
ファイルデータがGoogle Driveに確実に保存されるため、データ紛失を防ぎます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで精算業務を行う企業の担当者
・企業の経理担当者
・経費申請を行う営業や営業アシスタント
2.Google Driveにファイルの格納を行なっている方
・対応企業のデータやファイルの格納を行う総務担当者
・添付ファイルをフォルダに格納している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
経費精算の申請業務にジョブカン経費精算・ワークフローを使用すると、申請から承認まで一貫して管理が可能になり業務フローが可視化され業務の効率化につながります。
しかし経費精算した領収書ファイルなどの格納は、経費精算を行う際に生じる大きな手間の一つです。
ファイルデータの格納までを一貫した流れで行いたいと考える人はこのフローに適しています。
経費精算の申請を行った際に添付した領収書のデータをGoogle Driveに自動で格納することで領収書ファイルの保存忘れなどを防ぐことが可能です。
また保存するファイル名を申請書の名称と同じものを使用することができるため、保存するファイルがどの申請書のものなのか一目で判断することが可能となります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
申請後にタスク管理を手動で行っている場合、申請が多ければ多いほど時間がかかるものです。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請有無を確認する必要があり、手間がかかります。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請後に、Asanaにタスクを追加する自動化の導入により、手間が省けるでしょう。
たとえば、出張経費の申請が行われた場合に、Asanaに金額や申請者の名前を追加できるため、経費処理や申請確認に活用できます。
経理担当者は月末になると業務が忙しくなるため、経費申請の確認を後回しにしてしまうことも少なくないでしょう。
特に、手動でタスクを追加している場合、タスクの追加漏れが起こり、対応が遅れることもあります。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請をトリガーに、Asanaにタスクを自動追加すれば、うっかり処理を忘れてしまうといった事態を避けられるかもしれません。
これにより、申請後のタスクが確実にAsanaに追加されるため、業務の漏れを未然に防げます。
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請後にAsanaにタスクを追加する自動化を活用すれば、申請後のタスクを可視化しやすくなります。
たとえば、Asanaのタスクを確認するだけで、申請されたタスクのみを確認できるため、申請後の作業がスムーズに進められるでしょう。
これにより、上司は申請中のタスクをAsanaで確認できるため、ジョブカン経費精算・ワークフローを立ち上げる必要がなくなります。
さらに、タスクを可視化することで、業務の遅延を防ぐことができるでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請情報からAsanaにタスクを追加する作業を手動で行っている場合、タスクの追加漏れやミスが発生します。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われた際に、Asanaにタスクを自動追加することで、その問題を防止できるかもしれません。
これにより、ジョブカン経費精算・ワークフローを立ち上げなくても、Asana上でタスクを確認できるので、便利です。
また、申請者や金額等を自動追加する設定にすれば、申請情報を細かく確認できます。
必要に応じて自由にテンプレートの設定を行い、効率化を図りましょう。
