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申請後のタスク追加を手動で行っていると、タスクの追加漏れやミスが起こりやすくなるでしょう。
そこで今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを連携し、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請が発生した際に、Asanaにタスクを追加する自動化をご紹介します。
この自動化により、Asana上でジョブカン経費精算・ワークフローの申請情報を確認できるため、システム間の移動を減らせます。
また、申請後のタスクのみをAsanaに追加できるため、タスクを一目で確認できるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらAsanaにタスクを追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請をAPIを介して受け取り、AsanaのAPIを通じてタスクを追加することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧が表示されるので、ジョブカン経費精算・ワークフローを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。
こちらからマイアプリ登録の方法を確認してください。
次に、Asanaのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、Asanaを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Asanaにログインします。
ジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックしましょう。
最初に、ジョブカン経費精算・ワークフローの設定を行うため、「新しく申請が作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Asanaの設定を行うので、「タスクを追加」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、「タスク名」を設定してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを活用して設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると、表示されます。
スクロールし、以下の必須項目を説明に従って設定してください。
「タスクの説明」部分にジョブカン経費精算・ワークフローのアウトプットを活用して設定を行えば、申請情報を確認できます。
設定は任意です。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローとAsanaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
Slackでジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータを確認することができます。
スピーディーに承認後の内容を確認したい方におすすめです。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、Microsoft Excelに自動追加するフローです。
承認データをMicrosoft Excelに自動転記できるため、手動登録の手間が省けます。
Microsoft Excelに承認データを追加できるので、記録に役立ちます。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveに自動アップロードするフローです。
申請承認後のファイル格納が自動化され、保存漏れを防止します。
ファイルデータがGoogle Driveに確実に保存されるため、データ紛失を防ぎます。
申請後にタスク管理を手動で行っている場合、申請が多ければ多いほど時間がかかるものです。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請有無を確認する必要があり、手間がかかります。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請後に、Asanaにタスクを追加する自動化の導入により、手間が省けるでしょう。
たとえば、出張経費の申請が行われた場合に、Asanaに金額や申請者の名前を追加できるため、経費処理や申請確認に活用できます。
経理担当者は月末になると業務が忙しくなるため、経費申請の確認を後回しにしてしまうことも少なくないでしょう。
特に、手動でタスクを追加している場合、タスクの追加漏れが起こり、対応が遅れることもあります。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請をトリガーに、Asanaにタスクを自動追加すれば、うっかり処理を忘れてしまうといった事態を避けられるかもしれません。
これにより、申請後のタスクが確実にAsanaに追加されるため、業務の漏れを未然に防げます。
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請後にAsanaにタスクを追加する自動化を活用すれば、申請後のタスクを可視化しやすくなります。
たとえば、Asanaのタスクを確認するだけで、申請されたタスクのみを確認できるため、申請後の作業がスムーズに進められるでしょう。
これにより、上司は申請中のタスクをAsanaで確認できるため、ジョブカン経費精算・ワークフローを立ち上げる必要がなくなります。
さらに、タスクを可視化することで、業務の遅延を防ぐことができるでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローの申請情報からAsanaにタスクを追加する作業を手動で行っている場合、タスクの追加漏れやミスが発生します。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われた際に、Asanaにタスクを自動追加することで、その問題を防止できるかもしれません。
これにより、ジョブカン経費精算・ワークフローを立ち上げなくても、Asana上でタスクを確認できるので、便利です。
また、申請者や金額等を自動追加する設定にすれば、申請情報を細かく確認できます。
必要に応じて自由にテンプレートの設定を行い、効率化を図りましょう。
