ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

■概要

新入社員の入社手続きにおいて、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、手作業でGoogle Workspaceのグループにメンバーを追加する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの懸念もあります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの入社申請の承認をトリガーにして、Google Workspaceの指定グループへ自動でメンバーを追加し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン経費精算・ワークフローで入社手続きなどを管理している人事・総務担当者の方
• Google Workspaceのグループ管理を手作業で行っており、非効率だと感じている方
• 新入社員のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後、手作業を介さずにGoogle Workspaceへメンバーが追加されるため、情報登録にかかる時間を短縮できます。
• 手動での情報入力やコピー＆ペースト作業がなくなることで、メールアドレスの誤入力やグループへの追加漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにメンバーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceでメンバーを追加するアクションでは、追加するメンバーのメールアドレスや姓名といった各項目に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得したどの情報を割り当てるかを柔軟に設定可能です。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。