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経費精算や各種申請の承認プロセスは、多くの企業で効率化が求められる業務の一つといえるでしょう。Yoomを活用してジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際に自動で申請書類のPDFをSharePointにアップロードすることが可能になります。これにより、手動でアップロードする手間を省き、担当者の作業負担を軽減することができます。また記録の改ざんや、書類の紛失防止にもつながるでしょう。この記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際に自動で申請書類のPDFをSharePointにアップロードするフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携することで、申請が承認されるとPDFが生成され、Microsoft SharePointに自動でアップロードされます。
例えば、申請数の多い月末や繁忙期では、作業を削減することで、担当者は他の業務に集中できるでしょう。
これにより、手動でのデータ保存や書類管理の手間が不要となり、業務の効率化が見込めます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointの連携によって、申請が承認されると、人の手を介さずに書類をクラウドに自動保存できます。
例えば、監査に承認記録や書類が必要な場合、Microsoft SharePointから簡単に取得でき、必要な情報を素早く提出できます。
これにより、自動でクラウドに保存でき、紛失や記録の改ざんなどのリスクをを軽減することで、コンプライアンスの強化が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携すると、申請承認後、書類をPDFとしてクラウドに自動で保存できます。
例えば、毎月多くの経費精算を行う企業では、申請書類を印刷する必要がなくなり、書類を物理的に保管するスペースを節約できるでしょう。
これにより、大量の書類を保管する必要がなくなるため、コスト削減が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする」方法をご説明します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いてMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードすることで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※ご不明点はこちらをご参照ください。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携が完了します。
次に、Microsoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Microsoft SharePointをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
サインインするアカウントを選択してください。
※Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。
これで、Microsoft SharePointのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
次に、ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを設定します。「申請が承認されたら」をクリックしてください。
「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行するとアウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、「申請の詳細情報を取得」をクリックしてください。
「連携するアカウント情報」を確認してください。
「申請ID」は「アウトプット」から、先ほどの設定で取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」を実行し、「保存」をクリックしてください。
続いて、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
「連携するアカウント情報」を確認してください。
「ファイルID」には、「アウトプット」から「申請の詳細情報を取得」で取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」を実行し、「保存」をクリックしてください。
次に、Microsoft SharePointのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。
次に、「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「サイトID」と「ドライブID」はそれぞれ候補から選択してください。
「格納先フォルダ名」と「格納先フォルダのアイテムID」は赤線を確認し、設定してください。
「ファイル名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、先ほどまでの設定で取得した情報を入力できます。
ファイルの添付方法はアウトプットを使用するとし、ファイルにはジョブカン経費精算・ワークフローからダウンロードした取得ファイルを設定してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら自動的にMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードします。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフロー
この連携によって、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加します。
これによりヒューマンエラーを防止し、情報の正確性向上が期待できます。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフロー
この連携によって、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信します。
これにより、手動で通知する手間を省き、情報の遅延や漏れを防止できるでしょう。
3.ジョブカンワークフローで申請が承認されたらSlackに通知するフロー
この連携によって、ジョブカンワークフローで申請が承認されたらSlackに通知できます。
これにより、素早く情報を確認でき、業務の効率化が期待できます。
今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携させ、申請が承認されたら自動的にMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で書類をアップロードする手間を省き、ヒューマンエラーの防止につながるでしょう。
これにより、業務の効率化やコンプライアンスの強化、コストの削減が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
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