ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする方法

経費精算や各種申請の承認プロセスは、多くの企業で効率化が求められる業務の一つといえるでしょう。Yoomを活用してジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際に自動で申請書類のPDFをSharePointにアップロードすることが可能になります。これにより、手動でアップロードする手間を省き、担当者の作業負担を軽減することができます。また記録の改ざんや、書類の紛失防止にもつながるでしょう。この記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際に自動で申請書類のPDFをSharePointにアップロードするフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。

こんな方におすすめ

• ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointをそれぞれ活用している方
• 経費精算や各種申請の承認プロセスに課題を感じ、効率化を模索している方
• ペーパーレス化や書類管理コスト削減を目指している経理担当者
• システム連携による自動化で、手動作業や人的ミスを減らしたいIT担当者
  

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体例

メリット1:自動アップロードによる業務負担の軽減

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携することで、申請が承認されるとPDFが生成され、Microsoft SharePointに自動でアップロードされます。
例えば、申請数の多い月末や繁忙期では、作業を削減することで、担当者は他の業務に集中できるでしょう。
これにより、手動でのデータ保存や書類管理の手間が不要となり、業務の効率化が見込めます。

メリット2:クラウドで管理してコンプライアンス強化

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointの連携によって、申請が承認されると、人の手を介さずに書類をクラウドに自動保存できます。
例えば、監査に承認記録や書類が必要な場合、Microsoft SharePointから簡単に取得でき、必要な情報を素早く提出できます。
これにより、自動でクラウドに保存でき、紛失や記録の改ざんなどのリスクをを軽減することで、コンプライアンスの強化が期待できます。

メリット3:ペーパーレス化によるコスト削減

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携すると、申請承認後、書類をPDFとしてクラウドに自動で保存できます。
例えば、毎月多くの経費精算を行う企業では、申請書類を印刷する必要がなくなり、書類を物理的に保管するスペースを節約できるでしょう。
これにより、大量の書類を保管する必要がなくなるため、コスト削減が期待できます。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする」方法をご説明します。

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする方法

ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、Microsoft SharePointの提供するAPIを用いてMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードすることで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft SharePointのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする

試してみる

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■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードするフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請業務を行っている方

・ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認後の処理を効率化したいと考えている方 

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2. Microsoft SharePointを活用して文書管理を行っている方 

・Microsoft SharePointへ毎回手動でファイルをアップロードするのが手間に感じている方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを利用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をMicrosoft SharePointに自動アップロードすることができます。
これにより、いくつかのメリットを享受できます。

まず、手作業によるアップロードの負担が軽減し、業務効率が向上します。
また、承認済みの書類が迅速に共有フォルダに格納されるため、必要な情報にアクセスしやすくなります。
さらに、手作業のミスを防ぐことができるため、データの正確性も向上するでしょう。

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■注意事項

・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。

まず、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※ご不明点はこちらをご参照ください。

これで、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携が完了します。

次に、Microsoft SharePointのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Microsoft SharePointをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。

サインインするアカウントを選択してください。
※Microsoft 365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

「パスワード」を入力し、「サインイン」をクリックしてください。

これで、Microsoft SharePointのマイアプリ連携が完了します。

両方のマイアプリ登録が完了すると、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointがマイアプリに表示されます。

ステップ2：トリガーを設定

次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする

試してみる

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■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードするフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請業務を行っている方

・ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認後の処理を効率化したいと考えている方 

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2. Microsoft SharePointを活用して文書管理を行っている方 

・Microsoft SharePointへ毎回手動でファイルをアップロードするのが手間に感じている方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを利用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をMicrosoft SharePointに自動アップロードすることができます。
これにより、いくつかのメリットを享受できます。

まず、手作業によるアップロードの負担が軽減し、業務効率が向上します。
また、承認済みの書類が迅速に共有フォルダに格納されるため、必要な情報にアクセスしやすくなります。
さらに、手作業のミスを防ぐことができるため、データの正確性も向上するでしょう。

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■注意事項

・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。

次に、ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを設定します。「申請が承認されたら」をクリックしてください。

「ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。

続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「フォームID」は候補から選択してください。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストを実行するとアウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

次に、「申請の詳細情報を取得」をクリックしてください。

「連携するアカウント情報」を確認してください。

「申請ID」は「アウトプット」から、先ほどの設定で取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」を実行し、「保存」をクリックしてください。

続いて、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

「連携するアカウント情報」を確認してください。

「ファイルID」には、「アウトプット」から「申請の詳細情報を取得」で取得した情報を入力してください。

設定後、「テスト」を実行し、「保存」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次に、Microsoft SharePointのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。

次に、「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。

「API接続設定」を行います。
「サイトID」と「ドライブID」はそれぞれ候補から選択してください。

「格納先フォルダ名」と「格納先フォルダのアイテムID」は赤線を確認し、設定してください。

「ファイル名」は任意で設定してください。
「アウトプット」から、先ほどまでの設定で取得した情報を入力できます。

ファイルの添付方法はアウトプットを使用するとし、ファイルにはジョブカン経費精算・ワークフローからダウンロードした取得ファイルを設定してください。

設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。

ステップ4：ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら自動的にMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードします。

今回使用したテンプレートはこちらです。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする

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■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードするフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. ジョブカン経費精算・ワークフローを利用して申請業務を行っている方

・ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認後の処理を効率化したいと考えている方 

‍

2. Microsoft SharePointを活用して文書管理を行っている方 

・Microsoft SharePointへ毎回手動でファイルをアップロードするのが手間に感じている方

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■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを利用すると、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書類をMicrosoft SharePointに自動アップロードすることができます。
これにより、いくつかのメリットを享受できます。

まず、手作業によるアップロードの負担が軽減し、業務効率が向上します。
また、承認済みの書類が迅速に共有フォルダに格納されるため、必要な情報にアクセスしやすくなります。
さらに、手作業のミスを防ぐことができるため、データの正確性も向上するでしょう。

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■注意事項

・ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化の例

他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフロー

この連携によって、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加します。
これによりヒューマンエラーを防止し、情報の正確性向上が期待できます。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加する

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■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方

・経費精算業務の効率化に使用している方

・ワークフローの可視化によって進捗状況の把握を行う方

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2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方

・ワークフローの情報を追加し、確実なタスク管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

ジョブカン経費精算・ワークフローは円滑な経費精算業務に活用できるツールです。
承認されたワークフローの詳細情報をMicrosoft Excelに蓄積していくことで情報の可視化ができ、チーム内に状況を共有することができます。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されるごとに、毎回手入力でMicrosoft Excelに情報を追加するのは、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。

このフローを活用すると、承認された申請の内容を自動でMicrosoft Excelに追加することができ、手作業を省きます。
手入力によるヒューマンエラーを回避し、共有する情報の正確性を高く保つことができ、業務効率化につなげます。

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■注意事項‍

・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフロー

この連携によって、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信します。
これにより、手動で通知する手間を省き、情報の遅延や漏れを防止できるでしょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する

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■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者

・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方

・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方

・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方

2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員

・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方

・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。

このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。

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■注意事項‍

・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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3.ジョブカンワークフローで申請が承認されたらSlackに通知するフロー

この連携によって、ジョブカンワークフローで申請が承認されたらSlackに通知できます。
これにより、素早く情報を確認でき、業務の効率化が期待できます。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらSlackに通知

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■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、関係者への連絡やステータスの確認を手作業で行っていませんか？ 承認されたことを見逃してしまい、次のアクションが遅れてしまうケースも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーとして、自動でSlackへ通知を送信できます。これにより、手動での確認作業を減らし、迅速な業務進行をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカン経費精算・ワークフローの承認状況をSlackでリアルタイムに把握したい方
• 申請の承認後に発生する後続業務の対応漏れや遅延を防ぎたいと考えているマネージャーの方
• 手動での確認や連絡作業を自動化し、コミュニケーションコストを削減したい経理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると自動でSlackに通知が飛ぶため、都度システムを確認しにいく手間を減らすことができます。
• 関係者への連絡漏れや、承認の見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「ワークフロー申請が承認されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを投稿する」アクションを設定し、承認内容を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのオペレーション設定において、通知を送信するチャンネルは経理部や特定のプロジェクトチームなど、用途に応じて任意で設定してください。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した申請内容のデータなどを盛り込むことで、分かりやすい通知を作成できます。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携させ、申請が承認されたら自動的にMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする方法をご紹介しました。
この自動化により、手動で書類をアップロードする手間を省き、ヒューマンエラーの防止につながるでしょう。
これにより、業務の効率化やコンプライアンスの強化、コストの削減が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft SharePointを連携し、業務の効率化を目指してください。

また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。