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「会議が終わるたびに、録音データを手動で文字起こしして議事録を作成するのが大変…」
「作成した議事録と音声ファイルを、Microsoft SharePointの正しいフォルダにアップロードする作業が地味に面倒で、後回しにしがち…」
このように、会議後の文字起こしやファイル管理といった一連の作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、生成された議事録ファイルと音声データがMicrosoft SharePointに自動で保存される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすれば、これらの煩わしい作業から解放され、議事録作成にかかっていた時間を次のアクションプランの策定など、より創造的な業務に充てられるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint ／ Google ドキュメント
[Yoomとは]
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。
※ 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ＞新規接続よりMicrosoft SharePointを検索し、クリックします。
以下の画面でサインインを求められます。
アカウントを持っている場合、サインインをすると連携が完了します。
登録時のメールアドレスなどの情報と、パスワードを入力してください。
アカウントをお持ちでない場合には、アカウントを作成しましょう。
ログインが完了するとマイアプリ登録が完了します。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
まず、会議ツールにてWeb会議の招待URLを発行して、Yoomの管理画面に入力しましょう。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。
Google Meetで会議中の画面に移りましょう。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
この状態になるとレコーディングが行われていますので、そのまま会議を行ってください。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
Yoom設定画面に戻り、会議の文字起こし結果と取得した値が入っていればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
