「会議が終わるたびに、録音データを手動で文字起こしして議事録を作成するのが大変…」
「作成した議事録と音声ファイルを、Microsoft SharePointの正しいフォルダにアップロードする作業が地味に面倒で、後回しにしがち…」
このように、会議後の文字起こしやファイル管理といった一連の作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、生成された議事録ファイルと音声データがMicrosoft SharePointに自動で保存される仕組み があればいいなと思いますよね。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには
Web会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、音声ファイルの共有に手間を感じていませんか。特に、会議の文字起こし結果をまとめ、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードする作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Web会議が開始されると自動で文字起こしが実行され、生成された議事録と音声ファイルがMicrosoft SharePointに自動で保存されるため、会議後の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Web会議後の議事録作成とMicrosoft SharePointへの共有作業に手間を感じている方 会議の文字起こしを手作業で行っており、内容の振り返りや情報共有を効率化したい方 定例会議などの議事録管理プロセスを自動化し、属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
会議が始まると自動で文字起こしが実行され、議事録がMicrosoft SharePointに保存されるため、手作業での議事録作成やファイル共有の時間を短縮できます 手作業によるファイルのアップロードミスや共有漏れを防ぎ、会議の記録を確実にMicrosoft SharePoint上で一元管理することが可能になります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「Web会議が開始されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こし結果を基にドキュメントを作成します 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFをアップロードします 最後に、もう一度Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Web会議の音声ファイルをアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、議事録のテンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、保存先のGoogle DriveフォルダIDを任意で設定できます Microsoft SharePointにファイルをアップロードするアクションでは、 ファイル名に日付を反映したり保存先に任意のフォルダを選択したりするなど、自由に設定可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint,GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
会議の文字起こしを自動化し、Microsoft SharePointに連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint ／ Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google ドキュメントとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Web会議トリガー設定と書類の発行、Microsoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、音声ファイルの共有に手間を感じていませんか。特に、会議の文字起こし結果をまとめ、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードする作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Web会議が開始されると自動で文字起こしが実行され、生成された議事録と音声ファイルがMicrosoft SharePointに自動で保存されるため、会議後の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Web会議後の議事録作成とMicrosoft SharePointへの共有作業に手間を感じている方 会議の文字起こしを手作業で行っており、内容の振り返りや情報共有を効率化したい方 定例会議などの議事録管理プロセスを自動化し、属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
会議が始まると自動で文字起こしが実行され、議事録がMicrosoft SharePointに保存されるため、手作業での議事録作成やファイル共有の時間を短縮できます 手作業によるファイルのアップロードミスや共有漏れを防ぎ、会議の記録を確実にMicrosoft SharePoint上で一元管理することが可能になります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「Web会議が開始されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こし結果を基にドキュメントを作成します 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFをアップロードします 最後に、もう一度Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Web会議の音声ファイルをアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、議事録のテンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、保存先のGoogle DriveフォルダIDを任意で設定できます Microsoft SharePointにファイルをアップロードするアクションでは、 ファイル名に日付を反映したり保存先に任意のフォルダを選択したりするなど、自由に設定可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint,GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
ステップ1：Google ドキュメントとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleドキュメントのマイアプリ登録 マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。
Microsoft SharePointのマイアプリ登録 ※ 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ＞新規接続よりMicrosoft SharePointを検索し、クリックします。
以下の画面でサインインを求められます。
アカウントをお持ちでない場合には、アカウントを作成しましょう。
ログインが完了するとマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する
試してみる
■概要
Web会議後の議事録作成や、音声ファイルの共有に手間を感じていませんか。特に、会議の文字起こし結果をまとめ、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードする作業は、時間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Web会議が開始されると自動で文字起こしが実行され、生成された議事録と音声ファイルがMicrosoft SharePointに自動で保存されるため、会議後の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Web会議後の議事録作成とMicrosoft SharePointへの共有作業に手間を感じている方 会議の文字起こしを手作業で行っており、内容の振り返りや情報共有を効率化したい方 定例会議などの議事録管理プロセスを自動化し、属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
会議が始まると自動で文字起こしが実行され、議事録がMicrosoft SharePointに保存されるため、手作業での議事録作成やファイル共有の時間を短縮できます 手作業によるファイルのアップロードミスや共有漏れを防ぎ、会議の記録を確実にMicrosoft SharePoint上で一元管理することが可能になります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogleドキュメントをYoomと連携します 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「Web会議が開始されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こし結果を基にドキュメントを作成します 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFをアップロードします 最後に、もう一度Microsoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、Web会議の音声ファイルをアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Web会議トリガーの設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、議事録のテンプレートとなるドキュメントのファイルIDや、保存先のGoogle DriveフォルダIDを任意で設定できます Microsoft SharePointにファイルをアップロードするアクションでは、 ファイル名に日付を反映したり保存先に任意のフォルダを選択したりするなど、自由に設定可能です ■注意事項
Microsoft SharePoint,GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法 」をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Web会議トリガーの設定を行う まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
参照：Web会議トリガーの設定方法
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
※取得した値
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4：Google ドキュメントで書類発行を行う 次にGoogle ドキュメントで会議内容をまとめた書類を発行していきます。
「書類を発行する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は雛型書類をコピーして書類を作成していくので、Google ドキュメントに以下のような雛型書類を作成しておきます。
上記で作った雛型書類が設定画面の「候補」に反映されますので、それを選択します。
作成した書類を保存するGoogle Drive上のフォルダも選択します。
保存する際の出力ファイル名も同時に入力しましょう。
Googleドキュメント上に情報を入れ込んでいくため、置換対象の文字列を入力していきます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
上記入力が完了したらテストボタンを押します。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointに書類をアップロードする 次にMicrosoft SharePointに作成した書類をアップロードしていきます。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
候補から書類のアップロードを行いたいサイトID・ドライブID・格納先フォルダのアイテムIDを入力します。
ファイル名は書類を発行した際のものを、取得した値より入力しました。
「ファイルの添付方法 ：取得した値を使用」ファイル ：発行した書類」
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
これで書類がMicrosoft SharePointにアップロードされました。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ6：Microsoft SharePointに会議の音声ファイルをアップロードする 最後にMicrosoft SharePointに会議の音声ファイルをアップロードしていきます。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
書類のアップロード時と同様に、音声ファイルのアップロードを行いたいサイトID・ドライブID・格納先フォルダのアイテムIDを候補から選択します。
ファイル名は日付項目を使うなどし、わかりやすく入力してください。
「ファイルの添付方法 ：取得した値を使用」ファイル ：audio.mp3」
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
これで音声ファイルもMicrosoft SharePointにアップロードされました。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
Microsoft SharePointを使った自動化例 ファイルやフォルダが作成された際、チャットツールへ通知したり、データベースへ情報を記録したりすることが可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにファイルを格納するたびに、Smartsheetのシートを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間もかかり、入力ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化できます。Microsoft SharePointにファイルが格納されると、その情報が自動でSmartsheetに行として追加されるため、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル更新後、Smartsheetへの手動入力に課題を感じている方 SmartsheetとMicrosoft SharePointを連携させ、プロジェクト管理や情報共有の迅速化を目指すチームリーダーの方 手作業によるデータ転記ミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーにSmartsheetへ自動で行が追加されるため、これまでデータ連携の手作業に費やしていた時間を短縮できます SmartsheetとMicrosoft SharePoint間の手動での情報連携が不要となり、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとSmartsheetをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、作成の時のみ後続の処理に進むようにします 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、指定したシートに情報を追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットの起動対象としたいサイトやフォルダを任意で指定してください Smartsheetへ行を追加するアクションでは、どのシートに行を追加するか、またMicrosoft SharePointから取得したファイル名やURLなど、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください ■注意事項
SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Discordに自動で通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでフォルダが作成・更新された際、その情報をチームへ迅速に共有できず、業務に支障が出た経験はありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとDiscordを日常業務で利用し、情報共有の迅速化を求めている方 フォルダが作成・更新されるたびに手動で通知する作業に非効率を感じている方 リアルタイムでの情報伝達を通じて、チーム全体の業務効率向上を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointでのフォルダ作成や更新を自動で検知し、Discordへ即座に通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。 手動での通知作業が不要になることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より確実でスピーディーな情報共有体制を構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomに連携させます。 次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象とするフォルダを具体的に指定します。 続いて、分岐機能を追加し、特定の条件下でのみ通知を実行するなど、必要に応じた処理の分岐ルールを設定します。 最後に、Discordの「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Microsoft SharePointから取得したフォルダ名や更新日時といった情報を盛り込んだ通知メッセージの内容や、通知先のチャンネルを詳細に指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能を用いることで、例えば特定のキーワードがフォルダ名に含まれている場合のみ通知を実行する、あるいは特定のユーザーによる更新の場合のみ通知するなど、より細やかな条件に基づいた通知処理を設定し、ワークフローの精度を高めることが可能です。 Discordへの通知設定において、メッセージを送信するチャンネルは任意に選択可能です。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointのトリガー情報から取得したフォルダ名、作成者、更新日時といった動的なデータを変数として組み込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointでのファイル管理とBacklogでのタスク管理は便利ですが、特定の条件に合うファイルが追加されるたびに手動でBacklogに課題を起票するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとBacklogを利用し、ファイル更新に応じたタスク作成を手作業で行っている方 ファイル格納後の迅速な情報共有とタスク化を実現し、業務の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方 定型的な課題作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による課題の起票漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとBacklogをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時が特定の日時であるか、ファイル名に特定のキーワードが含まれているかといった条件を設定します。 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、条件に合致した場合に指定したプロジェクトへ課題が自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトIDおよびフォルダIDを、実際の利用環境に合わせて候補から選択してください。 分岐機能の設定では、課題を起票する条件となるファイルの最終更新日時、ファイル名に含まれる特定のキーワードなどを任意で設定してください。例えば、ファイル名に「社内用」というキーワードが含まれる場合のみ課題を作成する、といったカスタマイズが可能です。 Backlogで課題を追加するアクションを設定する際に、課題を登録するBacklogのドメイン、プロジェクトID、そして課題の件名や詳細内容などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにファイルが格納されるたびに、その内容を確認し、手作業で文字起こしや情報抽出、そしてAsanaへのタスク登録を行っていませんか。この一連の作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容解析とデータ抽出、そしてAsanaへのタask自動追加までを一気通貫で行い、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとAsanaを利用し、ファイル管理とタスク管理を行っている方 契約書や請求書などの書類から手作業で情報を転記し、負担を感じている方 定型的な情報処理業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointへのファイル格納後の定型作業が自動化され、これまで費やしていた作業時間を他の業務に充てることができます。 手作業による文字の読み取りミスやAsanaへのタスク登録漏れといった、ヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、Microsoft SharePointとAsanaをYoomと連携します。 2.次に、トリガーとしてMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 3.続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象ファイルを取得します。 4.次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 5.さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元に要約や必要な情報の整理を行います。 6.次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、整理されたテキストから特定の情報を抽出します。 7.最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報や生成されたテキストを基にタスクを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。 OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIモデルを、複数の選択肢の中から任意で設定することが可能です。 AI機能でテキストを生成したり、データを抽出したりする際の指示（プロンプト）内容は、業務に合わせて自由に設定してください。 AI機能でテキストから抽出したいデータ項目（例：契約金額、取引先名、納期など）を任意で選択、設定できます。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイル情報を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Microsoft SharePointの特定フォルダにファイルが作成されるとファイル名などの情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、効率的なファイル管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointで作成したファイルの管理台帳を手作業で更新している方 チームで共有するファイルの管理状況をGoogle スプレッドシートで可視化したい方 手作業による転記ミスをなくし、ファイル管理の属人化を防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft SharePointにファイルが作成されると自動でGoogle スプレッドシートに行が追加されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なファイル管理台帳を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、取得したファイル情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定のファイル名を含む場合のみ処理を実行するなど、実行条件を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、レコードを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、各項目には固定値やSharePointから取得したファイル名などの変数を設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方 ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。 Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。 アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティングが増える中で、録画データの管理や文字起こし内容の共有に手間を感じていませんか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、Microsoft SharePointへ格納する作業は時間がかかり、格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、自動的にテキストデータをMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納できます。これにより、情報共有の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomの録画データを活用した議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方 手作業でのファイル転送や格納による、ヒューマンエラーや作業漏れを防ぎたい方 ZoomとMicrosoft SharePointを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoomで文字起こしが完了後、自動でMicrosoft SharePointに格納されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を短縮できます。 手動でのファイル転送時に起こりがちな、格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」フローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでZoomのアクションを設定し、トリガーとなったミーティングの文字起こしデータを取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した文字起こしデータを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomのトリガー設定では、事前にZoom側でミーティング終了後に自動で文字起こしが実行されるように設定しておく必要があります。 Microsoft SharePointへのファイル格納アクションでは、文字起こしされたテキストデータを格納するサイトやフォルダを任意設定できます。 ■注意事項
Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。 詳細はこちら をご参照ください。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneに顧客情報や案件情報を登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手作業で作成していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、フォルダの命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとMicrosoft SharePoint間で、手作業での情報連携に手間を感じている方 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録のみでフォルダ作成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、Webhookを送信するイベント（レコードの登録、編集、削除など）を任意で設定してください。 kintoneでレコードを取得するアクションを設定する際に、取得対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDやドライブID、親フォルダを指定し、フォルダ名にはkintoneから取得した情報を組み込むなど任意で設定が可能です。 ■注意事項
kintoneとMicrosoft SharePointそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 Microsoft365をご契約中の場合のみご利用いただけます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方 ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方 ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。 ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
まとめ 会議の文字起こしとMicrosoft SharePointへのファイル保存を自動化することで、
これまで手作業で行っていた会議後の文字起こしや、議事録・音声ファイルのアップロード作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がるでしょう。 これにより、議事録作成にかかる時間を削減できるため、会議内容の振り返りや次のアクションの検討といった、より本質的な業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：文字起こしの精度はどの程度ですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。
Q：文字起こしした内容をAIで要約して保存できますか？
A：
はい、可能です。
Q：エラーが出た場合、どこを確認すればいいですか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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