「会議が終わるたびに、録音データを手動で文字起こしして議事録を作成するのが大変…」
「作成した議事録と音声ファイルを、Microsoft SharePointの正しいフォルダにアップロードする作業が地味に面倒で、後回しにしがち…」
このように、会議後の文字起こしやファイル管理といった一連の作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、生成された議事録ファイルと音声データがMicrosoft SharePointに自動で保存される仕組み があればいいなと思いますよね。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには
Web会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する
試してみる
会議の文字起こしを自動化し、Microsoft SharePointに連携するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Web会議が開始されると自動で文字起こしを行い、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint ／ Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google ドキュメントとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Web会議トリガー設定と書類の発行、Microsoft SharePointのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する
試してみる
ステップ1：Google ドキュメントとMicrosoft SharePointをマイアプリ登録 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleドキュメントのマイアプリ登録 マイアプリ＞新規接続よりGoogleドキュメントを検索し、クリックします。
Googleドキュメントへの連携確認ページが出るので、サインインのボタンをクリックします。
任意のアカウントを選択し、ログインを行っていきます。
ログインが完了するとマイアプリ連携が完了します。
Microsoft SharePointのマイアプリ登録 ※ 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
マイアプリ＞新規接続よりMicrosoft SharePointを検索し、クリックします。
以下の画面でサインインを求められます。
アカウントをお持ちでない場合には、アカウントを作成しましょう。
ログインが完了するとマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしし、Microsoft SharePointに議事録と音声ファイルを保存する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Web会議トリガーの設定を行う まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「Web会議トリガー」をクリックしてください。
参照：Web会議トリガーの設定方法
今回の会議ツールはGoogle Meetを使って行います。
Google Meetで会議を開始したのち、「文字起こしのテストを開始」をクリックします。
すると以下のようなページが開きます。
Google Meet上に以下のようなポップアップが出ますので、Yoomの通話への参加を承認してください。
すると会議にレコーディング用のYoomアカウントが参加します。
同時にYoom設定画面が以下のように遷移します。
会議を終えたらミーティングから退出しましょう。
※取得した値
「保存する」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ4：Google ドキュメントで書類発行を行う 次にGoogle ドキュメントで会議内容をまとめた書類を発行していきます。
「書類を発行する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は雛型書類をコピーして書類を作成していくので、Google ドキュメントに以下のような雛型書類を作成しておきます。
上記で作った雛型書類が設定画面の「候補」に反映されますので、それを選択します。
作成した書類を保存するGoogle Drive上のフォルダも選択します。
保存する際の出力ファイル名も同時に入力しましょう。
Googleドキュメント上に情報を入れ込んでいくため、置換対象の文字列を入力していきます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
上記入力が完了したらテストボタンを押します。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ5：Microsoft SharePointに書類をアップロードする 次にMicrosoft SharePointに作成した書類をアップロードしていきます。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
候補から書類のアップロードを行いたいサイトID・ドライブID・格納先フォルダのアイテムIDを入力します。
ファイル名は書類を発行した際のものを、取得した値より入力しました。
「ファイルの添付方法 ：取得した値を使用」ファイル ：発行した書類」
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
これで書類がMicrosoft SharePointにアップロードされました。
「完了」ボタンを押して次に進みましょう。
ステップ6：Microsoft SharePointに会議の音声ファイルをアップロードする 最後にMicrosoft SharePointに会議の音声ファイルをアップロードしていきます。
「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認が終わったら「次へ」で進みましょう。
書類のアップロード時と同様に、音声ファイルのアップロードを行いたいサイトID・ドライブID・格納先フォルダのアイテムIDを候補から選択します。
ファイル名は日付項目を使うなどし、わかりやすく入力してください。
「ファイルの添付方法 ：取得した値を使用」ファイル ：audio.mp3」
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
これで音声ファイルもMicrosoft SharePointにアップロードされました。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
Microsoft SharePointを使った自動化例 ファイルやフォルダが作成された際、チャットツールへ通知したり、データベースへ情報を記録したりすることが可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
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Microsoft SharePointでフォルダが作成されたら、Discordに自動で通知する
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Microsoft SharePointで特定条件に合うファイルが格納されたら、Backlogに課題を追加する
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Microsoft SharePointにファイルが格納されたらOCR・AI解析し、Asanaにタスクを追加する
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Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに行を自動で挿入する
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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したら、Microsoft SharePointに格納する
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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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Confluenceでページが作成されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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まとめ 会議の文字起こしとMicrosoft SharePointへのファイル保存を自動化することで、
これまで手作業で行っていた会議後の文字起こしや、議事録・音声ファイルのアップロード作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がるでしょう。 これにより、議事録作成にかかる時間を削減できるため、会議内容の振り返りや次のアクションの検討といった、より本質的な業務に集中できる環境整備が可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：文字起こしの精度はどの程度ですか？
A：
Yoomの文字起こし機能は、AIを活用することで高い精度を実現しています。
Q：文字起こしした内容をAIで要約して保存できますか？
A：
はい、可能です。
Q：エラーが出た場合、どこを確認すればいいですか？
A：
メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
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