ジョブカン経費精算・ワークフローとGmail連携で承認通知を自動化する方法

ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailを連携することで企業の経費精算や承認プロセスを、より効率的に管理することが可能となるでしょう。この連携は、経費精算やワークフローの申請が承認された際に、Gmailを通じてタイムリーに通知が送られるため、進捗の確認がスムーズに行えます。さらに、業務のスピードアップや透明性の向上にもつながり、ミスを防ぐことが期待できます。
本記事では、この連携の具体的なメリットと連携方法を詳しく解説します。

ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailを連携するメリット

メリット1: 待ち時間や確認作業の減少

Gmailとの連携で、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請や承認プロセスの通知が一括管理でき、業務効率の向上が期待できます。特に経費精算やワークフローの承認管理において、通知がタイムリーにGmailに届くことで、待ち時間や確認作業が省略されるでしょう。従業員はジョブカン経費精算・ワークフローにログインする手間を省き、メールだけで進行状況を把握できるため、業務負担が軽減され、過去の通知をGmailで簡単に検索し、すぐにアクセスできる点も業務効率向上に役立つでしょう。

メリット2: 承認フローの透明性向上

ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailの連携は、承認フローの透明性を向上させ、ミスや誤認識を防ぐ効果が期待できます。Gmailによる通知は送信履歴として保存されるため、承認プロセスに問題が発生した場合でも、誰がいつ承認したかを即座に確認できます。これにより、責任の所在が明確化され、トラブルシューティングもスムーズに行えるでしょう。過去の通知を確認することで、承認の流れを遡ることができ、業務の信頼性が高まるでしょう。特定の申請や承認に関する記録をスピーディーに見つけ出せるため、必要な情報にすぐにアクセスできる点もメリットです。‍

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「GMOサインで契約が完了したらGmailの情報を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

(4)次はGmailをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からGmailをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください

連携が完了するとYoomのマイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとGmailが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：ジョブカン経費精算・ワークフローの申請の承認設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「申請が承認されたら」をクリックします。

(2)ジョブカン経費精算・ワークフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「申請が承認されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Gmailと連携してメールの設定をする

(1)次に、Gmailと連携してメール設定を行います。
「メールを送る」をクリックします。

(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、送られるメールの文章を入力します。
赤枠の「＋添付ファイルを追加」をクリックすることで、ファイルを添付することができます。

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する」フローボットの完成です。

ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもジョブカン経費精算・ワークフローとGmailを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請を承認すると、自動で添付ファイルをGoogle Driveにアップロードできます。自動化することで、申請から承認までを一貫して管理しやすくなります。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Google スプレッドシートに追加する

差し戻された申請内容をGoogle スプレッドシートで一元管理できます。また、コミュニケーションツールと連携することで、担当者へ差し戻されたことを通知することが可能です。

3.更新された情報から自動で見積書を発行しGmailで送付する

Yoomのデータベースに見積の依頼情報を入力することで、Google スプレッドシートの雛形を使用して自動で見積書を作成し、担当者宛にGmailでメールを送信します。入力するだけで見積書の発行、送付までの一連の流れが自動化され、手入力の手間を省くことが期待できます。

さらに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローを使用したフローボットテンプレート一覧

Gmailを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailの連携は、企業の業務効率化や承認プロセスの透明性の向上に役立ちそうですね！
申請が承認された際に即時にGmailで通知を受け取ることで、スムーズな進行管理が可能になり、業務の手間を削減できるでしょう。また、通知が履歴として残るため、過去の承認状況も簡単に確認でき、トラブルを防ぐことが期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGmailを連携して、日々の業務をよりシンプルで効率的に進めましょう！