2024/11/25
アプリ同士の連携方法

JUST.DBとBoxを連携して、JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する方法

s.nakazawa
JUST.DBとBoxの連携イメージ

目次

JUST.DBとBoxの連携は、業務の効率化を図りたいときに強力な手段です。
特に、手作業でフォルダ作成をし、情報管理に多くの時間を割いているプロジェクトリーダーや情報管理者には、この自動化が役立つでしょう。
本記事では、JUST.DBとBoxを連携し、レコードが登録された際にフォルダを作成し、そのフォルダURLをJUST.DBに登録する自動化の方法を紹介します。
プログラミング不要で連携を実現できるため、知識がなくても業務の効率化を図れます。

こんな方におすすめ

  • JUST.DBとBoxを連携させ、自動化による業務効率化を目指している担当者
  • プロジェクト管理や情報共有でJUST.DBとBoxを使い、連携に課題を感じている方
  • 手作業によるフォルダ作成や情報管理でミスが発生しやすい現状を改善したい企業担当者
  • JUST.DBとBoxをそれぞれ活用しており、各アプリ間の連携で今より業務を効率化したい方

JUST.DBとBoxを連携するメリットと具体例

メリット1:フォルダ作成の負担を軽減し業務効率化

JUST.DBでレコードが登録されると、Boxにフォルダを作成し、そのフォルダURLをJUST.DBに登録する作業が自動化され、手作業が削減されます。
例えば、プロジェクトやタスクを作成するたびに、フォルダ作成やURL登録のプロセスを手動で行っている場合、連携によってこれらのプロセス削減が期待できます。
この結果、担当者はフォルダ作成の負担から解放され、注力すべき重要な業務に集中することができるでしょう。

メリット2:リアルタイム連携でフォルダ作成のタイムラグを防止

JUST.DBとBoxを連携させることで、レコードが登録されたら自動でフォルダが作成されるため、必要なファイルをすぐに格納できます。
例えば、JUST.DBのレコードを作成する担当者とBoxにフォルダを作る担当者が分かれている場合、レコードを登録してからフォルダが作成されるまでにタイムラグが生じることもあります。
しかし、レコードの作成に連動してフォルダが作成されれば、必要なファイルをスムーズに格納でき、業務効率の向上につながるでしょう。

メリット3:手入力によるヒューマンエラーの低減

JUST.DBとBoxを連携させることで、人為的なミスを軽減できます。
例えば、JUST.DBに登録したレコードからコピー&ペーストでフォルダ名を設定するときは、ファイル名を誤入力してしまう可能性があります。
また、作成したフォルダURLをJUST.DBに登録するときも、同様のミスが発生するリスクがあります。
こうしたヒューマンエラーは、両ツールの連携により解消できるため、情報管理の正確性を向上させることにもつながります。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで連携できるので、ぜひ試してみてください。

JUST.DBとBoxの連携フローの作り方

Yoomを使ったJUST.DBとBoxの連携フローは、次の4つのプロセスで進みます。

・JUST.DBとBoxをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・アプリトリガーのJUST.DBの設定およびそれに続くBoxやJUST.DBの各種設定
・トリガーをONにし、連携が正しく行われるか確認

ステップ1:JUST.DBとBoxをマイアプリ連携

まず、JUST.DBとBoxをYoomに連携させるためにマイアプリ登録を行います。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。

2.次の画面でJUST.DBを選択し、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」をクリックすると登録が完了します。

3.続いて、Boxのマイアプリ登録を行います。
マイアプリの「+新規接続」に戻り、Boxを選択して「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックします。

4.「Grant access to Box」をクリックすると登録が完了です。

5.ステップ1の最後に、JUST.DBとBoxを連携させるテンプレートをコピーしてください。
下記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。

ステップ2:アプリトリガーのJUST.DBの設定

続いて、JUST.DBとBoxを連携するときに、自動化の起点となるトリガーアクションを設定します。

1.「マイプロジェクト」から「【コピー】JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する」というフローボットをクリックします。
※フローボットのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のトリガーで起動」をクリックします。

3.JUST.DBと連携するアカウント情報を選択し、トリガーアクションが「Webhookイベントを受け取ったら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

4.画面の指示に沿って「WebhookURL」を設定した後、テストを行います。
※WebhookURLの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。

5.テストが成功すると、JUST.DBの情報が「アウトプット」として以下のように出力されます。
内容を確認したら「保存する」をクリックします。

ステップ3:Boxでフォルダ作成する設定

続いて、Boxにフォルダを自動で作成する設定を行います。

1.「アプリ連携する フォルダを作成」をクリックします。

2.Boxと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「フォルダを作成」になっていることを確認したら「次へ」をクリックします。

3.フォルダ名と親フォルダのコンテンツIDを設定してテストを行い、成功したら保存します。
※フォルダ名には、デフォルトで「会社名」と「レコードID」が入力されています。枠をクリックすると、JUST.DBから「アウトプット」として出力した項目を選択でき、任意のファイル名を設定できます。また、フォルダ名に共通する文字があれば直接入力できます。(例:テンプレートのフォルダ名に入力されている「_(アンダーバー)」)

ステップ4:JUST.DBにフォルダURLを登録する設定

最後に、Boxに作ったフォルダのURLをJUST.DBに登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する レコードの編集」をクリックします。

2.JUST.DBと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「レコードの編集」になっていることを確認したら「次へ」をクリックします。

3.ドメイン、テーブル識別名、レコードID、対象フィールドを設定したらテストを行います。
レコードID、対象フィールドの値の{{作成したフォルダのコンテンツID}}は、枠をクリックすると下記画像のように表示されるアウトプットから選択できます。
この操作によって、JUST.DBに登録されたレコードの対象列に対して、BoxのフォルダURLを挿入することができます。
※レコードID、対象フィールドの値は、テンプレートにデフォルトで下記画面の内容が入力されています。

4.テストが成功したら、トリガーをONにします。
以降は、JUST.DBで特定のレコードが登録されたら、Boxにフォルダが作成され、フォルダURLがJUST.DBに登録されるプロセスが自動化されます。

JUST.DBとBoxを使ったその他の自動化の例

他にもJUST.DBとBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

紹介したフローで、Boxに作成したフォルダのURLをJUST.DBに登録する必要がない場合、このテンプレートを利用することをおすすめします。

2.JUST.DBで新しいレコードが作成されたら、Slackに通知するフローです。

JUST.DBにレコードを登録すると、メンバーに自動で通知が届きます。
これにより、Slackへの手動送信が不要になります。

3.JUST.DBでレコードが更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。

データ管理にJUST.DBとkintoneを併用している場合は、連携することで、繰り返し入力の手間を省けます。
また、JUST.DBに入力したデータをkintoneに反映させることで、再入力時に起こりがちなエラーを防止できます。

まとめ

JUST.DBとBoxの連携は、フォルダ作成の負担を削減し、リアルタイム連携でタイムラグを防止できる強力なツールです。
さらに、自動化によりヒューマンエラーの削減も期待できます。
これまで手作業でフォルダ作成やフォルダURLのJUST.DB登録をしていた担当者でも、プログラミング知識がなくても、テンプレートに沿った簡単な設定で導入できます。

この機会に業務プロセスを見直し、改善を図ることで、より効率的な働き方を実現しましょう。

この記事を書いた人
s.nakazawa
個人ブログを5年以上運営してきました。 執筆時は、読者様が知りたい情報をわかりやすく解説することを大切にしています。 ブログ運営で学んだライティング経験をもとに、複雑な業務もノーコードで自動化できるYoomの使い方や魅力をわかりやすくご紹介します。
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