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JUST.DBとBoxの連携は、業務の効率化を図りたいときに強力な手段です。
特に、手作業でフォルダ作成をし、情報管理に多くの時間を割いているプロジェクトリーダーや情報管理者には、この自動化が役立つでしょう。
本記事では、JUST.DBとBoxを連携し、レコードが登録された際にフォルダを作成し、そのフォルダURLをJUST.DBに登録する自動化の方法を紹介します。
プログラミング不要で連携を実現できるため、知識がなくても業務の効率化を図れます。
JUST.DBでレコードが登録されると、Boxにフォルダを作成し、そのフォルダURLをJUST.DBに登録する作業が自動化され、手作業が削減されます。
例えば、プロジェクトやタスクを作成するたびに、フォルダ作成やURL登録のプロセスを手動で行っている場合、連携によってこれらのプロセス削減が期待できます。
この結果、担当者はフォルダ作成の負担から解放され、注力すべき重要な業務に集中することができるでしょう。
JUST.DBとBoxを連携させることで、レコードが登録されたら自動でフォルダが作成されるため、必要なファイルをすぐに格納できます。
例えば、JUST.DBのレコードを作成する担当者とBoxにフォルダを作る担当者が分かれている場合、レコードを登録してからフォルダが作成されるまでにタイムラグが生じることもあります。
しかし、レコードの作成に連動してフォルダが作成されれば、必要なファイルをスムーズに格納でき、業務効率の向上につながるでしょう。
JUST.DBとBoxを連携させることで、人為的なミスを軽減できます。
例えば、JUST.DBに登録したレコードからコピー&ペーストでフォルダ名を設定するときは、ファイル名を誤入力してしまう可能性があります。
また、作成したフォルダURLをJUST.DBに登録するときも、同様のミスが発生するリスクがあります。
こうしたヒューマンエラーは、両ツールの連携により解消できるため、情報管理の正確性を向上させることにもつながります。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで連携できるので、ぜひ試してみてください。
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
Yoomを使ったJUST.DBとBoxの連携フローは、次の4つのプロセスで進みます。
・JUST.DBとBoxをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・アプリトリガーのJUST.DBの設定およびそれに続くBoxやJUST.DBの各種設定
・トリガーをONにし、連携が正しく行われるか確認
まず、JUST.DBとBoxをYoomに連携させるためにマイアプリ登録を行います。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。
2.次の画面でJUST.DBを選択し、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」をクリックすると登録が完了します。
3.続いて、Boxのマイアプリ登録を行います。
マイアプリの「+新規接続」に戻り、Boxを選択して「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックします。
4.「Grant access to Box」をクリックすると登録が完了です。
5.ステップ1の最後に、JUST.DBとBoxを連携させるテンプレートをコピーしてください。
下記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
続いて、JUST.DBとBoxを連携するときに、自動化の起点となるトリガーアクションを設定します。
1.「マイプロジェクト」から「【コピー】JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する」というフローボットをクリックします。
※フローボットのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のトリガーで起動」をクリックします。
3.JUST.DBと連携するアカウント情報を選択し、トリガーアクションが「Webhookイベントを受け取ったら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
4.画面の指示に沿って「WebhookURL」を設定した後、テストを行います。
※WebhookURLの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。
5.テストが成功すると、JUST.DBの情報が「アウトプット」として以下のように出力されます。
内容を確認したら「保存する」をクリックします。
続いて、Boxにフォルダを自動で作成する設定を行います。
1.「アプリ連携する フォルダを作成」をクリックします。
2.Boxと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「フォルダを作成」になっていることを確認したら「次へ」をクリックします。
3.フォルダ名と親フォルダのコンテンツIDを設定してテストを行い、成功したら保存します。
※フォルダ名には、デフォルトで「会社名」と「レコードID」が入力されています。枠をクリックすると、JUST.DBから「アウトプット」として出力した項目を選択でき、任意のファイル名を設定できます。また、フォルダ名に共通する文字があれば直接入力できます。（例：テンプレートのフォルダ名に入力されている「_（アンダーバー）」）
最後に、Boxに作ったフォルダのURLをJUST.DBに登録する設定を行います。
1.「アプリと連携する レコードの編集」をクリックします。
2.JUST.DBと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「レコードの編集」になっていることを確認したら「次へ」をクリックします。
3.ドメイン、テーブル識別名、レコードID、対象フィールドを設定したらテストを行います。
レコードID、対象フィールドの値の{{作成したフォルダのコンテンツID}}は、枠をクリックすると下記画像のように表示されるアウトプットから選択できます。
この操作によって、JUST.DBに登録されたレコードの対象列に対して、BoxのフォルダURLを挿入することができます。
※レコードID、対象フィールドの値は、テンプレートにデフォルトで下記画面の内容が入力されています。
4.テストが成功したら、トリガーをONにします。
以降は、JUST.DBで特定のレコードが登録されたら、Boxにフォルダが作成され、フォルダURLがJUST.DBに登録されるプロセスが自動化されます。
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
他にもJUST.DBとBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
紹介したフローで、Boxに作成したフォルダのURLをJUST.DBに登録する必要がない場合、このテンプレートを利用することをおすすめします。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBにレコードを登録すると、メンバーに自動で通知が届きます。
これにより、Slackへの手動送信が不要になります。
■概要
JUST.DBで新しいレコードが作成される度に、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースに頻繁に新しいレコードを追加する必要がある方
2.リアルタイムでの通知を求めている方
3.JUST.DBとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新規レコードの作成をすぐに把握できるため、チーム全体でのリアクションや迅速な対応が可能です。
・Slackを活用することで、チーム内での情報共有と議論を促進し、意思決定プロセスを迅速化します。
■注意事項
・JUST.DB、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
データ管理にJUST.DBとkintoneを併用している場合は、連携することで、繰り返し入力の手間を省けます。
また、JUST.DBに入力したデータをkintoneに反映させることで、再入力時に起こりがちなエラーを防止できます。
■概要
JUST.DBでレコードが更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード更新や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ更新や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手作業の負担が減り、担当者がより重要な業務に集中できるようになります。
・自動化されることにより、データが一貫して迅速に共有されるためチーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
JUST.DBとBoxの連携は、フォルダ作成の負担を削減し、リアルタイム連携でタイムラグを防止できる強力なツールです。
さらに、自動化によりヒューマンエラーの削減も期待できます。
これまで手作業でフォルダ作成やフォルダURLのJUST.DB登録をしていた担当者でも、プログラミング知識がなくても、テンプレートに沿った簡単な設定で導入できます。
この機会に業務プロセスを見直し、改善を図ることで、より効率的な働き方を実現しましょう。
