JUST.DBとBoxを連携！フォルダ管理を効率化する方法

JUST.DBとBoxの連携フローの作り方

Yoomを使ったJUST.DBとBoxの連携フローは、次の4つのプロセスで進みます。

・JUST.DBとBoxをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・アプリトリガーのJUST.DBの設定およびそれに続くBoxやJUST.DBの各種設定
・トリガーをONにし、連携が正しく行われるか確認

ステップ1：JUST.DBとBoxをマイアプリ連携

まず、JUST.DBとBoxをYoomに連携させるためにマイアプリ登録を行います。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。

2.次の画面でJUST.DBを選択し、「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」をクリックすると登録が完了します。

3.続いて、Boxのマイアプリ登録を行います。
マイアプリの「+新規接続」に戻り、Boxを選択して「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックします。

4.「Grant access to Box」をクリックすると登録が完了です。

5.ステップ1の最後に、JUST.DBとBoxを連携させるテンプレートをコピーしてください。
下記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。

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‍ステップ2：アプリトリガーのJUST.DBの設定

続いて、JUST.DBとBoxを連携するときに、自動化の起点となるトリガーアクションを設定します。

1.「マイプロジェクト」から「【コピー】JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する」というフローボットをクリックします。
※フローボットのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のトリガーで起動」をクリックします。

3.JUST.DBと連携するアカウント情報を選択し、トリガーアクションが「Webhookイベントを受け取ったら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。

4.画面の指示に沿って「WebhookURL」を設定した後、テストを行います。
※WebhookURLの取得方法は、こちらのヘルプページで確認できます。

5.テストが成功すると、JUST.DBの情報が「アウトプット」として以下のように出力されます。
内容を確認したら「保存する」をクリックします。

ステップ3：Boxでフォルダ作成する設定

続いて、Boxにフォルダを自動で作成する設定を行います。

1.「アプリ連携する フォルダを作成」をクリックします。

2.Boxと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「フォルダを作成」になっていることを確認したら「次へ」をクリックします。

3.フォルダ名と親フォルダのコンテンツIDを設定してテストを行い、成功したら保存します。
※フォルダ名には、デフォルトで「会社名」と「レコードID」が入力されています。枠をクリックすると、JUST.DBから「アウトプット」として出力した項目を選択でき、任意のファイル名を設定できます。また、フォルダ名に共通する文字があれば直接入力できます。（例：テンプレートのフォルダ名に入力されている「_（アンダーバー）」）

ステップ4：JUST.DBにフォルダURLを登録する設定

最後に、Boxに作ったフォルダのURLをJUST.DBに登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する レコードの編集」をクリックします。

2.JUST.DBと連携するアカウント情報を選択し、アクションが「レコードの編集」になっていることを確認したら「次へ」をクリックします。

3.ドメイン、テーブル識別名、レコードID、対象フィールドを設定したらテストを行います。
レコードID、対象フィールドの値の{{作成したフォルダのコンテンツID}}は、枠をクリックすると下記画像のように表示されるアウトプットから選択できます。
この操作によって、JUST.DBに登録されたレコードの対象列に対して、BoxのフォルダURLを挿入することができます。
※レコードID、対象フィールドの値は、テンプレートにデフォルトで下記画面の内容が入力されています。

4.テストが成功したら、トリガーをONにします。
以降は、JUST.DBで特定のレコードが登録されたら、Boxにフォルダが作成され、フォルダURLがJUST.DBに登録されるプロセスが自動化されます。

JUST.DBとBoxを使ったその他の自動化の例

他にもJUST.DBとBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

紹介したフローで、Boxに作成したフォルダのURLをJUST.DBに登録する必要がない場合、このテンプレートを利用することをおすすめします。

2.JUST.DBで新しいレコードが作成されたら、Slackに通知するフローです。

JUST.DBにレコードを登録すると、メンバーに自動で通知が届きます。
これにより、Slackへの手動送信が不要になります。

3.JUST.DBでレコードが更新されたらkintoneのレコードも更新するフローです。

データ管理にJUST.DBとkintoneを併用している場合は、連携することで、繰り返し入力の手間を省けます。
また、JUST.DBに入力したデータをkintoneに反映させることで、再入力時に起こりがちなエラーを防止できます。

まとめ

JUST.DBとBoxの連携は、フォルダ作成の負担を削減し、リアルタイム連携でタイムラグを防止できる強力なツールです。
さらに、自動化によりヒューマンエラーの削減も期待できます。
これまで手作業でフォルダ作成やフォルダURLのJUST.DB登録をしていた担当者でも、プログラミング知識がなくても、テンプレートに沿った簡単な設定で導入できます。

この機会に業務プロセスを見直し、改善を図ることで、より効率的な働き方を実現しましょう。