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業務効率化を追求する現代のビジネス環境において、データベースとコミュニケーションツールの連携は欠かせない要素となっています。
特に、JUST.DBとGoogle Chatを連携することで、データの登録や更新がリアルタイムに共有され、迅速な対応が可能になります。本記事では、JUST.DBでレコードが登録された際にGoogle Chatへ自動的に通知する方法を解説します。この自動化により、情報伝達の手間を削減し、業務プロセスの効率化を図ることができます。ノーコードで導入できる自動化について紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBでのレコード作成をSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBのデータベースにレコードが登録されたことをJUST.DBのAPIを利用して受け取り、Google Chatの提供するAPIを用いてGoogle Chatの指定のスペースペースにJUST.DBで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まず今回使用するJUST.DBとGoogle Chatのマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を行うことで、今後の操作がスムーズです。
JUST.DBのマイアプリ連携を行います。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力し「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにJUST.DBが表示されていればマイアプリ登録完了です。
続いてGoogle Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのサインイン画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の画面が表示されます。
アカウント連携時は全ての権限を付与します。
マイアプリにGoogle Chatが表示されたら登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
フローボットの操作を行い、自動化の設定を進めましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
JUST.DBでWebhookの設定を行う必要があります。
以下の画面で表示されているWebhookURLをコピーし、設定しましょう。
※詳しい設定方法についてはこちらをご確認ください。
設定ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いてGoogle Chatで通知を受け取るための設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
Google Chatで必要事項を確認し、内容の入力を進めましょう。
※設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
メッセージ内容の箇所をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。
アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。
以下の画像ではGoogle ChatでレコードのIDとURLを確認できるよう入力しています。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
①Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
このテンプレートを使うと、受信したお問い合わせ情報を迅速にデータベースに反映できるというメリットがあります。この自動化により、手作業での入力が不要となり、時間と労力を大幅に削減できます。さらに、手動入力によるヒューマンエラーのリスクも低減されるため、より正確なデータ管理が期待できます。
②JUST.DBで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
このテンプレートを使うと、JUST.DBに登録された情報がfreee人事労務に反映され、従業員が自動追加されます。これまで、手動で従業員を追加していた方は作業負担が軽減されます。余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上につながります。
③毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知する
毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知するフローです。このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
JUST.DBに契約書の情報が登録された際にGoogle Chatへ通知を送ることで、関係者が迅速に確認・対応できる仕組みを構築できます。例えば、営業担当者が契約情報をJUST.DBへ登録した際に、法務担当者や上長へ自動的に通知を送るよう設定することで、手作業による報告や確認の時間を削減できます。特に、承認フローを含む業務では、通知により関係者全員が状況を把握しやすくなり、円滑な処理が可能となります。このような仕組みにより、契約確認の遅延や対応漏れを防ぎ、業務のスムーズな進行が期待できます。
JUST.DBに在庫の入出庫データを登録すると、Google Chatで関係部署に通知が届くよう設定することで、リアルタイムな情報共有が可能になります。例えば、特定の商品の在庫が一定数を下回った際に、発注担当者や倉庫管理担当者へ通知が送信されるようにすれば、在庫不足を未然に防ぐことができます。従来は倉庫担当者が定期的に在庫データを確認し、手動で発注の判断を行う必要がありましたが、こうした自動通知を活用することで、不要な作業を削減できます。また、複数拠点で在庫管理を行っている場合でも、各拠点の在庫状況を迅速に把握することにつながります。
JUST.DBに受注データが登録された際にGoogle Chatへ通知を送る仕組みを導入することで、データの入力ミスや確認漏れを防ぐことができます。例えば、営業担当者が顧客からの注文をJUST.DBに記録した際に、在庫管理チームや物流チームへ自動で通知が送られるよう設定すれば、誤ったデータ入力や受注漏れのリスクを軽減できます。従来は、担当者が受注内容を確認し、メールや口頭で関係者へ伝達する必要がありましたが、自動通知を活用することで、手作業による伝達ミスを防ぐことが期待できます。
JUST.DBとGoogle Chatの連携により、データの登録や更新に伴う情報共有を自動化できます。これにより、対応漏れや作業の遅延を防ぎ、業務プロセスの効率化と精度向上が期待できます。本記事で紹介した方法を活用して、ぜひ自社の業務における課題解決に役立ててください。業務の自動化と最適化を進めることで、さらなるビジネスの発展につなげましょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてください。
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