JUST.DBとGoogle Chatを連携して、JUST.DBでのレコード登録をGoogle Chatに通知する方法

ステップ1：JUST.DBとGoogle Chatをマイアプリ連携

まず今回使用するJUST.DBとGoogle Chatのマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を行うことで、今後の操作がスムーズです。
JUST.DBのマイアプリ連携を行います。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。

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検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力し「追加」をクリックしましょう。

マイアプリにJUST.DBが表示されていればマイアプリ登録完了です。

続いてGoogle Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。

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検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

Googleのサインイン画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。

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以下の画面が表示されます。
アカウント連携時は全ての権限を付与します。

マイアプリにGoogle Chatが表示されたら登録完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。

ステップ3：起点となるJUST.DBのトリガー設定と後に続くGoogle Chatの通知設定

フローボットの操作を行い、自動化の設定を進めましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。

JUST.DBでWebhookの設定を行う必要があります。
以下の画面で表示されているWebhookURLをコピーし、設定しましょう。
※詳しい設定方法についてはこちらをご確認ください。

設定ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

続いてGoogle Chatで通知を受け取るための設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。

Google Chatで必要事項を確認し、内容の入力を進めましょう。
※設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。

メッセージ内容の箇所をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。

アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。
以下の画像ではGoogle ChatでレコードのIDとURLを確認できるよう入力しています。

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入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーをONにして連携自動化の確認‍

最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。

以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。

JUST.DBやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

①Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する

このテンプレートを使うと、受信したお問い合わせ情報を迅速にデータベースに反映できるというメリットがあります。この自動化により、手作業での入力が不要となり、時間と労力を大幅に削減できます。さらに、手動入力によるヒューマンエラーのリスクも低減されるため、より正確なデータ管理が期待できます。

②JUST.DBで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する

このテンプレートを使うと、JUST.DBに登録された情報がfreee人事労務に反映され、従業員が自動追加されます。これまで、手動で従業員を追加していた方は作業負担が軽減されます。余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上につながります。

③毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知する

毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知するフローです。このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。

JUST.DBとGoogle Chatを連携するメリットと具体例

メリット1：作業の遅延や対応漏れの防止

JUST.DBに契約書の情報が登録された際にGoogle Chatへ通知を送ることで、関係者が迅速に確認・対応できる仕組みを構築できます。例えば、営業担当者が契約情報をJUST.DBへ登録した際に、法務担当者や上長へ自動的に通知を送るよう設定することで、手作業による報告や確認の時間を削減できます。特に、承認フローを含む業務では、通知により関係者全員が状況を把握しやすくなり、円滑な処理が可能となります。このような仕組みにより、契約確認の遅延や対応漏れを防ぎ、業務のスムーズな進行が期待できます。

メリット2：チーム間の情報共有をスムーズに

JUST.DBに在庫の入出庫データを登録すると、Google Chatで関係部署に通知が届くよう設定することで、リアルタイムな情報共有が可能になります。例えば、特定の商品の在庫が一定数を下回った際に、発注担当者や倉庫管理担当者へ通知が送信されるようにすれば、在庫不足を未然に防ぐことができます。従来は倉庫担当者が定期的に在庫データを確認し、手動で発注の判断を行う必要がありましたが、こうした自動通知を活用することで、不要な作業を削減できます。また、複数拠点で在庫管理を行っている場合でも、各拠点の在庫状況を迅速に把握することにつながります。

メリット3：ヒューマンエラーの削減

JUST.DBに受注データが登録された際にGoogle Chatへ通知を送る仕組みを導入することで、データの入力ミスや確認漏れを防ぐことができます。例えば、営業担当者が顧客からの注文をJUST.DBに記録した際に、在庫管理チームや物流チームへ自動で通知が送られるよう設定すれば、誤ったデータ入力や受注漏れのリスクを軽減できます。従来は、担当者が受注内容を確認し、メールや口頭で関係者へ伝達する必要がありましたが、自動通知を活用することで、手作業による伝達ミスを防ぐことが期待できます。

まとめ

JUST.DBとGoogle Chatの連携により、データの登録や更新に伴う情報共有を自動化できます。これにより、対応漏れや作業の遅延を防ぎ、業務プロセスの効率化と精度向上が期待できます。本記事で紹介した方法を活用して、ぜひ自社の業務における課題解決に役立ててください。業務の自動化と最適化を進めることで、さらなるビジネスの発展につなげましょう。

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