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業務効率化を追求する現代のビジネス環境において、データベースとコミュニケーションツールの連携は欠かせない要素となっています。
特に、JUST.DBとGoogle Chatを連携することで、データの登録や更新がリアルタイムに共有され、迅速な対応が可能になります。本記事では、JUST.DBでレコードが登録された際にGoogle Chatへ自動的に通知する方法を解説します。この自動化により、情報伝達の手間を削減し、業務プロセスの効率化を図ることができます。ノーコードで導入できる自動化について紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBでのレコード作成をSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBのデータベースにレコードが登録されたことをJUST.DBのAPIを利用して受け取り、Google Chatの提供するAPIを用いてGoogle Chatの指定のスペースペースにJUST.DBで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・レコードが登録されると同時にGoogle Chatに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。
・迅速な情報共有により、チーム全員が同じ情報を基に対応できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
まず今回使用するJUST.DBとGoogle Chatのマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を行うことで、今後の操作がスムーズです。
JUST.DBのマイアプリ連携を行います。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力し「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにJUST.DBが表示されていればマイアプリ登録完了です。
続いてGoogle Chatのマイアプリ登録を行いましょう。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にGoogle Chatと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Googleのサインイン画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の画面が表示されます。
アカウント連携時は全ての権限を付与します。
マイアプリにGoogle Chatが表示されたら登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・レコードが登録されると同時にGoogle Chatに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。
・迅速な情報共有により、チーム全員が同じ情報を基に対応できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
フローボットの操作を行い、自動化の設定を進めましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
JUST.DBでWebhookの設定を行う必要があります。
以下の画面で表示されているWebhookURLをコピーし、設定しましょう。
※詳しい設定方法についてはこちらをご確認ください。
設定ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いてGoogle Chatで通知を受け取るための設定を行います。
以下の画像の赤枠の箇所をクリックしましょう。
Google Chatで必要事項を確認し、内容の入力を進めましょう。
※設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
メッセージ内容の箇所をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。
アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。
以下の画像ではGoogle ChatでレコードのIDとURLを確認できるよう入力しています。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックします。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・レコードが登録されると同時にGoogle Chatに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。
・迅速な情報共有により、チーム全員が同じ情報を基に対応できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
①Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する
このテンプレートを使うと、受信したお問い合わせ情報を迅速にデータベースに反映できるというメリットがあります。この自動化により、手作業での入力が不要となり、時間と労力を大幅に削減できます。さらに、手動入力によるヒューマンエラーのリスクも低減されるため、より正確なデータ管理が期待できます。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
②JUST.DBで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
このテンプレートを使うと、JUST.DBに登録された情報がfreee人事労務に反映され、従業員が自動追加されます。これまで、手動で従業員を追加していた方は作業負担が軽減されます。余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上につながります。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理ツールとしてJUST.DBを導入している企業
・JUST.DBで情報を一元管理している方
・従業員情報をJUST.DBで管理している方
2.従業員の情報管理ツールとしてfreee人事労務を採用している企業
・情報管理を効率化して生産性を上げたい方
・JUST.DBからfreee人事労務への情報転記作業が負担になっている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、JUST.DBに登録された情報がfreee人事労務に反映され、従業員が自動追加されます。
これまで、手動で従業員を追加していた方は作業負担が軽減されます。
余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上に寄与します。
また、人間の手で行う業務が減るため、人為的なミスの削減にもつながります。
誤字脱字や変換ミスなどで従業員の情報を間違えたり、freee人事労務へ従業員を追加し忘れたり、といったことが減るでしょう。
これにより、正確なデータ管理が実現できます。
■注意事項
・JUST.DBとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
③毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知する
毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知するフローです。このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを利用してリモート会議を行っている企業
・商談や顧客対応の会議をリモートで行っている方
・頻繁に会議を行っているビジネス職の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・チームメンバーへの情報共有のために、Google Chatで会議情報を通知している方
・業務の始まりにZoomにアクセスしてその日の会議情報を確認している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomを利用してリモート会議をしている方は多いと思います。
場所の移動が不要になり、1日に実施できる会議の数が多くなりましたが、その分会議に関わる情報を管理したり、把握する負担が大きくなったと思います。
そんな課題を抱えている方にこのテンプレートは有効です。
このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。
直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。
その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
■注意事項
・ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
JUST.DBに契約書の情報が登録された際にGoogle Chatへ通知を送ることで、関係者が迅速に確認・対応できる仕組みを構築できます。例えば、営業担当者が契約情報をJUST.DBへ登録した際に、法務担当者や上長へ自動的に通知を送るよう設定することで、手作業による報告や確認の時間を削減できます。特に、承認フローを含む業務では、通知により関係者全員が状況を把握しやすくなり、円滑な処理が可能となります。このような仕組みにより、契約確認の遅延や対応漏れを防ぎ、業務のスムーズな進行が期待できます。
JUST.DBに在庫の入出庫データを登録すると、Google Chatで関係部署に通知が届くよう設定することで、リアルタイムな情報共有が可能になります。例えば、特定の商品の在庫が一定数を下回った際に、発注担当者や倉庫管理担当者へ通知が送信されるようにすれば、在庫不足を未然に防ぐことができます。従来は倉庫担当者が定期的に在庫データを確認し、手動で発注の判断を行う必要がありましたが、こうした自動通知を活用することで、不要な作業を削減できます。また、複数拠点で在庫管理を行っている場合でも、各拠点の在庫状況を迅速に把握することにつながります。
JUST.DBに受注データが登録された際にGoogle Chatへ通知を送る仕組みを導入することで、データの入力ミスや確認漏れを防ぐことができます。例えば、営業担当者が顧客からの注文をJUST.DBに記録した際に、在庫管理チームや物流チームへ自動で通知が送られるよう設定すれば、誤ったデータ入力や受注漏れのリスクを軽減できます。従来は、担当者が受注内容を確認し、メールや口頭で関係者へ伝達する必要がありましたが、自動通知を活用することで、手作業による伝達ミスを防ぐことが期待できます。
JUST.DBとGoogle Chatの連携により、データの登録や更新に伴う情報共有を自動化できます。これにより、対応漏れや作業の遅延を防ぎ、業務プロセスの効率化と精度向上が期待できます。本記事で紹介した方法を活用して、ぜひ自社の業務における課題解決に役立ててください。業務の自動化と最適化を進めることで、さらなるビジネスの発展につなげましょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてください。
