Outlookで受信したお問い合わせ内容をJUST.DBに登録する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するお問い合わせの管理に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
• JUST.DBへのデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
• 手作業によるデータ転記から脱却し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのお問い合わせメール受信時に、自動でJUST.DBへレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとJUST.DBをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を指定します。
3. 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、受信したメールの件名や本文などの情報を、JUST.DBの任意の項目に登録されるように設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• JUST.DBの「レコードの挿入」アクションでは、登録したい項目に合わせて、固定のテキストを設定したり、トリガーで受信したメールの件名や本文などを動的な値として紐付けたりするなどの設定が可能です。