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現代のビジネス環境において、人事情報の正確な管理と迅速な更新は企業運営の要となっています。複数のシステムでデータを管理していると、情報の重複や更新漏れが発生しやすくなります。そこで、JUST.DBとSmartHRを連携し、従業員登録を自動化することで、業務効率を飛躍的に向上させる方法をご紹介します。本記事では、その具体的な手順と連携によるメリットについて詳しく解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
JUST.DBのデータベースに授業員が登録されたことをJUST.DBのAPIを利用して受け取り、
SmartHRの提供するAPIを用いてSmartHRにJUST.DBで登録された従業員データを追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて４つのプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まず今回使用するJUST.DBとSmartHRのマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を行うことで、今後の操作がスムーズです。
JUST.DBのマイアプリ連携を行います。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にJUST.DBと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力し「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにJUST.DBが表示されていればマイアプリ登録完了です。
SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンをクリックします。
次に検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補から「SmartHR」を選択します。
SmartHRのマイアプリ連携には、サブドメインの入力とSmartHR側での設定が必要です。
また、SmartHRの管理者権限のあるアカウントでのログインが必要なので注意してください。
まずは、SmartHRでYoomのアプリをインストールします。
「連携を始める」→「SmartHRと接続する」をクリックすると、SmartHRへのログインが求められます。
ログインができると、接続完了です。
SmartHRのマイページに戻って、URLからサブドメインを取得してください。
サブドメインの入力ができたら「追加」をクリックすると、マイアプリに追加され、一覧に追加されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
実際にフローボットの操作を行い、自動化の設定を行いましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
JUST.DBにてWebhookの設定を行い、「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
※JUST.DB詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
続いて以下の赤枠の箇所をクリックします。
JUST.DBからID検索を行いIDkン策を行いための設定を進めましょう。
以下の画面にデータベースの情報を入力し、「次へ」をクリックしましょう。
次の画面で、取得したいレコードの条件を設定します。
こちらは前ステップから取得したアウトプットも引用できます。
今回は例として、【レコードID】を指定します。
指定したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
続いて以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
SmartHRのAPI接続設定が表示されます。
内容に従って入力し、入力後「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後にJUST.DBでレコードデータの更新を行うための設定を完了させます。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
再度データベースの情報を入力し「次へ」をクリックしましょう。
SmartHRに追加後、最新のデータにするために、再度更新したいレコードの条件をアウトプットを使用しレコードIDを入力します
下へ進み、更新後のレコードの値を入力します。
この箇所もアウトプットを使用し入力を進めましょう。
入力完了後「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
上記で「保存する」をクリックすると、以下の画像のような画面が表示されます。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
①SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する
SmartHRで部署やエリアが更新されたら、トヨクモ安否確認サービス2に更新するフローです。このフローでは、SmartHRの従業員情報において部署やエリアの更新があるとトヨクモ安否確認サービス2の所属部署を更新することができます。トヨクモ安否確認サービス2の情報を手動で更新する必要が無くなるため、業務効率の向上につながります。
②SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加する
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。従業員の登録作業が自動化され、バックオフィス業務の効率化が期待できます。
③SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化が期待できます。
JUST.DBとSmartHRで従業員情報を別々に管理している場合、更新の遅れや記載ミスが発生しやすくなります。しかし、本連携を導入することで、JUST.DBで従業員情報を登録・更新すると、自動でSmartHRにも反映されるため、情報の一元管理につながります。例えば、新入社員の情報をJUST.DBに登録した際、自動的にSmartHRにもその情報が追加されるため、手動での入力ミスや漏れを防ぐことができます。これにより、給与計算や社会保険手続きなどで正確な情報を活用でき、業務の信頼性が向上します。
従業員の住所変更や部署異動などの情報は、迅速にSmartHRへ反映する必要があります。手作業での更新では、入力漏れや反映の遅れが起こりがちです。本連携を利用すると、JUST.DBで情報が変更されたタイミングで自動的にSmartHRへ同期され、最新の情報を維持できます。具体的には、社員が引っ越しをして住所が変わった場合、JUST.DBで住所を更新すると、自動的にSmartHRにも新しい住所が反映されます。これにより、古い住所への郵送物の誤送などのトラブルを防ぐことができます。
JUST.DBに従業員情報を登録する際、SmartHRにも同じ情報を手動で入力する作業が発生すると、入力ミスのリスクや業務負担が増大します。本連携を活用することで、JUST.DBに情報を登録した際に自動でSmartHRへ追加されるため、手作業が不要になり、業務の効率化につながります。例えば、新規入社手続きにおいて、一度の入力で済むため、人事担当者の作業時間を大幅に削減できます。その結果、余った時間を他の重要な業務に充てることができ、生産性の向上につながります。
JUST.DBとSmartHRの連携により、人事情報の一元管理と業務効率化が実現できます。手作業による入力ミスや更新漏れを防ぎ、正確で最新の情報を維持することで、企業全体の信頼性と生産性を高めることにつながります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてください。
