SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する

■概要

従業員の部署異動やエリア変更のたびに、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の両方で情報を更新する作業は、手間がかかるだけでなく更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されるだけで、その内容が自動でトヨクモ安否確認サービス2に反映されるため、手作業による二重入力の手間やミスをなくし、常に最新の状態で従業員情報を管理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の両方で従業員情報を手作業で管理している方
• 従業員の部署異動に伴う情報更新を自動化し、人事・総務部門の負担を軽減したい方
• 手作業による更新漏れを防ぎ、常に正確な安否確認体制を維持したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRの従業員情報が更新されると自動でデータが同期されるため、これまで二重入力などの手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な従業員情報に基づいた安否確認体制を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員情報が更新されたら(Webhook)」のアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでYoomのデータベース機能を活用し、SmartHRで更新された従業員や部署の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでトヨクモ安否確認サービス2の「ユーザーの所属部署の更新」を設定し、前段で取得した情報をもとにデータを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トヨクモ安否確認サービス2でユーザー情報を更新する際に、更新対象の項目を任意で設定できます。
• 更新する値には、特定のテキストを固定値として入力するだけでなく、SmartHRのトリガーで取得した情報などを変数として設定することも可能です。

■注意事項

• SmartHR、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。