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JUST.DBに蓄積された添付ファイルを、バックアップや共有のために定期的にダウンロードする作業に、手間がかかっていませんか？
レコードを一つずつ確認しながらファイルを手作業でダウンロードするのは時間がかかりますし、数が多いとダウンロード漏れなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
もし、JUST.DBに保存されている添付ファイルを指定したスケジュールで一括ダウンロードし、Google Driveなどのストレージサービスに自動でバックアップできる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されます。
そのうえ、より戦略的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、指定したスケジュールでJUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードし、Google Driveに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
※Google Driveのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
Google Driveと連携するとできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
それではここからJUST.DBのマイアプリ連携方法を解説します。
JUST.DBのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
JUST.DBと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。
JUST.DBと連携してできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
事前準備
JUST.DBにファイルを含むレコードを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、JUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードし、Google Driveに自動で保存します。
そのため、まずはJUST.DBにファイルを添付しているレコードを用意しておく必要があります。
今回は、以下のようにお問い合わせ内容テーブルにエラー画像を添付したレコードを用意しました。
ご自身の状況に合わせて用意してください。
以下、用意したエラー.png
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎週月曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
設定方法についてより詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
レコードの取得（複数）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインとテーブル識別名（事前に準備したテーブル）を設定します。
それぞれ注釈を確認しながら設定してください。
その他の項目について、今回は全てのレコードを取得したいため空欄となっておりますが、絞り込んでレコードを取得したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して取得する全てのレコードの検索設定に適用されますのでご注意ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
同じ処理を繰り返すアクションでは、先ほど複数取得したデータをそれぞれ個別に使用できるように処理を行います。
今回はデフォルトでレコードの取得（複数）アクションで取得した、レコードIDのリストが設定されています。
新しく値を追加したい場合は、+取得した値を追加をクリックし、設定を行ってください。
使用したい値が全て設定できているのを確認したら完了をクリックしましょう。
このステップでは先ほど複数取得したレコードIDから、ファイル情報を含む個別のレコード情報を取得します。
レコードの取得をクリックしましょう。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
ドメインとテーブル識別名はステップ4と同じものを設定します。
レコードIDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
※ご自身で設定される場合は、以下のように同じ処理を繰り返すの項目にある、○○のループ変数となっている取得した値を設定してください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ファイルのダウンロードをクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントが表示されます。
ステップ4と同じアカウントが設定されていることを確認したら次へをクリックしてください。
ドメインはステップ4と同じものを設定します。
レコードファイルIDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ファイルをアップロードするをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
格納先のフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から保存したいフォルダを選択しましょう。
ファイル名はデフォルトで設定されていますが、自由に変更できます。
直接入力することはもちろん、取得した値や日付の情報を追加することも可能です。
※直接入力した箇所は固定値となり、このテンプレートを通してアップロードする全てのファイル名に設定されますのでご注意ください。
ファイルの添付方法はデフォルトで、先ほど取得したファイルを指定するように設定されています。
今回はそのまま利用しますが、変更したい場合はプルダウンメニューから選択してください。
確認できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にファイルがアップロードされます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Google Driveにファイルがアップロードされていますのでご確認ください。
実際のフロー稼働時は、取得したファイルが全てアップロードされます。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上が指定したスケジュールでJUST.DBの添付ファイルを一括でダウンロードし、Google Driveに自動で保存するフローでした！
■概要
JUST.DBでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBを業務に使用している方
・取引企業の情報の一元管理を行う方
・業務に関連するデータの蓄積をしている方
2.freee会計を活用している方
・取引に関連する売り上げの管理を行う方
・取引先ごとに情報を登録管理を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
freee会計は会計業務の効率化に効果的なツールです。
同時にJUST.DBで関連情報の管理を行うことで、情報へのアクセス性を高め業務進行を円滑にできます。
しかし、freee会計に取引先を登録するのに毎回JUST.DBのステータスの更新を確認を行うのは、チーム全体のモチベーションの低下につながるかもしれません。
このフローを活用すると、JUST.DBでレコードが指定のステータスに更新されるとfreee会計に自動で取引先の登録を完了します。
登録完了までを自動で行うため、入力の手間や時間、ヒューマンエラーを省き業務進行を円滑にすることができます。
またこのフローに続けてチャットツールを連携することもでき、チーム内への通知を自動化することも可能です。
■注意事項
・JUST.DB、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム
・データの整理とアクセスを効率化したい部門
2.プロジェクト管理チーム
・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム
4.カスタマーサポートチーム
・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム
5.マーケティング部門
・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。
・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
BASEで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイト運営に活用し自社商品の販売を行う方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データを集計し分析を行う方
・管理する商品や、顧客情報と合わせて帳票情報を管理している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイト運営を円滑に行うために活用できるツールです。
同時にJUST.DBでも情報を管理することで情報の分析をし、より細かいマーケティング施策を行うことができます。
しかしBASEの注文情報を毎回JUST.DBに手作業で追加するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、BASEで注文が発生したことをトリガーに自動でJUST.DBにデータ追加を行います。
入力作業を自動化することで、入力ミスや作業漏れを未然に防ぐことができます。
また入力にかかっていた時間をコア業務に充てることで業務全体が活性化し、生産性の向上につながります。
■注意事項
・BASE、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
JUST.DBに新しく登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースのレコードを元にスケジュールを管理する必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.JUST.DBとGoogleカレンダーを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBでのイベント登録と同時に、Googleカレンダーに自動的に予定を追加することで、スケジュールの重複を避け、効率的なスケジュール管理が可能となります。
・自動化により、人為的なエラーや手違いを減らし、データの精度と信頼性を向上させます。
■注意事項
・JUST.DB、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらJUST.DBの情報を更新するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで契約業務を行っている方
・企業の人事部、法務部の方
・紙ベースの契約書のデジタル化でGMOサインを導入している企業
2.契約情報の管理をJUST.DBで行う方
・GMOサインの契約情報を手動で連携している方
・JUST.DBを利用する業務に携わっている方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインはクラウド上で契約書の作成や締結を行うことができ、管理業務の効率化に寄与します。
契約情報をJUST.DBで管理している場合、GMOサインにおける契約完了の情報を毎回手動で更新するのは時間がかかり非効率的です。
このフローを利用することで、GMOサインで契約が完了するとJUST.DBのレコードを自動で更新できるため、手動作業を効率化します。
契約件数に比例して手動作業の負担は高まりますが、JUST.DBへのデータ入力を自動化することで、業務負担を軽減することが可能です。
また、データ入力の自動化によりJUST.DBへのデータ入力のミスや更新漏れを防止することができます。
■注意事項
・GMOサイン、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や案件情報をもとに、Misocaで請求書を作成する際、都度情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや請求漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとしてMisocaの請求書が自動で作成され、こうした請求業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や見込み客リストを、HubSpotに手作業で一件ずつ登録していませんか？
この定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが登録されると、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして追加されるため、入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と情報のやり取りを共有シートを使用して行う方
・チームで同一のシートを編集し、情報のクオリティをあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データ集計を担当しているマーケター
・顧客情報の管理に使用しているカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報のまとめや共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにJUST.DBも活用することで、プロジェクトの進行を促進することができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集された情報をJUST.DBでも手作業で編集することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの編集が行われたら、JUST.DBでも自動で修正を行うため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBの商品情報が更新されたらShopifyの商品情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBで商品やサービスの情報を管理している方
・商品やサービスの情報を一元管理している方
・JUST.DBのデータをShopifyにも連携している方
2.Shopifyを利用して販売業務を担当している方
・自社のオンラインストアを運営し商品やサービスの販売する業務に携わる方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyはオンラインストアの構築や運用が手軽に行えるプラットフォームです。
しかし、商品情報の追加や更新はShopifyから手動で行う必要があるため、商品の件数が多い場合、更新作業に時間がかかることがあります。
Shopifyでの商品情報の更新を効率化したい方に、このテンプレートは適しています。
JUST.DBで商品情報が更新されるとShopifyの商品情報も自動で更新することができるため、Shopifyへの更新をシームレスに行うことができます。
また、アプリ間のデータの整合性を保つことができるため、誤入力や入力漏れを防止し、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・JUST.DB、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
JUST.DBからのファイルダウンロードを自動化することで、これまで定期的に手作業で行っていたファイルのバックアップ業務の手間を削減し、ダウンロード漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、重要なデータの保全性を高め、担当者は安心して本来注力すべきコア業務に取り組める環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件で取得するJUST.DBのファイルを絞り込めますか？
A：
はい、できます。
条件を絞り込んでファイルを取得したい場合は、ステップ4のフィールド識別名と検索条件値を設定しましょう。
フィールド識別名に検索に利用したい値が入っている項目のものを、検索条件値に条件となる値を入力することで、特定のファイルを持つレコードのみを絞り込んで取得できます。
Q：保存先のGoogle Driveのフォルダを動的に作成できますか？
A：
はい、できます。
フローボットは自由に編集できるため、Google Driveのフォルダを作成するアクションを追加することで、実行するごとに新しいフォルダを作成し、そのフォルダに保存することも可能です。
※今回ご紹介したテンプレートはオペレーションを5つ利用しています。
オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Q：Google Drive以外のストレージにも対応できますか？
A：
はい、できます。
YoomではGoogle Driveだけではなく、DropboxやOneDriveとも連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
