カオナビとChatworkを連携して、データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してChatworkに通知する方法

・カオナビとChatworkをマイアプリ連携

(1)まずはカオナビをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からカオナビを検索してください。

‍

‍

‍

(2)カオナビのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

‍

‍

(3)「アカウント名」と「APIトークン」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは、カオナビの接続が完了しました。
カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご確認ください。

(4)次にChatworkのアプリ連携を行います。
カオナビのマイアプリ登録と同様に、Chatworkを選択します。

‍

‍

(5)Chatworkのログイン画面に移行するので、Chatworkアカウントのメールアドレスを入力し、［続ける］をクリックします。
次の画面で「パスワード」を入力し、［ログイン］をクリックしてください。

(6)連携を許可するかの画面に移行するので、内容を確認し、［許可］をクリックします。

‍

‍

これでChatworkの接続は完了です。

接続が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

‍

‍

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

※このフローはYoomのデータベースをトリガーに設定するアクションがあるので、テンプレートを使用する前に【社員番号】や【氏名】などの情報をYoomのデータベースに登録・設定しておく必要があります。

‍

‍

設定フローは3つです。

・Yoomのデータベース情報の確認

(1)まず、Yoomのデータベースのアプリトリガーを設定します。

‍

‍

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】データベース情報が更新されたらカオナビのメンバー基本情報を更新してChatworkに通知」をクリックしてください。

‍

‍

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

‍

‍

(2)まずはトリガーとなる「データベースが更新されたら」をクリックします。

(3)今回のフローではYoomのデータベースを連携して、Yoomのデータベースのテーブルから条件に合う情報を取得するアクションが必要になります。
Yoomのデータベースでは、以下の画面のように事前設定が行われていることを前提としています。

データベースの作成方法については、こちらのページをご確認ください。

‍

‍

今回は画像のように「社員番号」や「氏名」などの情報を登録しています。
カオナビ内の該当する情報を登録しておきましょう。
『データベースの連携』では、対象とする「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」を、それぞれプルダウンから選択してください。
（以下は一例です。）

‍

‍

(4)対象のデータベースを設定後、［次へ］をクリックします。

(5)次の画面で、データベースから取得した情報を確認しましょう。
以下のような情報を、アウトプットとして取得します。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
（以下は一例です。）

‍

‍

・カオナビの設定

(1)次に、2つ目のアクション「メンバーの基本情報を更新」をクリックします。

‍

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

‍

(4)次の画面で、「社員番号」や「氏名」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

‍

‍

(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Chatworkの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「メッセージを送る」をクリックします。

‍

(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

‍

(3)次の画面で「ルームID」を設定します。
以下の画面のように、連携したアカウントから内容を取得し、『候補』にその内容が展開されるので、展開された情報も活用しましょう。

‍

‍

(4)「メッセージ内容」は、通知時のメッセージとして設定します。
以下の画面のように、アウトプットを活用できます。

‍

(5)メンション設定を行いたい場合、[To:{アカウントID}]と記載することで、特定のユーザーにメンションが可能です。
アカウントIDの確認方法については、こちらをご確認ください。

(6)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍

‍

今回使用したテンプレートはこちら

カオナビを使ったその他の自動化例

他にもカオナビを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

データベースに従業員情報が登録されたら自動でカオナビに情報を追加してChatworkに通知

Yoomのデータベースを活用し、カオナビの情報追加作業を使い慣れたチャットツールに送付できます。
プロセスの自動化により、人事担当者の負担を軽減します。

カオナビで従業員が登録されたら、Chatworkに通知する

カオナビで従業員情報の管理をしている方におすすめです。
カオナビの操作だけで情報共有作業が完結するため、通知漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーも防止することができます。
また、情報連携が迅速にできるようになるため、従業員登録後の作業もスムーズに行うことが可能です。

カオナビで従業員が更新されたら、Chatworkに通知する

カオナビで従業員の更新があれば自動的にChatworkに通知を出すことができます。
Chatworkへの通知内容は任意で設定することができ、更新に伴い必要となる作業も共有でき、業務をスムーズに進めることが可能です。

まとめ

今回紹介したカオナビとChatworkの連携により、従業員情報の更新作業とチームメンバーへの共有作業が自動化されるため、業務効率の向上が期待できます。
特に人事部門の業務においては、情報の正確性が保たれ、ヒューマンエラーのリスクが軽減するでしょう。
これにより、組織全体の運営がスムーズになり、より効果的な業務遂行へつなげられます。

この記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。