カオナビとMicrosoft Excelを連携して、カオナビで従業員情報が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳に追加する方法

カオナビとMicrosoft Excelの連携を活用すれば、効率的な従業員情報の管理を実現できるでしょう。
本記事では、カオナビに従業員情報を登録した際に、Microsoft Excelに自動登録する方法をご紹介します。
手動での従業員登録が不要になるため、人事担当者は転記作業から解放されます。
特に繁忙期には、人事担当者にとって有効な自動化となるでしょう。
それでは、カオナビとMicrosoft Excelの連携メリットや自動化の設定方法をご紹介していきます。

カオナビとMicrosoft Excelを連携するメリット

メリット1:従業員情報の登録作業を効率化できる

カオナビとMicrosoft Excelを連携させることで、従業員情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
たとえば、カオナビで従業員情報を登録すると、Microsoft Excelにも自動的に反映されます。
これにより、<span class="mark-yellow">手動での転記が不要になるため、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。</span>
特に、従業員数が多い企業や入社時期に役立つ自動化です。
さらに、登録作業の時間を節約できるため、採用活動や人材育成などに時間を割けるようになります。

メリット2:従業員情報を正確に登録できる

従業員情報の転記を自動化することで、異なるシステム間での情報のズレを防ぎ、正確に管理できるようになります。
たとえば、新しく入社した従業員の情報をカオナビで登録すると、そのままMicrosoft Excelに反映されるため、正しく従業員情報が登録されます。
これにより、どちらのシステムでも正確なデータが確認できるため、混乱が生じることはありません。
また、<span class="mark-yellow">従業員情報を手動で登録していると、誤って社員番号を登録するリスクがありますが、この自動化でそのような事態を回避できるでしょう。</span>

[Yoomとは]

カオナビとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

今回は「カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップのみなので、10~15分で設定できます。

カオナビとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
カオナビでメンバー情報が登録されたら起動するトリガーを設定
Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定
カオナビとMicrosoft Excelの自動化の動作確認

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すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:カオナビとMicrosoft Excelをマイアプリ登録

YoomにカオナビとMicrosoft Excelを登録するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単にできます。

カオナビのマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録の方法は、こちらのヘルプページを参照して登録してください。

次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Excelを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、サインインをしてください。

カオナビとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:カオナビでメンバー情報が登録されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初に、カオナビの設定から行うため、「メンバー情報が登録されたら」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→メンバー情報が登録されたら

以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
カオナビの管理画面に移動して、先ほどコピーしたWebhook URLを追加しましょう。
※以下の画面にある注意事項を確認してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
その後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ3:Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定

続いて、Microsoft Excelの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを追加する

Microsoft Excelに移動して、従業員情報の項目名をテスト用に設定します。
例として以下のように設定しました。
項目名を任意で設定してください。

Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定しましょう。

「ファイルの保存場所」→OneDrive
「ドライブID」→候補から選択
※該当箇所をクリックし、Excelファイルが保存されているOneDriveを候補から選択します。

スクロールし、「アイテムID」と「シート名」を候補から選択してください。

以下の画面が表示されるので、カオナビのアウトプットを利用して、「追加するレコードの値」を設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを利用できます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:カオナビとMicrosoft Excelの自動化の動作確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか動作確認をしてください。

今回使用したフローボットテンプレート
カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する

その他のカオナビとMicrosoft Excelを使った自動化の例

1.カオナビで従業員が登録されたら、kintoneの従業員管理表も自動登録するフローです。
kintoneにも従業員情報を自動登録でき、転記作業が不要になります。
この自動化によって、両方のアプリで従業員情報が確認できるため、アプリ間の移動が減少します。

2.カオナビで従業員が更新されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
‍従業員情報が更新されるたびにMicrosoft Teamsに通知されるため、更新を見逃す心配がなくなるでしょう。
さらに、Microsoft Teamsに通知することで、チーム全体に更新を共有することができます。

3.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも自動追加するフローです。
タスクの転記を手動で行う必要がないため、担当者の負担が軽減されます。
タスク管理にNotionとMicrosoft Excelを活用している方に、特におすすめの自動化です。

まとめ

以上、カオナビとMicrosoft Excelの連携でした！
手動での従業員情報登録の手間が軽減され、常に正確な情報が維持されます。
これにより、異なるシステム間のデータ不一致が解消されるでしょう。
結果として登録ミスを防ぎ、よりスムーズな従業員情報の管理が行われ、業務を効率化できるでしょう。

Yoomを利用したアプリ連携は、専門知識がなくても簡単に行えます。
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