カオナビとMicrosoft Excelの連携を活用すれば、効率的な従業員情報の管理を実現できるでしょう。
本記事では、カオナビに従業員情報を登録した際に、Microsoft Excelに自動登録する方法をご紹介します。
手動での従業員登録が不要になるため、人事担当者は転記作業から解放されます。
特に繁忙期には、人事担当者にとって有効な自動化となるでしょう。
それでは、カオナビとMicrosoft Excelの連携メリットや自動化の設定方法をご紹介していきます。
カオナビとMicrosoft Excelを連携するメリット
メリット1:従業員情報の登録作業を効率化できる
カオナビとMicrosoft Excelを連携させることで、従業員情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
たとえば、カオナビで従業員情報を登録すると、Microsoft Excelにも自動的に反映されます。
これにより、手動での転記が不要になるため、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。
特に、従業員数が多い企業や入社時期に役立つ自動化です。
さらに、登録作業の時間を節約できるため、採用活動や人材育成などに時間を割けるようになります。
メリット2:従業員情報を正確に登録できる
従業員情報の転記を自動化することで、異なるシステム間での情報のズレを防ぎ、正確に管理できるようになります。
たとえば、新しく入社した従業員の情報をカオナビで登録すると、そのままMicrosoft Excelに反映されるため、正しく従業員情報が登録されます。
これにより、どちらのシステムでも正確なデータが確認できるため、混乱が生じることはありません。
また、従業員情報を手動で登録していると、誤って社員番号を登録するリスクがありますが、この自動化でそのような事態を回避できるでしょう。
[Yoomとは]
カオナビとMicrosoft Excelの連携フローの作り方
今回は「カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する
試してみる
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、管理のために別途Microsoft Excelの従業員管理表にも手作業で転記していませんか？
こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Excelに従業員情報が追加されるため、手作業によるデータ管理の課題を解消し、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・カオナビとMicrosoft Excelで従業員情報を二重管理している人事担当者の方
・手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防止したいと考えている方
・カオナビを起点とした人事データ連携の自動化を検討しているマネージャーの方
■注意事項
・カオナビ、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
工程は4ステップのみなので、10~15分で設定できます。
- カオナビとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
- カオナビでメンバー情報が登録されたら起動するトリガーを設定
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定
- カオナビとMicrosoft Excelの自動化の動作確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:カオナビとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
YoomにカオナビとMicrosoft Excelを登録するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単にできます。
カオナビのマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録の方法は、こちらのヘルプページを参照して登録してください。
次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Excelを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、サインインをしてください。
カオナビとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:カオナビでメンバー情報が登録されたら起動するトリガーを設定
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する
試してみる
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、管理のために別途Microsoft Excelの従業員管理表にも手作業で転記していませんか？
こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Excelに従業員情報が追加されるため、手作業によるデータ管理の課題を解消し、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・カオナビとMicrosoft Excelで従業員情報を二重管理している人事担当者の方
・手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防止したいと考えている方
・カオナビを起点とした人事データ連携の自動化を検討しているマネージャーの方
■注意事項
・カオナビ、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初に、カオナビの設定から行うため、「メンバー情報が登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→メンバー情報が登録されたら
以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
カオナビの管理画面に移動して、先ほどコピーしたWebhook URLを追加しましょう。
※以下の画面にある注意事項を確認してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
その後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ3:Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定
続いて、Microsoft Excelの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「実行アクション」→レコードを追加する
Microsoft Excelに移動して、従業員情報の項目名をテスト用に設定します。
例として以下のように設定しました。
項目名を任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定しましょう。
- 「ファイルの保存場所」→OneDrive
- 「ドライブID」→候補から選択
※該当箇所をクリックし、Excelファイルが保存されているOneDriveを候補から選択します。
スクロールし、「アイテムID」と「シート名」を候補から選択してください。
以下の画面が表示されるので、カオナビのアウトプットを利用して、「追加するレコードの値」を設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを利用できます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:カオナビとMicrosoft Excelの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか動作確認をしてください。
今回使用したフローボットテンプレート
カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する
カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する
試してみる
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、管理のために別途Microsoft Excelの従業員管理表にも手作業で転記していませんか？
こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Excelに従業員情報が追加されるため、手作業によるデータ管理の課題を解消し、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・カオナビとMicrosoft Excelで従業員情報を二重管理している人事担当者の方
・手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防止したいと考えている方
・カオナビを起点とした人事データ連携の自動化を検討しているマネージャーの方
■注意事項
・カオナビ、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・カオナビのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435730
その他のカオナビとMicrosoft Excelを使った自動化の例
1.カオナビで従業員が登録されたら、kintoneの従業員管理表も自動登録するフローです。
kintoneにも従業員情報を自動登録でき、転記作業が不要になります。
この自動化によって、両方のアプリで従業員情報が確認できるため、アプリ間の移動が減少します。
カオナビで従業員が登録されたらkintoneの従業員管理表にも登録する
試してみる
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、kintoneの従業員管理表へも同じ内容を手入力で転記していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビとkintoneの連携をスムーズに実現し、メンバー情報が登録されると自動でkintoneに従業員データが追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・カオナビとkintoneで従業員情報を管理し、手入力でのデータ連携に手間を感じている方
・従業員データの二重入力による入力ミスや登録漏れを防止したいと考えているご担当者の方
・人事関連の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■注意事項
・カオナビ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.カオナビで従業員が更新されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
従業員情報が更新されるたびにMicrosoft Teamsに通知されるため、更新を見逃す心配がなくなるでしょう。
さらに、Microsoft Teamsに通知することで、チーム全体に更新を共有することができます。
カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
3.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも自動追加するフローです。
タスクの転記を手動で行う必要がないため、担当者の負担が軽減されます。
タスク管理にNotionとMicrosoft Excelを活用している方に、特におすすめの自動化です。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。
まとめ
以上、カオナビとMicrosoft Excelの連携でした！
手動での従業員情報登録の手間が軽減され、常に正確な情報が維持されます。
これにより、異なるシステム間のデータ不一致が解消されるでしょう。
結果として登録ミスを防ぎ、よりスムーズな従業員情報の管理が行われ、業務を効率化できるでしょう。
Yoomを利用したアプリ連携は、専門知識がなくても簡単に行えます。
導入を検討したい方や体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
