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カオナビとMicrosoft Excelの連携を活用すれば、効率的な従業員情報の管理を実現できるでしょう。
本記事では、カオナビに従業員情報を登録した際に、Microsoft Excelに自動登録する方法をご紹介します。
手動での従業員登録が不要になるため、人事担当者は転記作業から解放されます。
特に繁忙期には、人事担当者にとって有効な自動化となるでしょう。
それでは、カオナビとMicrosoft Excelの連携メリットや自動化の設定方法をご紹介していきます。
カオナビとMicrosoft Excelを連携させることで、従業員情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
たとえば、カオナビで従業員情報を登録すると、Microsoft Excelにも自動的に反映されます。
これにより、手動での転記が不要になるため、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。
特に、従業員数が多い企業や入社時期に役立つ自動化です。
さらに、登録作業の時間を節約できるため、採用活動や人材育成などに時間を割けるようになります。
従業員情報の転記を自動化することで、異なるシステム間での情報のズレを防ぎ、正確に管理できるようになります。
たとえば、新しく入社した従業員の情報をカオナビで登録すると、そのままMicrosoft Excelに反映されるため、正しく従業員情報が登録されます。
これにより、どちらのシステムでも正確なデータが確認できるため、混乱が生じることはありません。
また、従業員情報を手動で登録していると、誤って社員番号を登録するリスクがありますが、この自動化でそのような事態を回避できるでしょう。
[Yoomとは]
今回は「カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、管理のために別途Microsoft Excelの従業員管理表にも手作業で転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Excelに従業員情報が追加されるため、手作業によるデータ管理の課題を解消し、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
工程は4ステップのみなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
YoomにカオナビとMicrosoft Excelを登録するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定が簡単にできます。
カオナビのマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録の方法は、こちらのヘルプページを参照して登録してください。
次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からMicrosoft Excelを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、サインインをしてください。
カオナビとMicrosoft Excelがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、管理のために別途Microsoft Excelの従業員管理表にも手作業で転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Excelに従業員情報が追加されるため、手作業によるデータ管理の課題を解消し、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初に、カオナビの設定から行うため、「メンバー情報が登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
カオナビの管理画面に移動して、先ほどコピーしたWebhook URLを追加しましょう。
※以下の画面にある注意事項を確認してください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行します。
その後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Microsoft Excelの設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
Microsoft Excelに移動して、従業員情報の項目名をテスト用に設定します。
例として以下のように設定しました。
項目名を任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定しましょう。
スクロールし、「アイテムID」と「シート名」を候補から選択してください。
以下の画面が表示されるので、カオナビのアウトプットを利用して、「追加するレコードの値」を設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを利用できます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか動作確認をしてください。
今回使用したフローボットテンプレート
カオナビで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも登録する
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、管理のために別途Microsoft Excelの従業員管理表にも手作業で転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Excelに従業員情報が追加されるため、手作業によるデータ管理の課題を解消し、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.カオナビで従業員が登録されたら、kintoneの従業員管理表も自動登録するフローです。
kintoneにも従業員情報を自動登録でき、転記作業が不要になります。
この自動化によって、両方のアプリで従業員情報が確認できるため、アプリ間の移動が減少します。
■概要
カオナビに従業員情報を登録した後、kintoneの従業員管理表へも同じ内容を手入力で転記していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、カオナビとkintoneの連携をスムーズに実現し、メンバー情報が登録されると自動でkintoneに従業員データが追加されるため、こうした定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.カオナビで従業員が更新されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
従業員情報が更新されるたびにMicrosoft Teamsに通知されるため、更新を見逃す心配がなくなるでしょう。
さらに、Microsoft Teamsに通知することで、チーム全体に更新を共有することができます。
■概要
カオナビで従業員が更新されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でカオナビを活用している方
・異動や昇進手続きの情報をカオナビで管理している人事担当者
・プロジェクトのメンバーの評価をカオナビに蓄積しているプロジェクトマネージャー
2.チャットツールとしてMicrosoft Teamsを活用している方
・日々のチャットをMicrosoft Teamsで行っている方
・メンバー間の情報連携でMicrosoft Teamsを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビはシートを分けて種別ごとに従業員情報を管理できるのがメリットです。
しかし、カオナビの更新情報を手動で通知し続けるのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートを使用することで、カオナビで従業員情報の更新があれば自動で通知を出すことができるため、作業効率を向上させることができます。
情報をタイムリーに共有できるため、従業員情報の更新に伴う後続作業もスムーズに進めることができます。
通知の宛先は任意で設定することができるため、特定のメンバーに一括で通知を出すことで情報の伝達漏れを防ぐことも可能です。
■注意事項
・カオナビ、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも自動追加するフローです。
タスクの転記を手動で行う必要がないため、担当者の負担が軽減されます。
タスク管理にNotionとMicrosoft Excelを活用している方に、特におすすめの自動化です。
以上、カオナビとMicrosoft Excelの連携でした！
手動での従業員情報登録の手間が軽減され、常に正確な情報が維持されます。
これにより、異なるシステム間のデータ不一致が解消されるでしょう。
結果として登録ミスを防ぎ、よりスムーズな従業員情報の管理が行われ、業務を効率化できるでしょう。
Yoomを利用したアプリ連携は、専門知識がなくても簡単に行えます。
導入を検討したい方や体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
