kickflowとBoxを連携して、kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• kickflowとBoxをマイアプリ登録
• kickflowで申請が承認されたら起動するトリガーの設定
• Boxで申請書類のPDFをアップロードする設定
• テストと確認

ステップ1:kickflowとBoxとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はkickflowとBoxをそれぞれ検索して、登録していきます。

kickflowのマイアプリ登録

では、kickflowから登録していきましょう！入力欄にkickflowと入力するとkickflowのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
「追加」をクリックすると、kickflowのマイアプリ登録は完了です。

Boxのマイアプリ登録

Boxも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。

1.以下の画面が表示されます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。

以上で、kickflowとBoxのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkickflowとBoxのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ2:kickflowで申請が承認されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「Webhookを受信したら」のアイコンをクリックします。

2.kickflowと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「Webhookを受信したら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.フローに戻ります。次に、「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
なお、分岐機能は、ミニプラン以上の有料プランで使える機能です。フリープランでは設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが使えます。
無料期間中は制限対象のアプリや機能（オペレーション）も使えるので、まずは体験してみてくださいね！

5.コマンドオペレーションは元から設定されています。
今回のフローではpdfで分岐するよう設定されています。
問題がなければ何もせずフローに戻りましょう。
なお、分岐の詳しい設定方法については以下のリンク先を確認してみてくださいね。「分岐する」の設定方法

6.次は「添付ファイルをダウンロード」をクリックします。

7.kickflowと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「添付ファイルをダウンロード」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

8.ファイルのダウンロードURLを設定します。
入力欄をクリックすると、先ほど取得した情報から引用ができるので活用してください。
今回は、添付ファイル1のURLを引用しています。

ステップ3:Boxで申請書類のPDFをアップロードする設定

1.最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。

2.Boxと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「ファイルをアップロード」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.ファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法を設定していきます。
ファイルの添付方法はデフォルトで設定されているので、内容に問題がなければ何もしなくても大丈夫です。

なお、入力欄をクリック → 赤枠を選択すると、kickflowで取得した情報が表示されるので、ファイル名を設定する際に活用してください。
「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.これで、【kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要で設定完了！ 
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

kickflowを使ったその他の自動化例

他にもkickflowを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kickflowで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
申請のたびに、タスク管理ツールに手動で転記するのは意外と大変ですよね。
特に、複数の申請が重なると、抜け漏れのリスクも…。
このテンプレートを活用すれば、kickflowの申請情報をもとに、kintoneのレコードへ自動でタスクを追加できます！

2.kickflowで申請が承認されたらSlackに通知するフローです。
‍このテンプレートを使えば、申請が承認された瞬間にSlackで通知を受け取れるので、「あれ、もう承認されたっけ？」と確認する手間がなくなります。
承認後、すぐに対応が必要な業務がある場合に便利です。

3.kickflowで申請が承認されたらGmailで通知するフローです。
‍このテンプレートを活用すると、kickflowで承認が下りた瞬間にGmailに自動通知が届くので、逐一kickflowを開いて確認する手間をグッと減らせます。
複数の申請を同時に進めているときや、リモートワークで素早い対応が求められる場面で便利です。

kickflowとBoxの連携のメリットと具体例

メリット1:ヒューマンエラーの削減

「このファイル、どこに保存したっけ？」――そんな悩み、業務で経験したことはありませんか？
kickflowで申請が承認されると、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるようになることで、こうした悩みや手作業によるミスがぐっと減ります。
これまで、申請担当者は書類を確認して、ファイル名を入力して、決められたフォルダに手動で保存する…という作業を繰り返していました。
でも、この手作業には入力ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーがつきもの。
特に、忙しい月末や決算期などは作業量が一気に増えて、うっかりミスが起こりやすくなりますよね。
でも、申請承認と同時に自動でPDFがBoxにアップロードされるようにすれば、そのリスクは減ります。
自動化でヒューマンエラーを減らし、安心して業務を進められる環境を目指したいですね！

メリット2:業務負荷の軽減

日々の業務の中で、書類の整理や転送作業って、思っている以上に時間と労力を使いますよね。
申請が承認されるたびにファイルを確認して、フォルダに振り分けて、指定の場所にアップロードして…この作業を何度も繰り返すのは、正直かなり大変です。
でも、kickflowで申請が承認されたタイミングで、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるようになれば、そんな作業から解放されます。
手作業での確認や転送がいらなくなるから、「あれ、ちゃんとアップロードしたかな？」なんて心配する必要もなくなります。
「この作業、ずっと手動でやるしかない…」と思っていた業務が、自動化でぐっと楽になる。
そんな変化を、このテンプレートから始めてみませんか？

メリット3:自動化で書類整理のルールを統一

業務って、担当者によってやり方が微妙に違ったり、ファイル名がバラバラだったりして、「あれ？この書類どこにあるの？」って困ること、ありませんか？
こういうちょっとしたズレが、後で思わぬ手間につながるんですよね。
そこで、自動化が活躍します。
たとえば、経費精算や契約申請など、申請書類が多い業務って、どうしても後から書類を探す機会が増えがちです。
でも、この自動化を導入すれば、承認後の書類がルールに沿って整理されるので、担当者が変わっても同じ手順で書類を見つけられます。
kickflowとBoxを連携して、業務のばらつきをなくし、スムーズでわかりやすい書類管理を目指してみませんか？

まとめ

kickflowとBoxを連携することで、kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードできるようになりました！
これで、たとえば経費精算の申請が承認されたら、そのままBoxに保存されるので、あとで経理担当が探す手間がなくなります。
これなら、「どこに保存したっけ？」と焦ることもなし！必要なときにすぐ見つかるのは助かりますね！
「自動化ってなんだか難しそう」「プログラミングの知識がないと無理なんじゃ？」と思っていませんか？でも、Yoomならそんな心配はいりません！
Yoomには、「毎回同じ内容のメールを送る作業」「定期的にファイルを作成する作業」など、日々の業務で「これ、毎回やるの大変だな……」と思うような作業を、自動化できるテンプレートが揃っています。
あなたの仕事の負担を減らす手助けをしてくれるYoom、ぜひ試してみてください！