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kickflowは承認フローをスムーズにする便利なツールです。紙やメールでの煩雑なやりとりをなくし、申請から承認までをワンクリックで完結。リアルタイムの進捗確認やリマインド機能で、「あの申請、どこで止まってるの？」なんて悩みも減らしてくれます。
でも、Boxでファイル管理をしていると、申請書類の扱いがちょっと大変ですよね。
承認された申請書類をその都度ダウンロードして、手動でBoxにアップロードする……たった数クリックの作業かもしれませんが、毎回発生するとなると意外と時間が取られちゃいます。
そこで、kickflowとBoxを連携させることで、kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードできちゃうんです！
本記事では、kickflowとBoxを連携する際のメリットや、設定方法について解説します！
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それでは、ここからノーコードツールYoomを使って、【kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする】方法を説明します。
[Yoomとは]
kickflowで申請が承認されたことををkickflowのAPIを利用して受け取り、Boxの提供するAPIを用いてBoxに申請書類のPDFをアップロードすることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認書類のPDFを都度ダウンロードし、Boxの所定のフォルダに手動でアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認をトリガーに、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はkickflowとBoxをそれぞれ検索して、登録していきます。
では、kickflowから登録していきましょう！入力欄にkickflowと入力するとkickflowのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
「追加」をクリックすると、kickflowのマイアプリ登録は完了です。
Boxも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.Boxのログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントにログインしてください。
1.以下の画面が表示されます。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
これで、Boxのマイアプリ登録は完了です。
以上で、kickflowとBoxのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にkickflowとBoxのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認書類のPDFを都度ダウンロードし、Boxの所定のフォルダに手動でアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認をトリガーに、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
1.まず、一番上の「Webhookを受信したら」のアイコンをクリックします。
2.kickflowと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは、「Webhookを受信したら」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
3.WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行ってください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
4.フローに戻って、「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
なお、分岐機能は、ミニプラン以上の有料プランで使える機能です。フリープランでは設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが使えます。
無料期間中は制限対象のアプリや機能（オペレーション）も使えるので、まずは体験してみてくださいね！
5.コマンドオペレーションは元から設定されています。
今回のフローではpdfで分岐するよう設定されているので、問題がなければ何もせずフローに戻りましょう。
なお、分岐の詳しい設定方法については以下のリンク先を確認してみてくださいね。
6.次は「チケット情報を取得」をクリックします。
7.kickflowと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「チケット情報を取得」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
8.入力欄をクリックすると、先ほど取得した値から情報を引用ができるので活用してください。
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「チケットID」は、【取得した値】から『チケットID』を引用しています。
9.「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
10.次に「添付ファイル情報を取得」をクリックしてください。
11.kickflowと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「添付ファイル情報を取得」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
12.入力欄をクリックすると、先ほど取得した情報から引用ができるので活用してください。（「申請者のUUID」は任意設定です。）
「添付ファイルの署名入りID」は、【取得した値】から『添付ファイルの署名入りIDのリスト』を引用しています。
13.「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
14.続いて「添付ファイルをダウンロード」をクリックします。
15.kickflowと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「添付ファイルをダウンロード」を選択し、「次へ」をクリックします。
16.ファイルのダウンロードURLを設定します。（「申請者のUUID」は任意設定です。）
これまでの操作と同様に、取得した値から情報を引用しましょう。
17.「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.最後に、「ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2.Boxと連携するアカウント情報を入力しましょう。
アクションは、「ファイルをアップロード」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。
3.ファイル名は取得した値から引用しましょう。
4.格納先フォルダのコンテンツIDは、注釈に沿って情報を入力します。
ファイルの添付方法はデフォルトで設定されているので、内容に問題がなければ何もしなくても大丈夫です。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
5.「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
これで、【kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードする】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomならプログラミング不要で設定完了！
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認書類のPDFを都度ダウンロードし、Boxの所定のフォルダに手動でアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認をトリガーに、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもkickflowを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kickflowで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
申請のたびに、タスク管理ツールに手動で転記するのは意外と大変ですよね。
特に、複数の申請が重なると、抜け漏れのリスクも…。
このテンプレートを活用すれば、kickflowの申請情報をもとに、kintoneのレコードへ自動でタスクを追加できます！
■概要
kickflowで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowでワークフロー管理を行っている方
・承認業務を担当している総務部門の方
・タスクの追加漏れを防止したい管理職層の方
2. タスク管理をkintoneで行っている方
・日常的にkintoneを使用して業務を進めている方
・業務におけるタスクをkintoneで一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowは社内のワークフローとして活用でき、従業員からの申請を一元管理できます。
しかし、申請内容に応じて対応する業務がある場合、毎回その内容をタスク管理ツールに転記するのは手間です。
このフローでは、kickflowで申請が行われるとkintoneのレコードに自動でタスクを追加することができ、手動による転記作業を効率化します。
kintoneへのタスク追加がシームレスに行われることで、担当者は申請内容に応じた業務をスムーズに進めることが可能です。
業務の対応漏れも防止できるため、社内の申請業務を滞りなく進めることができ、業務運営が円滑になります。
■注意事項
・kickflow、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.kickflowで申請が承認されたらSlackに通知するフローです。
このテンプレートを使えば、申請が承認された瞬間にSlackで通知を受け取れるので、「あれ、もう承認されたっけ？」と確認する手間がなくなります。
承認後、すぐに対応が必要な業務がある場合に便利です。
■概要
kickflowで申請が承認されたらSlackに通知するフローです。
Yoomはプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローの効率化のためにkickflowを利用している企業
・申請者に承認したことを手動で通知している管理者
2.社内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入している方
・Slackを日常的に使っていて申請の承認状況をリアルタイムで把握したい方
・通知漏れなく、迅速に情報共有を行いたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowとSlackを連携させることにはいくつかのメリットがあります。
まず、申請が承認された際に即座にSlackで通知を受け取ることができるため、承認後に必要な作業がある場合、すぐに着手することができます。
これにより、一連のプロセスがスムーズに進行し、業務の効率化が図れます。
また、Slack上で通知を受けることで、メンバー間の連携が強化されます。
申請内容に関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りできるため、コミュニケーションの円滑化につながります。
■注意事項
・kickflowとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
3.kickflowで申請が承認されたらGmailで通知するフローです。
このテンプレートを活用すると、kickflowで承認が下りた瞬間にGmailに自動通知が届くので、逐一kickflowを開いて確認する手間をグッと減らせます。
複数の申請を同時に進めているときや、リモートワークで素早い対応が求められる場面で便利です。
■概要
kickflowで申請が承認されたらGmailで通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. ワークフローツールとしてkickflowを導入している企業
・申請することが多く、その都度承認状況を確認するのが手間に感じている方
・承認されたことを迅速に把握し、後続の作業にすぐに取り掛かりたい方
2. Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで重要な通知を受け取りたい方
・承認のされたことをメールで受け取り見逃しを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が承認されると、Gmailで自動的に通知が送信されることで、タイムリーに承認状況を把握できるというメリットがあります。
これにより、迅速に次の作業に進めるため、業務効率が向上します。
また、手動での確認作業が不要になるため、時間と労力の節約につながります。
kickflowに直接アクセスして、承認の有無を確認しにいく手間を省けるため、作業時間の短縮につながるでしょう。
メールから承認の有無を確認できるため、確認漏れの防止にも寄与します。
■注意事項
・kickflowとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「このファイル、どこに保存したっけ？」――そんな悩み、業務で経験したことはありませんか？
kickflowで申請が承認されると、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるようになることで、こうした悩みや手作業によるミスがぐっと減ります。
これまで、申請担当者は書類を確認して、ファイル名を入力して、決められたフォルダに手動で保存する…という作業を繰り返していました。
でも、この手作業には入力ミスや保存先の間違いといったヒューマンエラーがつきもの。
特に、忙しい月末や決算期などは作業量が一気に増えて、うっかりミスが起こりやすくなりますよね。
でも、申請承認と同時に自動でPDFがBoxにアップロードされるようにすれば、そのリスクは減ります。
自動化でヒューマンエラーを減らし、安心して業務を進められる環境を目指したいですね！
日々の業務の中で、書類の整理や転送作業って、思っている以上に時間と労力を使いますよね。
申請が承認されるたびにファイルを確認して、フォルダに振り分けて、指定の場所にアップロードして…この作業を何度も繰り返すのは、正直かなり大変です。
でも、kickflowで申請が承認されたタイミングで、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるようになれば、そんな作業から解放されます。
手作業での確認や転送がいらなくなるから、「あれ、ちゃんとアップロードしたかな？」なんて心配する必要もなくなります。
「この作業、ずっと手動でやるしかない…」と思っていた業務が、自動化でぐっと楽になる。
そんな変化を、このテンプレートから始めてみませんか？
業務って、担当者によってやり方が微妙に違ったり、ファイル名がバラバラだったりして、「あれ？この書類どこにあるの？」って困ること、ありませんか？
こういうちょっとしたズレが、後で思わぬ手間につながるんですよね。
そこで、自動化が活躍します。
たとえば、経費精算や契約申請など、申請書類が多い業務って、どうしても後から書類を探す機会が増えがちです。
でも、この自動化を導入すれば、承認後の書類がルールに沿って整理されるので、担当者が変わっても同じ手順で書類を見つけられます。
kickflowとBoxを連携して、業務のばらつきをなくし、スムーズでわかりやすい書類管理を目指してみませんか？
kickflowとBoxを連携することで、kickflowで申請が承認されたらBoxに申請書類のPDFをアップロードできるようになりました！
これで、たとえば経費精算の申請が承認されたら、そのままBoxに保存されるので、あとで経理担当が探す手間がなくなります。
これなら、「どこに保存したっけ？」と焦ることもなし！必要なときにすぐ見つかるのは助かりますね！
「自動化ってなんだか難しそう」「プログラミングの知識がないと無理なんじゃ？」と思っていませんか？でも、Yoomならそんな心配はいりません！
Yoomには、「毎回同じ内容のメールを送る作業」「定期的にファイルを作成する作業」など、日々の業務で「これ、毎回やるの大変だな……」と思うような作業を、自動化できるテンプレートが揃っています。
あなたの仕事の負担を減らす手助けをしてくれるYoom、ぜひ試してみてください！
