kickflowとクラウドサインを連携して、kickflowで承認されたらクラウドサインで契約書を自動送付する方法

手動での契約書作成から送付の流れを自動化しませんか？
kickflowとクラウドサインを連携することで、契約書の作成から送付までを完全に自動化することが可能です。
この自動化を活用すれば、担当者の負担が少なくなるので、契約書作成に手間も時間も取られなくなります。
また、kickflowからの承認を確認する必要がないので、契約書の作成も遅れません。
本記事では「kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する」自動化の設定をご紹介します。

kickflowとクラウドサインを連携するメリット

kickflowとクラウドサインを連携することで契約書の作成や送付するフローの自動化が可能です。
以下にメリットを2つまとめてみました。

メリット1:契約書を作成する担当者の負担が少なくなる

kickflowとクラウドサインを連携すると、契約書を作成する担当者の負担が少なくなるというメリットがあります。
たとえば、kickflowで承認が完了したら契約書を作成してクラウドサインで送付することが可能です。
これにより、契約書を作成している担当者の負担が減るため、集中して他の業務に取り組むことができます。
契約書の正確性を求められる法務担当者などに、オススメのフローです。

メリット2:データの正確性が保てる

kickflowとクラウドサインを連携すると、データの正確性が保てるというメリットがあります。
手動で契約書の作成を行っていると、入力ミスなどが起きることがありますよね。
契約書の作成自体を自動化することで、このようなミスが減少します。
これにより、契約書データの正確性が高まるので、クライアントとの信頼度の向上も期待できます。
また、契約書の修正作業にも時間を取られなくなるため、業務の生産性も高まるでしょう。

Yoomでアプリを連携するメリット

メリットでご紹介した内容の自動化を行うには、それなりのプログラミング知識が必要です。
まったくプログラミング知識がなかったら、その段階で諦めてしまいませんか？
そんな方にオススメなのがノーコードツールYoomです。
エンジニア経験が一切なくても、感覚的に操作ができるので、ハードルも低いです。
Yoomでは連携できるアプリがたくさんあるため、kickflowやクラウドサイン以外のアプリでもご利用いただけます。

kickflowとクラウドサインの連携フローの作り方

今回は「kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する」テンプレートの設定をご紹介します。

kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する

試してみる

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■概要

kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Kickflowを利用している企業やチーム

• Kickflowを活用して承認プロセスを管理している担当者
• 承認後の契約書作成や送付業務を効率化したい企業の管理者

2.クラウドサインを利用している企業やチーム

• クラウドサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
• 契約書の送付および署名プロセスを自動化したい企業

3.システム連携とプロセス自動化を推進している方

• 手動での契約書作成や送付作業の手間を省きたい法務担当者
• 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・手動での書類作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・書類が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

‍

■注意事項

‍・kickflow、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

以下のようなフローで自動化の設定を行います。

6つの工程がありますが、どの設定も簡単なので安心してくださいね。

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

kickflowとクラウドサインをYoomと接続する方法

それでは、Yoomにkickflowとクラウドサインを連携するマイアプリ登録をします。
マイアプリ登録を済ませておけば、楽に自動化の設定ができます。

まずは、kickflowのマイアプリ登録から行いましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリの一覧が表示されたら、kickflowを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面に移行したら、設定を行いましょう。

• 「アカウント名」→任意の名称を設定　例)管理者アカウント
• 「アクセストークン」→kickflowにログインし、画面右上の人物アイコンから「アクセストークン」を選択し、発行したアクセストークンを設定

※「管理センター」から発行した「サービスアカウント」は利用できないためご注意ください。

次に書類の作成に必要なGoogleドキュメントのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にGoogleドキュメントを選択します。
以下の画面に移行するので、ログインをしてください。

次にクラウドサインのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに記載があるので、参考にして登録を行います。

全ての登録が完了したら、自身のマイアプリ欄を確認し、表示があれば完了です。

kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する

試してみる

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■概要

kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Kickflowを利用している企業やチーム

• Kickflowを活用して承認プロセスを管理している担当者
• 承認後の契約書作成や送付業務を効率化したい企業の管理者

2.クラウドサインを利用している企業やチーム

• クラウドサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
• 契約書の送付および署名プロセスを自動化したい企業

3.システム連携とプロセス自動化を推進している方

• 手動での契約書作成や送付作業の手間を省きたい法務担当者
• 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・手動での書類作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・書類が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

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■注意事項

‍・kickflow、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面より変更可能です。
初めにkickflowの設定から行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

• 「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
• 「kickflowと連携するアカウント情報」→アカウントを確認
• 「トリガーアクション」→Webhookを受信したら
  

以下の画面に移行したら、赤枠をクリックしてWebhookURLをコピーしておきます。
kickflowに移動し、「管理センター>外部連携>Webhook>新規作成」へと進み、下記のように値を設定してください。

• 「名前」→任意の名称　例)Yoom連携用 など
• 「リクエスト先URL」→YoomのWebhookURL
• 「シークレット」→空白
• 「送信対象」→任意の項目を選択
• 「送信するイベント」→任意のイベントを選択
  ※それぞれのイベントの詳細はこちら

Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次にGoogleドキュメントで書類を作成する設定を行うので、「書類を作成」をクリックします。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントを確認

雛形書類の連携

• 「ドキュメントのファイルID」→URL内の「/d/●●●●」となっている●部分

発行書類

• 「格納先のGoogle DriveフォルダID」→URL内の「/folders/●●●●」となっている●部分
• 「出力ファイル名」→任意で設定

以下の画面が表示されますが、先に契約書の雛形書類を用意します。
雛形書類はこちらの設定方法に従って、作成をしてください。

雛形書類内の{}で囲った文字列を「置換対象の文字列」として自動で取得します。
置換対象ごとに、「置換後の文字列」を入力してください。
※kickflowの項目に含まれるアウトプットから選択します。
kickflowのトリガーで取得した値から置換対象の文字列を{{〇〇}}このように入れます。
リストとして設定した箇所は、リスト形式（コンマ区切り）で置換後の文字列を設定しましょう。
書類の内容を更新した場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いてクラウドサインで書類を作成する設定をするので、「書類を登録」をクリックしてください。
クラウドサインでの書類送付の一連の流れはこちらの動画を先に見るとスムーズです。
以下の設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントを確認
• 「アクション」→書類の作成
  

以下の画面が表示されたら、「書類タイトル」を任意で設定しましょう。
他に必要な項目があれば、設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

クラウドサインで宛先を追加する設定を行うので、「宛先を追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントを確認
• 「アクション」→宛先の追加

以下の画面に移行したら、設定をしてください。

• 「書類ID」→{{書類ID}}
• 「メールアドレス」→宛先の担当者のメールアドレスを指定
• 「宛先の名前」→宛先の名前を指定

他に必要な項目があれば設定をしましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

クラウドサインで書類にファイルを添付する設定をするので、「書類にファイルを添付」をクリックしてください。
以下の画面に移行するので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントを確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付

以下の画面に移行したら、「書類ID」が{{書類ID}}になっているか確認してください。
他に必要な項目があれば登録をしましょう。
※複数のPDFを添付する場合は、このアクションを複数回設定してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

書類を送信する設定を行うので、「書類の送信」をクリックしましょう。
以下の設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントを確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド
  

以下の画面に移行するので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

最後にアプリトリガーを「ON」にすることで、設定は完了します。

今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する

kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する

試してみる

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■概要

kickflowで承認された情報をもとに書類を作成して、その書類をクラウドサインで送付するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Kickflowを利用している企業やチーム

• Kickflowを活用して承認プロセスを管理している担当者
• 承認後の契約書作成や送付業務を効率化したい企業の管理者

2.クラウドサインを利用している企業やチーム

• クラウドサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
• 契約書の送付および署名プロセスを自動化したい企業

3.システム連携とプロセス自動化を推進している方

• 手動での契約書作成や送付作業の手間を省きたい法務担当者
• 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・手動での書類作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・書類が安全に送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。

・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。

‍

■注意事項

‍・kickflow、クラウドサインそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

本記事では「kickflowで承認されたら書類を作成し、クラウドサインで送付する」自動化の設定をご紹介しました。
kickflowとクラウドサインを連携することで、担当者の業務負担が少なくなるので、コア業務に取り組む時間が生まれます。
Yoomを使用することで、ノーコードでアプリの連携ができるため、手間を取らせることはありません。
今回ご紹介したテンプレート以外にもテンプレートを豊富に用意しているので、そちらも活用いただけると、より効率的に作業できます。

Yoomを利用したことがない方は、無料登録をして試してみてくださいね。