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申請と承認は日常的に行う必要がある定型業務ではあるものの、申請期限が迫るものに関しては集中的に依頼が届いたりしますよね。単に「承認する」と言えども、場合によっては他部署への確認、自分よりも上長の判断を仰ぐ必要があったりなど、様々な事務作業も同時進行で行わなければなりません。
そのため、承認しなければならない申請の数が多くなればなるほど業務負担は増えてしまい、少々の手間を感じていることも多いはずです。
そこで今回はkickflowとGoogle Driveを連携し、承認した申請ファイルの保存を自動化できるアプリ連携をご紹介します。
申請と承認プロセスに必要なファイル処理が楽になるかもしれません。ぜひご活用ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、kickflowで承認されるとフローが起動し、PDFデータがある場合のみkickflowのAPIを活用してファイルを取得します。
そしてGoogle DriveのAPIを用いてファイルを取得後、特定のフォルダにアップロード可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
kickflowのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容に沿ってアクセストークンを取得してください。
右上のアイコンをクリックし、アクセストークン設定を選択しましょう。
次に、新規作成をクリックします。
任意の名前を設定し、作成を押してください。
画像のような表示がされたらアクセストークンをコピーしてください。
Yoomの画面に戻り、アクセストークンをペーストしてください。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などわかりやすいものがおすすめです。
入力できたら追加を押します。
3.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、以下のように表示されます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
kickflowのアイコンの「Webhookを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.Webhookの設定
画像のページに移行します。
赤枠の捕捉に沿って、kickflowから設定を行ってください。その後、テスト用の申請を行い、承認をします。
5.テストの実行
テスト用の申請を行い承認をしたら、赤枠のテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続いて分岐の設定を行います
1.分岐
「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.分岐条件を設定
テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。
今回は赤枠部分のとおり、添付ファイルのファイル名にPDFという文字列が含まれていることで分岐する設定になっています。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。
1.アプリと連携する
次に、kickflowのチケット情報を取得する設定を行います。kickflowのアイコンの「チケット情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.テストの実行
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「チケットID」は前ステップで取得した値※が引用されています。
設定後、テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
続いて、添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
kickflowのアイコンの「添付ファイル情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.テストの実行
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「添付ファイルの署名入りID」は、前ステップで取得した値が引用されています。
設定後、テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
1.アプリと連携する
次はkickflowのファイルをダウンロードする設定を行いましょう。
kickflowのアイコンの「添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
次へを押します。
2.テストの実行
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「ファイルのダウンロードURL」は、前ステップで取得した値が引用されています。
設定後、テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
最後に、Google Driveにアップロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。ファイル名は設定済みです。
ファイル名は設定済みです。
ファイルはテスト送信したファイルを使用します。画像のようにプルダウンから選択できるため、クリックで設定しましょう。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、以下のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
Yoomは様々なコミュニケーションツールやメールツールなどとの連携も可能です。
kickflowとGoogle Driveの連携に対しこのような形でチャットツールを組み込めば、申請が承認された旨が共有しやすくなり、申請後の工程へスムーズに進める可能性が高まるでしょう。
承認された申請データを別途Google スプレッドシートに追加するのはいかがでしょうか。
これにより、Google スプレッドシートからも承認された承認データをテキストで把握しやすくなるでしょう。
Google スプレッドシートに自動で追加された後は、承認されたデータの行に承認後の指示などを追加していくことで、タスク管理などが行いやすくなるかもしれません。
他にkickflowを使用した自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する
ファイルの保管は必要ない場合シンプルな申請データの取得のみを行うフローがおすすめです。承認されたデータが一覧表示されるため、チームでの共有がしやすくなるはずです。
2.kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する
従業員採用申請が承認されたあと、既存のGoogle Workspaceに自動登録されます。新規従業員採用時の事務作業の負担軽減になる可能性があります。
3.kickflowで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
承認された申請がTrelloに追加されることで、承認後のタスクを可視化できます。何を優先して進めていくべきか把握しやすくなるかもしれません。
今回のアプリ連携を行うと、kickflowの申請書類を、承認後に自動でGoogle Driveに保存することができます。これにより承認後のプロセスが簡略化されるため、業務効率が向上するかもしれません。
例えば、企業にとって申請・承認のプロセスは日常的に行う業務ではあるものの、申請期間が決まっているものと決まっていないものが存在します。そのため、時期により申請件数が多くなると承認しなければならない案件が増えてしまい、時として承認とファイルのアップロードだけにリソースを割いてしまうことも考えられます。
そこでアプリ連携を行い自動化を導入すれば、指定したフォルダへのアップロードが素早く実行されるため、1つ1つを手作業で処理するよりも早く書類処理が完了します。結果として手作業が削減され、業務効率の向上が見込めます。
申請する際にkickflowへ提出した書類が、承認とほぼ同じタイミングでGoogle Driveにアップロードされるようになれば、ファイルの保存忘れなどを防げるようになるかもしれません。
例えば、承認しなければならない申請がたくさんある場合、どのファイルがどの申請のものなのかわからなくなることはありませんか？このような状態になってしまうと、時には間違った書類をGoogle Driveへ保存してしまったり、書類のアップロードそのものを忘れてしまうことも考えられます。
このような事態を回避するためにも自動化の導入は有効です。ファイル処理は自動で行われるため、保存忘れやミスなどが防止できる可能性が高まるでしょう。
今回の連携を導入することで、承認済みファイルが今までよりも素早くGoogle Driveにアップロードされるようになるため、申請したメンバーは承認後のアクションへの移行がスムーズになる可能性があります。
例えば、kickflowで申請を行った案件の承認そのものは済んでいても、Google Driveへのファイルのアップロードが完了していない場合、申請者と承認者以外は承認済みのファイルチェックが行えません。これでは申請内容の詳細などを他メンバーが把握できず、空白の時間が生まれてしまうことも考えられます。
しかし、今回のアプリ連携を行うことによりファイルアップロードは素早く行われるため、申請書類を確認したい他メンバーもスムーズなチェックが可能になるはずです。
申請と承認は日常業務の一環ではありますが、期限を設けている場合は集中的に多くの承認処理を行う必要があると言えるでしょう。
そのため、今回のようなkickflowとGoogle Driveのアプリ連携を導入しておくことで業務に余裕が生まれる可能性があり、申請数が多くても余裕を持って作業をこなしていけるようになるかもしれません。
自動化を導入することで、今回紹介したようなメリットを感じられるはずです。ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
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