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kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする方法
申請と承認は日常的に行う必要がある定型業務ではあるものの、申請期限が迫るものに関しては集中的に依頼が届いたりしますよね。単に「承認する」と言えども、場合によっては他部署への確認、自分よりも上長の判断を仰ぐ必要があったりなど、様々な事務作業も同時進行で行わなければなりません。
そのため、承認しなければならない申請の数が多くなればなるほど業務負担は増えてしまい、少々の手間を感じていることも多いはずです。
そこで今回はkickflowとGoogle Driveを連携し、承認した申請ファイルの保存を自動化できるアプリ連携をご紹介します。
申請と承認プロセスに必要なファイル処理が楽になるかもしれません。ぜひご活用ください。
こんな方におすすめ
- kickflowで申請処理を行っている企業
- ファイル共有にGoogle Driveを活用している企業
- kickflowで承認したファイル処理に手間を感じている方
- kickflowで承認したファイルを素早くアップロードし共有したい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする」方法をご説明します。
[Yoomとは]
kickflowとGoogle Driveを連携して申請書類のPDFを自動アップロードする方法
まず、kickflowで承認されるとフローが起動し、PDFデータがある場合のみkickflowのAPIを活用してファイルを取得します。
そしてGoogle DriveのAPIを用いてファイルを取得後、特定のフォルダにアップロード可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- kickflowとGoogle Driveをマイアプリ連携
- Webhookを受信したらPDFが添付されているか確認をする設定
- PDFをダウンロードしGoogle Driveにアップロードする設定
- トリガーボタンをONにして、kickflowとGoogle Driveの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
- kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
- kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1：kickflowとGoogle Driveをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
kickflowとYoomの連携
1.検索する
kickflowのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容に沿ってアクセストークンを取得してください。
右上のアイコンをクリックし、アクセストークン設定を選択しましょう。
次に、新規作成をクリックします。
任意の名前を設定し、作成を押してください。
画像のような表示がされたらアクセストークンをコピーしてください。
Yoomの画面に戻り、アクセストークンをペーストしてください。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などわかりやすいものがおすすめです。
入力できたら追加を押します。
3.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
Google DriveとYoomの連携
1.検索する
Google Driveのアイコンをクリックします。
2.サインイン
赤枠をクリックしてください。
3.アカウント選択
連携するアカウントを選択します。確認して了承したら次へを押します。
4.連携完了
画面が切り替わり、以下の表示がされれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
- kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
- kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、以下のように表示されます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Webhookを受信したらPDFが添付されているか確認をする設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
kickflowのアイコンの「Webhookを受信したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.Webhookの設定
画像のページに移行します。
赤枠の捕捉に沿って、kickflowから設定を行ってください。その後、テスト用の申請を行い、承認をします。
5.テストの実行
テスト用の申請を行い承認をしたら、赤枠のテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続いて分岐の設定を行います
1.分岐
「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.分岐条件を設定
テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。
今回は赤枠部分のとおり、添付ファイルのファイル名にPDFという文字列が含まれていることで分岐する設定になっています。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。
ステップ4：チケット情報を取得する設定
1.アプリと連携する
次に、kickflowのチケット情報を取得する設定を行います。kickflowのアイコンの「チケット情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.テストの実行
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「チケットID」は前ステップで取得した値※が引用されています。
設定後、テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
ステップ5：添付ファイル情報を取得する設定
1.アプリと連携する
続いて、添付ファイルの情報を取得する設定を行います。
kickflowのアイコンの「添付ファイル情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.テストの実行
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「添付ファイルの署名入りID」は、前ステップで取得した値が引用されています。
設定後、テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
ステップ6：PDFをダウンロードする設定
1.アプリと連携する
次はkickflowのファイルをダウンロードする設定を行いましょう。
kickflowのアイコンの「添付ファイルをダウンロード」を選択してください。
次へを押します。
2.テストの実行
「申請者のUUID」に注釈に沿って情報を入力しましょう。（任意設定です。）
「ファイルのダウンロードURL」は、前ステップで取得した値が引用されています。
設定後、テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
最後に、Google Driveにアップロードする設定を行います。
ステップ7：Google Driveにアップロードする設定
1.アプリと連携する
Google Driveのアイコンの「ファイルをアップロードする」を選択してください。
次へを押します。
2.必須項目の設定
ファイルをアップロードするフォルダを指定します。ボックスをクリックしてください。
作成済みのフォルダが一覧表示されます。格納したいフォルダをクリックで選択しましょう。ファイル名は設定済みです。
ファイル名は設定済みです。
ファイルはテスト送信したファイルを使用します。画像のようにプルダウンから選択できるため、クリックで設定しましょう。
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、以下のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
kickflowで申請が承認されたらGoogle Driveに申請書類のPDFをアップロードする
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
- kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、関連書類をGoogle Driveへ手作業でアップロードしていませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや保存先のミスが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kickflowで申請が承認されると、添付された申請書類が自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存されるため、手作業によるアップロードの手間やミスをなくし、確実な書類管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や経理担当の方
- kickflowとGoogle Driveを利用しており、手作業でのファイル管理を効率化したい方
- 申請・承認フローにおける書類管理を自動化し、ペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認後、自動でGoogle Driveへ書類がアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になるため、保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の申請が承認された場合のみ後続の処理に進むよう、条件を設定します。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」を設定し、申請に添付されている書類を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った申請情報（申請の種類など）をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。またファイル名は、固定のテキストだけでなく、申請日や申請番号といった動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
さらに自動化するには
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
アレンジ1：通知する
Yoomは様々なコミュニケーションツールやメールツールなどとの連携も可能です。
kickflowとGoogle Driveの連携に対しこのような形でチャットツールを組み込めば、申請が承認された旨が共有しやすくなり、申請後の工程へスムーズに進める可能性が高まるでしょう。
アレンジ2：データベースに追加する
承認された申請データを別途Google スプレッドシートに追加するのはいかがでしょうか。
これにより、Google スプレッドシートからも承認された承認データをテキストで把握しやすくなるでしょう。
Google スプレッドシートに自動で追加された後は、承認されたデータの行に承認後の指示などを追加していくことで、タスク管理などが行いやすくなるかもしれません。
kickflowを使ったその他の自動化例
他にkickflowを使用した自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する
ファイルの保管は必要ない場合シンプルな申請データの取得のみを行うフローがおすすめです。承認されたデータが一覧表示されるため、チームでの共有がしやすくなるはずです。
■概要kickflowで承認された情報をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。■このテンプレートをおすすめする方1.Kickflowを利用している企業やチーム- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.Google スプレッドシートを利用している企業やチーム- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。・承認された情報が安全にGoogle スプレッドシートに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や分析がスムーズに行えるようになります。・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。■注意事項・kickflow、Google スプレッドシートぞれとYoomを連携してください。
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
2.kickflowで申請が承認されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを登録する
従業員採用申請が承認されたあと、既存のGoogle Workspaceに自動登録されます。新規従業員採用時の事務作業の負担軽減になる可能性があります。
■概要kickflowでアカウント発行申請が承認された後、Google Workspaceへ手作業でユーザー情報を登録する際に、手間を感じたり入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローは、kickflowでの申請承認をトリガーとして、Google Workspaceに新規ユーザーを自動で追加する処理を実現します。手作業による情報登録の手間やミスをなくし、アカウント発行業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- kickflowとGoogle Workspaceを利用し、アカウント発行を手作業で行っている情報システム担当者の方
- 入社手続きに伴うアカウント発行業務の効率化や自動化を検討している人事・総務部門の方
- ワークフローシステムとID管理システムを連携させ、より迅速な情報共有体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- kickflowで申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 申請データを直接連携するため、手作業による転記ミスやアカウントの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kickflowとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定します（kickflow側で申請承認時にWebhookが送信されるよう設定してください）
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Workspaceに新規ユーザーを追加する際、kickflowから受け取った申請情報（氏名、メールアドレスなど）を引用し、Google Workspaceの各項目に自由に設定することが可能です。
■注意事項- kickflow、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kickflow、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowとGoogle Workspaceを利用し、アカウント発行を手作業で行っている情報システム担当者の方
- 入社手続きに伴うアカウント発行業務の効率化や自動化を検討している人事・総務部門の方
- ワークフローシステムとID管理システムを連携させ、より迅速な情報共有体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowで申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 申請データを直接連携するため、手作業による転記ミスやアカウントの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」を設定します（kickflow側で申請承認時にWebhookが送信されるよう設定してください）
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceに新規ユーザーを追加する際、kickflowから受け取った申請情報（氏名、メールアドレスなど）を引用し、Google Workspaceの各項目に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- kickflow、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- kickflow、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3.kickflowで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する
承認された申請がTrelloに追加されることで、承認後のタスクを可視化できます。何を優先して進めていくべきか把握しやすくなるかもしれません。
■概要
kickflowで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowで業務プロセスを管理している方
・企業の人事部門の方
・申請業務を担当している方
2. Trelloでタスク管理を行っている方
・申請内容をタスクとして管理している方
・タスクの割り当てや期限の管理を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が行われた際、申請後の手続きが必要となる場合があります。
このため、kickflowで申請された内容をタスク管理ツールに追加することで、申請後の手続きを漏れなく実施することができます。
このフローでは、kickflowで申請が行われるとTrelloタスクとして自動的に追加することができ、管理業務を効率化します。
Trelloを確認することで、申請内容をスピーディーに確認することができ、申請後に必要となる手続きをスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでTrelloに追加されたタスクを通知することができ、タイムリーな情報共有も行えます。
■注意事項
・kickflow、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで申請が行われたらTrelloにタスクを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. kickflowで業務プロセスを管理している方
・企業の人事部門の方
・申請業務を担当している方
2. Trelloでタスク管理を行っている方
・申請内容をタスクとして管理している方
・タスクの割り当てや期限の管理を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
kickflowで申請が行われた際、申請後の手続きが必要となる場合があります。
このため、kickflowで申請された内容をタスク管理ツールに追加することで、申請後の手続きを漏れなく実施することができます。
このフローでは、kickflowで申請が行われるとTrelloタスクとして自動的に追加することができ、管理業務を効率化します。
Trelloを確認することで、申請内容をスピーディーに確認することができ、申請後に必要となる手続きをスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することでTrelloに追加されたタスクを通知することができ、タイムリーな情報共有も行えます。
■注意事項
・kickflow、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
kickflowとGoogle Driveの連携メリットと具体例
メリット1：承認後プロセスの簡略化による業務効率向上
今回のアプリ連携を行うと、kickflowの申請書類を、承認後に自動でGoogle Driveに保存することができます。これにより承認後のプロセスが簡略化されるため、業務効率が向上するかもしれません。
例えば、企業にとって申請・承認のプロセスは日常的に行う業務ではあるものの、申請期間が決まっているものと決まっていないものが存在します。そのため、時期により申請件数が多くなると承認しなければならない案件が増えてしまい、時として承認とファイルのアップロードだけにリソースを割いてしまうことも考えられます。
そこでアプリ連携を行い自動化を導入すれば、指定したフォルダへのアップロードが素早く実行されるため、1つ1つを手作業で処理するよりも早く書類処理が完了します。結果として手作業が削減され、業務効率の向上が見込めます。
メリット2：Google Driveへの自動アップロードによるミスの回避
申請する際にkickflowへ提出した書類が、承認とほぼ同じタイミングでGoogle Driveにアップロードされるようになれば、ファイルの保存忘れなどを防げるようになるかもしれません。
例えば、承認しなければならない申請がたくさんある場合、どのファイルがどの申請のものなのかわからなくなることはありませんか？このような状態になってしまうと、時には間違った書類をGoogle Driveへ保存してしまったり、書類のアップロードそのものを忘れてしまうことも考えられます。
このような事態を回避するためにも自動化の導入は有効です。ファイル処理は自動で行われるため、保存忘れやミスなどが防止できる可能性が高まるでしょう。
メリット3：共有フォルダへの自動追加による後工程へのスムーズな移行
今回の連携を導入することで、承認済みファイルが今までよりも素早くGoogle Driveにアップロードされるようになるため、申請したメンバーは承認後のアクションへの移行がスムーズになる可能性があります。
例えば、kickflowで申請を行った案件の承認そのものは済んでいても、Google Driveへのファイルのアップロードが完了していない場合、申請者と承認者以外は承認済みのファイルチェックが行えません。これでは申請内容の詳細などを他メンバーが把握できず、空白の時間が生まれてしまうことも考えられます。
しかし、今回のアプリ連携を行うことによりファイルアップロードは素早く行われるため、申請書類を確認したい他メンバーもスムーズなチェックが可能になるはずです。
まとめ
申請と承認は日常業務の一環ではありますが、期限を設けている場合は集中的に多くの承認処理を行う必要があると言えるでしょう。
そのため、今回のようなkickflowとGoogle Driveのアプリ連携を導入しておくことで業務に余裕が生まれる可能性があり、申請数が多くても余裕を持って作業をこなしていけるようになるかもしれません。
自動化を導入することで、今回紹介したようなメリットを感じられるはずです。ぜひこの機会に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomをご活用ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
