kickflowとGoogleスプレッドシートを連携して、kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する方法

近年のビジネスシーンにおいて、アプリケーションの存在は欠かせなくなりましたね。
社内でプロジェクトを進める際に、タスク管理や承認申請など、アプリを使って業務を進めている企業も多いのではないでしょうか。
でも、もう少しアプリ同士の情報を連携できたら…と感じることはありませんか？
今回はkickflowとGoogleスプレッドシートを連携することで、承認情報を自動的にシートに追加する方法をご紹介します。
自動化によって、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率の大幅な向上を目指します！！
このブログでは、具体的な設定方法やそのメリットについて詳しくご説明します。
ぜひ参考にしてみてください！

kickflowとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

メリット1: データ入力の自動化による業務効率の向上

kickflowとGoogleスプレッドシートを連携すると、承認情報が自動的にシートに追加できるようになります。
手動でのデータ入力は時間がかかり、どうしても重複や入力漏れといったミスが発生しやすいですが、自動化によって、業務効率を大幅に向上させることができます。
例えば、複数の承認プロセスを管理する必要がある場合、毎回どの承認プロセスがどのような状況か調べ、転記するのはとても手間のかかる作業です。
また、業務担当者の能力や仕事量によっても、データの入力時間に大きく差がでます。
しかし、自動化されれば、どのような状況でも自動的に正確な情報をデータに反映することができます。

メリット2: リアルタイムでのデータ共有と可視化

アプリ同士の連携によって、承認情報がリアルタイムで更新され、関係者全員が最新の情報を共有できるようになります。
特にリモートワークや多拠点での業務を行っている企業は、誰でも同じように最新情報を確認できることはとても重要です。
例えば、自動更新になると情報更新の遅延が発生しないので、進捗状況が前の情報のままだったというメンバーが発生しにくくなります。
また、今どんな状況か可視化できるようになるので、その状況にあった迅速な対応や意思決定が可能になります。

YoomでkickflowとGoogleスプレッドシートを連携

だけど、アプリの連携ってちょっとハードルが高いなと感じませんか。
本来なら、kickflowとGoogleスプレッドシートという2つのアプリを連携させるには初期設定やシステムの習熟が必要な場合が多いです。
でも、Yoomを利用すれば、簡単にノーコードでアプリの連携ができちゃうんです！
従来の連携と異なるYoomのメリットって何でしょうか？

簡単な設定

Yoomは直感的に操作できるデザインなので、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。
だから、エンジニアじゃなくても気軽にアプリ連携にチャレンジできるんです。

柔軟なカスタマイズ

Yoomは多様なテンプレートを提供しています。
テンプレートをコピーすれば一から作らなくていいので、初心者でも簡単にフローが作成できます。
またフローはユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。
連携可能なアプリがたくさんあるので、みなさんの業務フローに最適なアプリ連携を作ることができますよ！

kickflowとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

まず、Yoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
無料プランからはじめられます。
既にアカウントをお持ちの場合は、ログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
※Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom

‍Yoomのアカウントにログインができたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2)登録したいアプリ(今回はkickflowとGoogleスプレッドシート)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

kickflowの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Googleスプレッドシートの登録をするという流れです。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
kickflowとGoogleスプレッドシートのアイコンが表示されたか確認をしてください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する】というフローを作成してます。
kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Googleスプレッドシートにkickflowで承認された情報を集約することができます。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、承認内容や状況を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに確認できるので、誰かに状況確認をお願いして待つ時間も不要になります。

ステップ3: kickflowとGoogleスプレッドシートの連携設定

‍0)あらかじめデータを蓄積するスプレッドシートを用意してください。
このフローでは、kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Googleスプレッドシートに集約するため、事前に情報をまとめるスプレッドシートを用意しておく必要があります。
必要な情報を格納できるスプレッドシートの準備をお願いします。
なお、kickflowの連携で抽出できる情報は以下の通りです。
・チケットID
・チケット番号
・タイトル
・ステータス
・作成日時
・更新日時

・申請日時

・クローズ日時
・完了日時
・アーカイブ日時

・申請者のユーザーID
・申請者のメールアドレス

・申請者の名前
・申請者のチームID
・申請者のチーム名
・ワークフローID

・ワークフロー名
・フォームの入力項目
・添付ファイル名
・添付ファイルのURL

1)テンプレートをコピーしてマイプロジェクトから開きます。
先ほど紹介したテンプレートのアイコンをクリックしてコピーをします。
テンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローが作成できます。

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2)右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「アプリトリガー　kickflowで承認されたら」をクリックします。

4)トリガーアクションは「Webhookを受信したら」を選択し、「次へ」をクリックします。

5)WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。

6)フローに戻ったら、「データベースを操作する　レコードを追加する」のアイコンをクリックします。

7)実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。
スプレッドシートIDおよびスプレッドシートのタブ名はアプリ登録がされていれば候補から選択することが可能です。
先に作成したスプレッドシートを選択してください。
テーブル範囲は対象のスプレッドシートの範囲を指定してください。
入力できたら、「次へ」をクリックします。

8)先に連携したkickflowのアウトプット情報を候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力して、「保存」します。

9)これで【kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する】というフローの完成です。

ステップ4: テストと確認

10)最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。

これでフローの完成です！
以下にもフローのテンプレートをご用意していますので、気になった方はぜひこちらからコピーしてみてください！

まとめ

kickflowとGoogleスプレッドシートの連携により、承認情報の自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待されます！
自動化によって人的フローによる重複や漏れなども発生しにくくなり、情報の正確性も向上できそうです。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
kickflowとGoogleスプレッドシートの連携はもちろん、みなさんもぜひ、業務にあったアプリ連携にチャレンジして、さまざまな業務の効率化を進めてみてください！