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近年のビジネスシーンにおいて、アプリケーションの存在は欠かせなくなりましたね。
社内でプロジェクトを進める際に、タスク管理や承認申請など、アプリを使って業務を進めている企業も多いのではないでしょうか。
でも、もう少しアプリ同士の情報を連携できたら…と感じることはありませんか？
今回はkickflowとGoogleスプレッドシートを連携することで、承認情報を自動的にシートに追加する方法をご紹介します。
自動化によって、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率の大幅な向上を目指します！！
このブログでは、具体的な設定方法やそのメリットについて詳しくご説明します。
ぜひ参考にしてみてください！
フローボットテンプレートを活用することでkickflowとGoogleスプレッドシートの連携を素早く実現できます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kickflowとGoogleスプレッドシートを連携すると、承認情報が自動的にシートに追加できるようになります。
手動でのデータ入力は時間がかかり、どうしても重複や入力漏れといったミスが発生しやすいですが、自動化によって、業務効率を大幅に向上させることができます。
例えば、複数の承認プロセスを管理する必要がある場合、毎回どの承認プロセスがどのような状況か調べ、転記するのはとても手間のかかる作業です。
また、業務担当者の能力や仕事量によっても、データの入力時間に大きく差がでます。
しかし、自動化されれば、どのような状況でも自動的に正確な情報をデータに反映することができます。
アプリ同士の連携によって、承認情報がリアルタイムで更新され、関係者全員が最新の情報を共有できるようになります。
特にリモートワークや多拠点での業務を行っている企業は、誰でも同じように最新情報を確認できることはとても重要です。
例えば、自動更新になると情報更新の遅延が発生しないので、進捗状況が前の情報のままだったというメンバーが発生しにくくなります。
また、今どんな状況か可視化できるようになるので、その状況にあった迅速な対応や意思決定が可能になります。
これまでプログラミングが必要だったAPI連携も、プログラミング不要で簡単に！まずは触ってみて、簡単さを実感してみてくださいね。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kickflow／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローボットの設定を解説します。
本記事では、「kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順は以下のナビでご紹介しているのでこちらを参考に進めましょう。
続いてkickflowのマイアプリ登録を行いましょう。
アプリ一覧でkickflowを選択してください。
以下の画面に移行するので、「アカウント名」を設定してください。
アクセストークンは、kickflowの画面に移動し、「右上の人物アイコン」→「アクセストークン設定」→「新規作成」をクリックして、アクセストークンを確認しましょう。
Yoom画面に戻って、「アクセストークン」を設定してください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogleスプレッドシートとkickflowが表示されます。
今回は、【kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する】というフローを作成してます。
kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Googleスプレッドシートにkickflowで承認された情報を集約することができます。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、承認内容や状況を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに確認できるので、誰かに状況確認をお願いして待つ時間も不要になります。
それでは下のバナーの「試してみる」をクリックしてみましょう。
「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
あらかじめデータを蓄積するスプレッドシートを用意してください。
このフローでは、kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Googleスプレッドシートに集約するため、事前に情報をまとめるスプレッドシートを用意しておく必要があります。
必要な情報を格納できるスプレッドシートの準備をお願いします。
なお、kickflowの連携で抽出できる情報は以下の通りです。
・チケットID
・チケット番号
・タイトル
・ステータス
・作成日時
・更新日時
・申請日時
・クローズ日時
・完了日時
・アーカイブ日時
・申請者のユーザーID
・申請者のメールアドレス
・申請者の名前
・申請者のチームID
・申請者のチーム名
・ワークフローID
・ワークフロー名
・フォームの入力項目
・添付ファイル名
・添付ファイルのURL
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、「テスト」をクリックして、テストが成功したら、「保存」します。
テストが成功すると取得した値が表示されていると思います。
この値はフローボットを設定する時に使用します。
詳しくは取得した値についてを確認してみましょう。
次に、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。
スプレッドシートIDおよびスプレッドシートのタブ名は、マイアプリ登録がされていれば候補から選択することが可能です。
先ほど作成しておいたGoogle スプレッドシートを選択してください。
テーブル範囲は対象のGoogle スプレッドシートの範囲を指定します。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
先に連携したkickflowのアウトプット（取得した値）情報を候補から選択することが可能です。
埋め込みながら入力して、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google スプレッドシートにkickflowの情報が追加できたら、「保存」します。
これで【kickflowで承認されたらGoogleスプレッドシートに情報を追加する】というフローの完成です。
最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
これでフローの完成です！
今回はkickflowの情報をGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからkickflowへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
GoogleスプレッドシートにIDなどを更新した際に、Googleスプレッドシートの情報をkickflowに反映できます。
そのため、手動でメンバー情報を入力しなくていいので、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーが起こりにくくなります。
正確にメンバー情報が入力されるので、正しい情報を保持できるでしょう。
Googleスプレッドシートにデータを追加し、その後kickflowでユーザー情報を手動で作成する作業は時間と労力がかかります。
今回の自動化を導入することで、スプレッドシートに新しい行を追加するとすぐに、kickflowへ自動でユーザー情報が作成されるようになります。
これにより、入力や確認の二重作業が減り、スタッフはより重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
kickflowとGoogleスプレッドシートのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
kickflowとGoogleスプレッドシートの連携により、承認情報の自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待されます！
自動化によって人的フローによる重複や漏れなども発生しにくくなり、情報の正確性も向上できそうです。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
kickflowとGoogleスプレッドシートの連携はもちろん、みなさんもぜひ、業務にあったアプリ連携にチャレンジして、さまざまな業務の効率化を進めてみてください！
Q：連携が失敗した場合に通知を受け取れますか？
A：
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
Q：無料プランでどこまでこの連携を使えますか？
A：
kickflowとGoogleスプレッドシートはフリープランから利用できるアプリです。
フリープランでは、5つのオペレーションまでのフローボットを作成でき、100タスク（トリガーを除く）までが無料で使用できます。
詳しくは「タスク実行数」のカウント方法についてや料金プランを確認してみましょう。
Q：特定の承認情報のみをGoogle スプレッドシートに追加できますか？
A：
はい、「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です！
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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