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kickflowとGoogle スプレッドシートを連携して、kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する方法
近年のビジネスシーンにおいて、アプリケーションの存在は欠かせなくなりましたね。
社内でプロジェクトを進める際に、タスク管理や承認申請など、アプリを使って業務を進めている企業も多いのではないでしょうか。
でも、もう少しアプリ同士の情報を連携できたら…と感じることはありませんか？
今回はkickflowとGoogle スプレッドシートを連携することで、承認情報を自動的にシートに追加する方法をご紹介します。
自動化によって、手動でのデータ入力の手間を省き、業務効率の大幅な向上を目指します！！
このブログでは、具体的な設定方法やそのメリットについて詳しくご説明します。
ぜひ参考にしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
フローボットテンプレートを活用することでkickflowとGoogle スプレッドシートの連携を素早く実現できます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要kickflowで承認された情報をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。■このテンプレートをおすすめする方1.Kickflowを利用している企業やチーム- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.Google スプレッドシートを利用している企業やチーム- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。・承認された情報が安全にGoogle スプレッドシートに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や分析がスムーズに行えるようになります。・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。■注意事項・kickflow、Google スプレッドシートぞれとYoomを連携してください。
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
kickflowとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1: データ入力の自動化による業務効率の向上
kickflowとGoogle スプレッドシートを連携すると、承認情報が自動的にシートに追加できるようになります。
手動でのデータ入力は時間がかかり、どうしても重複や入力漏れといったミスが発生しやすいですが、自動化によって、業務効率を大幅に向上させることができます。
例えば、複数の承認プロセスを管理する必要がある場合、毎回どの承認プロセスがどのような状況か調べ、転記するのはとても手間のかかる作業です。
また、業務担当者の能力や仕事量によっても、データの入力時間に大きく差がでます。
しかし、自動化されれば、どのような状況でも自動的に正確な情報をデータに反映することができます。
メリット2: リアルタイムでのデータ共有と可視化
アプリ同士の連携によって、承認情報がリアルタイムで更新され、関係者全員が最新の情報を共有できるようになります。
特にリモートワークや多拠点での業務を行っている企業は、誰でも同じように最新情報を確認できることはとても重要です。
例えば、自動更新になると情報更新の遅延が発生しないので、進捗状況が前の情報のままだったというメンバーが発生しにくくなります。
また、今どんな状況か可視化できるようになるので、その状況にあった迅速な対応や意思決定が可能になります。
kickflowとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
これまでプログラミングが必要だったAPI連携も、プログラミング不要で簡単に！まずは触ってみて、簡単さを実感してみてくださいね。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kickflow／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
本記事では、「kickflowで承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- kickflowとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- kickflowとGoogle スプレッドシートのトリガーとアクションを設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要kickflowで承認された情報をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。■このテンプレートをおすすめする方1.Kickflowを利用している企業やチーム- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.Google スプレッドシートを利用している企業やチーム- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。・承認された情報が安全にGoogle スプレッドシートに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や分析がスムーズに行えるようになります。・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。■注意事項・kickflow、Google スプレッドシートぞれとYoomを連携してください。
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
kickflowとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順は以下のナビでご紹介しているのでこちらを参考に進めましょう。
kickflowのマイアプリ登録
アプリ一覧でkickflowを選択してください。以下の画面に移行するので、「アカウント名」を設定してください。
アクセストークンは、kickflowの画面に移動し、「右上の人物アイコン」→「アクセストークン設定」→「新規作成」をクリックして、アクセストークンを確認しましょう。
Yoom画面に戻って、「アクセストークン」を設定してください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にGoogle スプレッドシートとkickflowが表示されます。
ステップ2: テンプレートをコピー
それでは下のバナーの「試してみる」をクリックしてみましょう。
■概要kickflowで承認された情報をGoogle スプレッドシートに格納するフローです。■このテンプレートをおすすめする方1.Kickflowを利用している企業やチーム- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.Google スプレッドシートを利用している企業やチーム- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。・承認された情報が安全にGoogle スプレッドシートに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や分析がスムーズに行えるようになります。・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。■注意事項・kickflow、Google スプレッドシートぞれとYoomを連携してください。
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
- Google スプレッドシートを活用してデータの管理や分析を行っている担当者
- 承認された情報を一元的にスプレッドシートで管理したい企業
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
下記の表示が出るので、「OK」を選択します。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3: kickflowのトリガーを設定しよう
あらかじめデータを蓄積するスプレッドシートを用意してください。
このフローでは、kickflowで承認されたら自動で情報を取得し、Google スプレッドシートに集約するため、事前に情報をまとめるスプレッドシートを用意しておく必要があります。
必要な情報を格納できるスプレッドシートの準備をお願いします。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
その後フローに戻りテストし、成功したら、完了をクリックします。
テストが成功すると取得した値が表示されていると思います。
この値はフローボットを設定する時に使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ 4：Google スプレッドシートのアクションを設定
次に、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
実行アクションは「レコードを追加する」を選択し、「データベースの連携」の項目を入力します。
スプレッドシートIDおよびスプレッドシートのタブ名は、マイアプリ登録がされていれば候補から選択することが可能です。
先ほど作成しておいたGoogle スプレッドシートを選択してください。
テーブル範囲は対象のGoogle スプレッドシートの範囲を指定します。
入力できたら、「次へ」をクリックします。
先に連携したkickflowの取得した値を選択することが可能です。
埋め込みながら入力して、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Google スプレッドシートにkickflowの情報が追加できたら、完了をクリックします。
無事に転記されました。
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認する
最後にトリガーを「ON」に切り替えて、フローボットを起動させ、一度正しく作動するか確認してください。
これでフローの完成です！
Google スプレッドシートのデータをkickflowに連携したい場合
今回はkickflowの情報をGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからkickflowへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートでメンバーが更新されたらkickflowも更新する
Google スプレッドシートにIDなどを更新した際に、Google スプレッドシートの情報をkickflowに反映できます。
そのため、手動でメンバー情報を入力しなくていいので、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーが起こりにくくなります。
正確にメンバー情報が入力されるので、正しい情報を保持できるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートでメンバーが更新されたらkickflowも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・同時編集で管理する情報を最新に保つ事務職の方
・コメント追加でコミュニケーションをとりながら情報を蓄積する営業チーム
2.kickflowを業務に活用している企業
・承認依頼に関する業務フローをを自動化している総務部門の担当者
・一件ごとのプロジェクトのタスク管理に活用している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務で使用するツールのアカウント情報を保存し管理するツールとして有効的です。
しかしGoogle スプレッドシートでアカウント情報の更新がされたら、kickflowにも編集を行わなければならず、セキュリティリスクを高める可能性があります。
アカウント情報の更新を業務が滞ることなくスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら自動でkickflowのアカウント情報の修正を行うため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎ情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートでメンバーが更新されたらkickflowも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・同時編集で管理する情報を最新に保つ事務職の方
・コメント追加でコミュニケーションをとりながら情報を蓄積する営業チーム
2.kickflowを業務に活用している企業
・承認依頼に関する業務フローをを自動化している総務部門の担当者
・一件ごとのプロジェクトのタスク管理に活用している営業チーム
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務で使用するツールのアカウント情報を保存し管理するツールとして有効的です。
しかしGoogle スプレッドシートでアカウント情報の更新がされたら、kickflowにも編集を行わなければならず、セキュリティリスクを高める可能性があります。
アカウント情報の更新を業務が滞ることなくスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの情報が更新されたら自動でkickflowのアカウント情報の修正を行うため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎ情報の精度を保ちます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらkickflowにユーザー情報を作成する
Google スプレッドシートにデータを追加し、その後kickflowでユーザー情報を手動で作成する作業は時間と労力がかかります。
今回の自動化を導入することで、スプレッドシートに新しい行を追加するとすぐに、kickflowへ自動でユーザー情報が作成されるようになります。
これにより、入力や確認の二重作業が減り、スタッフはより重要な業務に集中しやすくなるでしょう。
■概要Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を、手作業でkickflowに登録するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、入社対応などで情報登録が頻繁に発生する場合、その都度の対応が大きな負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、kickflowへのユーザー作成が自動で完了するため、こうした情報登録の手間を解消し、正確なデータ連携を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとkickflowで従業員情報を管理しており、手入力に手間を感じている方
- 入社手続きに伴うkickflowへのユーザー作成を自動化し、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 手作業による情報登録のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている総務・情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにkickflowへ自動でユーザーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- kickflowでユーザーを作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した氏名やメールアドレスなどの値を、kickflowのどのフィールドに登録するかを自由に設定可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Google スプレッドシートとkickflowで従業員情報を管理しており、手入力に手間を感じている方
- 入社手続きに伴うkickflowへのユーザー作成を自動化し、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 手作業による情報登録のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている総務・情報システム担当の方
- Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにkickflowへ自動でユーザーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性を保つことに繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- kickflowでユーザーを作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した氏名やメールアドレスなどの値を、kickflowのどのフィールドに登録するかを自由に設定可能です。
- Google スプレッドシート、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
kickflowとGoogle スプレッドシートを使った自動化例
kickflowとGoogle スプレッドシートのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
kickflowを使った自動化例
Notionのページ情報やSmartHRの従業員情報もとにkickflowにユーザーを作成したり、kickflowの情報から契約を作成しGMOサインで送付することも可能です。
■概要
Notionで情報を管理し、kickflowでユーザーアカウントを発行する業務において、手作業でのデータ入力やアカウント作成は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、新しいメンバーが増えるたびに同じ作業を繰り返すのは非効率的です。このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成または更新されると、自動でkickflowにユーザーを作成できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとkickflowを利用し、ユーザー管理を手作業で行っている情報システム担当者の方
- 手作業によるアカウント作成での入力ミスや作業漏れを減らしたいと考えている人事担当の方
- 定型的なアカウント発行業務を自動化し、他の重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでのページ作成・更新をトリガーとして、kickflowへのユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報入力の際に発生しがちな、入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なユーザー作成に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定し、データベースIDなどを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう「分岐する」アクションを構成します。
- 次に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページIDを元に必要な詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にユーザー情報（氏名、メールアドレスなど）をマッピングしてユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、例えばNotionの特定プロパティの値に基づいて処理を分岐させるなど、ユーザーの運用に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- kickflowでユーザーを作成するアクションでは、Notionから取得した情報をどの項目に割り当てるかを細かく設定でき、固定値を入力したり、複数の情報を組み合わせて設定したりすることもできます。
■注意事項
- Notion、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kickflowの情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- Kickflowから契約書作成のための情報を収集したい企業の管理者
2.Googleドキュメントを利用している企業やチーム
- Googleドキュメントを活用して契約書の作成や編集を行っている担当者
- 契約書のテンプレートをGoogleドキュメントで管理したい企業
3.GMOサインを利用している企業やチーム
- GMOサインを活用して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の送付および署名プロセスを自動化したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での契約書作成や送付作業の手間を省きたい法務担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書の作成や送付作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・契約書が安全に作成および送付されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、契約管理や情報共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.kintoneを利用している企業やチーム
- kintoneを活用してデータの管理や共有を行っている担当者
- データベースを活用して業務の効率化を図りたい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・承認された情報が安全にkintoneに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員が新しく加わるたびに、SmartHRへの登録に加えkickflow側でもユーザーアカウントを作成する作業は、担当者にとって手間のかかる業務ではないでしょうか。 特に複数のツールを利用している環境ではそれぞれのシステムへの情報入力作業が重複し、時間的な負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると、kickflowへのユーザー作成が自動的に行われるため、このような課題を解消し、入社時のオンボーディングプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとkickflow間での手作業によるユーザー作成に手間を感じている人事担当者の方
- SmartHRへの従業員登録とkickflowのユーザー設定を連携させ、効率化したい管理部門の方
- 手入力による情報登録ミスを防ぎ、正確なユーザー管理を実現したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が登録されると、kickflowのユーザーアカウントが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるアカウント作成時の入力ミスや、設定の漏れといったヒューマンエラーのリスクを減らし、正確な情報連携を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとkickflowをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これによりSmartHRに従業員情報が新規登録されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでkickflowを選択し、「ユーザーを作成（招待）」アクションを設定します。SmartHRから連携された従業員情報（氏名、メールアドレスなど）をもとに、kickflowに新しいユーザーアカウントが作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kickflowの「ユーザーを作成（招待）」アクションでは、SmartHRから取得した従業員の氏名やメールアドレスといった情報を、kickflowの該当するユーザー情報フィールドに動的な値としてマッピングする設定が可能です。
■注意事項
- SmartHR、kickflowのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートを使った自動化例
Google スプレッドシートの情報をGoogle Chatに通知したり、Backlogで登録された課題をGoogle スプレッドシートに追加することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogle Chatでタスク管理を行っている方
- タスク追加時の手動での通知作業に手間や漏れを感じているチームリーダーの方
- チーム内の情報共有を迅速化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへのタスク追加をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知作業が不要になることで、連絡のし忘れや共有の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで取得した新しいタスク情報を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、通知の対象としたいスプレッドシートやワークシートを任意で設定してください。
- Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したいスペースや、メッセージに含めるタスクの内容を任意にカスタムしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを使い、会議情報を手動で管理している方
- Google Meetのリンクの転記や共有作業に手間を感じ、自動化したいと考えている方
- 会議の予定作成から情報共有までの一連の流れを効率化し、抜け漏れを防ぎたい方
- Googleカレンダーへの予定作成をトリガーに、Google スプレッドシートへの記録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を削減できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、Google Meetのリンクの貼り間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、予定の情報を書き込みます。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートへの追加を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送りたいチャンネルや、メンション先、メッセージ本文を自由にカスタマイズ可能です。
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとAsanaでタスク管理を行っており、二重入力に手間を感じている方
- 手作業でのタスク転記による、登録漏れや入力ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- チームのタスク管理プロセスを自動化し、より効率的な運用を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報が追加されると、自動でAsanaにタスクが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を各項目にマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaへの連携が完了したことを示すステータスなどを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者や期限、プロジェクトなどを任意で設定できるほか、スプレッドシートから取得した値をタスク名や説明に自由に反映させることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、見積書作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 見積書作成から送付までの一連の流れを自動化して、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的な見積書作成業務を効率化し、より重要なコア業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに見積書作成からメール送信までが自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れなどを防ぎ、見積業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。これにより、任意の見積もり情報ページを選択してフローを起動できます。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションの「書類を発行する」でGoogle スプレッドシートを選択し、取得したNotionの情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションの「メール機能」で「メールを送る」を設定し、発行した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのレコード検索アクションでは、どのデータベースのどの項目を検索条件とするか、任意に設定が可能です。
- 書類発行機能では、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルや、Notionから取得した情報をシートのどのセルに反映させるかを任意で設定できます。
- メール機能では、宛先（To,CC,BCC）や件名、本文を自由に設定でき、Notionから取得した顧客名などの情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
しかし、freee人事労務の情報をGoogle スプレッドシートでも管理している場合、更新がある度にGoogle スプレッドシートに反映させる必要があり、手間です。
freee人事労務で従業員情報の更新があると自動でGoogle スプレッドシートを更新することができるため、手動による更新作業が不要となります。
まとめ
kickflowとGoogle スプレッドシートの連携により、承認情報の自動化が実現し、業務効率の大幅な向上が期待されます！
自動化によって人的フローによる重複や漏れなども発生しにくくなり、情報の正確性も向上できそうです。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にアプリの連携設定が可能です。
このブログで紹介したように初心者でも、テンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できます！
kickflowとGoogle スプレッドシートの連携はもちろん、みなさんもぜひ、業務にあったアプリ連携にチャレンジして、さまざまな業務の効率化を進めてみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合に通知を受け取れますか？
A：
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
Q：無料プランでどこまでこの連携を使えますか？
A：
kickflowとGoogle スプレッドシートはフリープランから利用できるアプリです。
フリープランでは、5つのオペレーションまでのフローボットを作成でき、100タスク（トリガーを除く）までが無料で使用できます。
詳しくは「タスク実行数」のカウント方法についてや料金プランを確認してみましょう。
Q：特定の承認情報のみをGoogle スプレッドシートに追加できますか？
A：
はい、「分岐する」オペレーションを活用すれば可能です！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
