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「kintoneで顧客情報を管理しているけれど、お礼メールを送るたびにGmailを開いて入力するのが面倒…」
「テンプレートをコピーして送信するだけなのに、毎回手間がかかる…」
そんなお悩みはありませんか？
手作業でメールを送信していると、ミスが発生したり対応が遅れたりして、業務効率に影響が出てしまいますよね。
そこで今回は、ノーコードツール「Yoom」を活用して、kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する仕組みをご紹介します！
プログラミングの専門知識は不要で、誰でも手軽にkintoneとGmailの連携を自動化することが可能です。
この記事では、実際の設定手順を画面キャプチャ付きでわかりやすく解説します。
日々のメール対応を自動化して、業務効率をぐっと高めたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、kintoneとGmailを連携するためのテンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
こんな方におすすめ
kintoneとGmailを連携するメリット
メリット1：送信作業を自動化できる
例えば、新規顧客が登録された際にメールを手作業で送っていると、入力や送信の手間が発生します。登録数が多くなるほど、作業の負担は増え、時間もかかってしまいます。
そこで、自動送信を活用することで、営業活動などの重要な業務に時間を使えるようになり、作業効率の向上が期待できます。
メリット2：人的ミスを軽減できる
手作業では、入力ミスや作業漏れが発生する可能性があります。
しかし、自動送信を導入すれば、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
さらに、顧客への対応を迅速に行えるため、信頼関係の向上が期待できます。
kintoneとGmailを連携してできること
kintoneとGmailを連携し、これまで手作業で行っていたメール送信を自動化するテンプレートをご紹介します！
自動化により、定型業務にかかる時間と手間を軽減し、チーム全体の生産性アップが期待できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご覧ください！
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する
kintoneの詳細ページ1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
これにより、定型作業の手間を減らし、その分を他の業務に充てられるようになります。
kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録する
kintoneの画面操作をきっかけに、レコード情報をもとにGmailでメールを自動送信し、送信履歴をkintoneに記録するフローです。
これにより、記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報を漏れなく管理できます。
kintoneから1クリックで請求書を発行しGmailで送付する
kintoneから1クリックで請求書を発行し、Gmailで送付するフローです。
サブテーブルの情報をもとに請求書を自動で作成し、そのまま送信まで行えます。
これにより、チーム全体の作業効率が向上し、業務を円滑に進められるようになります。
kintoneとGmailの連携フローを作ってみよう
ここから代表的な例として、kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローの作り方を解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGmailを連携します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて、以下のプロセスで作成します。
ステップ1：kintoneとGmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
kintoneの場合
kintoneのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！ステップ2：テンプレートをコピー
ここからは、kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Chrome拡張機能をインストール
まずは、Google Chromeの拡張機能をインストールします。
テンプレートを開いたら、「拡張機能をインストール」をクリックしてください。
画面右上の「Chromeに追加」をクリックします。
「Yoomを追加しますか？」とポップアップが出るので、「拡張機能を追加」をクリックします。
追加されたら、拡張機能の詳細ページを開いてください。
「ツールバーに固定する」をONにしておくと、メールを送るアクションの際に便利なので設定しておきましょう。
これでChrome拡張機能のインストールは完了です。
次のステップで、実際にフローボットを設定しましょう。
ステップ4：Chrome拡張機能トリガーの設定
テンプレートの「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
1.拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
今回は、テンプレート通りに進めます。
2.拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定
表示されているURLサンプルをコピー＆ペーストしてページを開いたら、テストをクリックしてください。
成功すると、アウトプット(取得した値)が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで確認できたら、保存しましょう。
より詳しい設定方法は、Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法をご参照ください。
ステップ5：kintoneのアクション設定
テンプレートの「レコード情報を取得」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
まず、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定
サブドメインは、入力欄の下にある補足説明を参考に入力してください。
アプリIDとレコードIDは、ステップ4で取得した値から選択します。
入力が終わったら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
レコードの情報を取得した値に格納する場合、手動で追加する必要があります。
「＋取得する値を追加」をクリックして、追加したい項目を選択しましょう。
詳しい手順は、「取得する値」を追加する方法をご参照ください。
設定が完了したら保存しましょう。
ステップ6：Gmailのアクション設定
続いて、自動送信するメールの内容を設定します。
テンプレートの「メールを送る」をクリックしてください。
1.メールの設定
以下のページはあらかじめ設定されています。
連携アカウントに間違いないか確認しましょう。
