kintoneとGmailを連携して、kintoneから1クリックすると定型文をGmailで送信できる方法

バナークリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移行するので画面を下にスクロールしましょう！
そして「このテンプレートを試してみる」という画面をクリックしてください。
テンプレートのコピーが完了したというポップアップが表示されたら、コピー完了です。

ステップ1:マイアプリ登録

はじめに

フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

次にkintoneをクリックします。

サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力しましょう。
kintoneのマイアプリ登録については、こちらの記事を参考にしてください。
kintoneのマイアプリ登録で躓いた時は、こちらをの記事を参考にしてください

kintoneのマイアプリ連携は完了しました。

次はGmailの連携を行いましょう！
先程と同様に、Yoomのワークスペースの画面左上に表示されている「マイアプリ」をクリックし、『新規接続」→「連携したアプリ名」の順番で進みましょう。

Gmailをクリックします。

Sign in with Googleをクリックしましょう

連携したいアカウントを選択しましょう。

次へをクリックします。

続行を選択しましょう。

以上でマイアプリ登録が完了しました！

次に、今回はChrome拡張機能をトリガーとしているので、「拡張機能をインストール」をクリックしましょう。

Chromeに追加をクリックして拡張機能を追加を選択します。

Chromeの拡張についてはこちらの記事を参考にしてください。

これでChrome拡張をインストールできました。

ここまでできたら、実際にフローボットの設定を進めましょう。
先程コピーしたテンプレートの「レコード詳細ページから起動」をクリックして設定します。

ステップ2:Chrome拡張機能トリガーの設定

1.拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択

添付画像のページは設定済みですので、連携アカウントに間違いないか確認して「次へ」をクリックします。

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2.拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定

起動ページのURLサンプルを入力したら、テストを実行しましょう。
テストに成功したら保存します。

ステップ3:kintoneのアクション設定

続いて「レコード情報を取得」をクリックして設定しましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

こちらの添付画像のページは、設定が済んでいますので「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

サブドメインを入力します。
アプリIDとレコードIDは、添付した画像のように、先程レコード詳細ページで取得した情報をアウトプットから選択しましょう。

入力が終わったら、テストを実行し、アウトプットが取得できます。
レコードの情報をアウトプットに格納する場合、手動で取得する値を追加する必要があります。
「取得する値を追加」をクリックして、取得したい項目を選択しましょう。

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取得する値を追加する方法はこちらをご参照ください。
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:Gmailのアクション設定

1.メールの設定

こちらはこのままでOKです！
連携するアカウント情報を確認しておきましょう。

メールアドレスは、先程kintoneで取得した情報をアウトプットから選択しましょう。

必須項目を入力しましょう。
本文には、kintoneの情報をアウトプットから選択して入力しながらメッセージ作成し「次へ」をクリックします。

2.メール送信のテスト

メールの送信内容を確認し、テストを行い、メールが届いたら保存します。

保存すると、すべての設定が完了しました！と表示されるので、「トリガーON」をクリックしましょう。
これですべての設定が完了しました！

その他のkintoneとGmailを使った自動化の例‍

YoomにはkintoneとGmailを使った自動化の例が他にも多数ありますので、いくつかをご紹介します。

1.kintoneにレコードが登録されたらGmailでメールを送信できるフローボットです。
こちらはkintoneのレコード情報が登録されたことをトリガーにしており、今回ご紹介したフローと同様のテンプレートです。
レコード情報に対して、素早くメール送信できるので、スムーズに顧客へアクションを起こせますね。

2.フォームに登録があると、kintoneに自動登録し、Gmailを送信するテンプレートです。
アンケートフォームと組み合わせることもでき、一連の流れを自動化することで、業務の効率が向上します。

3.応用編ですが、AIによるデータ抽出を活用して、お問い合わせメールから情報を抽出し、Gmailでメール返信した後、kintoneに情報追加することも可能です。
問い合わせ内容を抽出し、Gmailで送信し、kintoneに情報を追加できれば、事務作業を大幅に軽減できそうですね。

注）AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルがあります。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

kintoneとGmailを連携すれば、送信作業を自動化でき、時間の短縮やヒューマンエラーの軽減に繋がります。
その結果、営業活動や顧客応対など、事務作業以外の業務に時間を割くことができるようになるかもしれません。
さらにYoomを活用することで、プログラミングやGoogle Apps Scriptなどの難しい知識がなくてもアプリの連携ができます。
ぜひこの機会に、kintoneとGmailを連携して送信作業を自動化しませんか？

Yoomのアカウントはこちらから発行できます。
Yoomのテンプレートはこちらをご確認ください。

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