kintoneから1クリックすると定型文をGmailで送信できる方法

[Yoomとは]

kintoneとGmailの連携フローの作り方

それでは「kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する」フローボットを作成していきます。
簡単な操作で設定できるので、一緒に試してみませんか？

まずは、下に表示されているバナーをクリックして、今回使用するテンプレートをコピーしてくださいね。

バナークリックすると、Yoomのテンプレートサイトに移行するので画面を下にスクロールしましょう！
そして「このテンプレートを試してみる」という画面をクリックしてください。
テンプレートのコピーが完了したというポップアップが表示されたら、コピー完了です。

ステップ1:マイアプリ登録

はじめに

フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

次にkintoneをクリックします。

サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力しましょう。
kintoneのマイアプリ登録については、こちらの記事を参考にしてください。
kintoneのマイアプリ登録で躓いた時は、こちらの記事を参考にしてください

kintoneのマイアプリ連携は完了しました。

次はGmailの連携を行いましょう！
先程と同様に、Yoomのワークスペースの画面左上に表示されている「マイアプリ」をクリックし、『新規接続」→「連携したアプリ名」の順番で進みましょう。

Gmailをクリックします。

Sign in with Googleをクリックします。

連携したいアカウントを選択しましょう。

次へをクリックします。

続行を選択しましょう。

以上でマイアプリ登録が完了しました！

次に、今回はChrome拡張機能をトリガーとしているので、「拡張機能をインストール」をクリックしましょう。

Chromeに追加をクリックして拡張機能を追加を選択します。

Chromeの拡張についてはこちらの記事を参考にしてください。

これでChrome拡張をインストールできました。

ここまでできたら、実際にフローボットの設定を進めましょう。
先程コピーしたテンプレートの「レコード詳細ページから起動」をクリックして設定します。

ステップ2:Chrome拡張機能トリガーの設定

1.拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択

添付画像のページは設定済みですので、連携アカウントに間違いないか確認して「次へ」をクリックします。

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2.拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定

起動ページのURLサンプルを入力したら、テストを実行しましょう。
テストに成功したら保存します。

ステップ3:kintoneのアクション設定

続いて「レコード情報を取得」をクリックして設定しましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

こちらの添付画像のページは、設定が済んでいますので「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

サブドメインを入力します。
アプリIDとレコードIDは、添付した画像のように、先程レコード詳細ページで取得した情報をアウトプットから選択しましょう。

入力が終わったら、テストを実行し、アウトプットが取得できます。
レコードの情報をアウトプットに格納する場合、手動で取得する値を追加する必要があります。
「取得する値を追加」をクリックして、取得したい項目を選択しましょう。

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取得する値を追加する方法はこちらをご参照ください。
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:Gmailのアクション設定

1.メールの設定

こちらはこのままでOKです！
連携するアカウント情報を確認しておきましょう。

メールアドレスは、先程kintoneで取得した情報をアウトプットから選択しましょう。

必須項目を入力しましょう。
本文には、kintoneの情報をアウトプットから選択して入力しながらメッセージ作成し「次へ」をクリックします。

2.メール送信のテスト

メールの送信内容を確認し、テストを行い、メールが届いたら保存します。

保存すると、すべての設定が完了しました！と表示されるので、「トリガーON」をクリックしましょう。
これですべての設定が完了しました！

kintoneとGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneとGmailのその他の自動化例

kintoneの情報をもとに見積書を作成してGmailで送付したり、Gmailの内容をkintoneに抽出・追加することも可能です。
他にも、Google Driveと連携して、kintoneにレコードが登録されたらGmailを送付してフォルダを作成することもできます。

kintoneを活用した自動化例

kintoneでコメントが投稿されたら通知する

kintone上でコメントがあった際に、その内容をリアルタイムで関係者に共有することで迅速な意思決定が行えるはずです。

kintoneから1クリックで契約書を作成して送付する

kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成して送付するため、契約書に関わる一連の業務をシームレスに行えます。

新規リードや見込み客が作成されたらkintoneに追加する

登録情報が自動で反映されるため、複数のシステム間でデータが一致し、情報の整合性が保たれると予想されます。

Gmailを活用した自動化例

フォームで回答が送信されたら、Gmailに通知する

フォームで回答された情報をGmailで自動的に通知することで、関係者へ必要な情報を素早く共有できるようになるでしょう。

指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防げるかもしれません。

kintoneとGmailを連携するメリット

メリット1: 送信作業を自動化できる

例えば、新規顧客が登録されたら、メールを手作業で送っていると、入力や送信する作業をする手間が発生すると思います。
登録される数が多いほど、送信の手間が増えるため負担に感じることもあるのではないでしょうか？
そういった送信に周りの業務を自動化することで、営業活動など他の重要な業務に時間を使えるようになり、作業の効率アップが期待できます。

メリット2: 人的ミスを軽減できる

手作業だと、入力ミスや作業漏れが発生する可能性があります。
しかし、自動送信できることで、ヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
さらに、顧客に対してのアクションもすぐ行えるので、信頼関係の向上に繋がる可能性もあります。

まとめ

kintoneとGmailを連携すれば、送信作業を自動化でき、時間の短縮やヒューマンエラーの軽減に繋がります。
その結果、営業活動や顧客応対など、事務作業以外の業務に時間を割くことができるようになるかもしれません。

Yoomを活用することで、プログラミングやGoogle Apps Scriptなどの難しい知識がなくてもアプリの連携ができます。
ぜひこの機会に、kintoneとGmailを連携して送信作業を自動化しませんか？

Yoomのアカウントはこちらから発行できます。
Yoomのテンプレートはこちらをご確認ください。