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kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する方法
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2025-05-26

kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する方法

Mio Ishizuka
Mio Ishizuka

kintoneでは営業の進捗状況を管理、boardでは請求書や納品書の作成や顧客情報の管理をしている方は多いのではないでしょうか。
ステータスが更新されるたびにboardへ手作業で顧客登録するのは手間だし、面倒ですよね。

kintoneとboardを連携することで、時間のかかっていた顧客登録プロセスを自動化して、業務の効率向上が期待できます!
また、手動でのデータ入力の手間を省けるので、スピーディーな情報共有が可能になるでしょう。

本記事では、kintoneとboardを連携するメリットや具体的な連携方法について画像付きで詳しく解説します。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携が可能となり、迅速な導入と柔軟なカスタマイズが実現可能です。
手動でのデータ入力の手間を省き、正確なデータ管理への第一歩を踏み出しましょう。

とにかく早く試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!


■概要

kintoneのステータスが更新されたら、boardに新規の顧客情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneとboardの両方を利用する営業・マーケティングチーム

・kintoneでステータスが更新された顧客情報をboardにも自動登録したい方

・顧客情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方

2.kintoneを主に利用する営業担当者

・boardの顧客管理機能を活用して、顧客とのコミュニケーション履歴や案件情報を一元管理したい方

・kintoneのステータス変更をトリガーに、boardに顧客情報を自動登録することで、スムーズな情報連携を実現したい方

3.boardを主に利用するマーケティング担当者

・kintoneで獲得した顧客情報をboardに取り込んでマーケティング施策の効果測定や顧客分析に活用したい方

・kintoneとboardを連携することで顧客管理の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは、顧客情報管理に便利なツールですがkintone上で管理している顧客情報をboardなどの別の顧客管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。ですが、kintoneとboardを別々に運用している場合にkintoneで更新された顧客情報を手動でboardに転記する必要があるため手間と時間がかかり転記ミスのリスクもあります。

このフローを活用することにより、kintoneとboardの情報連携が自動化され、手作業による転記が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクも軽減されkintoneとboardの顧客情報が常に同期されることによりチームメンバー全員が最新の顧客情報を把握することもできます。

■注意事項

・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

こんな方におすすめ

  • kintoneとboardを活用している方
  • kintoneとboardを連携して、業務効率化を考えている方
  • kintoneとboardを連携して、顧客情報の管理業務の精度を上げたい方
  • kintoneとboardを連携して、登録忘れや顧客情報の転記ミスを減らしたい方

kintoneとboardを連携するメリット

メリット1: データ入力の手間が削減できる

kintoneとboardを連携すると、ステータスが更新された際に自動的にboardに顧客情報が登録されるようになるため、手動でのデータ入力にかかっていた手間を削減できるはずです。
この手間がなくなることで、その他の業務に集中する時間を増やすことができ、業務の生産性向上が図れるかもしれません。

メリット2: クラウド上での情報管理が楽になる

kintoneとBoardを連携することで、複数のシステムやファイルで管理されていたデータが一元化できるようになり、一方のツールのみで管理しやすくなるはずです。
情報更新も素早く反映される上、社内にいなくても見積書や請求書が作成可能となると予想されます。
効率的かつ安全な情報管理につながりそうですね。

kintoneとBoardを連携してできること

kintoneとBoardのAPIを連携すれば、kintoneの情報をBoardに自動で連携することが可能になります。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneとBoardの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!

kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する

このテンプレートを活用すれば、手動でboardに登録する手間は省くことができるでしょう。これにより、顧客登録フローを自動化できるため、ヒューマンエラーなどを防止することが期待できそうです。


■概要

kintoneのステータスが更新されたら、boardに新規の顧客情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneとboardの両方を利用する営業・マーケティングチーム

・kintoneでステータスが更新された顧客情報をboardにも自動登録したい方

・顧客情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方

2.kintoneを主に利用する営業担当者

・boardの顧客管理機能を活用して、顧客とのコミュニケーション履歴や案件情報を一元管理したい方

・kintoneのステータス変更をトリガーに、boardに顧客情報を自動登録することで、スムーズな情報連携を実現したい方

3.boardを主に利用するマーケティング担当者

・kintoneで獲得した顧客情報をboardに取り込んでマーケティング施策の効果測定や顧客分析に活用したい方

・kintoneとboardを連携することで顧客管理の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは、顧客情報管理に便利なツールですがkintone上で管理している顧客情報をboardなどの別の顧客管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。ですが、kintoneとboardを別々に運用している場合にkintoneで更新された顧客情報を手動でboardに転記する必要があるため手間と時間がかかり転記ミスのリスクもあります。

このフローを活用することにより、kintoneとboardの情報連携が自動化され、手作業による転記が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクも軽減されkintoneとboardの顧客情報が常に同期されることによりチームメンバー全員が最新の顧客情報を把握することもできます。

■注意事項

・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

kintoneに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を自動登録

顧客情報が自動登録されるため、転記作業が不要になります。

これにより手入力による登録がなくなり、入力ミスや漏れを防ぐことができます。


■概要

kintoneに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとkintoneを併用している営業チーム

・kintoneで獲得したリードや顧客情報をboardに自動で連携し、案件管理を効率化したい方

・顧客情報の手入力によるミスを減らし、データの正確性を担保したい方

・営業活動と案件管理の連携を強化し、業務効率を向上させたい方

2.boardとkintoneを併用しているプロジェクト管理チーム

・案件情報とプロジェクト管理情報を連携させ、スムーズな情報共有を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneで案件が登録されると、すぐにboardにレコードが作成されるため、常に最新の情報を保つことができます。

・案件情報をboardとkintoneで一元管理できるため、情報を探す手間を省くことができ、業務効率が向上します。

・手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。

・boardの顧客管理機能や案件管理機能と連携することで、より効果的な営業活動や顧客フォローアップが可能になります。

・kintoneに入力した顧客情報をboardに自動で登録するため、同じ情報を2度入力する手間を省くことができます。

・kintoneとboardで顧客情報を共有することで、営業部門とマーケティング部門などの連携を強化することができます。

■注意事項

・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

kintoneとboardの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneとboardを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとBoardの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:kintoneboard

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する」フローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • kintoneとboradをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • kintoneのトリガー設定およびboradのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。


■概要

freee会計で経費申請が承認されたら、LINE WORKSに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.業務でfreee会計を使用している方

・経費申請の処理を担当している経理担当者

・社員の経費申請状況を管理している人事担当者

2.業務でLINE WORKSを使用している方

・日々のコミュニケーションをLINE WORKSで行っている方

・LINE WORKSへの通知を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

freee会計は経費申請や承認の状況をリアルタイムで確認できるため、経費管理に適したツールです。
しかし、都度freee会計にログインしないと状況を確認できないため、即時対応が必要な場合は業務スピードが低下する恐れがあります。

このテンプレートは、freee会計で経費申請が承認されたら、自動的にLINE WORKSへ通知を出すことができます。
freee会計に都度ログインして承認状況を確認する必要がなくなり、業務効率を向上することができます。

また、LINE WORKSへの通知を自動化することで、通知漏れや宛先誤りといったヒューマンエラーを防止することも可能です。

■注意事項

・freee会計、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。

ステップ1:マイアプリ連携

kintoneとYoomを連携する

kintoneのマイアプリ登録は以下のナビを参考に進めてください。

 

kintoneのマイアプリ登録方法はヘルプページもございますので確認してみてください。
マイアプリ登録がうまくいかない場合はkintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法についてを参照してください。

boardとYoomを連携する

boardのマイアプリ登録方法の、ヘルプページを参考に設定してください。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。(参照ページ)

2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:テンプレートをコピーする

‍今回はYoomで用意されているテンプレートを使用します。
以下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしましょう。


■概要

kintoneのステータスが更新されたら、boardに新規の顧客情報を登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneとboardの両方を利用する営業・マーケティングチーム

・kintoneでステータスが更新された顧客情報をboardにも自動登録したい方

・顧客情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方

2.kintoneを主に利用する営業担当者

・boardの顧客管理機能を活用して、顧客とのコミュニケーション履歴や案件情報を一元管理したい方

・kintoneのステータス変更をトリガーに、boardに顧客情報を自動登録することで、スムーズな情報連携を実現したい方

3.boardを主に利用するマーケティング担当者

・kintoneで獲得した顧客情報をboardに取り込んでマーケティング施策の効果測定や顧客分析に活用したい方

・kintoneとboardを連携することで顧客管理の効率化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

kintoneは、顧客情報管理に便利なツールですがkintone上で管理している顧客情報をboardなどの別の顧客管理ツールにも連携させたいというニーズは少なくありません。ですが、kintoneとboardを別々に運用している場合にkintoneで更新された顧客情報を手動でboardに転記する必要があるため手間と時間がかかり転記ミスのリスクもあります。

このフローを活用することにより、kintoneとboardの情報連携が自動化され、手作業による転記が不要になります。
これにより、業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスクも軽減されkintoneとboardの顧客情報が常に同期されることによりチームメンバー全員が最新の顧客情報を把握することもできます。

■注意事項

・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。


「OK」をクリックしましょう。

コピーが完了すると、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更してくださいね。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

ステップ3:kintoneのトリガーを設定(ステータスが更新されたら)

ではkintoneのアプリトリガーを設定しましょう。
「ステータスが更新されたら」を選択します。
次に「連携アカウントとアクションを選択」の画面になります。
こちらは設定ができている状態のため、連携しているアカウントが間違っていないか確認したら、次へをクリックしましょう。


以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をする必要があるので、kintoneでWebhook設定を行うの記事を参考に設定してください。
ここに表示されているWebhookURLをコピーして、kintoneの管理画面で設定しましょう。


今回はステータスの更新をトリガーにするので、kintone側でプロセス管理の設定も行います。
kintoneに移動して、設定一覧からプロセス管理を選択します。
こちらを参考に、設定しましょう。

今回はboardに顧客登録をしたいので、顧客名のアウトプット(取得した値)が必要です。

以下はkintone側の画面です。
実際にkintoneのステータスを更新してみましょう。
その後Yoomに戻りテストをクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプット(取得した値)として情報が取得できます。
アウトプット(取得した値)はフローボットが起動する度に変動する値です。
今回はこのkintone上のユーザーの項目に登録している「ユームユウ」をフローボットに、データとして取り込む必要があります。
アウトプット(取得した値)欄の「取得する値を追加」を選択するとkintoneと同一の顧客名「ユームユウ」が入っている部分があるので、+マークをクリックします。
アウトプット(取得した値)に表示されたら、「ユームユウ」にカーソルを合わせると鉛筆マークが出ます。
クリックして以下のように編集しましょう。
今回はユーザーとして保存します。

ステップ4:kintoneのアクションを設定(レコード情報を取得)

次に「レコード情報を取得」をクリック。
連携しているアカウント情報を確認し、アクションはそのままで次に進みます。

  • ‍サブドメイン名:URL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。‍
  • アプリID・レコードID:アウトプット内「ステータスが更新されたら」からそれぞれ選択します。

テストをクリック→テスト成功したら保存します。

ステップ5:boardのアクションを設定(顧客の登録)

次に「顧客の登録」をクリック。
連携しているアカウント情報を確認し、アクションはそのままで次に進みます。
ここでは必須項目を設定していきます。

  • ‍APIキー:設定ページで取得したキーを入力してください。生成方法はこちら
  • 顧客名・顧客略称名:アウトプット内「ステータスが更新されたら」からそれぞれ選択します。‍
  • デフォルト支払条件ID:候補から選択します。

テストして成功したら保存します。
board側では以下の画面となります。無事に登録できましたね。

ステップ6:トリガーをONに設定する

最後にアプリトリガーをオンにして完了です。


ここまでお疲れ様でした!

boardのデータをkintoneに連携したい場合

今回はkintoneからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを自動登録するフローです。

案件登録が自動化され、常に最新の情報を得られます。
手動での案件登録の手間が省け、担当者の負担が軽減されます。


■概要

boardに新しい案件が登録されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとkintoneを併用している営業チーム

・boardで獲得したリードや顧客情報をkintoneに自動で連携し、案件管理を効率化したい方

・顧客情報の手入力によるミスを減らし、データの正確性を担保したい方

・営業活動と案件管理の連携を強化し、業務効率を向上させたい方

2.boardとkintoneを併用しているプロジェクト管理チーム

・boardで案件情報を管理し、kintoneでタスクや進捗管理を行っている方

・案件情報とプロジェクト管理情報を連携させ、スムーズな情報共有を実現したい方

・案件登録と同時にkintoneでタスクを作成し、作業の漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

・boardで案件が登録されると、すぐにkintoneにレコードが作成されるため、常に最新の情報を保つことができます。

・案件情報をboardとkintoneで一元管理できるため、情報を探す手間を省くことができ、業務効率が向上します。

・手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。

■注意事項

・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。

kintoneとboardを活用したその他の自動化例

​​Yoomでは、kintoneとboardを活用した様々な自動化を実現できます。 

ここでは、kintoneとboardに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します

kintoneを使った自動化例

タスク管理ツールの情報をkintoneに自動追加したり、kintoneのレコード情報を、Google Driveにフォルダを作成することが可能になります。


■概要

HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
  • 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
  • SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
  • 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
  4. 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、コンタクトのプロパティ(例:特定の地域や興味関心など)に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
  • kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。

注意事項

  • kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
    ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか?二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
  • データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
  • SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceにリード情報が登録されると、自動でkintoneへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、SalesforceとkintoneをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「Salesforceに新規リードが登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したSalesforceのリード情報を紐付けます

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceとの連携設定時に、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLを設定してください
  • kintoneにレコードを追加する際に、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できますSalesforceから取得した情報を動的に設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です

■注意事項

  • Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Trelloに新規カードが作成されたら、kintoneに連携してレコードを登録するフローです。


■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneを使用してタスクごとに採番している方

・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者

・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方

・取引先企業の帳票類を管理し、処理している営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー


2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員


■このテンプレートを使うメリット

・一連の流れが自動で完了するため、手入力によるミスを防ぎ、業務を効率化します。

・kintoneで採番することでタスク管理の精度を上げることができます。

■注意事項

・kintone、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Zoomでのミーティング後、録画内容の確認や議事録作成に時間を取られていませんか?手作業での文字起こしや要約は手間がかかるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すればZoomミーティングが終了すると自動で録画データを文字起こしし、ChatGPTで要約してその結果をkintoneへ追加する一連の流れを自動化できるため、議事録作成の手間を減らして迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoomでの商談や会議が多く、議事録作成の効率化を図りたい営業やCS担当者の方
  • 手作業での文字起こしや要約、kintoneへの転記作業に課題を感じている方
  • チーム内の情報共有を迅速化し、業務の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoomミーティング終了後の文字起こしから要約、kintoneへの登録までを自動化し、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記漏れや要約の質のばらつきを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

  1. Zoom、ChatGPT、kintoneをYoomと連携します。
  2. トリガーでZoomを選択し「ミーティングが終了したら」というトリガーアクションを設定します。
  3. オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
  4. オペレーションでYoomの音声文字起こし機能を設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキストデータに変換します。
  5. オペレーションでChatGPTの「テキストの生成(Chat completion)」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。
  6. オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約内容を指定のアプリに自動で追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoomのトリガー設定では、自動化の対象とするアカウントのメールアドレスを任意で指定してください。
  • 音声文字起こし機能では、文字起こしの精度を高めるためのプロンプトを自由に設定することができます。
  • ChatGPTで要約する際のプロンプト(指示文)は任意で編集可能です。「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つ抽出して」など、出力形式を細かく指定できます。
  • kintoneにレコードを追加するアクションでは、対象のアプリや、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由にマッピング設定してください。

注意事項


■概要

kintoneに新しい案件や顧客情報が登録されるたびに、関連書類を保管するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成し、関係者へメールで通知する、といった定型業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google Driveへのフォルダ作成からメール通知までの一連の業務を自動化でき、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
  • kintoneへのデータ登録後の、関係者への情報共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
  • kintoneを中心とした業務フローの自動化を進め、生産性を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • kintoneへのレコード登録だけでフォルダ作成や通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます
  • 手動でのフォルダ名の入力間違いや、関係者へのメール送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら(Webhook起動)」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコードの詳細情報を取得します
  4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します
  5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所を指定したり、kintoneから取得したレコード情報(顧客名や案件名など)を変数としてフォルダ名に設定したりすることが可能です
  • 通知メールを送るアクションでは、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはkintoneから取得した情報や、作成したGoogle DriveフォルダのURLなどを変数として差し込むことも可能です

■注意事項

  • kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

boardを使った自動化例

boardの案件情報をGoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーに自動追加したり、Backlogの課題をboardに追加することができます。


■概要

Backlogで新しい課題が登録されるたび、手動でboardに情報を転記していませんか。こうした繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Backlogへの課題登録をトリガーにboardへの案件追加が自動化でき、業務効率の向上とミスの削減に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Backlogとboardを利用し、案件登録を手作業で行っているプロジェクト担当者
  • 課題管理と案件管理の連携に手間を感じ、業務の効率化を目指しているチームの方
  • 手作業による情報入力ミスを減らし、業務品質の向上を考えている管理者

■このテンプレートを使うメリット

  • Backlogへの課題登録と同時にboardへ案件が自動追加されるため、手作業の時間を削減し他の業務に集中できます。
  • 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや情報の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BacklogおよびboardをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しい課題が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、Backlogに新しい課題が登録されるとフローが起動します。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Backlogの課題情報から必要なデータを抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録(一括請求)」アクションを設定し、抽出したデータを用いてboardに新しい案件を登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Backlogの課題から具体的にどの情報を抽出したいか、その項目やAIへの指示内容を任意で設定することが可能です。
  • boardの「案件の登録(一括請求)」オペレーションでは、登録する案件情報に対して、固定の値を設定したり、あらかじめ用意された選択肢から選んだり、前のステップでAI機能により抽出した値を動的に埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます。

注意事項

  • Backlog、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
    ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686

■概要

boardで管理している案件の情報を、都度Googleカレンダーに手作業で登録していませんか?こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されます。スケジュール管理に関する手作業をなくし、より正確で効率的な案件管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • boardとGoogleカレンダーを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
  • boardの案件情報を基にしたスケジュール管理のミスや漏れを防止したいチームリーダーの方
  • Googleカレンダーとboardの連携を自動化し、業務全体の効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • boardに案件を登録するだけで、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • 手動での情報入力が不要になるため、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、boardとGoogleカレンダーをそれぞれYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
  3. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定して、boardから取得した案件情報を紐付けます

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • boardと連携する際には、ご利用の環境に応じたAPIキーを任意で設定してください
  • Googleカレンダーのオペレーション設定では、予定を追加したい対象のカレンダーIDを任意で指定してください

注意事項

  • board、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

■概要

boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム

・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方

2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム

・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方

・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方

■このテンプレートを使うメリット

・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。

・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。

・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。

■注意事項

・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。


■概要

boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsのチャネルに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとMicrosoft Teamsを併用している営業チーム・プロジェクト管理チーム

・boardで案件情報を管理し、Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを行っている方

・新規案件の登録をMicrosoft Teamsでリアルタイムに通知し、チームメンバーに共有したい方

・案件登録後の対応をMicrosoft Teams上で迅速に行いたい方

2.Microsoft Teamsを活用している企業やチーム

・Microsoft Teamsを導入している企業

・日常的にMicrosoft Teamsを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー

■このテンプレートを使うメリット

・boardに案件登録と同時にMicrosoft Teamsに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。

・boardに案件登録さると直ぐにMicrosoft Teamsのチャネルへ通知されるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができます。

・Microsoft Teams上での情報共有により、チーム全体で商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行うことができます。

・案件に関する情報がSlack上で共有されることで、課題を早期に発見して対応することができます。

・Microsoft Teamsのチャネルへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。

■注意事項

・board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

boardで管理している請求情報を、手作業でNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的に発生するこの作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでboardから自動で請求情報を取得し、Notionのデータベースへ追加できるため、こうした課題を円滑に解消し、請求管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • boardとNotionを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
  • Notionのデータベースを活用して請求状況を可視化し、チームで共有したい方
  • 毎月発生する請求情報の集計や管理業務を自動化し、効率化を目指す担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • 指定したスケジュールで自動的にワークフローが実行されるため、これまで手作業に費やしていた請求情報の転記や更新作業の時間を削減できます。
  • システムが自動でデータを連携するため、手作業によるコピー&ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、boardとNotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動させたい日時や頻度を設定します。
  3. 続いて、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、対象となる請求情報をリストで取得します。
  4. 次に、取得した請求リストのデータ1件ずつに処理を行うため、「繰り返し処理」を設定します。
  5. 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」や「請求書の取得」アクションを用いて、個別の詳細情報を取得します。
  6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • スケジュールトリガーでは、毎月1日や毎週月曜日など、フローを起動させたい日時や頻度を任意で設定できます。
  • boardから請求リストを取得する際、「受注済み」といった受注ステータスや請求日で絞り込むなど、取得するデータの条件を任意で設定可能です。
  • Notionへの追加先データベースは、任意のデータベースIDを指定できます。また、追加する項目には、boardから取得した顧客名や金額などの値を埋め込めます。

■注意事項

  • board、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  • 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

まとめ

今回は「kintoneでステータスが更新されたら、boardに顧客を登録する」フローボットをご紹介しました。
kintoneとboardを連携することで、面倒だった顧客登録プロセスを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができそうですね。
特に、手動でのデータ入力の手間を省けるため、登録ミスや遅延なども防げるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

よくあるご質問

Q:連携が失敗した場合に通知を受け取れますか?

A:

通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。

Q:無料プランでどこまでこの連携を使えますか?

A:

はい、あります!
boardのトリガーとオペレーションを確認してみてください。

Q:特定のステータスになった時だけ連携できますか?

A:

はい。可能です。
分岐のオペレーションを活用することで、特定の条件の会話が開始されたら、フローボットが進むように設定することもできます。
分岐については以下を確認してください。

「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
無料でYoomを試す
この記事を書いた人
Mio Ishizuka
Mio Ishizuka
新卒から3年ほど金融関係の仕事を経験してきました。 業界柄、手動で行う作業がとても多く、自動化したらもっと他の仕事ができるのになと思っていた時にYoomに出会いました。 ブログ執筆しながらYoomの便利さに日々感動しています。 分かりやすい構成を心がけています。
タグ
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