■概要
kintoneで管理している案件のステータスが更新された際、請求・発注管理システムのboardへ都度、顧客情報を手作業で登録していませんか?この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、kintoneのレコードステータス更新をトリガーにして、boardへの顧客登録を自動化できます。面倒な転記作業から解放され、より正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneからboardへの顧客情報の登録を手作業で行っている方
- kintoneとboardを連携し、二重入力の手間や入力ミスをなくしたい方
- 営業から請求管理までの一連の業務フローを自動化し、効率を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータス更新をトリガーにboardへ顧客情報が自動で登録されるため、手作業でのデータ入力にかかっていた時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら(Webhook起動)」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコード情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで指定したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を連携します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardへ顧客を登録する際に、連携する項目を任意で設定できます。例えば、kintoneの会社名フィールドの情報をboardの顧客名に紐付けるといった設定が可能です。
- 各アプリのアクション設定では、kintoneから取得した情報だけでなく、固定のテキスト値などを組み合わせて登録することもできます。
■注意事項
- kintone、boardのアウトプットを設定してください。
- boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/556168