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ビジネスシーンでは、各種ツールやプラットフォームを連携させて、効率的な業務運用を実現することが求められているのではないでしょうか。
例えば、営業案件の進捗管理にはkintoneを使用している一方で、プロジェクト管理にはboardを活用している企業も多いでしょう。
こうした異なるツール間のデータ連携ができると、情報の重複入力を避け、データの一貫性を保つことができるようになります。
本記事では、kintoneでステータスが更新された際に、boardの案件ステータスを自動的に更新する方法や連携するメリットについて詳しくご紹介していきます。
これにより、担当者はリアルタイムで最新の情報にアクセスできるようになるだけでなく、手動入力の手間も省けるため、業務効率の向上が期待できます。
kintoneとboardを連携することで、異なるプラットフォーム間でのデータの一貫性を保つことができるようになります。
例えば、営業チームがkintoneで案件のステータスを更新すると、その情報が自動的にboardにも反映されるため、担当者が異なる情報を基に判断するリスクを回避し、社内での混乱を防げるでしょう。
特に複数のツールを使用している環境では、ステータスを自動更新する仕組みを導入することで、データの信頼性を維持しやすくなることが期待できます。
手動でのデータ入力や更新作業は時間がかかり、ミスや重複が発生しやすいです。
しかし、kintoneとboardを連携すれば、ステータス更新が自動化されるので、手動作業が大幅に削減されます。
これにより、スタッフはより価値の高い業務に集中でき、生産性が向上するでしょう。
特に、プロジェクト管理や営業活動において、スピーディーかつ正確な情報更新が求められる場面で大いに役立つはずです。
ここまでメリットを見て、こんなに便利なら連携してみたい!と思った方も多いのではないでしょうか。
アプリ連携は非エンジニアユーザーにとっては難しいですが、Yoomを使うことでノーコードで簡単に連携ができてしまいます。
Yoomを使用すれば、フローボットの設定に必要な情報を入力・選択する操作だけで連携が完了します。
ここまでメリットをご紹介してきました。では早速、Yoomを使って今回使用する2つのアプリを連携していきましょう!
その前に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウント発行をお願いします。30秒で始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してくださいね。
登録が完了したら、「kintoneでステータスが更新されたら、boardの案件ステータスを更新する」フローボットを作成してみましょう。
まずは、使用しているkintoneとYoomを連携しましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→kintoneの順に選択します。
アプリ一覧から探すか、アプリ名で検索してください。
ここから先はヘルプページを参照し、登録をお願いします。
マイアプリ登録がうまくいかない場合はこちらを参照してください。
次にboardを連携します。
こちらも以下の画面が出るので、ヘルプを参考に設定してください。
今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能となります。（参照ページ)
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
今回は用意されているテンプレートを使用します。
テンプレートページを開いたら、このテンプレートを試してみるをクリック。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされます。
必要だったら、テンプレートの名前を変更することができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は以下の3ステップです。
一緒に設定していきましょう!
ではアプリトリガーを設定しましょう。
「ステータスが更新されたら」を選択します。
連携しているアカウントが間違っていないか確認します。
以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をする必要があるので、こちらの記事を参考に設定してください。
また今回はステータスの更新をトリガーにするので、kintone側でプロセス管理の設定も行います。
設定一覧からプロセス管理を選択します。
こちらを参考に、設定しましょう。
こちらのboardのステータスを参考にします。
以下のようにkintoneのステータスを構築してみました。
テストデータはこんな感じです。
今回は、kintoneとboardのステータスを受注確定に合わせると仮定して、kintoneのステータスを見積中から受注確定に進めます。
フローボットに戻り、テストして成功したら保存します。
次に「レコード情報を取得」をクリック。
連携しているアカウント情報を確認し、アクションはそのままで次に進みます。
テスト→テスト成功したら保存します。
次に「案件ステータスの更新」をクリック。
連携しているアカウント情報を確認し、アクションはそのままで次に進みます。
ここでは必須項目を設定していきます。
テストして成功したら保存します。
board側では以下の画面となります。
無事に反映できましたね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!
プログラミングに詳しくない私でもできました!
今回は「kintoneでステータスが更新されたら、boardの案件ステータスを更新する」フローボットをご紹介しました。
両方のアプリでステータスを更新していた方には、おすすめのフローボットではないでしょうか。
どっちが正しいステータスなんだっけ?となることも防げそうです。
kintoneとboardの連携を通じて、アプリデータの一貫性を保ち、手動作業を削減することが期待できます。
Yoomを使用することで、ノーコードで簡単に連携を設定できるため、技術的な知識がなくても業務自動化に挑戦できますよ。
業務の効率化とデータの一貫性を実現し、よりスムーズな業務運営を目指していきましょう。
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