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契約書作成や送信にかかる時間を削減し、手間を軽減したい方に向け、kintoneとクラウドサインを使用して自動化する方法をご紹介します。
この自動化を活用することで、契約書作成から送付までをスピーディーにでき、業務をスムーズに進められるかもしれません。
これにより、手作業が不要になり、作成ミスを防ぐため、正確に契約書を作成できるでしょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとクラウドサインの連携が可能です。Yoomにはあらかじめkintoneとクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）に更新ごとに契約書の詳細内容を登録し帳票作成に活用している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）に登録し基本情報と同時に管理することで、情報の一元管理ができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しクラウドサインで送付することができます。
契約書の作成業務を自動化することで、入力ミスや漏れなどの人的ミスを回避することができます。
またこれまで契約書に関連する業務にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務進行をスムーズにし生産性向上へとつなげます。
■注意事項
・kintone、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneとクラウドサインを連携するメリット
メリット1：スピーディーに契約書を送付できる
kintoneとクラウドサインを連携すると、契約書の作成から送付までを自動化することができます。
たとえば、契約書を準備する時間が短縮されれば、営業担当者は顧客とのやり取りをスムーズに進められるでしょう。
手動で契約書の作成を行っていると、送付忘れなどのリスクがあります。
しかし、自動化の導入により、そういったリスクを防げるので有効な自動化と言えるでしょう。
メリット2：ヒューマンエラーを削減する
この自動化を活用すると、入力ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
これにより、エラー修正が不要になり、法務部や営業部は業務進行に安心感を持てるかもしれません。
特に複数の契約書を作成しなければいけない場合、ヒューマンエラーが起こりやすくなるため、正確性向上は大きなメリットとなるでしょう。
結果として、契約書の精度が向上することで、円滑な業務進行につながるでしょう。
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する
Yoomにアクセスする手間を省いて、kintone上から契約書を作成することができるため、
業務の効率化を図ることが可能になるでしょう。
これによりkintoneのステータスが更新されているかを常に確認する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）に更新ごとに契約書の詳細内容を登録し帳票作成に活用している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）に登録し基本情報と同時に管理することで、情報の一元管理ができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しクラウドサインで送付することができます。
契約書の作成業務を自動化することで、入力ミスや漏れなどの人的ミスを回避することができます。
またこれまで契約書に関連する業務にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務進行をスムーズにし生産性向上へとつなげます。
■注意事項
・kintone、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneでステータスが更新されたら、クラウドサインで書類を作成後、メールを自動送付する
kintoneのステータスが更新されたら、クラウドサインで書類を作成し、メールを送信するまでの一連の作業を自動化することが可能です。
これにより、事務作業の負担が軽減できるため、他の重要な業務に時間を活用することが期待できます。
■概要
kintoneで指定のステータスに更新されたら、クラウドサインに連携して新規書類を作成しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.申込書管理や取引先企業の帳票類管理を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneのステータス変更をトリガーとすることで、作成漏れを防ぎ、手入力によるミスを削減することができます。
・一連の流れが自動で完了するため、確認や手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとクラウドサインの連携フローを作ってみよう
それでは、「kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する」フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone/クラウドサイン
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）に更新ごとに契約書の詳細内容を登録し帳票作成に活用している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）に登録し基本情報と同時に管理することで、情報の一元管理ができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しクラウドサインで送付することができます。
契約書の作成業務を自動化することで、入力ミスや漏れなどの人的ミスを回避することができます。
またこれまで契約書に関連する業務にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務進行をスムーズにし生産性向上へとつなげます。
■注意事項
・kintone、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：マイアプリ登録
kintone・クラウドサイン・Google ドキュメントをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録を先に行うと、自動化設定がスムーズにできます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneのマイアプリ登録手順
kintoneのマイアプリ登録は以下のナビを参考に進めてください。
kintoneのマイアプリ登録方法はYoomのヘルプページもありますので確認してみてください。
クラウドサインのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でクラウドサインを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
クラウドサインのマイアプリ登録方法はYoomのヘルプページがあるので、確認してみてください。
Googleドキュメントのマイアプリ登録手順
上記のGoogle スプレッドシートの手順を参考にしてください。ステップ2：テンプレートを開く
次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーします。
それでは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・個人情報や企業情報の一元管理に活用している方
・サブテーブル（テーブル）に更新ごとに契約書の詳細内容を登録し帳票作成に活用している方
2.GMOサインで契約書を管理している方
・契約締結までの業務を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは契約ごとの詳細情報をレコードのサブテーブル（テーブル）に登録し基本情報と同時に管理することで、情報の一元管理ができるツールです。
しかし契約書を作成ごとにkintoneの情報を手入力するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して自動で契約書を作成しクラウドサインで送付することができます。
契約書の作成業務を自動化することで、入力ミスや漏れなどの人的ミスを回避することができます。
またこれまで契約書に関連する業務にかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務進行をスムーズにし生産性向上へとつなげます。
■注意事項
・kintone、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
次に以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面変更します。
※トリガーを除くオペレーション数が5つ以上の場合、フリープランでは実際に起動させることができません。
トライアル制度を使うことで、一定期間制限が開放されるので、必要に応じて活用してみてください。
まずは、レコード詳細ページから起動する設定を行うので、「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能を使用するので、こちらからインストールしましょう。
スクロールして、以下の設定を確認してください。
スクロールして、「起動ページのURLサンプル」を設定します。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、レコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、「取得したレコードの条件」を設定しましょう。
「レコード詳細ページから起動」のアウトプット(取得した値)を使用し、以下のように設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプット(取得した値)を表示できます。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うので、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「対象のレコードの条件」をクリックします。
次のように設定してください。
スクロールして、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定しましょう。
以下のように設定してください。
続いて、Google ドキュメントで書類を発行する設定を行うので、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
雛形書類で設定した「置換対象の文字列」が表示されるので、「置換後の文字列」を設定しましょう。
kintoneの「レコードを取得する」、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」のアウトプットを使用して設定してください。
日付の設定は「日付」をクリックして、該当する項目を設定しましょう。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、クラウドサインの設定を行うので、「書類の作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。
こちらから書類送付の流れを確認してください。
スクロールして、「書類タイトル」を設定します。
以下のようにアウトプットを使用すると、書類タイトルを設定できます。
その他の設定項目があれば、設定してください。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、書類にファイルを添付する設定を行うので、「書類にファイルを添付」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。
スクロールして、「書類の作成」のアウトプットを使用し、「書類ID」の設定をします。
他の項目も設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、宛先を追加する設定を行うので、「宛先の追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、「書類の作成」のアウトプットを使用し、「書類ID」を設定しましょう。
スクロールして、以下の必須項目を設定します。
「レコードを取得する」のアウトプットを使用してください。
他にも必要な項目があれば設定してください。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、書類を送信する設定を行うので、「書類の送信・リマインド」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、注意事項を確認します。
スクロールして、「書類の作成」のアウトプットを使用し、「書類ID」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:kintoneとクラウドサインの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。
クラウドサインのデータをkintoneに連携したい場合
今回はkintoneからクラウドサインへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にクラウドサインからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にkintoneのステータスを更新する
kintoneのステータスが自動的に更新されるため、手作業での更新の手間を省くことが可能です。
これにより、手動で行う作業の負担を抑えられるため、事務作業の効率化を図ることができるでしょう。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、クラウドサインの書類名から企業情報を取得し、該当の企業のkintoneレコードを自動的に更新します。
契約管理などでご活用ください。
■設定方法
1.クラウドサインとkintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガーの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を選択し、連携アカウントを設定してください。
3.「書類のタイトルから企業名を抽出」というオペレーションでタイトルから企業名などの任意の値を取得してください。
4.ここで取得した値を使ってkintoneの対象のレコードを検索します。
5.kintoneの「ステータスを更新」というオペレーションで、連携アカウントやアプリID、レコードの検索条件、更新する値などを設定してください。
6.最後にフローボットをONにしてください。これにより、クラウドサインで書類の締結が完了すると、指定したkintoneのレコードのステータスが自動的に更新されます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・クラウドサインの書類名に企業名を含んでおき、正規表現で企業名を抽出する必要があります。
・「書類のタイトルから企業名を抽出」とkintoneのアクションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
クラウドサインで契約が締結したら、AIで内容を読み取り、kintoneのステータスを自動的に更新する
AIを使用して契約書の内容を読み取るため、正確性の高い状態でステータスの更新ができます。
また手作業で入力する際に発生しがちな、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止することが可能になるでしょう。
■概要
クラウドサインで新しい契約が締結したらAIで内容を読み取りkintoneのステータスを自動的に更新するフローです。
クラウドサインへのアクセスやkintoneのデータベースツールにアクセスすることなく、自動的に情報の転記や蓄積を行うことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、kintoneそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneやクラウドサインを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPressに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
契約書の締結完了をトリガーに、ファイルストレージへの自動格納、データベースへの情報追加・更新、CRMの商談フェーズ更新、チャットツールへの通知を行います。
また、外部システムからの情報をもとに、契約書の自動作成と送付も可能です。
契約業務のプロセス全体を効率化し、人為的ミスや契約書の管理漏れを防ぎます。
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
GMOサインでの署名完了後、その情報を手作業でクラウドサインに入力し、再度書類を作成・送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、複数の電子契約サービスを併用している場合、情報の二重入力や確認作業は業務の負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、クラウドサインでの書類作成・送信までを自動化でき、こうした契約業務に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Jotformで受け付けた申込情報を、手作業で契約書に転記して送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、契約締結までの時間を要する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Jotformへのフォーム送信をきっかけに、クラウドサインでの契約書作成から送付までを自動化し、これらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Jotform、Googleドキュメント、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581-jotformのwebhook設定と最新回答取得方法について
■概要
Slackで契約締結の依頼を受けた後、手作業で契約情報を転記し、書類を作成してクラウドサインで送信する作業に手間を感じていませんか。
特に急ぎの案件では、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をトリガーに、投稿内容から自動で契約書を作成しクラウドサインで送信できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している方
・契約書作成に使用している方
・締結した帳票の一元管理を行う方
2.kintoneで情報の登録を行う企業
・企業情報などを一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結までの関連業務の効率化に活用できるツールです。
併せて関連情報をkintoneで一元管理することで、チーム内の情報へのアクセス性を高めます。
しかしkintoneの登録情報をクラウドサインに手入力して毎回契約書を作成するのは、ビジネスチャンスの損失につながることがあります。
このフローを使用すると、契約書の作成をkintoneのレコードページから行うことができ、契約書の作成業務を自動化できます。
契約書作成にかかっていた時間を大幅に削減でき、他の業務に当てることで業務全体の進行を円滑にします。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行うことで、ヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで締結した書類を自動的に取得し、Dropboxに格納します。
取得する書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■設定方法
・クラウドサイン、DropboxそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というアプリトリガーを設定し、「書類に添付されたファイルのリストを取得」というアクションで書類IDを指定してください。
・ループで処理の繰り返し設定をしてください。
・クラウドサインのアプリトリガーで書類の添付ファイルを取得してください。
・Dropboxの「ファイルをアップロードする」というオペレーションで、取得した書類情報をもとに、格納先のフォルダーやファイル名などを設定してください。
■注意事項
・クラウドサイン、Dropboxそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・書類の種類や格納先のフォルダー、ファイル名などの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
クラウドサインで重要な書類が締結された後、関係者への通知や確認作業に手間を感じていませんか。手動での連絡は時間がかかるだけでなく、通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が締結されると同時にGoogle Chatへ自動で通知が届くため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了した場合、Salesforceの商談フェーズを自動的に更新します。
商談フェーズの更新後、オペレーションを追加することでSlackやメールなどの任意の通知手段に通知することも可能です。
◼️設定方法
1.SalesforceとクラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携するアカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルから取引先名を抽出」で書類のタイトルから取引先名などの、Salesforceの商談を検索する際に使用するテキストを抽出してください。
4.Salesforceの「商談レコードを検索」というオペレーションで、対象の商談を検索する設定を行ってください。この時、上記の3で取得した情報をもとに検索を実施します。
5.Salesforceの「商談フェーズを契約合意に更新」というオペレーションで、対象の商談フェーズを更新してください。設定が完了したらトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Salesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
クラウドサインで契約書の締結が完了したら、指定したNotionデータベースのレコード情報を更新します。
ステータスや契約状況の更新などにご活用ください。
◼️設定方法
1.クラウドサイン、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.Notionの「データベースを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した契約先情報をもとに対象のレコードを検索し、値を更新します。
3.Notionの設定（対象のデータベースや変更するプロパティ情報）を任意の設定に変更してご利用ください。
◼️注意事項
・クラウドサインとNotionそれぞれのアカウント連携が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に変更してください。
・クラウドサインに登録されている契約相手の名称と、Notionに登録されている企業名が一致している必要があります。
まとめ
本記事では、kintoneから1クリックで契約書を作成して、クラウドサインで自動的に送付する方法をご紹介しました。
kintoneとクラウドサインを連携することで、契約書の作成から送付まで自動化され、ヒューマンエラーを削減できます。
特に多くの契約を扱う企業では、契約書作成と送付が自動化でき、業務効率の向上が期待できます。ノーコードツールYoomを使えば、自動化の導入が簡単です。
説明に沿ってデータを入力するだけなので、簡単に設定できます。
試してみたい方は、こちらから無料登録してください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：
フローボットがエラーとなった場合は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届く設定になっています。
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：この連携を実現するための具体的な料金プランを教えてください。
A：
この連携は、トリガーを除いたオペレーション数が5つを超えるため、ミニプラン以上でお試しいただけるフローです。
Yoomのプラン表を確認してみてください。
またYoomでは2週間のトライアル期間があり、期間中は全てのプランを利用できます。
Q：締結済みの契約書PDFをストレージアプリに自動保存できますか？
A：
はい、可能です！
オペレーションの最後にある「＋」をクリックして、利用したいアプリを選択してみましょう。
