kintone×クラウドサイン連携|1クリックで契約書の作成から送付までを自動化する方法

以下の4ステップで設定できます。

1. kintone・クラウドサイン・Google ドキュメントをマイアプリ登録
2. テンプレートを開く
3. トリガーとアクションを設定
4. kintoneとクラウドサインの自動化の動作確認

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[Yoomとは]

ステップ1:kintone・クラウドサイン・Google ドキュメントをマイアプリ登録

kintone・クラウドサイン・Google ドキュメントをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録を先に行うと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、kintoneのマイアプリ登録をしてください。
Yoomのヘルプページを確認して、マイアプリ登録をしましょう。

次に、クラウドサインのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらもヘルプページがあるので、同様に設定してください。

書類発行の際にGoogle ドキュメントを使用するので、Google ドキュメントのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」からGoogle ドキュメントを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、Google ドキュメントにログインしてください。

全てのマイアプリ登録が完了したら、kintone、クラウドサイン、Google ドキュメントが表示されます。

ステップ2:テンプレートを開く

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面変更します。
レコード詳細ページから起動する設定を行うので、「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
※トリガーを除くオペレーション数が5つ以上の場合、フリープランでは実際に起動させることができません。
トライアル制度を使うことで、一定期間制限が開放されるので、必要に応じて活用してみてください。

ステップ3:トリガーとアクションを設定

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能でトリガーを設定するため、詳細をこちらから確認してください。
Chrome拡張機能を使用するので、こちらからインストールしましょう。

スクロールして、以下の設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→レコード詳細ページから起動
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認しましょう。

スクロールして、「起動ページのURLサンプル」を設定します。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、レコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する
  

スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「取得したレコードの条件」を設定しましょう。
「レコード詳細ページから起動」のアウトプットを使用し、以下のように設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを表示できます。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うので、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→特定のレコードのサブテーブルの行を取得する
  

スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「対象のレコードの条件」をクリックします。
次のように設定してください。

スクロールして、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定しましょう。
以下のように設定してください。

続いて、Google ドキュメントで書類を発行する設定を行うので、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Google ドキュメントと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
  

スクロールして、「雛形書類の連携」を設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
雛形書類の設定方法は、こちらを確認してください。

雛形書類で設定した「置換対象の文字列」が表示されるので、「置換後の文字列」を設定しましょう。
kintoneの「レコードを取得する」、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」のアウトプットを使用して設定してください。

日付の設定は「日付」をクリックして、該当する項目を設定しましょう。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、クラウドサインの設定を行うので、「書類の作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→書類の作成
  

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認しましょう。
こちらから書類送付の流れを確認してください。

スクロールして、「書類タイトル」を設定します。
以下のようにアウトプットを使用すると、書類タイトルを設定できます。
その他の設定項目があれば、設定してください。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、書類にファイルを添付する設定を行うので、「書類にファイルを添付」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→書類にファイルを添付
  

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認してください。

スクロールして、「書類の作成」のアウトプットを使用し、「書類ID」の設定をします。
他の項目も設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、宛先を追加する設定を行うので、「宛先の追加」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→宛先の追加
  

以下の画面が表示されたら、「書類の作成」のアウトプットを使用し、「書類ID」を設定しましょう。

スクロールして、以下の必須項目を設定します。
「レコードを取得する」のアウトプットを使用してください。
他にも必要な項目があれば設定してください。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、書類を送信する設定を行うので、「書類の送信・リマインド」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→書類の送信・リマインド
  

以下の画面が表示されたら、注意事項を確認します。

スクロールして、「書類の作成」のアウトプットを使用し、「書類ID」を設定しましょう。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:kintoneとクラウドサインの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。

その他のkintoneとクラウドサインを使った自動化の例

1.kintoneでステータスが更新されたら、クラウドサインで書類を作成後、メールを自動送付するフローです。
kintoneのステータスが更新されているかを常に確認する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。

2.クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にkintoneのステータスを更新するフローです。
‍kintoneのステータスが自動的に更新されるため、手作業での更新の手間はありません。

3.クラウドサインで契約が締結したら、AIで内容を読み取り、kintoneのステータスを自動的に更新するフローです。
AIを使用して契約書の内容を読み取るため、正確にステータスの更新ができます。

まとめ

本記事では、kintoneから1クリックで契約書を作成して、クラウドサインで自動的に送付する方法をご紹介しました。
kintoneとクラウドサインを連携することで、契約書の作成から送付まで自動化され、ヒューマンエラーを削減できます。
特に多くの契約を扱う企業では、契約書作成と送付が自動化でき、業務効率の向上が期待できます。

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