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契約書作成や送信にかかる時間を削減し、手間を軽減したい方に向け、kintoneとクラウドサインを使用して自動化する方法をご紹介します。
この自動化を活用することで、契約書作成から送付までをスピーディーにでき、業務をスムーズに進められるかもしれません。
これにより、手作業が不要になり、作成ミスを防ぐため、正確に契約書を作成できるでしょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にkintoneとクラウドサインの連携が可能です。Yoomにはあらかじめkintoneとクラウドサインを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
kintoneとクラウドサインを連携するメリット
メリット1：スピーディーに契約書を送付できる
kintoneとクラウドサインを連携すると、契約書の作成から送付までを自動化することができます。
たとえば、契約書を準備する時間が短縮されれば、営業担当者は顧客とのやり取りをスムーズに進められるでしょう。
手動で契約書の作成を行っていると、送付忘れなどのリスクがあります。
しかし、自動化の導入により、そういったリスクを防げるので有効な自動化と言えるでしょう。
メリット2：ヒューマンエラーを削減する
この自動化を活用すると、入力ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
これにより、エラー修正が不要になり、法務部や営業部は業務進行に安心感を持てるかもしれません。
特に複数の契約書を作成しなければいけない場合、ヒューマンエラーが起こりやすくなるため、正確性向上は大きなメリットとなるでしょう。
結果として、契約書の精度が向上することで、円滑な業務進行につながるでしょう。
kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する
Yoomにアクセスする手間を省いて、kintone上から契約書を作成することができるため、
業務の効率化を図ることが可能になるでしょう。
これによりkintoneのステータスが更新されているかを常に確認する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
kintoneでステータスが更新されたら、クラウドサインで書類を作成後、メールを自動送付する
kintoneのステータスが更新されたら、クラウドサインで書類を作成し、メールを送信するまでの一連の作業を自動化することが可能です。
これにより、事務作業の負担が軽減できるため、他の重要な業務に時間を活用することが期待できます。
kintoneとクラウドサインの連携フローを作ってみよう
それでは、「kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する」フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとクラウドサインの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone/クラウドサイン
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
ステップ1：マイアプリ登録
kintone・クラウドサイン・Google ドキュメントをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録を先に行うと、自動化設定がスムーズにできます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
kintoneのマイアプリ登録手順
kintoneのマイアプリ登録は以下のナビを参考に進めてください。
kintoneのマイアプリ登録方法はYoomのヘルプページもありますので確認してみてください。
クラウドサインのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でクラウドサインを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明に従って入力していきます。
クラウドサインのマイアプリ登録方法はYoomのヘルプページがあるので、確認してみてください。
Googleドキュメントのマイアプリ登録手順
上記のGoogle スプレッドシートの手順を参考にしてください。ステップ2：テンプレートを開く
次に、Yoomのサイトからテンプレートをコピーします。
それでは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
次に以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面変更します。
※トリガーを除くオペレーション数が5つ以上の場合、フリープランでは実際に起動させることができません。
トライアル制度を使うことで、一定期間制限が開放されるので、必要に応じて活用してみてください。
まずは、レコード詳細ページから起動する設定を行うので、「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
ステップ3:トリガーとアクションを設定
以下の画面が表示されるので、設定方法を確認しましょう。
Chrome拡張機能を使用するので、こちらからインストールしましょう。
スクロールして、以下の設定を確認してください。
スクロールして、「起動ページのURLサンプル」を設定します。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、レコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
以下の画面が表示されたら、「取得したレコードの条件」を設定しましょう。
「レコード詳細ページから起動」のアウトプット(取得した値)を使用し、以下のように設定します。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプット(取得した値)を表示できます。
設定できたら「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次に、特定のレコードのサブテーブルの行を取得する設定を行うので、「特定のレコードのサブテーブルの行を取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
スクロールして、「データベースの連携」を設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「対象のレコードの条件」をクリックします。
次のように設定してください。
スクロールして、「取得したいサブテーブルの行の条件」を設定しましょう。
以下のように設定してください。
続いて、Google ドキュメントで書類を発行する設定を行うので、「書類を発行する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
