従業員の情報を管理する際、kintoneを活用している企業は多いでしょう。
しかし、新しい従業員が登録された後に、GaroonやサイボウズOfficeのアカウントを手動で付与するのは時間と手間がかかる作業です。
そこで役立つのが、kintoneとcybozu.com共通管理の連携です。
本記事では、kintoneとcybozu.com共通管理の連携方法やメリットについて詳しく紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
自動化することで、従業員がkintoneに登録された際に手動でGaroonやサイボウズOfficeのアカウントを作成する必要がなくなります。
特に、アカウント設定作業は入力ミスや権限の付与漏れなどのヒューマンエラーが起こりやすい部分ですが、自動化によりそのリスクが減少し、正確なアカウント情報の登録ができるようになります。
これにより、担当者の負担も軽減され、他の重要な業務にリソースを集中できるようになるでしょう。
新入社員がすぐに必要なツールやシステムにアクセスできるため、初日からスムーズに業務に取り組むことが可能です。
従来の手動プロセスでは、アカウントの発行や権限設定に時間がかかり、その間に新入社員が業務を開始できないケースが考えられます。
しかし、このフローを導入することで、アカウント発行から権限付与までが自動化され、その待機時間が削減できます。
結果として、従業員が早期に業務を開始でき、アカウント発行担当者が代わっても安定した運用が可能となるでしょう。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「kintoneで登録された従業員にGaroonやサイボウズOfficeのアカウントを付与する」フローボットを作成していきます。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているkintoneとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
kintoneと検索してください。
ここから先はマイアプリ登録方法を参照し、登録をお願いします。
登録がうまくいかない場合は、ヘルプページを参照してください。
続いて、cybozu.com共通管理と連携します。
表示に従って、設定をお願いします。
2つのアプリがマイアプリに連携されたら完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録を行います。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレート名は、必要に応じて変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の4ステップです。
一緒に設定していきましょう!
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「レコードが登録されたら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう。
以下の画面でこちらの記事を参考に、アプリトリガーのWebhookイベント受信を設定してください。
kintoneのアプリに進み、以下のように従業員情報を登録します。
フローボットの設定に戻り、テストしてアウトプットにkintoneのアプリIDなどが反映していたら保存します。
続いて「レコード情報を取得」を選択します。
次に進み、必須項目を設定してください。
アウトプットは以下のように選択できます。
(デフォルトで設定されています。)
こちらもテストし、kintoneアプリに入力済みの従業員情報がアウトプットに反映していたら保存します。
続いて「ユーザーを追加」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションは変更せず、次に進みます。
必須項目をアウトプットから設定しましょう。
(デフォルトのままで問題なければ変更しなくて大丈夫です。)
その他の項目は必要に応じて、アウトプットから設定してください。
続いて「ユーザーの利用サービスを更新」をクリックします。
次に進み、こちらも必須項目を設定します。
ログイン名や利用サービスはデフォルトで設定してありますが、選択肢に出てくるものであればカスタマイズ可能です。
テストして成功したら保存します。
cybozu.com共通管理側で確認してみましょう。
ユーザー登録ができていますね。
詳細を確認します。
無事にkintoneの従業員情報が反映されましたね!
利用するサービスも登録できています。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
1.kintoneにレコードが登録されたら、freee人事労務に社員を登録するフローです。
今回のフローと似ており、kintoneの情報を用いてfreee人事労務に社員を登録してくれます。
労務関連の手続きは期限が短いことも多いため、こうしたフローを利用することで、後続の作業もスムーズに進むでしょう。
2.kintoneにレコードが追加されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
レコードが登録されたらリアルタイムでLINE WORKSに自動通知してくれるので、見逃しを防げます。
レコード確認し、手動で通知する手間もなくなりますね。
3.freee人事労務の従業員情報が更新されたらcybozu.comの従業員管理表も更新するフローです。
手間のかかっていた、手動での更新作業が不要になります。
freee人事労務の情報を引用するので、手作業による入力ミスや更新忘れを防げます。
今回は「kintoneで登録された従業員にGaroonやサイボウズOfficeのアカウントを付与する」フローボットを紹介しました。
この自動化により、ヒューマンエラーの削減や入社処理の効率化が実現し、業務全体効率の向上が期待できます。
特にノーコードツールYoomを活用することで、専門的な知識がなくても簡単に連携を設定できます。
Yoomの無料登録はこちらからできます。→始める
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