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「kintoneとGoogle Driveを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「kintoneに登録された情報をGoogle Driveに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携に課題を感じていませんか？日々の業務でkintoneとGoogle Driveを利用していると、例えばkintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたびに、関連する書類を格納するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成したり、逆にGoogle Driveにアップロードされたファイルをkintoneのレコードに紐付ける作業が発生することがありますよね。
これらの作業は単純でありながらも時間を要し、時には入力ミスやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性も否定できません。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">kintoneのデータを自動的にGoogle Driveに登録したり、更新する仕組み</span>です。
これらの定型的ながらも重要な業務から解放され、より戦略的なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出せることで、日々の業務効率が格段に向上しつつ、手作業によるストレスやミスからも解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">kintoneとGoogle Driveを連携して様々な業務を自動化する</span>ためのテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてさっそくスタートしましょう！
kintoneとGoogle DriveのAPIを連携すれば、kintoneのデータをGoogle Driveに自動的に連携することが可能になります。
例えば、kintoneに新しいレコードが登録されたタイミングで、そのレコード情報に基づいてGoogle Drive内に自動でフォルダを作成したり、特定の条件を満たしたレコードの添付ファイルをGoogle Driveの指定フォルダに自動でアップロードするといった連携が実現できます。
これにより、<span class="mark-yellow">手作業によるファイル管理の手間やミスを大幅に削減し、情報の一元管理とアクセス性の向上</span>が期待できますよ！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックしてYoomのアカウント登録をするだけで、すぐにkintoneとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽に試してみてくださいね！！
kintoneに新しい顧客情報や案件管理のレコードが登録された際に、その<span class="mark-yellow">レコード名や関連情報に基づいてGoogle Drive内に対応するフォルダを自動で作成</span>することができます。
この自動化により、手動でのフォルダ作成の手間が一切なくなり、案件ごとや顧客ごとの資料を一元的に整理・管理することが容易になり、チーム内のスムーズな情報共有をサポートします。
kintoneの特定のレコードが更新され、例えば契約書や報告書などのファイルが添付された際に、その<span class="mark-yellow">添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダにアップロード</span>することも可能です。
これにより、kintone内のファイルを探す手間なく、常に最新のファイルがGoogle Driveにバックアップ・整理されるため、ファイルのバージョン管理や共有が効率化され、重要なファイルの紛失リスクを低減できるでしょう。
それでは、さっそく実際にkintoneとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。入力後、「追加する」を押したら連携完了です！
※kintoneのマイアプリ登録の方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※kintoneのマイアプリ登録がうまくできない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、kintoneにレコードが登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
タイトルは変更できますので、必要に応じて編集してくださいね！
連携するアカウント情報には、基本的にステップ1で連携した情報が反映されています。
フローで使用するアカウントであることを確認しましょう。
トリガーアクションは変更せず「レコードが登録されたら」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
Webhookの設定は、kintoneの管理画面で行います。下図赤枠内のURLをコピーしておき、kintoneの画面に移動しましょう！
kintoneの画面に移動したら、フローで使用するアプリを開きます。
今回はテスト用に、下図のようなアプリを用意しました！
使用するアプリを開いたら、画面右側にある歯車マークをクリックしてください。
アプリの設定画面が表示されるので、「設定」を選択します。
設定項目の中にある、「Webhook」をクリックしましょう！
Webhookの設定画面が表示されるので、「追加する」を押してWebhookを追加していきます。
「説明」欄は必要に応じて、入力してください。
「Webhook URL」には、Yoom画面でコピーしておいたURLを貼り付けます。
「通知を送信する条件」は「レコードの追加」にチェックを入れ、「保存」をクリックしたら設定完了です。
※最後に「アプリを更新」を押すのを忘れないようご注意くださいね！
※kintoneでの設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
Webhookの設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほどWebhookを設定したアプリ内に、テスト用のレコードを追加してください。
テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「東京都テスト」など）でOKです！
今回は下図のようなレコードを追加しました。
レコードを追加したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど追加したレコードの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、追加されたレコードの詳細情報を取得する設定をしていきます。
「登録されたレコード情報を取得」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じであることを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
「アプリID」には、ステップ3でWebhook設定を行ったアプリを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、候補から該当のアプリを選択しましょう。
なかなか該当のアプリが候補に表示されないな…という場合は、アプリのURL内の「/k/●●●/」部分がアプリIDとなるので、URLを確認して手入力してくださいね！
「取得したレコードの条件」を、ステップ3で取得したアウトプットを使って下図のように設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、レコードの詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認してくださいね！
確認後は「保存する」を押して次のステップに進みます。
最後に、kintoneに登録された情報を使って、Google Driveのフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは「フォルダを作成する」のままにして、「次へ」を押してください。
次にAPI接続設定を下記のように行います。
設定が完了したら「テスト」をクリックして、Google Driveにフォルダが作成されることを確認しましょう。
指定したフォルダ内に、設定したとおりのフォルダ名で作成されていますね！
確認後、「保存する」を押して設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしましょう！
以上が、「kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローの作成手順でした！
今回はkintoneからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Driveからkintoneへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
例えば、Google Driveに特定のフォルダへ請求書や契約書などのファイルがアップロードされた際に、そのファイル情報をkintoneの該当レコードに自動で紐付けたり、OCR機能を使ってファイル内の情報を読み取り、kintoneの新しいレコードとして登録するといった自動化もできますよ！
Google Driveの指定フォルダに新しいファイルがアップロードされると、その<span class="mark-yellow">ファイルをOCR処理してテキスト情報を抽出し、抽出した情報をもとにkintoneに新しいレコードを自動で作成</span>することができます。
例えば、紙の申込書をスキャンしてPDF化したものをGoogle Driveにアップロードするだけで、申込内容が自動的にkintoneに登録されるため、データ入力の手間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことができるでしょう。
Google Driveにアップロードされた議事録や報告書などのドキュメントファイルをOCR処理し、さらに<span class="mark-yellow">AIを用いてその内容を自動で要約し、要約されたテキストをkintoneの該当レコードに登録</span>することも可能です。
これにより、長文のドキュメントの内容を短時間で把握できるようになり、情報共有の効率化や意思決定の迅速化に貢献し、大量の書類を扱う業務での負担軽減が期待できます。
Google Driveとの連携以外でも、kintoneのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
kintoneのデータを用いてfreeeで請求書を作成したり、WordPressに新規投稿をすることができます。
また、Jotformの回答をkintoneに転記したり、kintone情報からOutlookで見積書を送付するなど、kintoneを起点または終点としたデータ連携を行うことで、業務プロセスを自動化し、生産性を高めます。
Yoomデータベースからのフォルダ作成、GoogleフォームのSVG変換・格納、請求書やGmail添付ファイル、フォームからの領収書といった各種ファイルのGoogle Driveへの自動格納が可能です。
これにより、Google Driveを中心としたファイル管理の効率化に貢献します。
いかがでしたか？kintoneとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたkintoneのレコード登録に伴うGoogle Driveへのフォルダ作成や、ファイル添付時のGoogle Driveへのアップロードといったデータ転記作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
</span>これにより、担当者は常に最新の情報が整理された状態で業務を進められるようになり、書類管理にかかる時間を削減することで、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべき顧客対応や分析業務などのコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みもノーコードで誰でも簡単にできるのは魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは1つkintoneとGoogle Driveの連携を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
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