【kintone×Gmail】自動作成した見積書を1クリックで送信する方法

[Yoomとは]

ステップ1：kintoneとGmailをマイアプリ連携

まずは、今回使用するアプリ(kintone・Gmail・Google スプレッドシート)をYoomと連携させましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

それぞれのアプリ名で検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
kintoneの連携に必要なサブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットは、アプリの管理画面などから取得できます。下記リンクを参考にしてください。

kintoneマイアプリ登録方法

連携ができたら、マイアプリ一覧に表示されます。

GmailとGoogle スプレッドシートも同様に確認出来たら、マイアプリ連携は完了です。
次に、Google Chromeの拡張機能の設定に移りましょう。

ステップ2：Google Chromeの拡張機能を設定

「レコードの詳細ページから起動」をクリックしてください。
以下のリンクを参考にしながら進めましょう。

Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法

まずは、Google Chromeの拡張機能をダウンロードしましょう

画面右上「Chromeに追加」をクリックしてください。
「Yoomを追加しますか？」とポップアップが出るので、「拡張機能を追加」をクリックします。

追加されたら、拡張機能の詳細ページを開きましょう。

「ツールバーに固定する」をONにしておくとメールを送るアクションの際に便利なので設定しておきましょう。

拡張機能の設定が終わったら、次にkintoneの情報を確認します。

マイアプリ連携をしてあるkintoneのアカウント情報が反映されています。
タイトルは変更できるので、必要であれば後から確認する際にわかりやすいものに変更しておきましょう。

アカウント情報が確認出来たら、トリガーアクションは変更せずに次に進みます。
次のページでは拡張機能のテストを行います。

表示されているURLサンプルをコピー＆ペーストしてページを開いたら「テスト」をクリックしてください。
成功すると、アウトプットが取得できます。

ここまで確認出来たら「保存する」で最初の設定は完了です。Google Chromeの拡張機能が正常に動くことが確認出来ました。

ステップ3：kintoneでレコード取得の設定

続いて「レコードを取得する」の設定です。
先ほどと同様に、アカウント情報が反映されたページが表示されます。
必要に応じてタイトルを修正し、下のデータベース連携の欄を入力しましょう。

入力ができたら「次へ」をクリックして、入力したアプリIDのデータベースと正しく連携できるか確認します。

次のページでは、kintoneのレコードを検索する条件を設定します。

<span class="mark-yellow">指定したテーブル上で、指定した条件に合致するレコードの情報が取得できます。</span>
上記画像の場合レコード番号の項目とレコードIDの値が同じものを条件としています。
設定ができたらkintoneのレコードに仮の値を入力して「テスト」をクリックしてみましょう。

値が入っていないとテストでエラーが出るので、注意してください。

テストが成功すると、仮で入力した値がアウトプットで取得できます。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックしてレコード取得のための設定は完了です。

ステップ4：複数行取得のための設定

続いて「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」をクリックしてください。
こちらの設定では、kintoneのサブテーブルの情報の取得する設定をします。

kintoneフィールドコードの取得方法は以下のリンクを参考にしてください。

kintoneのフィールドコードの確認方法

次のページでは、取得するサブテーブルの内容の条件を設定します。

‍

①の条件で探したレコードのサブテーブルの中の情報で、②に合致するものを取得するという設定です。
上記画像の場合は<span class="mark-yellow">kintoneレコード番号が、アウトプットで取得したレコード番号と合致するレコードの中で、品名が空になっていない(埋まっている)サブテーブルのすべての行の情報を取得します。</span>(下記画像、赤枠部分)

条件の設定ができたら「テスト」をクリックして、アウトプットを取得しましょう。

指定した条件のもと、kintoneの情報が取得できました。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Google スプレッドシートで見積書を作成する設定

「書類を発行する」をクリックしてGoogle スプレッドシートで見積書を作成する設定をします。
最初のページでは、Google スプレッドシートのアカウント情報を確認したら、見積書のひな型を作成するのファイルIDなどを入力しましょう。

それぞれ入力ができたら、次へ進みます。
次のページでは、見積書のひな型を作成します。いくつか注意事項があるので、以下のヘルプページを参考にしながら作成してみましょう。

‍書類を発行するの設定方法

書類が作成できたら、書類の中のいくつかの文字列を指定のものに置き換えます。

置換対象と、置換後の文字列を確認しながら、作成した書類を修正しましょう。
置換後の見積書雛形は以下のようになります。

置換ができたら「テスト」をクリックしてアウトプットを取得します。

ここまで確認ができたら「保存する」で見積書作成の設定は終了です。
残す設定は後1つです！

ステップ6：Gmailを送るための設定

最後の設定は「メールを送る」です。
最初のページでは、まずGmailのアカウント情報を確認しましょう。続いて送信するメールの詳細を設定します。

ここまでで取得してきたアウトプットを活用しましょう。

上記画像のように、本文中にアウトプットを反映させることで各メールの内容が見積書に合わせたものになります。
アウトプットを使用していない部分はそのまま送信されるので、誤字脱字に注意してください。

必要な項目の設定ができたら次に進んで、メールの送信テストを行います。

入力した内容が表示されるので「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると仮入力の値のアウトプットが反映された状態でGmailにメールが届きます。
同時にアウトプットを取得できたら「保存する」で全6ステップすべての設定が完了です！お疲れさまでした。

最後にトリガーをONにしてフローを動かします。

kintoneのアプリページで拡張機能のアイコンをクリックしてみましょう。

これで、拡張機能を活用してkintoneの画面から1クリックでメールを送れるようになりました！

kintone・Gmailを使ったその他の自動化例

ほかにもkintoneとGmailを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。

1.定型メールも1クリックで送信！

今回のフローでダウンロードしてGoogle Chrome拡張機能を活用すれば、定型メールも1クリックで送信できます。お礼メールなどの定型文がすぐに遅れるので、取引先企業が多い場合などには手動の作業を大幅に削減することが期待できますね。

2.アンケート結果の収集も自動化！

kintoneとGmailに加えて、Google フォームともアプリ連携することで、アンケート内容をkintoneのレコードに追加し、Gmailに内容を送るまで自動化できます。アンケート内容をひとつずつ見ることなく、kintoneで一度に確認できるので複数人数に対してアンケートを行った際の集計にはとても便利ですね。

まとめ

Yoomを使えば、kintoneとGmailを連携させることで、見積書の作成から送付までの流れが簡単に自動化されます。プログラミングの知識は一切不要で、難しい設定も必要ありません。誰でも手軽に設定でき、1クリックでプロフェッショナルな見積書をお客様に送信できます。

さらに、見積書のフォーマットを統一することで、営業チーム全体の業務効率もアップが期待できます。Yoomに無料登録して、営業活動をもっと効率的でスムーズに進めてみませんか？手間を省きながら、より効果的な顧客対応を目指しましょう！