kintone・Googleカレンダー・Gmailを連携して、kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

ステップ1:kintone・Googleカレンダー・Gmailをマイアプリ連携

Yoomとアプリを連携しましょう。

1.kintoneのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインしたら、左上のマイアプリをクリックして新規接続を選択しましょう。
次に、Kintoneを選択してください。

サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力しましょう。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらをご確認ください。

2.Googleカレンダーのマイアプリ登録

次に、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleカレンダーの順でクリックしましょう。
YoomとGoogleカレンダーを連携する画面で、「Sign in with Google」を選択してください。

アカウント選択で、連携したいアカウントをクリックしましょう。

Yoomにログインの画面で「次へ」をクリックしましょう。

Googleアカウントへのアクセスを求める画面で「続行」をクリックしてください。

3.Gmailのマイアプリ登録

最後に、GmailとYoomを連携します。
Yoomのワークスペースからマイアプリ→新規接続→Gmailの順でクリックしましょう。

「sign in with Google」を選択しましょう。

連携したいアカウントをクリックします。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」をクリックしてください。

以上で、すべてのマイアプリ登録ができました！

ステップ2:テンプレートをコピーする

次に今回使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下のバナーをクリックしてみましょう。

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

Yoomのワークスペースに切り替わり、保存できたと表示が出るので、「OK」をクリックしてください。

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以上でテンプレートのコピーができました。

‍ステップ3:Chrome拡張機能トリガー設定

次に、フローボットを設定していきます。
今回は、「Chrome拡張機能」を使います。
この機能を活用するとYoomにアクセスせずに、kintoneから直接トリガーを起動させることが可能です。
まずはChrome拡張機能をインストールしましょう。
先ほどコピーしたテンプレートを選択して、「拡張機能をインストール」をクリックしましょう。

「Chromeに追加」をクリックしましょう。

「拡張機能を追加」をクリックしたら、完了です。

それではフローボットの設定に進みましょう。
「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。

1.拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは入力済みですが、変更可能です。
・kintoneと連携するアカウント情報を確認しておきます。
・拡張機能から起動する際のアクションは「レコード詳細ページから起動」を選択しましょう。
・設定できたら、「次へ」をクリックします。

2.拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定

・起動ページのURLサンプルを入力し、テストをクリックしましょう。

・テストが成功し、kintoneの情報がアウトプットとして取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Googleカレンダーのアクション設定

次に「予定を作成」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは入力済みですが、変更できます。
・Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「予定を作成」を選択します。
・すべて設定したら、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・カレンダーIDを候補から選択しましょう。
・その他の必須項目は、添付画像のように、kintoneの情報をアウトプットから選択します。
・すべて設定できたら、テストをクリックしましょう。

テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ5:Gmailのアクション設定

最後のステップです。
「メールを送る」をクリックして設定を完了させましょう！

1.メールの設定

・タイトルは変更可能です。
・Gmailと連携するアカウント情報を確認しましょう。

・メール内容の必須項目は、kintoneのアウトプットから選択し入力します。
・本文には添付画像のようにkintoneとGoogleカレンダーのアウトプットを活用して作成しましょう。
・入力したら次へをクリックしてください。

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2.メール送信のテスト

メール文章を確認して、問題なければテストをクリックしてGmailが送信できたら保存しましょう。

保存すると、すべて設定できたと表示が出るので「トリガーをON」をクリックしてください。

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これでフローボットが完成しました！

kintone・Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

Yoomでは日々テンプレートを増やしています。
今回はその一部をご紹介します。

1.kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を自動的に作成するテンプレートです。

手作業で予定を追加する場合、入力ミスや漏れが発生する可能性があります。
入力を自動化できれば、手間やヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。

2.kintoneのレコードにコメントされたら、Googleカレンダーに予定を自動的に作成するテンプレートです。

手動で予定を追加していると、入力のタイミングのズレが発生することがあるかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、最新の予定情報を確認でき、重要な予定を忘れるリスクを軽減できます。

3.Asanaで登録されたタスクの期日を、Googleカレンダーに自動登録するテンプレートです。

タスク管理ツールと連携すれば、タスクの期日を管理できます。
また、すべての予定を可視化できるため、一日のスケジュール管理がしやすくなります。

まとめ

kintone・Googleカレンダー・Gmailを連携すると、ミーティング設定にまつわるフローを自動化できます。
これにより、手動で情報を追加したり、メールを送信する作業が軽減され、業務の効率が向上するかもしれません。
さらに、Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
操作も簡単なので、初心者でも試しやすいツールだと思います。
この機会に、kintone・Googleカレンダー・Gmailを連携して、定型フローを自動化しませんか？