kintoneの情報をもとにしてGoogleカレンダーに会議予定を登録してOutlookで会議URLを送信する方法

ステップ1：kintone・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

【kintoneのマイアプリ登録】

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
以下の画面が表示されるので、必要事項を入力し、「追加」をクリックします。
※kintoneのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。

【Googleカレンダーのマイアプリ登録】

先ほど同様、検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補から「Googleカレンダー」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウント選択画面が表示されたら、連携するアカウントをクリックします。

以下の画面が表示されたら、選択したアカウントを確認の上、注意事項に目を通して「次へ」をクリックします。

内容を確認したら「続行」をクリックして完了です。

【Outlookのマイアプリ登録】

再度、検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
すでにOutlookにログインしている場合、自動で連携されます。
・Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにkintone・Googleカレンダー・Outlookが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：kintone「レコード詳細ページから起動」のトリガーを設定

ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックして変更できます。
最初にkintoneの設定を行うため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定方法に目を通しましょう。
※Chrome拡張機能の設定方法など詳しくはこちらをご覧ください。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→レコード詳細ページから起動

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

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Yoomの詳細設定の前にkintoneの設定を行いましょう。
今回は以下のようにレコードを登録すると仮定しました。
設定内容は任意ですが、Googleカレンダーに予定を登録する際に「予定日」「開始時刻」「終了時刻」「担当者」「メールアドレス」は必須となるので、項目に必ず入れるようにしてください。
また日付と時間の入力形式は画像の通り設定しましょう。
設定できたら、「レコード番号」の左側のマークから、レコード詳細ページを開きましょう。

レコード詳細ページを開くと以下のような画面が表示されます。
後ほどこちらのURLが必要になるので、開いた状態でいてくださいね。

API接続設定をしていきましょう。
起動ページのURLサンプルに先ほどのURLを入力し、「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ3：Googleカレンダー「予定を作成」、Outlook「メールを送る」のアクションを設定

続いてGoogleカレンダーの設定をしましょう。
「予定を作成」をクリックすると以下の画面が表示されるので、設定を確認していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→予定を作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

予定を登録するカレンダーIDを設定しましょう。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、その中から選択します。

画面をスクロールして、登録する予定について設定していきます。
「予定のタイトル」はフロー起動ごとに変動します。
その都度、内容を連動できるように、トリガーアクションで取得できたアウトプットを使用していきます。
例えば以下の画像で設定している内容は次のように表示されます。

<span class="mark-yellow">{{会社名}}{{担当者}}様_商談→株式会社テスト伊藤様_商談</span>

アウトプットと直接入力した定型文を合わせることで、わかりやすいタイトルをつけることができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

予定の日時の設定もそれぞれアウトプットを追加していきます。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

Outlookの設定をしていきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

画面をスクロールして送信するメールの内容を作成していきます。

「送信先」→先方のメールアドレスのアウトプットを入力
「件名」→任意で設定してください

「本文」→任意で設定してください

本文には発行したGoogle MeetのURLのアウトプットを追加しましょう。
さらに予定の日時をアウトプットで追加することでより丁寧な案内文を作成することができますよ。

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

実際に送信するメールの内容がどのように表示されるか確認して、「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックして、完了です。

ステップ4：kintone・Googleカレンダー・Outlookの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneのレコードにコメントが書き込まれたら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する

はじめに紹介するのは、kintoneのレコードにコメントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を追加するフローボットです。コメントの追加でフローが起動するのも便利そうですね。

2.Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携する

次に紹介するのは、OutlookのカレンダーとGoogleカレンダーの内容を同期するフローボットです。どちらのカレンダーでも予定を登録している方の予定の重複を防ぐことができるでしょう。

3.毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する

最後に紹介するのは、毎朝Googleカレンダーの予定の通知を行ってくれるフローボットです。このフローを使用すれば、始業前に予定を確認する手間が省けるでしょう。

まとめ

kintone、Googleカレンダー、Outlookを連携することで、手作業を削減することができます。ノーコードで実現可能なこの自動化は、会議作成の一連の手間を省くことや顧客対応において、効率化と正確性向上の効果を発揮するでしょう。これまで会議設定にかかる時間を短縮することで、その分会議の準備に時間を充てられることができるでしょう。また素早い顧客対応にもつながります。結果として充実した会議や商談ができ、さらなる顧客満足度の向上が見込める可能性があります。

ぜひ、Yoomを活用して今抱えている業務がどれだけ効率化するのか、実際に体験してみませんか？