kintone・Googleカレンダー・Outlookを連携して、kintoneの情報をもとにしてGoogleカレンダーに会議予定を登録してOutlookで会議URLを送信する方法

顧客との会議の予定が作成されたら多くの業務が発生します。予定を登録してチーム内に周知したり、会議を作成して先方へ送ったりなど会議の数が多い人ほどそれに付随する業務が発生し、他の業務の時間を削る羽目になった、という経験があるのではないでしょうか？今回の記事では、kintone、Googleカレンダー、Outlookを連携して、会議が発生した後の業務を効率化する方法を紹介します。この自動化によって、kintoneの情報をもとにGoogleカレンダーに会議予定を登録しOutlookで会議URLを送信することができ、手作業での業務を大幅に省略することができるかもしれません。ノーコードで実現可能なので、日常業務をよりスムーズにするためにぜひ参考にしてみてくださいね。

こんな方におすすめ

ぜひ今回紹介する自動化を活用して欲しいのは、以下のような方々です！

kintone、Googleカレンダー、Outlookを業務で日常的に活用している方
顧客対応や営業スケジュール管理にかかる時間と手間を削減したい方
会議設定の入力ミスや情報の行き違いによるトラブル回避をしたい方
社内外のスケジュール共有を効率改善したい方

kintone・Googleカレンダー・Outlookの連携メリットと具体例

メリット1: スケジュール管理の効率化

会議のスケジュール管理は手作業だと確認の手間やヒューマンエラーによる重複登録が発生する可能性があり、業務効率の低下につながります。アプリ同士の連携を行い、kintoneの情報をもとにGoogleカレンダーに自動登録することで、予定の入力ミスを回避し正確な情報で予定の登録と会議の設定ができるでしょう。予定の登録漏れで、メンバーへの周知がされないというリスクを回避することにつながります。またチームの共有カレンダーに自動で予定が登録されることで、営業担当者やカスタマーサポート担当などのチームメンバーがスムーズにスケジュール確認することができるようになるかもしれません。予定の確認が効率化されることで、その予定に関連する業務へスムーズに着手できるでしょう。

メリット2: 顧客対応のスピード向上

顧客からの問い合わせや商談依頼をkintoneで管理し、その内容に応じた会議予定をすぐにGoogleカレンダーに登録することで、顧客対応速度の向上が見込めます。
例えば、重要な会議依頼が顧客から入った場合、担当者は情報をkintoneに登録するだけで、予定の登録から会議URLの発行とOutlookでの送信までを自動で完了することができ、迅速な会議設定が可能となるでしょう。さらに自動化によって手作業によるミスの発生を抑制することで、正確な情報での会議設定が可能となるでしょう。迅速な対応且つミスのない対応を行うことによって、顧客満足度の向上が期待できます。

メリット3: 作業ミスの削減と業務の正確性向上

手動で予定を入力するとミスが起きやすく、特に会議URLの送信忘れや日時の誤入力は重大なトラブルにつながります。会議設定の一連の業務の自動化により、これらのヒューマンエラーを防ぐ可能性があります。会議予定が自動的にGoogleカレンダーに追加され、必要な関係者へOutlookで通知される仕組みがあり、重要な会議を設定し忘れるなどのリスクが減少するでしょう。特に日々膨大な業務を抱えている方にとって、会議の設定に関する業務の自動化は業務進行を円滑にするための大きな鍵となるでしょう。

それではここからノーコードツールYoomを使って、kintoneの情報をもとにしてGoogleカレンダーに会議予定を登録してOutlookで会議URLを送信する方法をご説明します。

[Yoomとは]

kintoneの情報をもとにしてGoogleカレンダーに会議予定を登録してOutlookで会議URLを送信する方法

kintoneのレコード詳細ページからChrome拡張機能を使用してフローを起動し、Goolgleカレンダーの提供するAPIを用いて、kintoneの情報をもとにしてGoogleカレンダーに予定を追加することで実現可能です。
また、Outlookが提供するAPIを用いることで、更にGoogleカレンダーで登録されたGoogle MeetのURLなどの情報をメールで通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

kintone・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるkintoneのトリガー設定と、その後に続くGoogleカレンダーとOutlookのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、kintone・Googleカレンダー・Outlookの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：kintone・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

【kintoneのマイアプリ登録】

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
以下の画面が表示されるので、必要事項を入力し、「追加」をクリックします。
※kintoneのマイアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。

【Googleカレンダーのマイアプリ登録】

先ほど同様、検索窓にGoogleカレンダーと入力し、表示された候補から「Googleカレンダー」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウント選択画面が表示されたら、連携するアカウントをクリックします。

以下の画面が表示されたら、選択したアカウントを確認の上、注意事項に目を通して「次へ」をクリックします。

内容を確認したら「続行」をクリックして完了です。

【Outlookのマイアプリ登録】

再度、検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
すでにOutlookにログインしている場合、自動で連携されます。
・Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリにkintone・Googleカレンダー・Outlookが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：kintone「レコード詳細ページから起動」のトリガーを設定

ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックして変更できます。
最初にkintoneの設定を行うため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定方法に目を通しましょう。
※Chrome拡張機能の設定方法など詳しくはこちらをご覧ください。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→レコード詳細ページから起動

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

‍

Yoomの詳細設定の前にkintoneの設定を行いましょう。
今回は以下のようにレコードを登録すると仮定しました。
設定内容は任意ですが、Googleカレンダーに予定を登録する際に「予定日」「開始時刻」「終了時刻」「担当者」「メールアドレス」は必須となるので、項目に必ず入れるようにしてください。
また日付と時間の入力形式は画像の通り設定しましょう。
設定できたら、「レコード番号」の左側のマークから、レコード詳細ページを開きましょう。

レコード詳細ページを開くと以下のような画面が表示されます。
後ほどこちらのURLが必要になるので、開いた状態でいてくださいね。

API接続設定をしていきましょう。
起動ページのURLサンプルに先ほどのURLを入力し、「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ3：Googleカレンダー「予定を作成」、Outlook「メールを送る」のアクションを設定

続いてGoogleカレンダーの設定をしましょう。
「予定を作成」をクリックすると以下の画面が表示されるので、設定を確認していきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→予定を作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

予定を登録するカレンダーIDを設定しましょう。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、その中から選択します。

画面をスクロールして、登録する予定について設定していきます。
「予定のタイトル」はフロー起動ごとに変動します。
その都度、内容を連動できるように、トリガーアクションで取得できたアウトプットを使用していきます。
例えば以下の画像で設定している内容は次のように表示されます。

<span class="mark-yellow">{{会社名}}{{担当者}}様_商談→株式会社テスト伊藤様_商談</span>

アウトプットと直接入力した定型文を合わせることで、わかりやすいタイトルをつけることができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

予定の日時の設定もそれぞれアウトプットを追加していきます。
設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

Outlookの設定をしていきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

画面をスクロールして送信するメールの内容を作成していきます。

「送信先」→先方のメールアドレスのアウトプットを入力
「件名」→任意で設定してください

「本文」→任意で設定してください

本文には発行したGoogle MeetのURLのアウトプットを追加しましょう。
さらに予定の日時をアウトプットで追加することでより丁寧な案内文を作成することができますよ。

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

実際に送信するメールの内容がどのように表示されるか確認して、「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックして、完了です。

ステップ4：kintone・Googleカレンダー・Outlookの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneのレコードにコメントが書き込まれたら、連携したGoogleカレンダーに予定を作成する

はじめに紹介するのは、kintoneのレコードにコメントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を追加するフローボットです。コメントの追加でフローが起動するのも便利そうですね。

2.Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携する

次に紹介するのは、OutlookのカレンダーとGoogleカレンダーの内容を同期するフローボットです。どちらのカレンダーでも予定を登録している方の予定の重複を防ぐことができるでしょう。

3.毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに通知する

最後に紹介するのは、毎朝Googleカレンダーの予定の通知を行ってくれるフローボットです。このフローを使用すれば、始業前に予定を確認する手間が省けるでしょう。

まとめ

kintone、Googleカレンダー、Outlookを連携することで、手作業を削減することができます。ノーコードで実現可能なこの自動化は、会議作成の一連の手間を省くことや顧客対応において、効率化と正確性向上の効果を発揮するでしょう。これまで会議設定にかかる時間を短縮することで、その分会議の準備に時間を充てられることができるでしょう。また素早い顧客対応にもつながります。結果として充実した会議や商談ができ、さらなる顧客満足度の向上が見込める可能性があります。

ぜひ、Yoomを活用して今抱えている業務がどれだけ効率化するのか、実際に体験してみませんか？