kintoneとOutlookの連携で請求書作成から送信を自動化する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、kintoneをクリックします。
(3)kintoneの新規登録画面が出るので、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの3箇所を入力し、追加をクリックします。
※サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットの確認方法は下記のサイトをご確認ください。

kintoneマイアプリ登録方法

kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について

(4)以下の内容が出るので、確認して問題なければ許可をクリックしましょう。

(5)次はOutlookをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックします。
(6)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにkintoneとOutlookが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Chrome拡張機能トリガー

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「レコード詳細ページから起動」をクリックします。

(2)kintoneの「拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択」画面から、kintoneと連携するアカウント情報を確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「レコード詳細ページから起動」のままで、「次へ」をクリックします。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のサイトをご参照ください。

Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法

(3)「拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定」画面から、起動ページのURLサンプルにURLを入力し、「テスト」をクリックします。

エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：kintoneからレコードを取得する

(1)次は、kintoneからレコードを取得します。
「レコードを取得する」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままで「次へ」をクリックします。
アプリIDは候補から選択します。

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件をアウトプットより選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する

(1)次は、kintoneから特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得します。
「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する（最大500件）」をクリックします。

(2)kintoneの「データベースの連携」画面から、kintoneと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する（最大500件）」のままにします。
アプリIDとサブテーブル フィールドコードは候補から選択してください。

入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①対象のレコードの条件と②取得したいサブテーブルの行の条件をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ5：Google スプレッドシートと連携して書類を発行する

(1)次は、Google スプレッドシートと連携して書類を発行します。
「書類を発行する」をクリックします。

(2)Google スプレッドシートの「書類の連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
スプレッドシートのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択します。
出力ファイル名はアウトプットから選択します。今回のように日付＋企業名＋固定文字も可能です。

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「置換条件の設定」画面から、下記のサイトの手順に従い雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。
書類の内容を更新したい場合は、「置換条件を再取得」ボタンを押してください。

「書類を発行する」の設定方法

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。‍

ステップ6：Outlookと連携してメールを送る‍

(1)次は、Outlooklと連携してメール送信設定を行います。
「メールを送る」をクリックします。

(2)「メールの設定」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、メール内容を入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。

(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「kintoneから1クリックで請求書を発行しOutlookで送付する」フローボットの完成です。
Chrome拡張機能を使うと、kintone内から簡単にフローを起動できるので、毎回手動で探す手間が省けて作業が捗りそうですね！

kintoneとOutlookを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもkintoneとOutlookを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.kintoneから1クリックで見積書を発行しOutlookで送付する

このフローを活用することで、kintoneの情報を引用して自動で見積書を作成し、Outlookで送付されます。これにより、見積書の作成から送付までの一連の作業を自動化し、手作業の手間を削減できるでしょう。

2.kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する

例えば、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る際に、このフローを使うことで手間を省くことができるでしょう。他にも、顧客への毎月の連絡など、メール内容は自由に設定することができます。頻繁に顧客へ連絡をされている方におすすめです。

3.Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

カレンダーに予定を登録することで、自動的にkintoneに情報が反映できます。このフローを使用することで、Outlookの情報をkintoneに一元化できます。チームメンバーの予定を把握したい方に役立つでしょう。

さらに、kintoneとOutlookを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

kintoneを使用したフローボットテンプレート一覧

Outlookを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

kintoneとOutlookの連携は、業務効率や情報管理の向上に大きく貢献しそうですね！
請求書の発行から送付までのプロセスを1クリックで完了できるほか、メール履歴の一元管理や承認プロセスのスピード向上など、多様なシーンで活用できるでしょう。これにより、手作業によるミスを減らし、業務のスピードと正確性を高めることが期待できます。
この連携は、ビジネスのスピード感を保ちながら、業務負担の削減に役立つでしょう。