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社内の情報共有や通知の管理において、手動作業が多く、対応漏れや確認ミスが発生しやすいと感じている企業は少なくありません。
特に、kintoneとOutlookを活用している場合、情報伝達の遅れや通知ミスが業務効率の低下を招くこともあります。
こうした課題を解決するために、kintoneとOutlookを連携させることで、情報の円滑な共有や通知の自動化が可能になります。
本記事では、ノーコードでkintoneとOutlookを連携し、kintoneにレコードが追加されたらOutlookに通知する方法をご紹介します。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
kintoneとOutlookを連携してできること
kintoneとOutlookのAPIを連携すれば、kintoneのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐに とOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
kintoneにレコードが追加されたら、Outlookにメールを送信する
kintoneに新しくレコードが追加されたら、Outlookにレコード内容をメール送信するフローです。kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れを減らしたい方におすすめです。
kintoneに新しくレコードが追加されたら、Outlookにレコード内容をメール送信するフローです。
kintoneとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にkintoneとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでkintoneとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：kintone／Outlook
[Yoomとは]
今回は、kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．kintoneのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
ステップ3：kintoneのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
1.Google Chromeでトリガー設定
１番目の設定「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
あらかじめ拡張機能がダウンロードされており、kintoneとのマイアプリ連携が完了しているので、最初のページではアカウント情報の確認だけして「次へ」をクリックしてください。
この時点では拡張機能を操作する必要はありません。
次のページでは、テストのために起動ページのURLサンプルを入力します。
kintoneのアプリ詳細ページのURLを入力してください。
※アプリページ全体のURLだとエラーが出るので、詳細ページのものを入力するようにしましょう！
テストをクリアしたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。
2.kintoneの設定
続いて「レコード情報を取得」の設定に移ります。
最初のページではkintoneのアカウント情報の確認だけをして「次へ」をクリックします。
次のページではkintone上で情報を取得するページの設定を行います。
指示に従ってサブドメイン名を入力します。
アプリID・レコードIDはアウトプットが反映されているのでこのままで問題ありません。
サブドメインが入力出来たら「テスト」をクリックしてください。
テストがうまくいくとアウトプットが反映されています。
ここまで確認出来たら「保存する」でkintoneの設定は完了です。
3.Outlookの設定
最後に「メールを送る」の設定です。
最初のページでは、Outlookのアカウント情報とメールの文面の設定が出てきます。
kintoneの設定で取得したアウトプットがメール内容に反映されています。
件名や本文は、必要に応じてこちらのページで変更しておきましょう。
また、CCやBCCもここで設定ができます。
例えば、相手にメールを送ったら念のため自分に確認のためメールが欲しいといった場合は、ここで自身のメールアドレスを手入力しておきましょう。
メールの設定が完了したら保存をして、次のページでメールのテスト送信をします。
無事メールが届けばすべての設定が終了です！
ステップ4：トリガーをONにして動作チェック
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
フローを動かした後に、kintoneのレコード詳細ページへ行き拡張機能をクリックしてみると１クリックでメールが送れるようになっています。
これで、その都度宛先や本文を作成することなく素早くメールを送ることができるようになりました！
Outlookの情報をkintoneに連携したい場合
今回はkintoneにレコードが登録されたら、Outlookでメールを送るフローをご紹介しましたが、逆にOutlookの情報をkintoneに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する
Outlookに届いたお問い合わせメールの内容を自動的にkintoneに登録するフローです。
問い合わせ情報を一元管理し、対応の抜け漏れを防ぎながら、スムーズな顧客対応を実現できます。
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」ワークフローは、情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
・kintoneを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをkintoneに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・レコード追加時はデータベースを操作するメニュー内のレコード追加アクションを使用してください。詳細は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9076230
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されると、自動的にkintoneにレコードを追加するフローです。
スケジュールと業務データを連携させることで、予定の管理を効率化し、チーム内でのスムーズな情報共有が見込めます。
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
kintoneやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
kintoneやOutlookのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
kintoneを使った自動化例
kintoneの会議情報に基づいて会議を作成したり、参加者リストをチームに共有したりできます。
他のスケジュール管理ツールやCRMとの連携も可能です！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加するフローです。
kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録するフローです。
■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付するフローです。
■概要
「kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する」ワークフローは、タスク管理の効率化に貢献します。
情報が自動で反映されるためデータ入力作業の負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを使ってタスク管理やプロジェクト管理をしている方
・チームでkintoneを使いながらも、タスクの重複や抜け漏れに悩んでいる方
・迅速にタスクの追加や更新情報を確認して、スピーディに対応したい方
・情報の一元管理が重要だと考えている方
・Notionを活用してドキュメンテーションやタスク管理を行っている方
・kintoneとNotionのデータ連携をスムーズに行いたい方
・スピーディに重要なタスク情報を逃さずに把握したい方
■注意事項
・kintoneとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookを使った自動化例
メールの受信内容を自動で分類・フォルダ振り分けしたり、特定の条件でリマインドを送信できます。
他のカレンダーアプリやタスク管理ツールとの連携も可能です。
Outlookで特定のメールを受け取ったらSlackに通知するフローです。
■注意事項
・OutlookとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する」フローは、メール管理の効率化とデータ整理を実現する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのメールを受信し、重要なメールの振り分けに時間を取られているビジネスパーソン
・メールの重要度ごとにMicrosoft Excelで管理したいが、手作業に手間がかかっている事務担当者
・メール管理とデータ整理を自動化し、業務の効率化を図りたい中小企業の経営者
・AIを活用してメールの重要度を正確に判別し、業務プロセスを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookカレンダーの予定をGoogleカレンダーに連携するフローです。
■注意事項
・Outlook、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
まとめ
kintoneとOutlookの連携により、手作業による通知から解放され、データの共有が容易になるでしょう。
これにより、チーム間の連携が強化され、スムーズにコミュニケーションが取れるようになるはずです！
日々の業務を自動化に任せることで、対応スピードの向上やヒューマンエラー防止にも役立ちそうですね。
また、Outlookからkintoneへの連携フローも活用すれば、スケジュール管理や問い合わせ対応もよりスムーズです。
Yoomを活用した自動化は、ご覧いただいたようにプログラミング不要で誰でも簡単に設定できます。
「業務を効率化したい！」「実際に自動化の設定をしてみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
自動化を導入して業務をもっとスマートに行いませんか？
Q：特定の条件を満たした時だけ通知できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：この連携はYoomの無料プランでできますか？
A：
今回ご紹介したkintoneとOutlookの連携は、Yoomのフリープランで利用できます。ですが、Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるため、利用プランをご確認ください。
Q：連携がエラーになった場合、どうなりますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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