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kintoneとMisoca、そしてGmailを連携させることで、請求書の作成と送付を一気に効率化させることができます。
この自動化の導入により、これまで行っていた請求書作成時の入力作業の時間短縮が期待できます。
結果、対応スタッフの負担の軽減にもつながり、時間とコストの節約にもなるかもしれません。
この記事では、請求書作成・送付の作業を自動化することでどのようなメリットがあるのか、具体的な連携方法と合わせて詳しく解説します。
・kintoneで顧客管理を行い、Misocaで請求書を発行しているが、効率化に課題を感じている方
・業務プロセスの透明化を課題と考えている経理や営業担当者
・複数のツールを組み合わせたAPI連携を活用し、作業ミスや時間の無駄を削減したい方
・kintone、Misoca、Gmailの統合による業務自動化を進めるための具体的なフロー設計を考えている方
kintone、Misoca、Gmailの連携フローを活用すると、業務プロセス全体が一貫管理されるため、誰が、いつ、どのような作業を行ったのかを可視化できるでしょう。
作業漏れや遅延の発生を事前防止にもつながるかもしれません。
例えば、ステータスの更新履歴やMisocaで作成された請求書の履歴を確認することで、業務の進行状況を一目で把握できます。
さらに、問題が発生した際も、どの段階で何が起きたのかをすぐに特定することもできます。
kintone、Misoca、Gmailの連携で、ステータス確認や請求書作成、送信といった業務が自動化され、人手に依存する業務量が削減されるかもしれません。
これまで経理や営業担当者が反復作業に費やしていた時間が削減されるので、他業務にリソースを割り当てることが可能になります。
例えば、従来は1件の請求書を発行するのに数十分かかっていた作業が、数秒で完了するようになれば、月間の作業時間削減効果は大きいものになるでしょう。
従来、ステータス変更を手動で確認し、その後Misocaで請求書を作成してGmailで送信するには、複数のステップが必要でした。
この一連の流れを自動化することで、入力・転記ミスを防ぎ、作業時間を大幅に削減することもできるかもしれません。
特に、同様のプロセスを頻繁に行う製品販売などの業種では、作業時間の削減は従業員の負担軽減にもつながります。
例えば、契約ステータスが「請求書発行」に変更された時点で、自動的に正確な請求書を作成・送信できるため、これまで以上に迅速かつ正確な請求業務の遂行が実現できるかもしれません。
[Yoomとは]
この自動化フローの導入前に、kintone側でプロセス管理の設定を行う必要があります。
こちらを参考に、設定していきます。
※今回紹介するテンプレートの「ステータス」は、フィールド名ではなく、kintoneのプロセス管理機能の「ステータス」を指します。
※各レコードに、Misocaで使用している取引先IDの入力が必要です。
※請求品目が複数ある場合、同じ行に「品目2」「数量2」などの名称でフィールドを分けて入力してください。
※下図は作成例です。
では、「kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・取引情報や顧客情報の一元管理に活用している方
2.Misocaを使用して会計業務を行う方
・請求管理の業務を行う方
・定期的な請求書の発行を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
しかし、基となるkintoneの情報を毎回手入力して請求書を作成しなければならないのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、kintoneでのステータス更新をトリガーに請求書の作成、送信を自動で行い、ヒューマンエラーを回避します。
自動化によって人的ミスを回避し正確性の高い請求書を発行することで、顧客満足度を向上させることにつなげます。
また一連の業務を自動化することで手作業にかかっていた時間を大幅に削減し、他のタスクに使用することで業務進行を円滑にします。
■注意事項
・kintone、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
ステップ1：kintoneとMisocaとGmailをマイアプリ連携
ステップ2：kintoneのトリガー設定
ステップ3：Misocaの設定
ステップ4：Gmailの設定
さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
それでは、連携させる3つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。
(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。
(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これで、kintoneの接続は完了です。
(4)次にMisocaを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でMisocaのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)該当するIDを選択し、ログインしましょう。
(6)Misocaのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(7)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・取引情報や顧客情報の一元管理に活用している方
2.Misocaを使用して会計業務を行う方
・請求管理の業務を行う方
・定期的な請求書の発行を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
しかし、基となるkintoneの情報を毎回手入力して請求書を作成しなければならないのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、kintoneでのステータス更新をトリガーに請求書の作成、送信を自動で行い、ヒューマンエラーを回避します。
自動化によって人的ミスを回避し正確性の高い請求書を発行することで、顧客満足度を向上させることにつなげます。
また一連の業務を自動化することで手作業にかかっていた時間を大幅に削減し、他のタスクに使用することで業務進行を円滑にします。
■注意事項
・kintone、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
6つのアクションが設定されたテンプレートのようです。
(1)次に、kintoneのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する」をクリックしてください。
上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。
(2)まずはトリガーとなる「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」をクリックします。
kintoneと連携するアカウント情報を入力し、トリガーアクションは「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」のままにし［次へ］をクリックします。
上記のように、設定のための実行指示が表示されるため、設定を進めます。
(3)どの「ステータス」になったらトリガーを起動させたいか任意で設定してください。（今回は完了というステータスを使用します）
この設定を行うことで、kintone側で更新作業が「完了」すると、トリガーが起動するようになります。
設定完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(4)次は、kintoneでレコード情報を取得する設定を行います。
kintoneと連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにしてください。
データベースの連携→「アプリID」に情報を入力し、［次へ］をクリックします。
前ステップで取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックすると情報が展開されるので、該当する情報を選択してください。
(5)次画面で指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行います。
「取得したいレコードの条件」を入力してください。
入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)次にMisocaの設定を行います。
3つ目のアクション、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」をクリックします。
(2)Misocaと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「取引先ID」の情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。
(4)［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(5)次のアクション「請求書を作成」に進みましょう。
「Misocaと連携するアカウント情報」にアカウントが設定されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(6)次画面で「請求日」などの情報を入力していきましょう。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。
入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
さあ、設定の後半部分です！
(7)5つ目のアクション「請求書PDFを取得」を設定しましょう。
前ステップと同様に、「Misocaと連携するアカウント情報」にアカウントが設定されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(8)次画面で「請求書ID」を入力します。
これまで取得したアウトプットも設定できるため、該当する情報を入力しましょう。
入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)最後のステップです！！
6つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。
(3)入力後、［次へ］をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］をクリックし、次に［保存する］をクリックします。
その後、すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。
フローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することでkintoneでステータスを更新した際、Misoca側で請求書の自動作成・メール送付する作業がスムーズになります。
今回使用したテンプレートはこちら▼
■概要
kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務に活用している方
・取引情報や顧客情報の一元管理に活用している方
2.Misocaを使用して会計業務を行う方
・請求管理の業務を行う方
・定期的な請求書の発行を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは請求業務の効率化を行うことが期待できるツールです。
しかし、基となるkintoneの情報を毎回手入力して請求書を作成しなければならないのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、kintoneでのステータス更新をトリガーに請求書の作成、送信を自動で行い、ヒューマンエラーを回避します。
自動化によって人的ミスを回避し正確性の高い請求書を発行することで、顧客満足度を向上させることにつなげます。
また一連の業務を自動化することで手作業にかかっていた時間を大幅に削減し、他のタスクに使用することで業務進行を円滑にします。
■注意事項
・kintone、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
kintoneのステータスが更新された際に、そのレコードに関連するサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形から見積書を自動的に発行し、承認後にGmailで送付するフローです。
見積書の内容や送付先、件名などを自由に変更して使用できます。
◼️概要
kintoneのステータスが更新された際に、そのレコードに関連するサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形から見積書を自動的に発行し、承認後にGmailで送付します。見積
書の内容や送付先、件名などを自由に変更してご使用いただけます。
◼️設定方法
1.kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.kintoneの「ステータスが更新されたら（即時起動）」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.kintoneの「サブテーブルの複数行を取得する」というオペレーションでサブテーブルの情報を取得します。
4.「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートの雛形と指定してサブテーブルから取得した情報を対応させて見積書を作成します。
5.「承認を依頼する」オペレーションで承認依頼文を設定します。
6.Gmailの「メールで送付」というオペレーション内で、作成した見積書の内容を取得添付し、指定のアドレスに送付する設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintone、Google スプレッドシート、GmailそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・サブテーブルの情報やスプレッドシートの雛形、送付先情報を任意のものに設定してご利用ください。
kintoneの登録内容を基にメール送付を行うことで、入力ミスの削減が期待できます。
毎日自動で起動するため確認作業が不要になり、業務を効率化することができます。
対象レコードの取得からメールの送付まで、一連の流れが自動で完了するため、業務漏れを防ぎ、リマインドメールの送付を完了させることができます。
■概要
期日が明日のkintoneレコードを取得して、取得したメールアドレス宛にリマインドメールを送るフローです。（予約管理等で利用想定）
■このテンプレートをおすすめする方
1.イベント等の予約管理や運営を任されている方
・イベントプランナーやプロデューサー
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・採用活動における面接を担当している人事部の方
2.kintoneを使用して企業や顧客管理を行なっている方
・対応企業を管理する営業アシスタントや経理担当
・タスクごとに利用している事務職員やオフィスマネージャー
・従業員ごとの情報管理制度をあげたい総務ご担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・毎日自動で起動するため確認作業が不要になり、業務を効率化することができます。
・kintoneの登録内容を基にメール送付を行うことで、入力ミスを削減します。
・対象レコードの取得からメールの送付まで、一連の流れが自動で完了するため、業務漏れを防ぎ確実にリマインドメールの送付を完了させることができます。
■注意事項
・kintoneとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneの1レコードに添付されたファイルをメールで送付するフローボットです。
kintoneからファイルキーやレコード情報を取得し、ファイルをダウンロードする操作やメールにファイルを添付する作業を自動で行えます。
■概要
kintoneの1レコードに添付されたファイルをメールで送付するフローボットです。
メールで送付する際のファイル名は、kintoneにて添付されたファイル名となります。
※今回はファイルが最大3つ格納されることを想定して作成しています。5個や10個などファイルの上限数が増える場合は、進行先とその後の設定をその分増やす必要があります。
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのレコードが編集されたら（Webhook起動）を選択し、kintone側でWebhookURLの設定を行いテスト・保存します。
・WebhookURL：kintone側で指定の設定を行います。
・アウトプット：アウトプットを追加し、JSONPATHにrecord['〇〇'].value[*].nameと入力します。※〇〇は添付ファイルのフィールドコード
※kintoneのWebhook設定についてはヘルプページをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
※JSONの取得方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
②アプリと連携するオペレーションからkintoneを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードに紐づくファイルキーの取得
・サブドメイン名：対象のkintoneのサブドメインを入力します。
・アプリID：対象のkintoneのアプリIDを入力します。
・レコードID：①で取得したレコードIDのアウトプットを埋め込みます。
※アウトプットを埋め込む設定についてはヘルプページをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③データベースを操作するオペレーションからkintoneのレコード取得を選択し、対象のアプリIDを選択後、次のページでレコードIDが①で取得した{{レコード番号}}に等しいという設定にして、レコード情報を取得します。
④データを操作・変換するオペレーションからリスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割を選択し以下の設定をし保存します。
・分割対象のアウトプット：ファイルキーの一覧を選択します。
⑤データを操作・変換するオペレーションからリスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割を選択し以下の設定をし保存します。
・分割対象のアウトプット：ファイル名の一覧を選択します。
⑥進行先を切り替えるオペレーションを選択し以下の設定をして保存します。
・オペレーション：③のオペレーションを選択します。
・アウトプット：〇〇_分割数というアウトプットを選択します。
・切替条件：ファイル数で考えうる上限数に併せて、1,2,3と数字を各項目に入力します。
⑦1のルートにアプリと連携するオペレーションからkintoneを選択し、以下の設定をします。
・アクション：ファイルをダウンロード
・サブドメイン：サブドメインを入力します。
・ファイルキー：{{ファイルキーの一覧_1}}のように④で個別に分割したファイルキー1つ目のアウトプットを埋め込みます。
⑧データを操作・変換するオペレーションからファイル名を変換するを選択し、以下の設定をします。
・ファイル名変換対象の値：⑦でダウンロードしたファイルを選択します。
・変更後のファイル名：{{ファイル名の一覧_1}}のように⑤で個別に個別に分割したファイル名1つ目のアウトプットを埋め込みます。
・アウトプット名：任意のアウトプット名を入力します。
⑨メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択し、以下の設定を行います。
・To：③でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。③で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は⑧でファイル名を変換したアウトプットを選択します。
■補足
2、3のルートも1のルートと基本的には以下のように同じ設定を繰り返します。
・分解したファイルキーを使ってファイルをダウンロード
・ダウンロードしたファイル名を分解したファイル名を使って再度設定し直す
・すべて完了したらファイル名変換したファイルをメールに添付
kintoneとMisoca、Gmailの連携により、請求書作成業務の一元化と作業の効率向上が期待できます。
業務プロセスの可視化や人的コストの最適化、繰り返し作業の自動化により、作業時間の大幅な削減とコストカットが実現できるかもしれません。
自動化の導入で、経理や営業担当者はより重要な業務に集中でき、スタッフの負担軽減にもつながるでしょう。
ぜひこの連携を活用し、業務の効率化を図ってください。
