2024/11/20
アプリ同士の連携方法

kintone・Misoca・Gmailを連携してkintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する方法

k.ueno
kintone、Misoca、Gmailの連携イメージ

目次

kintoneとMisoca、そしてGmailを連携させることで、請求書の作成と送付を一気に効率化させることができます。
この自動化の導入により、これまで行っていた請求書作成時の入力作業の時間短縮が期待できます。
結果、対応スタッフの負担の軽減にもつながり、時間とコストの節約にもなるかもしれません。
この記事では、請求書作成・送付の作業を自動化することでどのようなメリットがあるのか、具体的な連携方法と合わせて詳しく解説します。

こんな方におすすめ

・kintoneで顧客管理を行い、Misocaで請求書を発行しているが、効率化に課題を感じている方
・業務プロセスの透明化を課題と考えている経理や営業担当者
・複数のツールを組み合わせたAPI連携を活用し、作業ミスや時間の無駄を削減したい方
・kintone、Misoca、Gmailの統合による業務自動化を進めるための具体的なフロー設計を考えている方

kintone、Misoca、Gmailの連携メリットと具体例

メリット1: 業務プロセスの可視化と管理性の向上

kintone、Misoca、Gmailの連携フローを活用すると、業務プロセス全体が一貫管理されるため、誰が、いつ、どのような作業を行ったのかを可視化できるでしょう。
作業漏れや遅延の発生を事前防止にもつながるかもしれません。
例えば、ステータスの更新履歴やMisocaで作成された請求書の履歴を確認することで、業務の進行状況を一目で把握できます。
さらに、問題が発生した際も、どの段階で何が起きたのかをすぐに特定することもできます。

メリット2: 人的コストの最適化

kintone、Misoca、Gmailの連携で、ステータス確認や請求書作成、送信といった業務が自動化され、人手に依存する業務量が削減されるかもしれません。
これまで経理や営業担当者が反復作業に費やしていた時間が削減されるので、他業務にリソースを割り当てることが可能になります。
例えば、従来は1件の請求書を発行するのに数十分かかっていた作業が、数秒で完了するようになれば、月間の作業時間削減効果は大きいものになるでしょう。

メリット3: 繰り返し作業の負担軽減

従来、ステータス変更を手動で確認し、その後Misocaで請求書を作成してGmailで送信するには、複数のステップが必要でした。
この一連の流れを自動化することで、入力・転記ミスを防ぎ、作業時間を大幅に削減することもできるかもしれません。
特に、同様のプロセスを頻繁に行う製品販売などの業種では、作業時間の削減は従業員の負担軽減にもつながります。
例えば、契約ステータスが「請求書発行」に変更された時点で、自動的に正確な請求書を作成・送信できるため、これまで以上に迅速かつ正確な請求業務の遂行が実現できるかもしれません。

[Yoomとは]

事前準備

この自動化フローの導入前に、kintone側でプロセス管理の設定を行う必要があります。
こちらを参考に、設定していきます。

※今回紹介するテンプレートの「ステータス」は、フィールド名ではなく、kintoneのプロセス管理機能の「ステータス」を指します。
※各レコードに、Misocaで使用している取引先IDの入力が必要です。
※請求品目が複数ある場合、同じ行に「品目2」「数量2」などの名称でフィールドを分けて入力してください。
※下図は作成例です。

では、「kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

kintoneとMisocaとGmailの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

ステップ1:kintoneとMisocaとGmailをマイアプリ連携
ステップ2:kintoneのトリガー設定
ステップ3:Misocaの設定
ステップ4:Gmailの設定

さっそくYoomを活用してフローボットを作成していきましょう。
それでは、連携させる3つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1:kintoneとMisocaとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。

(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。

(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、[追加]をクリックします。
これで、kintoneの接続は完了です。

(4)次にMisocaを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でMisocaのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(5)該当するIDを選択し、ログインしましょう。

(6)Misocaのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(7)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

6つのアクションが設定されたテンプレートのようです。

ステップ2:kintoneのトリガー設定

(1)次に、kintoneのアプリトリガーを設定します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する」をクリックしてください。

上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。

(2)まずはトリガーとなる「指定のステータスに更新されたら(Webhook起動)」をクリックします。

kintoneと連携するアカウント情報を入力し、トリガーアクションは「指定のステータスに更新されたら(Webhook起動)」のままにし[次へ]をクリックします。

上記のように、設定のための実行指示が表示されるため、設定を進めます。

(3)どの「ステータス」になったらトリガーを起動させたいか任意で設定してください。(今回は完了というステータスを使用します)
この設定を行うことで、kintone側で更新作業が「完了」すると、トリガーが起動するようになります。
設定完了後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

(4)次は、kintoneでレコード情報を取得する設定を行います。
kintoneと連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、実行アクションは「レコードを取得する」のままにしてください。

データベースの連携→「アプリID」に情報を入力し、[次へ]をクリックします。
前ステップで取得した情報を引用することもできます。
入力バーをクリックすると情報が展開されるので、該当する情報を選択してください。

(5)次画面で指定したテーブルから条件に合うレコードを取得する設定を行います。
「取得したいレコードの条件」を入力してください。

入力完了後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

ステップ3:Misocaの設定

(1)次にMisocaの設定を行います。
3つ目のアクション、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」をクリックします。

(2)Misocaと連携するアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(3)次画面で「取引先ID」の情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。

(4)[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

(5)次のアクション「請求書を作成」に進みましょう。
「Misocaと連携するアカウント情報」にアカウントが設定されていることを確認し、[次へ]をクリックします。

(6)次画面で「請求日」などの情報を入力していきましょう。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。

入力完了後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

さあ、設定の後半部分です!

(7)5つ目のアクション「請求書PDFを取得」を設定しましょう。
前ステップと同様に、「Misocaと連携するアカウント情報」にアカウントが設定されていることを確認し、[次へ]をクリックします。

(8)次画面で「請求書ID」を入力します。
これまで取得したアウトプットも設定できるため、該当する情報を入力しましょう。
入力完了後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

ステップ4:Gmailの設定

(1)最後のステップです!!
6つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。

(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。

(3)入力後、[次へ]をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
作成したメールの内容に問題がなければ、[テスト]をクリックし、次に[保存する]をクリックします。

その後、すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

フローボットの設定が完了しました。
今後、このフローボットを活用することでkintoneでステータスを更新した際、Misoca側で請求書の自動作成・メール送付する作業がスムーズになります。

今回使用したテンプレートはこちら▼

kintoneを使ったその他の自動化例

他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付

kintoneのステータスが更新された際に、そのレコードに関連するサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形から見積書を自動的に発行し、承認後にGmailで送付するフローです。
見積書の内容や送付先、件名などを自由に変更して使用できます。

②期日が明日のkintoneレコードを取得して、取得したメールアドレス宛にリマインドメールを送る

kintoneの登録内容を基にメール送付を行うことで、入力ミスの削減が期待できます。
毎日自動で起動するため確認作業が不要になり、業務を効率化することができます。
対象レコードの取得からメールの送付まで、一連の流れが自動で完了するため、業務漏れを防ぎ、リマインドメールの送付を完了させることができます。

③kintoneに複数ファイルが添付されたときに、メールでそれを一括送信する

kintoneの1レコードに添付されたファイルをメールで送付するフローボットです。
kintoneからファイルキーやレコード情報を取得し、ファイルをダウンロードする操作やメールにファイルを添付する作業を自動で行えます。

まとめ

kintoneとMisoca、Gmailの連携により、請求書作成業務の一元化と作業の効率向上が期待できます。
業務プロセスの可視化や人的コストの最適化、繰り返し作業の自動化により、作業時間の大幅な削減とコストカットが実現できるかもしれません。
自動化の導入で、経理や営業担当者はより重要な業務に集中でき、スタッフの負担軽減にもつながるでしょう。

ぜひこの連携を活用し、業務の効率化を図ってください。

この記事を書いた人
k.ueno
これまでカスタマーサポートとして、ユーザー様の疑問や不安点を解消するために尽力してきました。 yoomを活用することで、日々の煩雑になりつつある業務がサクサク進むようになると知り、感動しました! これから業務効率化を目指す方々へ、スムーズにサービスを利用してもらえるよう、わかりやすい内容でコンテンツを発信していきます。
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