kintoneとOutlookを連携して1クリックで定型メールを自動送信！

顧客への定型メールを毎回手作業で作成・送信するのは、時間がかかり他の業務に支障をきたしてしまうことがあります。このような問題は、kintoneとOutlookを連携することで問題を解決できます。Google Chromeの拡張機能からYoomを使えば、kintoneに登録された取引先情報をもとに、Outlookから1クリックで簡単にメールを送信できます。

プログラミングの知識がなくても設定可能なので一緒に進めていきましょう！

kintoneとOutlookを連携するメリット

kintoneとOutlookを連携するとメールが素早く送れるだけでなく、正確な情報で素早いアプローチが可能になるので相手企業との信頼構築にも一役買ってくれるかもしれません。

メリット1: 定型メールの簡単な送信で業務効率が向上

日常業務では、顧客へ同じ内容のメールを何度も送信する場面が多いと思います。手作業で毎回同じメールを作成することは時間がかかり、その他の業務を圧迫してしまっているかもしれません。

しかし、kintoneで管理している顧客情報をもとに、Google Chromeの拡張機能を活用すれば<span class="mark-yellow">1クリックでOutlookからメールを送信できるので、手間を大幅に削減できます。</span>例えば、kintoneに新しい取引先情報が登録された際に、迅速に定型メールを送ることができ、ライバル企業よりも早く顧客にアプローチが可能です。

メリット2: ヒューマンエラーを防ぎ、信頼性を確保

手作業でのメール送信は、誤字脱字や宛先ミスなどのヒューマンエラーを招くリスクがあります。kintoneとOutlookの連携により、顧客データを基に自動で正確なメールを作成できるので、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

この連携によって、ミスのないアプローチが可能になり、<span class="mark-yellow">特に重要な取引先や顧客との関係において信頼の損失を防ぐことも期待できます。</span>また、営業チームでは、クライアントへの確認メールの正確な送信が保証されるので、他の業務に専念する時間も増える可能性もあります。

[Yoomとは]

kintoneとOutlookの連携フローの作り方

では、Yoomを使ってkintoneとOutlookを連携して1クリックでメールが送れるように設定していきましょう。
今回のフローは３ステップで完了します！

Google Chromeの拡張機能を準備する
kintoneでレコード取得の設定
Outlookでメール送信のための設定

今回設定するフローでは、Google Chromeの拡張機能を活用するので、事前準備としてダウンロードして設定していきましょう。

下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーしておいてください。

事前準備

設定に入る前に、Google Chromeの拡張機能の準備とYoomでそれぞれのアプリを連携をしておきましょう。
Yoomにログインし、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックします。

kintoneとOutlookをそれぞれアプリ名で検索し、必要な情報を入力していきます。
詳細は以下のヘルプページを参照してください。

kintoneのマイアプリ連携方法

マイアプリ連携が完了すると、一覧に表示されるので確認しましょう。

kintoneも同様に表示されていれば、マイアプリ連携は完了です。
続いてGoogle Chromeの拡張機能を準備します。

こちらのページ、またはコピーしたテンプレートの右上「拡張機能をインストール」ボタンからYoomの拡張機能をダウンロードページに移動します。
右上の「Chromeに追加」から出てきたポップアップの「拡張機能を追加」をクリックするだけです。

ツールバーにピン止めしておくと、のちのちメールを送る際に便利です。
Google Chrome画面右上の「…」から「拡張機能」→「拡張機能を管理」と進んで、Yoomの拡張機能をクリックしたらピン止めの設定をしておきましょう。

これで必要な準備が完了しました！
いよいよ実際の設定に移っていきましょう。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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1.Google Chromeでトリガー設定

１番目の設定「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
あらかじめ拡張機能がダウンロードされており、kintoneとのマイアプリ連携が完了しているので、最初のページではアカウント情報の確認だけして「次へ」をクリックしてください。

この時点では拡張機能を操作する必要はありません。

次のページでは、テストのために起動ページのURLサンプルを入力します。

kintoneのアプリ詳細ページのURLを入力してください。
※アプリページ全体のURLだとエラーが出るので、詳細ページのものを入力するようにしましょう！

テストをクリアしたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。

2.kintoneの設定

続いて「レコード情報を取得」の設定に移ります。
最初のページではkintoneのアカウント情報の確認だけをして「次へ」をクリックします。

次のページではkintone上で情報を取得するページの設定を行います。

指示に従ってサブドメイン名を入力します。
アプリID・レコードIDはアウトプットが反映されているのでこのままで問題ありません。

サブドメインが入力出来たら「テスト」をクリックしてください。

テストがうまくいくとアウトプットが反映されています。
ここまで確認出来たら「保存する」でkintoneの設定は完了です。

3.Outlookの設定

最後に「メールを送る」の設定です。
最初のページでは、Outlookのアカウント情報とメールの文面の設定が出てきます。

kintoneの設定で取得したアウトプットがメール内容に反映されています。
件名や本文は、必要に応じてこちらのページで変更しておきましょう。

また、CCやBCCもここで設定ができます。
例えば、相手にメールを送ったら念のため自分に確認のためメールが欲しいといった場合は、ここで自身のメールアドレスを手入力しておきましょう。

メールの設定が完了したら保存をして、次のページでメールのテスト送信をします。
無事メールが届けばすべての設定が終了です！

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

フローを動かした後に、kintoneのレコード詳細ページへ行き拡張機能をクリックしてみると１クリックでメールが送れるようになっています。

これで、その都度宛先や本文を作成することなく素早くメールを送ることができるようになりました！

今回使用したフローボットテンプレート
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する

kintone・Outlookを使ったその他の自動化例

1.kintoneはGoogleスプレッドシートと連携させることができます。情報をシート上で管理している方は、行の追加・更新でkintoneのレコードも追加・更新させることができるので最新の情報がいつでもkintoneで確認できるようになります。チーム間でシートを共有し、情報の更新を行っている際などにも便利ですね。

2.Outlookはメールの送信だけでなく、受信時にもアプリ連携を活用することができます。LINE WORKSと連携することで、メールの受信通知を受け取れるだけでなく、内容を抽出して通知させることも可能です。

まとめ

kintoneとOutlookの連携は、メール作成の手間を減らし、作業効率を大きく向上させます。さらに、Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、簡単に設定できます。この連携により、顧客対応のミスを防ぎつつ、業務の効率化が実現します。今すぐYoomに無料登録して、業務改善を始めてみませんか？