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事前準備
設定に入る前に、Google Chromeの拡張機能の準備とYoomでそれぞれのアプリを連携をしておきましょう。
Yoomにログインし、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックします。
kintoneとOutlookをそれぞれアプリ名で検索し、必要な情報を入力していきます。
詳細は以下のヘルプページを参照してください。
マイアプリ連携が完了すると、一覧に表示されるので確認しましょう。
kintoneも同様に表示されていれば、マイアプリ連携は完了です。
続いてGoogle Chromeの拡張機能を準備します。
こちらのページ、またはコピーしたテンプレートの右上「拡張機能をインストール」ボタンからYoomの拡張機能をダウンロードページに移動します。
右上の「Chromeに追加」から出てきたポップアップの「拡張機能を追加」をクリックするだけです。
ツールバーにピン止めしておくと、のちのちメールを送る際に便利です。
Google Chrome画面右上の「…」から「拡張機能」→「拡張機能を管理」と進んで、Yoomの拡張機能をクリックしたらピン止めの設定をしておきましょう。
これで必要な準備が完了しました！
いよいよ実際の設定に移っていきましょう。
1.Google Chromeでトリガー設定
１番目の設定「レコード詳細ページから起動」をクリックしてください。
あらかじめ拡張機能がダウンロードされており、kintoneとのマイアプリ連携が完了しているので、最初のページではアカウント情報の確認だけして「次へ」をクリックしてください。
この時点では拡張機能を操作する必要はありません。
次のページでは、テストのために起動ページのURLサンプルを入力します。
kintoneのアプリ詳細ページのURLを入力してください。
※アプリページ全体のURLだとエラーが出るので、詳細ページのものを入力するようにしましょう！
テストをクリアしたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。
2.kintoneの設定
続いて「レコード情報を取得」の設定に移ります。
最初のページではkintoneのアカウント情報の確認だけをして「次へ」をクリックします。
次のページではkintone上で情報を取得するページの設定を行います。
指示に従ってサブドメイン名を入力します。
アプリID・レコードIDはアウトプットが反映されているのでこのままで問題ありません。
サブドメインが入力出来たら「テスト」をクリックしてください。
テストがうまくいくとアウトプットが反映されています。
ここまで確認出来たら「保存する」でkintoneの設定は完了です。
3.Outlookの設定
最後に「メールを送る」の設定です。
最初のページでは、Outlookのアカウント情報とメールの文面の設定が出てきます。
kintoneの設定で取得したアウトプットがメール内容に反映されています。
件名や本文は、必要に応じてこちらのページで変更しておきましょう。
また、CCやBCCもここで設定ができます。
例えば、相手にメールを送ったら念のため自分に確認のためメールが欲しいといった場合は、ここで自身のメールアドレスを手入力しておきましょう。
メールの設定が完了したら保存をして、次のページでメールのテスト送信をします。
無事メールが届けばすべての設定が終了です！
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
フローを動かした後に、kintoneのレコード詳細ページへ行き拡張機能をクリックしてみると１クリックでメールが送れるようになっています。
これで、その都度宛先や本文を作成することなく素早くメールを送ることができるようになりました！
kintone・Outlookを使ったその他の自動化例
1.kintoneはGoogleスプレッドシートと連携させることができます。情報をシート上で管理している方は、行の追加・更新でkintoneのレコードも追加・更新させることができるので最新の情報がいつでもkintoneで確認できるようになります。チーム間でシートを共有し、情報の更新を行っている際などにも便利ですね。
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