kintoneとOutlookを連携して、kintoneからレコード情報を使ってOutlookでメールを送信し、その送信履歴を記録する方法

ステップ1：kintoneとOutlookをマイアプリ登録

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、kintoneのマイアプリに登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力し、「接続」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらをご覧ください。

続いてOutlookをマイアプリ登録しましょう。
先ほど同様に、検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
すでにOutlookにログインしていれば、自動で連携が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

kintoneとOutlookがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：kintone「レコードの詳細ページから起動」のトリガーを設定

それではいよいよ自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にChrome拡張機能トリガーの設定のため、「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。
クリックしたら以下の画面が表示されるので、内容を確認しましょう。

画面を進めて下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」→レコード詳細ページから起動

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

同時に今回使用するkintoneのアプリを確認しましょう。
今回は以下のようなアプリを使用していると仮定して設定を行います。
レコード番号の左のマークをクリックするとレコードの詳細ページを開くことができます。

以下のような詳細ページを開いた状態で次のYoomの設定を行いましょう。

Yoomの設定画面に戻ります。
以下の画面が表示されたら、「起動ページのURLサンプル」に先ほどのレコード詳細ページのURLをコピーして入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ3：kintone「レコードを取得する」、Outlook「メールを送る」、kintone「レコードを取得する」のアクションを設定

次に起動したkintoneのレコード詳細情報を取得しましょう。
「レコードを取得する」をクリックし、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを取得する

さらに連携するデータベースを指定しましょう。
先ほどフローを起動したデータベースと指定しましょう。

設定が完了したら「次へ」をクリックします。

取得したいレコードの条件を指定しましょう。
今回情報を取得したいレコード＝フローを起動した詳細ページの情報なので、そのレコードIDのアウトプットを指定します。
アウトプットを使用することで、フローが起動するごとに値を変動させることができます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力欄をクリックし、「レコード詳細ページから起動」の中から「レコードID」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

Outlookでメールを送信する設定をしていきます。
「メールを送る」をクリックし、下記の設定を行っていきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

設定が完了したら、画面をスクロールで進めましょう。

メールの内容を設定していきます。
まずメールアドレスをアウトプットで指定しましょう。

続いて本文です。
「顧客名」「担当者名」「開催日時」をそれぞれアウトプットで設定し、他の箇所は直接入力で設定しました。
ご自身の設定したkintoneの項目などに合わせて任意で設定してみてくださいね。

設定完了後、「次へ」をクリックします。

テスト画面ではアウトプットがテスト値で表示され、実際にどのようなメールが送信されるか確認できます。
内容に問題がなければ「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

最後にkintoneのレコードにメール送信日時を追加します。
「レコードを更新する」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する
「データベースの連携」→前のアクションと同様のレコードIDを設定してください

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

更新するレコードの条件を指定しましょう。
先ほど同様にレコード番号＝フローを起動したレコードと設定するため、以下のようにアウトプットを設定します。

更新箇所の設定を行いましょう。
今回レコードを更新する目的はメールの送信日時を追加することなので、「メール送信履歴」にメールを送るで取得できた「実行時間」のアウトプットを設定しましょう。

設定後「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：kintoneとOutlookの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

フローの完了を通知する

フローの完了を通知してくれる機能がYoomにはあります。
フローの右側の3点マークをクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONに設定しましょう。

普段使っているチャットツールなどのアクションをフローの最後に追加することで、チャットの参加者全員に完了を通知することもできます。
これらの機能を活用することで、メール送信後に発生する業務への着手を早められるかもしれません。

アクションを追加する

使用するkintoneのアプリにステータスの設定を行い、メールの送信が完了したら、ステータスを更新するように設定できます。

さらにステータスが更新はトリガーにもなります。
メールの送信完了でステータス更新が行われた後に以下のようなフローを併用することで、後に続く業務の自動化にもつながるかもしれませんよ。

kintone・Outlookを使ったその他の自動化例

他にもkintoneとOutlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Outlookにメッセージが届いたら、kintoneにレコードを追加する

はじめに紹介するのは、Outlookで受信した内容をkintoneに追加するフローです。AIを活用することで情報を取得し、手入力を省いて自動でレコード追加できるため、業務を効率的に進行できそうです。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

2.Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

次に紹介するのは、Outlookのカレンダーを使用したフローです。登録されたイベントをkintone上で管理するために活用することができるでしょう。

3.フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

最後に紹介するのは、名刺をOCRで読み取り、kintoneにレコードを追加した後、自動でメールの送信を完了するフローです。展示会などで多くの名刺を受け取る際に、データ登録の手間が大幅に削減できるでしょう。

kintoneとOutlookの連携メリットと具体例

業務効率化の実現

手動でメールを送信し、その履歴を手入力で管理する従来の方法では、手間がかかり、人的ミスのリスクも発生します。メールを自動的に送信し、その履歴をkintoneに記録することで、送信から完了履歴の追加までのプロセスを一元化が期待出来ます。例えば、セミナーやイベントを運営する際、この連携を活用して招待メールやリマインドメールを送信すれば、効率的に対応できるでしょう。この自動化により、従業員は煩雑な作業から解放され、価値の高い業務に集中できる環境が整うかもしれません。

顧客対応品質向上

自動化されたメール送信システムは、顧客への素早い対応を可能にするでしょう。例えば、定期的な契約更新が必要なサービスを提供している企業の場合、kintoneで登録された情報をもとに、テンプレート化されたメールを即座にOutlookで送信することで、自動的に更新案内を行うことにつながります。これにより、顧客対応が迅速かされ、顧客満足度が向上する可能性があります。送信履歴が記録されるため、過去の履歴をすぐに確認でき、適切なフォローアップが実現できるかもしれません。

情報共有の円滑化

kintoneとOutlookを連携させることで、メール送信に関する情報がチーム全体で共有可能になります。例えば、担当者が顧客に送信したメールの履歴をkintoneで確認することで、他のメンバーがすぐに後続の業務の対応ができるかもしれません。また、責任者も進捗状況を一目で把握できるため、プロジェクト全体の進行管理がスムーズに進むでしょう。このような情報共有の強化は、チーム間の連携を強固にし、業務効率化が期待できます。

まとめ

kintoneとOutlookの連携によって、メール送信の自動化と履歴管理の一元化が実現するでしょう。これにより、業務効率や顧客対応の質の向上、そしてチーム内の情報共有の円滑化が期待できます。また、これまで手作業で行なっていた時間の多くを削減でき、チーム全体がコア業務に注力できるようになるかもしれません。ぜひYoomを活用した連携を導入し、業務効率化を目指しませんか？多くのメリットを得ることにつながるかもしれませんよ！