kintoneから1クリックで見積書を発行し、Outlookで自動送付する方法

ステップ1: kintone、Outlook、Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

※書類の雛形をMicrosoft ExcelやGoogle ドキュメントで作成している場合は、連携アプリをGoogle スプレッドシートと置き換えてください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧の中から、kintone、Outlook、Google スプレッドシートをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
　※参考：kintoneマイアプリ登録方法
　※Microsoft 365(旧Office 365)のプランが一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)でない場合、Outlook連携時の認証に失敗する可能性があります。

‍ステップ2: kintoneのレコード詳細ページから起動するChrome拡張機能トリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「Chrome拡張機能トリガー：レコード詳細ページから起動」をクリックします。

3. 「拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
　※Chrome拡張機能のインストールが終わっていない場合、画面上部の設定方法を参考にして設定してください。

4. 拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定を行います。
　起動ページのサンプルとなるレコード詳細ページのURLを入力してください。

5. 「テスト」をクリックします。

6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3: kintoneのレコード情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを取得」をクリックします。

2. データベースを連携します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・データベースの連携「アプリID」：見積書のデータを管理するアプリのIDを入力または選択してください。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　取得したいレコードの条件を、ステップ2で取得したアウトプットを使って設定してください。
　※下図は入力例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されます。

5. 「テスト」をクリックします。

6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ4: kintoneのサブテーブル情報を取得するアクションの設定

1. フローボットの「データベースを操作する：特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する（最大500件）」をクリックします。

2. データベースを連携します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・データベースの連携「アプリID」：見積書のデータを管理するアプリのIDを入力または選択してください。
　・データベースの連携「サブテーブル フィールドコード」：見積書の明細を管理するテーブルのフィールドコードを入力または選択してください。

　※テーブルのフィールドコードが不明な場合、フォーム設定画面から確認できます。

3. 「次へ」をクリックします。

4. データベース操作の詳細設定を行います。
　各項目の入力・選択をしてください。
　※取得したいレコードの条件は、ステップ2またはステップ3で取得したアウトプットを使って設定してください。
　※下図は入力例です。

5. 「テスト」をクリックします。

6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ5: Google スプレッドシートの雛形を使って見積書を発行するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：書類を発行する」をクリックします。

2. 書類の連携設定を行います。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・雛形書類の連携：作成した雛形ファイルのIDを入力または選択してください。
　・発行書類：発行する見積書の保存先のフォルダIDと出力ファイル名を設定してください。出力ファイル名の設定には、これまでに取得したアウトプットや日付変数を使用できます。
　※下図は入力例です。　

　※下図はアウトプットと日付変数の参照例です。

3. 「次へ」をクリックします。

4. 置換条件を設定します。
　設定方法の記載を参考に、これまでに取得したアウトプットを使用して各項目の設定を行ってください。
　※雛形の作成がまだの場合、こちらの記事の「雛形書類を準備する」項目をご確認ください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

5. 「テスト」をクリックします。

6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
　※下図は、今回のフローで作成されたPDFファイルの例です。

　※Google スプレッドシートでもファイルが同時に作成されるため、データの加工や修正が必要な場合は、そちらをご利用ください。

ステップ6: Outlookでメールを送るアクションの設定

1. フローボットの「メールを送る：メールを送る」をクリックします。

2. メールの設定を行います。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・メールの設定：これまでに取得したアウトプットを使用して、各項目に必要事項を入力してください。
　※添付ファイルは、ステップ5で発行した書類のアウトプットを選択してください。
　※下図は入力例です。

3. 「次へ」をクリックします。

4. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

以上で、「kintoneから1クリックで見積書を発行しOutlookで送付する」フローの完成です。

保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると、kintoneのレコード詳細ページからGoogle Chromeの拡張機能を使っていつでも起動できます。

kintone・Outlookを使ったその他の自動化例

他にもkintoneとOutlookを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. kintoneのステータスが更新された際に、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付するフローです。帳票の発行に責任者の承認が必要な場合、kintoneのステータス機能を活用して、承認が下りた時点で帳票発行とメール送信を自動で行うよう設定できます。

2. kintoneのレコード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信するフローです。この自動化を導入すれば、商談が終わった後、概要を入力して、ページを開いた状態でお礼のメールを送ることが可能になります。次回の商談予定や確認事項を含める定型文を作っておけば、認識に誤りがあっても、すぐにフォローアップできます。

3. kintoneにレコードが登録された際に、Outlookでメールを送るフローです。チームの情報共有をメールで行っている場合、データが追加されるたびに連絡が届くため、情報の把握漏れを防げます。確認依頼や業務指示など、状況に合わせて送信先や文面を自由に設定できます。

まとめ

kintoneとOutlookの連携により、見積書の発行から送付までのプロセスを自動化することで、営業担当者の負担やヒューマンエラーを削減できます。営業担当者は本来の業務により多くの時間を充てられるため、チームや部署の業務効率化が図れます。また、正確な見積書が速やかに届くことで、顧客からの信頼度が向上することも期待できます。Yoomを使えばノーコードで簡単に連携設定ができるため、ぜひ試してみてください。