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複数のクライアントとやりとりをしていると、見積書の作成だけでもかなりの時間がかかり、他の業務に支障をきたす可能性があります。また、膨大な見積もりデータを管理するのも、大変ですよね。
そんな課題の解決に、kintoneとSalesforceを連携する方法が役立つかもしれません。
そこで本記事では、kintoneとSalesforceを連携し、kintone上の見積もりデータをSalesforceに自動登録する方法をご紹介します。
連携といっても難しいプログラミング知識は不要で、Yoomを活用することで、簡単に2つの便利なアプリを連携できます。
この連携によりSalesforceへの手動でのデータ入力が不要となり、時間の節約や人的ミスの削減が進むことで業務効率が改善され、データ管理の正確性も向上することが期待できます。
見積書の作成やデータ管理に課題を感じている方は、ぜひ、本記事をご覧ください！
[Yoomとは]
ここからは実際にノーコードツールYoomを活用して、「kintoneとSalesforceを連携して、kintone上の見積もりデータをSalesforceに自動登録する方法」をご説明します。
これからご紹介する連携には、難しい専門知識は必要ありません！Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に自動化設定することが可能です。
今回の連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで設定を進めます。
Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！
今回使用するフローのテンプレートはこちらです。
■概要
kintoneで見積もりを作成した後、営業管理のためにSalesforceへ手作業でデータを転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、kintoneのレコード詳細画面からワンクリックでSalesforceに見積もりデータを登録する作業を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うことで、その後の自動化フローの設定がスムーズになります。
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側の「+新規接続」をクリックします。
【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から選択します。
※kintoneとすでに連携している場合は、自動で設定が完了します。
遷移した画面で、赤枠内の設定を行ってください。
※kintoneのマイアプリ登録の詳しい方法については、こちらをご参照ください。
【Salesforceのマイアプリ登録】
検索窓にSalesforceと入力し、表示された候補から選択します。
Salesforceのログイン画面に遷移するので、連携したいアカウントでログインしましょう。ログイン後にアクセス許可を行うと、連携が完了します。
※Salesforceのマイアプリ登録の詳しい方法については、こちらをご参照ください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
マイアプリにkintoneとSalesforceが表示されていたら登録完了です。早速自動化フローの設定を進めましょう！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーします。
■概要
kintoneで見積もりを作成した後、営業管理のためにSalesforceへ手作業でデータを転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、kintoneのレコード詳細画面からワンクリックでSalesforceに見積もりデータを登録する作業を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずはChrome拡張機能を使用したトリガーの設定を行います。
コピーしたテンプレートから、「レコード詳細ページから起動」をクリックします。
遷移した画面で、以下のようにChrome拡張機能の設定方法について表示されるので、内容を確認してください。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法について詳しくはこちらをご参照ください
画面をスクロールし、以下のように設定を行い、「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて可能です
・アプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・拡張機能から起動する際のアクション：「レコード詳細ページから起動」を選択します
次に、kintoneで管理している見積もりデータのアプリと連携する設定を行います。
まずはkintoneの見積もりデータを管理しているアプリを開きます。
レコード左側の青いマークをクリックし、レコードの詳細ページを開きましょう。
以下のように、レコードの詳細ページを開いた状態で、Yoomの設定画面に戻ります。
「起動ページのURLサンプル」に、先ほど開いておいたkintoneのレコード詳細ページのURLを入力します。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。
続いて、kintoneのデータベースの連携設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックします。
遷移した画面で、以下のように設定し「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更可能です
・データベースのアプリ：kintoneを選択します
・連携するアカウント情報：先ほどトリガー設定で連携したアカウントと、同じアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを取得する」を選択します
「アプリID」欄に、先ほどトリガー設定で連携したアプリのIDを入力します。
※アプリのURL内の「/k/●●●/」部分がアプリIDとなります。「アプリID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されるので、候補から選択することも可能です
次に、取得したレコードの条件を設定します。
先ほど行ったトリガー設定から取得したアウトプットを引用して設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。
続いて、Salesforceのアクション設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックします。
遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックします。
・タイトル：必要に応じて変更可能です
・データベースのアプリ：Salesforceを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・実行アクション：「レコードを追加する」を選択します
データベースの連携では、使用する「マイドメインURL」と「オブジェクトのAPI参照名」を設定します。
それぞれ注釈を確認しながら設定しましょう。
次に、Salesforceに追加する見積もりデータの設定を行います。
先ほど設定したSalesforceのデータベースをもとに、設定項目が表示されます。
各項目について、kintoneから取得したアウトプットを引用して適切なものを設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。
以上で全ての設定が完了しました。トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
設定お疲れ様でした！
今回ご紹介した自動化フローは、Yoomを活用することで難しい専門知識不要で設定ができます。
以下のバナーからテンプレートをコピーして、ぜひ活用してみてくださいね！
■概要
kintoneで見積もりを作成した後、営業管理のためにSalesforceへ手作業でデータを転記していませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、kintoneのレコード詳細画面からワンクリックでSalesforceに見積もりデータを登録する作業を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にも、kintone・Salesforceを使った自動化の例がYoomにはたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されたらkintoneに追加する
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認された際に、kintoneに自動追加するフローです。
様々な経費申請を処理するのは、非常に手間がかかり、1つの人的ミスが大きな損失につながるリスクを孕む業務です。
そのような業務を少しでも簡素化したいと考えている方は多いのではないでしょうか。
この自動化フローにより、経費申請が承認された後のプロセスが、さらにスムーズに進行することが期待できます。
■概要
マネーフォワード クラウド経費で経費申請が承認されるたび、kintoneへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じてはいないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、マネーフォワード クラウド経費での承認をトリガーとして、kintoneへのデータ追加が自動的に行われるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.kintone上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付する
kintone上の顧客情報を取得し、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を自動送付するフローです。
顧客情報の取得から発注書の送付までを自動化することで、手間を省き、人的ミスも削減され、顧客情報の正確性の向上が期待できます。
また、発注書が自動送付されることで、送付までのタイムロスが削減され、顧客満足度の向上に寄与できるでしょう。
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成・送付する定型業務に、手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneの画面からワンクリックするだけで発注書の作成からメール送付までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行する
Salesforceの商談フェーズが特定のフェーズに更新されたら、会社情報を自動で取得し、freee会計に取引先を作成して請求書を自動発行するフローです。
一連のプロセスは手動で行うと工数が多く、時間と労力がかかりますが、自動化することで、営業から請求書発行までをスピーディーに行うことができ、時間の節約につながるでしょう。
空いたリソースを他の業務に充てることができ、より効率的な業務遂行が期待できます。
■概要
Salesforceの商談管理とfreee会計での請求業務は多くの企業で行われていますが、双方の情報を手作業で連携させるのは手間がかかるものです。特に、受注後の請求書発行は迅速かつ正確さが求められるため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をきっかけに、freee会計への取引先登録から請求書発行までを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneで作成した見積もりデータを、手動でSalesforceに転記するのは二度手間で非効率的です。また、顧客が多ければ多いほど時間がかかり、担当者の負担も大きく、他の業務の進行にも支障をきたす恐れがあります。担当者が複数の業務を抱えている場合、見積もりデータを入力する作業が後回しになり、見積書送付まで時間がかかったり、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーのリスクもあります。
kintoneとSalesforceを連携することで、見積もりデータがkintoneで作成されると、速やかにSalesforceにそのデータが自動的に登録されるため、見積書作成のプロセスがスムーズになるでしょう。特に見積書を作成する機会の多い営業担当者は時間を節約でき、その分、顧客対応や新たな商談獲得に時間を充てることができます。
このように、2つの便利なアプリを連携することで、手動作業・人的ミスが削減され、担当者はよりクリエイティブで戦略的な業務に集中できるようになり、結果的に社内全体のパフォーマンス向上や、業務効率の改善に寄与できそうです。
手動で見積もりデータを入力すると、どうしても入力ミスや重複データが発生するリスクが生じます。
たとえば、同じ顧客情報が異なる形式で入力されたり、見積もり内容が誤って記載されたりすることが考えられます。これらのミスが発生すると、営業担当者は間違った情報をもとに意思決定を行ってしまったり、顧客対応に支障をきたす可能性があります。
一方で、kintoneとSalesforceを連携して、Salesforceへの見積もりデータの入力作業を自動化すると、データの手入力が不要になるため、人為的なミスを削減できます。また、見積もりデータがkintoneで作成されると、タイムリーにその内容がSalesforceに反映されるため、一貫性のある正確なデータ移行が実現できそうです。自動化されたプロセスによって、情報の一貫性が保たれ、営業担当者は信頼性の高いデータに基づいて、アクションを起こすことができるでしょう。
さらに、データの整合性が保たれることで、営業活動の品質向上にも寄与できるかもしれません。誤った情報を基にした商談の進行や顧客対応は、信頼を失う原因につながりますが、kintoneとSalesforceの連携により、正確なデータが一貫して提供され、営業チームが自信を持って顧客と向き合うことができ、営業成績や顧客満足度の向上や、企業の信頼にもつながるでしょう。
担当者が見積もりを作成した後、その情報をSalesforceに手入力する手間を省き自動化することで、見積もりデータの更新がタイムリーになります。これにより、営業担当者は最新の情報を把握でき、顧客とのコミュニケーションがより迅速かつ的確に行えるようになるでしょう。
たとえば、見積もりデータが速やかにSalesforceに反映されることで、営業担当者はその最新データをもとに、次に取るべきアクションや商談の進捗状況をスムーズに確認できそうです。特定の顧客に対して「この見積もりは最終確認中」「次回のフォローアップが必要」など、商談の状況に応じたタスク管理ができ、効率的な営業活動につながることが期待できます。
また、チーム全体がSalesforceで進捗状況を確認できるため、チームの連携強化にもつながるかもしれません。顧客とのやり取りの履歴をSalesforceで一元管理することで、どの営業担当者がどのタイミングでどんなアクションを取ったかが明確になり、チーム内での情報共有が円滑化されそうです。
結果的にチーム全体で効率的に営業活動が行えることで、商談成立率の向上にも寄与できるかもしれません。
見積もりデータの管理や作成には時間がかかり手間も多く、人的ミスが大きな損失につながるリスクもあります。
kintoneとSalesforceを連携して、Salesforceへの見積もりデータの登録を自動化し、手動作業の手間やミスを削減することで、より効率的に今の業務を遂行しませんか？
Yoomを活用することで、kintoneとSalesforceの連携は専門知識不要でノーコードで実現できます。
自動化フローを実際の業務に取り入れて、業務効率の改善や、より効率的な営業活動の実現を、ぜひ体感してみてください。
