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kintoneとSalesforce、Slackを連携して、kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録しSlackに通知する方法
複数の管理ツールを使用している企業では、取引先が増えた際、ひとつ目のツールに登録して、それからふたつ目のツールに登録して…。
このような作業を行なっていると、「時間がかかる！この作業を自動化したい！」と思いますよね…！
さらに、登録作業が完了した後に、社内チャットツールで登録完了の報告をし、資料作成を依頼するなど、手間がかかるかと思います。
そこで本記事では、kintoneで新たなレコードが登録された際に、Salesforce に取引先情報を自動登録し、さらに Slackでチームに通知する方法をご紹介します！
この連携により、手作業の負担を減らし、データの正確性を向上させながら、チーム間の情報共有をスムーズに行えるようサポートされます！
このアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても手軽に導入できるため、本記事を参考にぜひお試しください！
こんな方におすすめ
- kintoneとSalesforce、Slackを使用して、取引先情報を効率よく管理したいと考えている営業担当者
- Salesforceを使って、日々多くの取引先情報を管理しているが、手作業でのデータ入力に手間を感じているチームリーダー
- kintoneとSalesforceを連携して、ヒューマンエラーの削減を目指している社内IT担当者
- Slackを活用して、取引先情報の共有を効率化し、チームの連携強化を図りたいプロジェクトマネージャー
それではここからノーコードツールYoomを使って、kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録しSlackに通知する方法をご説明します！
[Yoomとは]
kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録しSlackに通知する方法
まず、kintoneで取引先が登録されたことを、kintoneのAPIを利用して受け取ります。
その後、Salesforceが提供するAPIを用いてkintoneに登録した取引先データを受け取り、Salesforceに追加することが可能です。
さらにSlackのAPIを用いることで、Slackに通知することもできます！
これにより、自動化が可能になります！
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- kintoneとSalesforce、Slackをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- kintoneで新規取引先が登録されたことを読み込み、Salesforceに取引先データを追加する
- 新規取引先が登録されたことを通知する
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録を行った後に設定を進めてください。
■概要kintoneとSalesforceを併用しているものの、それぞれに手作業で顧客情報を入力しており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか？また、新しい取引先が登録された際のチームへの情報共有が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用することで、kintoneにレコードが登録されると、Salesforceに取引先情報が自動で登録され、さらにSlackへ通知される一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとSalesforce間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化するため、kintoneとSlackの連携を検討しているマネージャーの方
- 顧客データ管理の効率化と入力ミスの削減を実現したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの登録だけでSalesforceへ自動でデータが反映されるため、二重入力の手間を省き、より重要な業務に時間を充てることが可能になります。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Salesforce、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトにレコードを登録」アクションを設定し、kintoneで取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceへの登録完了を指定したチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneの設定では、ご利用のサブドメイン名や、連携対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Salesforceの設定では、ご利用のマイドメインURLや、取引先以外のオブジェクトに登録したい場合は対象のAPI参照名を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- kintone、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- kintoneとSalesforce間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化するため、kintoneとSlackの連携を検討しているマネージャーの方
- 顧客データ管理の効率化と入力ミスの削減を実現したい情報システム部門の方
- kintoneへの登録だけでSalesforceへ自動でデータが反映されるため、二重入力の手間を省き、より重要な業務に時間を充てることが可能になります。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、kintone、Salesforce、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトにレコードを登録」アクションを設定し、kintoneで取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceへの登録完了を指定したチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの設定では、ご利用のサブドメイン名や、連携対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Salesforceの設定では、ご利用のマイドメインURLや、取引先以外のオブジェクトに登録したい場合は対象のAPI参照名を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- kintone、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：kintoneとSalesforce、Slackををマイアプリ連携
まず、kintone・Salesforce・Slackをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からkintoneを検索してください。
kintoneのマイアプリ登録方法を参考にしながら、「サブドメイン」「クライアント ID」「クライアント シークレット」を入力してください。
各項目の入力が完了したら、「追加」をクリックすると、kintoneの連携が完了します。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
次に、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。
テスト環境で操作を試したい方はSalesforce（Sandbox環境）を、本番環境で設定を行う場合はSalesforceをクリックしてください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ログイン後にアクセス許可を行うと、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。
続いて、「+新規接続」からSlackを検索してください。
Slackにサインイン済みの場合は、画像のようなページが表示されます。未サインインの場合は、「ワークスペースにサインインする」画面でサインインしてください。
別のワークスペースを利用する場合は、画面右上の「別のワークスペースを追加する」をクリックして設定を変更してください。
サインイン後、画面下部の「チャンネルを検索」から通知先のチャンネルを選び、「許可する」をクリックすると、Slackのマイアプリ連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要kintoneとSalesforceを併用しているものの、それぞれに手作業で顧客情報を入力しており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか？また、新しい取引先が登録された際のチームへの情報共有が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用することで、kintoneにレコードが登録されると、Salesforceに取引先情報が自動で登録され、さらにSlackへ通知される一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとSalesforce間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化するため、kintoneとSlackの連携を検討しているマネージャーの方
- 顧客データ管理の効率化と入力ミスの削減を実現したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの登録だけでSalesforceへ自動でデータが反映されるため、二重入力の手間を省き、より重要な業務に時間を充てることが可能になります。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Salesforce、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトにレコードを登録」アクションを設定し、kintoneで取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceへの登録完了を指定したチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneの設定では、ご利用のサブドメイン名や、連携対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Salesforceの設定では、ご利用のマイドメインURLや、取引先以外のオブジェクトに登録したい場合は対象のAPI参照名を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- kintone、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- kintoneとSalesforce間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化するため、kintoneとSlackの連携を検討しているマネージャーの方
- 顧客データ管理の効率化と入力ミスの削減を実現したい情報システム部門の方
- kintoneへの登録だけでSalesforceへ自動でデータが反映されるため、二重入力の手間を省き、より重要な業務に時間を充てることが可能になります。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、kintone、Salesforce、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトにレコードを登録」アクションを設定し、kintoneで取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceへの登録完了を指定したチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの設定では、ご利用のサブドメイン名や、連携対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Salesforceの設定では、ご利用のマイドメインURLや、取引先以外のオブジェクトに登録したい場合は対象のAPI参照名を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- kintone、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてください。
ステップ2：kintoneで新規取引先が登録されたことを読み込む
次に、kintoneで新規取引先が登録されたことを読み込む設定を行います。
「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
次のページで「kintoneと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「サブドメイン名」と「アプリID」は、注釈を参照し、kintoneの取引先を登録するページURLから引用してください。
なお、kintoneは画像のように設定しています。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
レコードIDが取得できたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ3：kintoneに登録された取引先データの詳細を読み込む
kintoneに登録された取引先データの詳細を読み込む設定を行います。
「レコードの詳細を取得」をクリックしてください。
次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
「アプリID」は、ステップ２で設定したものと同じIDを入力してください。
なお、入力欄をクリックし、候補から選択することも可能です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
取得したいレコードの条件を設定します。
右の入力欄をクリックし、先ほどkintoneから取得したレコードIDを選択し、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに表示された情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4：Salesforceに取引先データを登録する
次に、Salesforceに取引先データを登録する設定を行います。
「取引先オブジェクトにレコードを登録」をクリックしてください。
次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行なってください。
データベースの連携にて、取引先が登録されているオブジェクトを選択します。
「マイドメインURL」は、注釈を参照し、Salesforceから取得したマイドメインURLを入力してください。
「オブジェクトの API 参照名」は、入力欄をクリックし、取引先を登録しているオブジェクトを選択してください。
または、注釈を参照しSalesforceの設定から確認したAPI参照名を入力してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードの値を設定します。
各入力欄をクリックし、表示された候補から該当項目を選択してください。
※画像内の「追加するレコードの値」は一例です。レコード項目はSalesforce内で編集してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに表示された情報と、Salesforceにデータが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：新規取引先が登録されたことをSlackに通知する
新規取引先がSlackに登録されたことを通知する設定を行います。
「Slackに通知する」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
メッセージ送信の設定を行います。
「投稿先のチャンネル ID」は、注釈を参照し、直接入力するか、入力欄をクリックし、表示された候補から投稿先のチャンネルを選択してください。
「メッセージ」は、任意で設定できます。今回は「新規取引先が登録されました」というメッセージと共に、会社名を記載したメッセージを登録しました。
メッセージの入力欄をクリックすると、kintoneから取得した情報を含めることができます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
Slackにメッセージが送信されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、kintoneでレコードが登録されると、Salesforceに取引先が登録され、Slackに通知されます。
■概要kintoneとSalesforceを併用しているものの、それぞれに手作業で顧客情報を入力しており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか？また、新しい取引先が登録された際のチームへの情報共有が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用することで、kintoneにレコードが登録されると、Salesforceに取引先情報が自動で登録され、さらにSlackへ通知される一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとSalesforce間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化するため、kintoneとSlackの連携を検討しているマネージャーの方
- 顧客データ管理の効率化と入力ミスの削減を実現したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの登録だけでSalesforceへ自動でデータが反映されるため、二重入力の手間を省き、より重要な業務に時間を充てることが可能になります。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Salesforce、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトにレコードを登録」アクションを設定し、kintoneで取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceへの登録完了を指定したチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneの設定では、ご利用のサブドメイン名や、連携対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Salesforceの設定では、ご利用のマイドメインURLや、取引先以外のオブジェクトに登録したい場合は対象のAPI参照名を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項- kintone、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- kintoneとSalesforce間の手作業でのデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を迅速化するため、kintoneとSlackの連携を検討しているマネージャーの方
- 顧客データ管理の効率化と入力ミスの削減を実現したい情報システム部門の方
- kintoneへの登録だけでSalesforceへ自動でデータが反映されるため、二重入力の手間を省き、より重要な業務に時間を充てることが可能になります。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、kintone、Salesforce、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を取得します
- 続けて、オペレーションでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトにレコードを登録」アクションを設定し、kintoneで取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Salesforceへの登録完了を指定したチャンネルに通知します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの設定では、ご利用のサブドメイン名や、連携対象としたいアプリのIDを任意で設定してください。
- Salesforceの設定では、ご利用のマイドメインURLや、取引先以外のオブジェクトに登録したい場合は対象のAPI参照名を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいチャンネルやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
- kintone、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneを使ったその他の自動化例
他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録する
kintoneで登録されたレコード情報を活用してGmailから自動的にメールを送信し、その送信履歴を記録する仕組みが導入されます。これにより、手動でのメール送信や履歴管理が不要となり、業務の効率化が期待できます。
■概要
kintoneで顧客管理をしていても、個別のメール連絡やその後の対応履歴の入力は手作業になっていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、送信先の間違いや履歴の記録漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneの画面上での操作をきっかけにGmailでのメール送信からkintoneへの送信履歴の記録までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、kintoneへの履歴記録忘れなどのミスをなくしたい方
- kintoneを起点とした顧客対応の自動化を検討している、営業やカスタマーサポートの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報を基にGmailからメールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 送信履歴もkintoneに自動で記録されるため、手作業による記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでChrome拡張機能の「Chrome拡張機能トリガー」を設定し、kintoneのレコード上でフローを開始できるようにします。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」を設定し、フローを起動した画面のレコード情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」を設定し、メールを送信した旨の履歴をkintoneのレコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メッセージ内容に固定の文章を入れたり、kintoneから取得した会社名や担当者名などを動的な値として埋め込むことが可能です。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、更新するフィールドと内容を自由に設定できます。対応ステータスに固定値を入力したり、前段のアクションで取得したデータを動的な値として紐付けたりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
■概要
kintoneで顧客管理をしていても、個別のメール連絡やその後の対応履歴の入力は手作業になっていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、送信先の間違いや履歴の記録漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneの画面上での操作をきっかけにGmailでのメール送信からkintoneへの送信履歴の記録までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGmailを連携させ、定型的なメール送信業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信漏れや、kintoneへの履歴記録忘れなどのミスをなくしたい方
- kintoneを起点とした顧客対応の自動化を検討している、営業やカスタマーサポートの担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報を基にGmailからメールが自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 送信履歴もkintoneに自動で記録されるため、手作業による記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでChrome拡張機能の「Chrome拡張機能トリガー」を設定し、kintoneのレコード上でフローを開始できるようにします。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」を設定し、フローを起動した画面のレコード情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」を設定し、メールを送信した旨の履歴をkintoneのレコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスはもちろん、メッセージ内容に固定の文章を入れたり、kintoneから取得した会社名や担当者名などを動的な値として埋め込むことが可能です。
- kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、更新するフィールドと内容を自由に設定できます。対応ステータスに固定値を入力したり、前段のアクションで取得したデータを動的な値として紐付けたりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
2. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
Gmailで受信した契約書の内容をOCRで自動的に読み取り、kintoneに追加されると同時にMicrosoft Teamsで通知されます。これにより、契約書の確認や登録作業を自動化し、情報共有をスムーズに行えるようサポートされます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを使用して契約書をやり取りしている方
・契約書の内容を整理し、管理できる仕組みを探している方
2.kintoneを使用してデータ管理を行っている企業
・契約書の重要な情報をkintoneに登録して管理したい方
3.Microsoft Teamsを活用している職場
・チームメンバーに迅速に情報を提供し、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローを導入することで、契約書管理の効率が向上します。
まず、OCRを利用することで手動での入力作業が不要になり、業務負担が減少します。
また、データ入力の精度が向上し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを使用して契約書をやり取りしている方
・契約書の内容を整理し、管理できる仕組みを探している方
2.kintoneを使用してデータ管理を行っている企業
・契約書の重要な情報をkintoneに登録して管理したい方
3.Microsoft Teamsを活用している職場
・チームメンバーに迅速に情報を提供し、業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローを導入することで、契約書管理の効率が向上します。
まず、OCRを利用することで手動での入力作業が不要になり、業務負担が減少します。
また、データ入力の精度が向上し、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3. kintoneの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する
kintoneの情報をもとに、顧客との会議予定をGoogleカレンダーに自動で登録し、Outlookで会議URLを送信します。この自動化により、会議設定に関する手作業が削減され、スムーズな予定調整と情報共有がサポートされます。
■概要kintoneで顧客管理をしながら、会議のたびに手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、Outlookで案内メールを作成する業務は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでGoogleカレンダーへの予定登録からOutlookでの会議URL送付までを自動化でき、会議調整にかかる工数を削減します。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogleカレンダー、Outlookを併用し会議調整を行う営業やCS担当者の方
- 手作業による情報転記の手間や、会議URLの送付漏れなどのミスをなくしたい方
- SaaS間の連携を通じて、営業活動や顧客対応のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneの画面から一連の操作が完結するため、各ツールを往復する手間がなくなり、会議調整業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会議の日時やURLの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintone、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーにChrome拡張機能トリガーを設定し、kintoneのレコード詳細ページからフローを起動できるようにします。
- 続いて、 オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、レコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、kintoneから取得した情報を基に会議予定を登録します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、登録した予定の会議URLなどを含んだ案内メールを自動で送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定することが可能です。
- 本文には、kintoneから取得した顧客名や担当者名、Googleカレンダーで作成した会議日時などの情報を変数として埋め込めるため、パーソナライズされた案内メールを自動作成できます。
■注意事項- kintone、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは日付・日時の自動変換が行われます。ただし、kintoneから取得した日時情報の形式によっては、変換対象外となり日時変換のオペレーション追加が必要な場合がありますのでご注意ください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
- kintoneとGoogleカレンダー、Outlookを併用し会議調整を行う営業やCS担当者の方
- 手作業による情報転記の手間や、会議URLの送付漏れなどのミスをなくしたい方
- SaaS間の連携を通じて、営業活動や顧客対応のプロセスを効率化したいと考えている方
- kintoneの画面から一連の操作が完結するため、各ツールを往復する手間がなくなり、会議調整業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会議の日時やURLの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を実現します。
- はじめに、kintone、Googleカレンダー、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーにChrome拡張機能トリガーを設定し、kintoneのレコード詳細ページからフローを起動できるようにします。
- 続いて、 オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、レコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、kintoneから取得した情報を基に会議予定を登録します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、登録した予定の会議URLなどを含んだ案内メールを自動で送信するよう設定します。
- Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定することが可能です。
- 本文には、kintoneから取得した顧客名や担当者名、Googleカレンダーで作成した会議日時などの情報を変数として埋め込めるため、パーソナライズされた案内メールを自動作成できます。
- kintone、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Googleカレンダーの予定作成アクションでは日付・日時の自動変換が行われます。ただし、kintoneから取得した日時情報の形式によっては、変換対象外となり日時変換のオペレーション追加が必要な場合がありますのでご注意ください。
kintoneとSalesforce、Slackの連携メリットと具体例
メリット1: 手作業の削減と効率化
kintoneでレコードが登録されるとSalesforceに取引先情報が自動で登録され、Slackに通知が送信されます。
このプロセスを自動化することにより、手作業でのデータ入力や通知業務が大幅に削減されます。
例えば、担当者が手動で取引先情報をSalesforceに登録した後、Slackで共有する場合、時間と労力がかかりますよね。しかし自動化によりその負担を減らすことで、業務効率の向上が期待できるでしょう。
多くの取引先を扱う企業では、手動作業による遅延やミスを防ぎ、スムーズな業務運営が期待できます。
メリット2: データの整合性と正確性の向上
kintoneに新しいレコードが追加されると、そのデータがSalesforceに正確に反映されます。
手動での入力作業ではデータの漏れや入力ミスが発生することがありますが、API連携でこのプロセスを自動化することで、データの正確性が向上するかもしれません。
また、システム間でデータの整合性を保ちつつ、正しい情報をSlackに通知できるため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
特に、大量のレコードを扱う場合には、手動作業によるエラーが問題となることが多いため、正確なデータ管理が可能になるのは大きなメリットになるかもしれません。
メリット3: チーム間の連携強化
kintoneのレコード登録からSalesforceへの取引先登録までのプロセスが完了すると、Slackに自動で通知が送られるため、チームメンバー全員が新規取引先情報を素早く把握できるようサポートされます。
これにより、プレゼン資料の作成準備など次のアクションをスムーズに開始できると予想されます。
従来であれば担当者へ個別に連絡を取って、新規の取引先情報を確認する必要がありました。そこでアプリ連携を活用し、情報の登録と共有が自動化されることで、チーム全体のコミュニケーションや連携が円滑になり、素早い意思決定がサポートされるでしょう。
特にリモートワーク環境では、社内チャットツールを用いた情報共有がメインとなるため、kintoneとSalesforce、Slackの連携が有効に機能すると予想されます。
まとめ
従来は新規取引先情報を各種ツールに手動で登録し、その後社内チャットツールで報告する必要がありました。すべてのプロセスを手動で行うと時間と手間がかかり、業務時間を圧迫していたかと思います。
そこで、kintoneとSalesforce、Slackを連携することにより、業務プロセスの自動化と効率化がサポートされます。
本記事で紹介したアプリ連携を導入することで、手作業の削減、データの正確性向上、チーム間の情報共有強化といった様々な効果が期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
