kintoneとSalesforce、Slackを連携して、kintoneでレコードが登録されたらSalesforceに取引先を登録しSlackに通知する方法

ステップ1：kintoneとSalesforce、Slackををマイアプリ連携

まず、kintone・Salesforce・Slackをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からkintoneを検索してください。

kintoneのマイアプリ登録方法を参考にしながら、「サブドメイン」「クライアント ID」「クライアント シークレット」を入力してください。
各項目の入力が完了したら、「追加」をクリックすると、kintoneの連携が完了します。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。

次に、「+新規接続」からSalesforceを検索してください。
テスト環境で操作を試したい方はSalesforce（Sandbox環境）を、本番環境で設定を行う場合はSalesforceをクリックしてください。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

ログイン後にアクセス許可を行うと、Salesforceの連携が完了します。
※Salesforceの連携方法はこちらで詳しく解説しています。

続いて、「+新規接続」からSlackを検索してください。

Slackにサインイン済みの場合は、画像のようなページが表示されます。未サインインの場合は、「ワークスペースにサインインする」画面でサインインしてください。
別のワークスペースを利用する場合は、画面右上の「別のワークスペースを追加する」をクリックして設定を変更してください。
サインイン後、画面下部の「チャンネルを検索」から通知先のチャンネルを選び、「許可する」をクリックすると、Slackのマイアプリ連携が完了します。

次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてください。

ステップ2：kintoneで新規取引先が登録されたことを読み込む

次に、kintoneで新規取引先が登録されたことを読み込む設定を行います。
「レコードが登録されたら」をクリックしてください。

次のページで「kintoneと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。

API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「サブドメイン名」と「アプリID」は、注釈を参照し、kintoneの取引先を登録するページURLから引用してください。

なお、kintoneは画像のように設定しています。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。

レコードIDが取得できたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：kintoneに登録された取引先データの詳細を読み込む

kintoneに登録された取引先データの詳細を読み込む設定を行います。
「レコードの詳細を取得」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行ってください。
「アプリID」は、ステップ２で設定したものと同じIDを入力してください。
なお、入力欄をクリックし、候補から選択することも可能です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

取得したいレコードの条件を設定します。
右の入力欄をクリックし、先ほどkintoneから取得したレコードIDを選択し、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報を確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：Salesforceに取引先データを登録する

次に、Salesforceに取引先データを登録する設定を行います。
「取引先オブジェクトにレコードを登録」をクリックしてください。

次のページで、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行なってください。
データベースの連携にて、取引先が登録されているオブジェクトを選択します。
「マイドメインURL」は、注釈を参照し、Salesforceから取得したマイドメインURLを入力してください。
「オブジェクトの API 参照名」は、入力欄をクリックし、取引先を登録しているオブジェクトを選択してください。
または、注釈を参照しSalesforceの設定から確認したAPI参照名を入力してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

追加するレコードの値を設定します。
各入力欄をクリックし、表示された候補から該当項目を選択してください。
※画像内の「追加するレコードの値」は一例です。レコード項目はSalesforce内で編集してください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットに表示された情報と、Salesforceにデータが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：新規取引先が登録されたことをSlackに通知する

新規取引先がSlackに登録されたことを通知する設定を行います。
「Slackに通知する」をクリックしてください。

タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。

メッセージ送信の設定を行います。
「投稿先のチャンネル ID」は、注釈を参照し、直接入力するか、入力欄をクリックし、表示された候補から投稿先のチャンネルを選択してください。
「メッセージ」は、任意で設定できます。今回は「新規取引先が登録されました」というメッセージと共に、会社名を記載したメッセージを登録しました。
メッセージの入力欄をクリックすると、kintoneから取得した情報を含めることができます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

Slackにメッセージが送信されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。

最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。これで、kintoneでレコードが登録されると、Salesforceに取引先が登録され、Slackに通知されます。

kintoneを使ったその他の自動化例

他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. kintoneからレコード情報を使ってGmailでメールを送信し、その送信履歴を記録する

kintoneで登録されたレコード情報を活用してGmailから自動的にメールを送信し、その送信履歴を記録する仕組みが導入されます。これにより、手動でのメール送信や履歴管理が不要となり、業務の効率化が期待できます。

2. Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する

Gmailで受信した契約書の内容をOCRで自動的に読み取り、kintoneに追加されると同時にMicrosoft Teamsで通知されます。これにより、契約書の確認や登録作業を自動化し、情報共有をスムーズに行えるようサポートされます。

3. kintoneの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する

kintoneの情報をもとに、顧客との会議予定をGoogleカレンダーに自動で登録し、Outlookで会議URLを送信します。この自動化により、会議設定に関する手作業が削減され、スムーズな予定調整と情報共有がサポートされます。

kintoneとSalesforce、Slackの連携メリットと具体例

メリット1: 手作業の削減と効率化

kintoneでレコードが登録されるとSalesforceに取引先情報が自動で登録され、Slackに通知が送信されます。
このプロセスを自動化することにより、手作業でのデータ入力や通知業務が大幅に削減されます。
例えば、担当者が手動で取引先情報をSalesforceに登録した後、Slackで共有する場合、時間と労力がかかりますよね。しかし自動化によりその負担を減らすことで、業務効率の向上が期待できるでしょう。
多くの取引先を扱う企業では、手動作業による遅延やミスを防ぎ、スムーズな業務運営が期待できます。

メリット2: データの整合性と正確性の向上

kintoneに新しいレコードが追加されると、そのデータがSalesforceに正確に反映されます。
手動での入力作業ではデータの漏れや入力ミスが発生することがありますが、API連携でこのプロセスを自動化することで、データの正確性が向上するかもしれません。
また、システム間でデータの整合性を保ちつつ、正しい情報をSlackに通知できるため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
特に、大量のレコードを扱う場合には、手動作業によるエラーが問題となることが多いため、正確なデータ管理が可能になるのは大きなメリットになるかもしれません。

メリット3: チーム間の連携強化

kintoneのレコード登録からSalesforceへの取引先登録までのプロセスが完了すると、Slackに自動で通知が送られるため、チームメンバー全員が新規取引先情報を素早く把握できるようサポートされます。
これにより、プレゼン資料の作成準備など次のアクションをスムーズに開始できると予想されます。
従来であれば担当者へ個別に連絡を取って、新規の取引先情報を確認する必要がありました。そこでアプリ連携を活用し、情報の登録と共有が自動化されることで、チーム全体のコミュニケーションや連携が円滑になり、素早い意思決定がサポートされるでしょう。
特にリモートワーク環境では、社内チャットツールを用いた情報共有がメインとなるため、kintoneとSalesforce、Slackの連携が有効に機能すると予想されます。

まとめ

従来は新規取引先情報を各種ツールに手動で登録し、その後社内チャットツールで報告する必要がありました。すべてのプロセスを手動で行うと時間と手間がかかり、業務時間を圧迫していたかと思います。
そこで、kintoneとSalesforce、Slackを連携することにより、業務プロセスの自動化と効率化がサポートされます。
本記事で紹介したアプリ連携を導入することで、手作業の削減、データの正確性向上、チーム間の情報共有強化といった様々な効果が期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で簡単に導入できます。この機会に業務効率化をぜひ体験してください！