kintoneとSlackを連携して、kintoneに音声データが登録されたら、自動で文字起こしを行い、Slackに通知する方法

・kintoneとSlackをマイアプリ連携

(1)まずはkintoneをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からkintoneを検索してください。

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(2)kintoneのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
連携方法はこちらのページでも詳しく紹介しているので、不明点がある際には、ヘルプ記事を確認してみてください。

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(3)「サブドメイン」、「クライアントID」、「クライアントシークレット」を入力後、［追加］をクリックします。
これでkintoneの接続は完了です。
アプリ登録がうまくできない場合には、こちらのページを参考に操作してみましょう。

(4)次に、Slackのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、Slackを選択します。

(5)移行後の画面で連携したいワークスペースが表示されていることを確認します。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。

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(6)アクセスに関する表示内容を確認し、画面最下部で投稿先のチャンネルを指定します。
プルダウンからチャンネルを指定後、［許可する］をクリックします。
Slackのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらのページに詳細が記載されています。

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クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは5つです。

・kintoneの起動設定

(1)まず、kintoneのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】kintoneに音声データが登録されたら、自動で文字起こしを行い、Slackに通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のアクション「kintoneにレコードが登録されたら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「サブドメイン名」や「アプリID」の項目に注釈に沿って情報を入力してください。また、データテストで使用するため、この段階で音声データをアップロードしておきましょう。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(7)次に、2つ目のアクション「レコードに紐づくファイルキーの取得」をクリックします。

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(8)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックします。
次の画面で、「サブドメイン名」や「アプリID」などの項目に注釈に沿って情報を入力します。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

(10)続いて、3つ目のアクション「ファイルをダウンロード」をクリックします。

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(11)連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、［次へ］をクリックしてください。

(12)次の画面で、「サブドメイン名」や「ファイルキー」に注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（以下は、「ファイルキー」に2つ目のステップで取得した【ファイルキーの一覧】を引用したものです。）

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(13)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・AIを使用して音声データを文字起こしする設定

(1)次に、4つ目のアクション「音声データを文字起こしする」をクリックしましょう。

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(2)次の画面で文字起こしのアクションをプルダウンから選択します。
文字起こしのアクションは複数あり、アクションによって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
今回は『最大30分の日本語音声文字起こし(25タスク)』を選択します。

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(3)次の画面で「ファイルの添付方法」を設定します。
今回のフローでは、取得した音声ファイルを使用すると仮定して『取得した値を使用』を指定し、右の項目で『取得したファイル』をプルダウンから選択します。

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(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
（テストでは最初の5分間の音声のみが文字起こしの対象となります。）

「音声データを文字起こしする」の設定方法については、こちらのページも確認しましょう。
（対応データ容量は最大1GBまでです。）

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・通知するSlackの設定

(1)最後に、5つ目のアクション「Slackに通知する」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。

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(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力していきます。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してくださいね。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

kintoneとSlackを使ったその他の自動化例

他にもkintoneとSlackを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知

kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
自動的にkintoneのレコード登録とSlackへの通知が行われるので、情報の管理漏れを抑えることにもつながります。

Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録しSlackに通知する

‍Salesforceのリードオブジェクトに新しいレコードが登録されたら、kintoneにもレコードを登録してSlackに通知する自動化フローです。
個々のアプリを操作したり、繰り返しデータを入力する手間を省けるので、作業の負担軽減が期待できます。

Slackに投稿された内容をkintoneに格納する

Slackとkintoneの連携で登録作業が自動化されることで、業務のスピーディーな進行を後押しします。
自動的にkintoneに投稿内容が追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくせるかもしれません。

kintoneとSlackを連携するメリットと具体例

1.作業効率の向上が期待できる

kintoneとSlackを連携し、AIオペレーションを合わせて活用することで、手間がかかっていた手動による文字起こし作業をなくせるかもしれません。
例えば、会議の音声データをkintoneにアップロードすればAIが自動文字起こしを行うため、議事録作成などの手間が省けるでしょう。人の手で文字起こしする作業を省略できるため効率的になるはずです。
さらに、Slackの通知で文字起こしの結果が届くので、各スタッフがデータの内容を確認しやすくなります。
これまで作業に費やしていた時間が短縮されるので、スタッフの負担軽減にもつながるでしょう。

2.メンバーへの共有をスムーズに行える

動画で記録されたものをテキストに起こす作業は時間がかかり、チーム全体に共有するまでのタイムラグが発生することは仕方ないと思っていませんか？
kintoneに登録した音声データがAIによって文字起こしされた後、その結果をSlackで自動的に通知することで、共有するまでのタイムラグを防げるかもしれません。
例えば、迅速な対応や意思決定が必要な場面において、今回のフローは有益ではないでしょうか。
スピード感を持った情報共有は、どの企業・組織においても大きなメリットとなりえます。

3.聞き間違いなどのミスを最小限に抑える

打ち合わせ内容を正確にパソコンに打ち込んで記録することは大変ですが、この自動化フローを使えば、kintoneに登録した音声データをもとにAIが自動で文字起こしをしてくれるため、聞き間違いなどのミスを最小限に抑えることが可能になるはずです
例えば、文字起こしをする際、手作業では聞き間違いやタイピングミスが発生しがちですよね。これでは正しい情報が伝わらず、業務に支障をきたすかもしれません。
そこで今回の連携を導入すれば、自動で文字起こしをしてくれるようになるため頻繁に発生していた誤認識や伝達ミスといったエラーを抑制できるかもしれません。

まとめ

今回紹介したkintoneとSlackの連携により、kintoneに登録された音声データの文字起こしをAIが行います。さらに、Slackの特定チャンネルに自動で情報を通知するので、文字起こしの際の手作業を軽減できる可能性があります。
人の手による作業が削減されることで、聞き間違いや誤記載などのヒューマンエラーの発生を抑制できるかもしれません。
また、Slackに文字起こし結果を通知することで、スピード感を持った共有プロセスが実現し、企業全体の生産性向上にも寄与します。
ノーコードで実現できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。