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kintoneは業務データの管理やプロジェクト運営を効率化するために非常に便利なツールです。これにGoogle Chatを連携することで、リアルタイムなコミュニケーションと迅速な意思決定が可能になります。この記事ではkintoneとGoogle Chatの連携メリットだけでなく、ノーコードでアプリの一元管理ができるYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きでご紹介していきます！
ぜひ最後までご覧ください。
ここではkintoneとGoogle Chatを連携するメリットを2つご紹介します。
プロジェクトやタスクに関わるメンバーがリアルタイムで更新情報を把握できるため、誰がどの作業を進めているのか、どのタスクが完了したのかを一目で確認することが可能です。この可視化により進捗状況の透明性が高まり、全員が同じ情報を持つことでコミュニケーションの齟齬を防ぐことができます。
レコードの変更や更新が発生した際、基本的には手動で情報を関係者に通知する必要がありますが、自動化をすることによってその手間が大幅に軽減できます。たとえばプロジェクトの進捗が変更された場合や重要なデータが更新された場合に、自動でGoogle Chatに通知を送信できればその後の対応者が即座に対応できるようになります。このような形で業務プロセスが効率化できると迅速な対応が可能になるはずです。また通知内容をカスタマイズすることで特定の条件に応じた通知を設定できるため、必要な情報だけが適切なタイミングで伝わるようになります。
Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです。API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。
興味のある方は下記のYoom無料登録からアカウントを発行してみてください。
さまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください！
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知する
上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。
次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。
右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知する）を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。
これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。
まずは「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。
「次へ」を押すと以下の画面に遷移するので、以下の手順に従って設定を進めてください。
設定後、テストボタンを押下することで正常な動作をするか確認することができます。
以下の手順で実行して下さい
1. WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
2. Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
［注意事項］
テスト結果に問題がなければ、画面下部の「保存する」を押して設定を保存します。
そうすると最初の連携フロー画面に戻ります。
ここで「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」の横についていたエラーマークが消えていれば、設定がうまくできているので次の設定に進んでOKです！
次は「スペースにメッセージを送信」の設定です。
まずは必要事項を入力して設定していきましょう。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押します。
画面が遷移すると以下のような画面が表示されるので、必須項目となっている「スペースID」「キー」「トークン」「メッセージ内容」をすべて記入します。
入力欄直下に各項目についての補足が記載されているので、確認しながら進めてみてください。
スペースID
→GoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。例）AAAA3b8XTvw
キー
→「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。
トークン
→「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。その際、末尾の「%3D」は削除してください。
メッセージ内容
→送信したいメッセージ内容を任意で設定してください。
必須項目への入力が完了したら、「テスト」を押下することで出力のテストが可能です。
結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押下し、最初の画面に戻ります。
［注意事項］
・特定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
・設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
・メンションの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
最後に「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」の横にあるトリガー設定をONにしてください。
これで「kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
この記事ではkintoneとGoogle Chatを連携することで、ステータス更新時に自動で通知を送る方法について画像付きで詳しく解説しました。kintoneでの業務管理をさらに効率化するために、Google Chatを活用することで作業の進捗状況をリアルタイムで共有できるので、チーム内の情報共有が円滑になるはずです。Yoomはノーコードで直観的な操作が可能なので、アプリ連携初心者の方におすすめです。ぜひこの記事を参考にしてkintoneとGoogle Chatを連携してみてください！
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